Administrer datamodellen din

I HubSpot CRM representerer objekter dine kunder og informasjon om forretningsprosesser (f.eks. kontakter, avtaler). Hvert objekt har egne poster som kan knyttes til poster for andre objekter (f.eks. er Lorelai Gilmore en kontakt knyttet til selskapet The Dragonfly Inn). I hver post lagres informasjon i egenskaper, og interaksjoner spores gjennom aktiviteter. Hver HubSpot-konto inneholder som standard visse objekter, egenskaper og aktiviteter, men avhengig av abonnementet ditt kan du også opprette egendefinerte egenskaper og objekter.

I HubSpot-kontoen din kan du konfigurere datamodellen din, inkludert innstillinger for egendefinerte egenskaper og objekter, tilknytningsinnstillinger og objektaktivering.

Før du setter i gang

• Alle brukere kan se fanen «Administrer ».
• For å kunne gjøre endringer på fanen «Administrer» må du ha superadministratorrettigheter.

Opprett en tilpasset egenskap

Slik oppretter du egendefinerte egenskaper:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datamodell. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datamodell.
2. Klikk på fanen «Administrer ».
3. I grafvisningen går du til et CRM-objekt og klikker for å utvide egenskapene. Klikk på rullegardinmenyen for å se de 10 mest brukte egenskapene eller nylig opprettede tilpassede egenskaper. For å se alle egenskapene for et objekt, klikker du på «Vis alle».

4. For å opprette en egenskap for CRM-objektet, klikk på + Opprett egenskap.
5. I panelet til høyre fyller du ut feltene for å opprette egenskapen (f.eks. «Bedriftens beliggenhet»), og klikker deretter på «Opprett egenskap».

Egenskapen vises nå i CRM-objektet.

Du kan også bruke Breeze Assistant til å opprette en tilpasset egenskap. Gå for eksempel til Breeze Assistant og skriv inn «Opprett kontaktegenskapen Sekundær e-post».

Opprett et tilpasset objekt og vis egenskaper

Slik oppretter du egendefinerte objekter og viser egenskaper:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datamodell. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datamodell.
2. Klikk på fanen «Administrer ».
3. I venstre sidefelt klikker du på plussikonet ved siden av Alle objekter. Hvis venstre sidefelt er skjult, klikker du på høyre-pilen for å utvide det.
4. I panelet til høyre fyller du ut feltene for å opprette objektet og visningsegenskapene, og klikker deretter på Opprett.

Objektet vises nå i datamodellen.

Du kan også bruke Breeze Assistant til å opprette et tilpasset objekt. Naviger for eksempel til Breeze Assistant og skriv inn «Opprett et jobobjekt». Du kan også bruke Breeze Assistant til å gi et objekt nytt navn. Skriv for eksempel inn «Gi avtalen nytt navn til salgsmulighet».

Slå objekter på eller av i visningen

Slik slår du objekter på eller av i visningen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datamodell. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datamodell.
2. Klikk på fanen «Administrer ».
3. Klikk på rullegardinmenyen «Vis alle objekter ».
   • For å vise eller skjule et enkelt objekt eller en aktivitet, merk av i eller fjern merket i avmerkingsboksen.
   • For å vise eller skjule en hel gruppe med objekter eller aktiviteter, merker du av i eller fjerner merket i avmerkingsboksen ved siden av gruppeoverskriften (f.eks. CRM-objekter, tilpassede objekter, salgsobjekter, aktiviteter).

Objektet vil enten vises eller ikke lenger vises i datamodellen.

Aktiver eller deaktiver et objekt

Merk: Noen objekter er aktivert som standard og kan ikke deaktiveres.

Slik aktiverer du et avtale-, kurs-, oppførings- eller tjenesteobjekt:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datamodell. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datamodell.
2. Klikk på fanen «Administrer ».
3. Slik aktiverer du objektet:
   • I grafvisningen klikker du på Aktiver objekt.

