Sett opp HubSpot-fakturaverktøyet

Ved å bruke HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore fordringer og få betalt ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger . Ved å bruke fakturaer kan kjøperne dine forvente en lignende betalingsprosess som betalingslenker og tilbud . Likevel, i motsetning til betalingslenker og tilbud, sporer fakturaer forfallsdatoer, saldoer og kan merkes som betalt utenfor betalingsbehandleren din. De inneholder også fakturanumre, som noen kjøpere kan ha behov for når de ber om betaling.

Nedenfor kan du finne ut hvordan du setter opp for å begynne å samle inn betalinger med HubSpot-fakturaer. Før du begynner, sørg for at brukeren som trenger å oppdatere noen av de følgende innstillingene har Super Admin-tillatelser .

Konfigurer generelle fakturainnstillinger

For å komme i gang, konfigurer følgende fakturainnstillinger:

• Sett opp fakturatillatelser: for å kontrollere hvilke HubSpot-brukere som har tilgang til å se, opprette og redigere fakturaer, lær hvordan du redigerer brukertillatelser for eksisterende brukere , eller hvordan du angir tillatelser når du legger til nye brukere.
  
  

  Merk: HubSpot-brukere opprettet før 9. februar 2023 har tillatelse til å se og redigere fakturaer som standard. Brukere opprettet etter denne datoen har ikke fakturatillatelser som standard.

• Legg til en logo til HubSpot-merkesettet ditt: Fakturaer vil automatisk trekke inn logoen som er angitt i HubSpot-merkets standardinnstillinger .
  • Fakturaer vil ikke bruke merkesettets farger.
  • Oppdatering av logoen din vil ikke oppdatere eksisterende ferdige fakturaer, bare gjeldende utkast til fakturaer og fakturaer opprettet etter oppdatering.

• Angi standard betalingsalternativer: Alternativt kan du angi hvilke betalingsmåter fakturaene dine skal akseptere som standard i betalingsinnstillingene . Du kan også tilpasse dette på hver faktura under opprettelsen.
• Koble domenet ditt til HubSpot: Som standard vert fakturaer på det primære domenet som er koblet til kontoen din. Når du oppretter en faktura, kan du også velge fra hvilket som helst av de tilkoblede domenene dine. Hvis du ennå ikke har koblet til et domene, eller ønsker å koble til et eget underdomene for hosting av fakturaer (f.eks. billing.website.com ), finn ut hvordan du kobler et domene til HubSpot .

Sett opp

Tilpass ditt fakturaprefiks og startnummer

For å sikre at HubSpot-fakturanummer ikke overlapper med fakturanumre i kontosystemet ditt, har HubSpot-fakturaer prefikset INV og et startnummer på 1001 som standard. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret fra dine fakturainnstillinger. Når en faktura er ferdigstilt og tildelt et nummer, for eksempel INV-1002 , kan ikke dette nummeret endres eller gjenbrukes.

Vennligst merk: før du tilpasser fakturaprefikset og startnummeret ditt, bør du rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at det fungerer med dine nåværende systemer.

Slik tilpasser du fakturaprefikset og startnummeret:

• Naviger til Objekter > Fakturaer i venstre sidelinjemeny.
• Som standard begynner fakturaer med prefikset INV . For å endre dette, klikk på Rediger prefiks på fanen Oppsett . Skriv deretter inn et nytt prefiks i dialogboksen og klikk på Lagre prefiks . Et prefiks kan være på maksimalt 8 tegn.
• Som standard er startfakturanummeret 1001 . For å endre dette, klikk Oppdaterer startpunkt for fakturanummer . Skriv deretter inn et nytt startpunktnummer i dialogboksen, og klikk på Oppdaterer startpunkt .

Slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer

Rediger fakturaer som er ferdigbehandlet og er i åpen status. Før brukere kan redigere fakturaer, må superadministratorer slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer. Denne innstillingen trenger ikke å være slått på for å tillate brukere å redigere fakturaer i Utkaststatus .

Slik får du tilgang til innstillingen:

• Naviger til Objekter > Fakturaer i venstre sidelinjemeny.
• Under Fakturabehandling merker du av for Tillat fakturaredigering .
• Klikk Lagre .

Slå på muligheten til å slette ubetalte fakturaer

Slett fakturaer som er ferdigbehandlede, men ubetalte. Fakturautkast kan slettes uten denne innstillingen .

Før brukere kan slette ferdige fakturaer , må superadministratorer slå på muligheten til å slette ubetalte fakturaer. Sletting av faktura er permanent og kan ikke angres.

Merk: Fakturanummer vil fortsette å øke sekvensielt fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller en annen faktura er slettet). Dermed kan fakturasletting skape et permanent hull i fakturanummereringen. Nummerering kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer er slettet (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at det fungerer med dine nåværende systemer.

Slik får du tilgang til innstillingen:

• Naviger til Objekter > Fakturaer i venstre sidelinjemeny.
• Under Fakturabehandling merker du av for Tillat sletting av faktura .
• Klikk Lagre .

Angi en standard e-postadresse for å sende fakturaer fra

Sett opp en standard e-postadresse som fakturaer vil bli sendt fra. Standard e-postadresse kan være