1. • I tabellvisningen klikker du på ikonet med de tre horisontale prikkene ved siden av objektet, og deretter klikker du på «Aktiver objekt».
2. Klikk på «Bekreft».

Objektet er nå aktivert. Når det er aktivert, kan du knytte det til andre objekter, vise det på en CRM-indeksside og bruke det i verktøy som arbeidsflyter eller segmenter.

Slik deaktiverer du objektet:

1. På objektet du vil deaktivere, klikker du på ikonet med de tre horisontale prikkene i graf- eller tabellvisningen.
2. Klikk på «Deaktiver objekt», og klikk deretter på «Bekreft».

Objektet er nå deaktivert.

Opprett tilknytninger og begrensninger

Slik oppretter du tilknytningsetiketter og begrensninger:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datamodell. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datamodell.
2. Klikk på fanen Administrer.
3. I grafvisningen kan du vise et objekts tilknytninger ved å klikke på Vis alle ved siden av antall tilknyttede objekter (f.eks. 14 tilknyttede objekter), eller klikke på ikonet med de tre horisontale prikkene og velge Vis alle tilknyttede objekter.

Slik oppretter du en tilknytning til et tilpasset objekt:

1. Klikk på +-knappen ved siden av CRM-objektet.

2. I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen for å velge en tilpasset tilknytning, og klikker deretter på Opprett.

Slik aktiverer du en tilknytning:

1. Klikk på ikonet med de tre vertikale prikkene på en tilknytning, og klikk deretter på Aktiver tilknytning.

2. I dialogboksen klikker du på Bekreft.

Når tilknytningen er aktivert, kan du se den på en CRM-indeksside og bruke den i verktøy som arbeidsflyter eller segmenter.

Slik deaktiverer du en tilknytning:

1. Klikk på ikonet med de tre vertikale prikkene på en tilknytning, og klikk deretter på Deaktiver tilknytning.
2. Klikk på Bekreft.

Slik oppretter du en tilknytningsetikett:

1. Klikk på en tilknytning, og klikk deretter på + Opprett tilknytningsetikett.

2. Fyll ut feltene i panelet til høyre, og klikk deretter på Opprett.

Slik oppretter du en tilknytningsgrense:

1. Klikk på «mange-til-mange» ved siden av en tilknytning.
2. I panelet til høyre fyller du ut feltene for å tillate tilknytning av mange selskaper eller et tilpasset antall, og klikker deretter på «Lagre».

Du kan også bruke Breeze Assistant til å opprette en tilknytningsetikett. Gå for eksempel til Breeze Assistant og skriv inn «Sett opp tilknytningsetiketter mellom billetter og kontakter. Én for 'kunde' og én for 'rørlegger'».

Eksporter et bilde av arbeidsflaten

Slik eksporterer du et bilde av arbeidsflaten:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datamodell. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datamodell.
2. Klikk på fanen «Administrer ».
3. Øverst til høyre klikker du på rullegardinmenyen «Mer » og velger deretter «Eksporter datamodell som bilde».

Bildet lastes ned til skrivebordet ditt.

Bruk tabellvisningen

Slik navigerer du i tabellvisningen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datamodell. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datamodell.
2. Klikk på fanen «Administrer ».
3. Som standard vises alle objekter og aktiviteter i tabellvisning. For å vise objekter i et diagram, klikk på diagramikonet øverst til venstre. Klikk på tabellikonet for å gå tilbake til tabellvisning.

4. For å administrere hvilke objekter og aktiviteter som skal inkluderes, klikker du på rullegardinmenyen «Vis alle objekter »:
   • For å vise eller skjule et enkelt objekt eller en enkelt aktivitet, merk av eller fjern merket i avmerkingsboksen.

• • For å vise eller skjule en hel gruppe, merk av eller fjern merket i avmerkingsboksen ved siden av gruppeoverskriften (f.eks. CRM-objekter, Tilpassede objekter, Salgsobjekter, Aktiviteter).

Slik viser du relasjonene til et objekt eller en aktivitet:

1. I grafvisningen klikker du på «Vis alle » ved siden av antallet tilknyttede objekter, eller klikker på ikonet med de tre horisontale prikkene og velger «Vis alle tilknyttede objekter».
2. I tabellvisningen klikker du på et objekt eller en aktivitet, og deretter på fanen «Tilknyttede objekter og etiketter ».

For å se mer informasjon om et objekt i tabellvisningen, klikk på objektnavnet:

• På fanen «Egenskaper» kan du se alle egenskapene for den aktuelle objekttypen. For å redigere en egenskap, klikk på blyantikonet. Les mer om hvordan du administrerer egenskaper.
• På fanen Egenskapsgrupper kan du se egenskapsgruppene for det aktuelle objektet. For å redigere et gruppenavn klikker du på Rediger, skriver inn det nye navnet og klikker deretter på Lagre.
• På fanen «Tilknyttede objekter og etiketter » kan du se objektets definerte tilknytninger og etiketter. For å opprette en ny tilknytning klikker du på «+ Opprett tilknytning», velger et objekt fra rullegardinmenyen og klikker deretter på «Opprett».
• På fanen «Betinget logikk » kan du styre når tilleggsegenskaper vises eller krever en verdi basert på brukerens tidligere inndata. Les mer om hvordan du konfigurerer betinget logikk for oppregningsegenskaper.

For å gå til indekssiden for et objekt eller en aktivitet i tabellvisningen, klikk på [x] poster ved siden av det ønskede objektet.

Når du har blitt kjent med datamodellen din, kan du lære hvordan du administrerer CRM-databasen din. Hvis kontoen din har en Data HubProfessional- eller Enterprise- abonnement, kan du også brukeverktøy for datakvalitet til å overvåke datakvaliteten.

Analyser datatrender

På fanen «Analyse» kan du se grafer og tabeller for å forstå hvordan postene dine ble opprettet, oppdatert, slettet eller slått sammen over tid. Les mer om kildeverdiene som brukes i rapportene.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datamodell. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datamodell.
2. Klikk på fanen «Analyse ».
3. Som standard vises kontaktdata. For å vise et annet objekt, klikk på Kontakter og velg deretter objektet.
4. For å redigere datointervallet klikker du på datovalgsknappene og velger deretter en start- og sluttdato eller et relativt tidsintervall (f.eks. Denne måneden).
5. For å filtrere etter handlingstype klikker du på rullegardinmenyen Handlingstyper og velger deretter et alternativ:
   • Alle handlinger: viser alle handlingsdata for poster, inkludert hvordan og når postene ble opprettet, slettet, oppdatert eller slått sammen.
   • Opprett: viser data om hvordan og når poster ble opprettet.
   • Slett: viser data om hvordan og når poster ble slettet.
   • Oppdater: viser data om hvordan og når poster ble oppdatert.
   • Slå sammen: viser data om hvordan og når poster ble slått sammen.
6. For å filtrere etter kilde, klikk på rullegardinmenyen Kildetyper, og merk deretter av i boksene for kildene du vil vise. For å gå tilbake til standardvalgene, klikk på Velg de vanligste kildetypene. For å fjerne alle valgene, klikk på Fjern alle valg.

I grafen er hver kilde representert med en unik farge og en linje som viser antall poster som er berørt. Hold musepekeren over et datapunkt for å se det totale antallet poster som er berørt på den datoen, fordelt på kilde. I tabellen representerer hver rad en dag, og hver kolonne representerer en kilde.

Spor datagrenser og bruk

På fanen «Grenser» kan du se bruksgrensene dine for poster, tilknytninger, pipeliner, tilpassede og beregnede egenskaper, tilknytningsetiketter og tilpassede objekter. Lær hvordan du holder oversikt over CRM-grensene og bruken din.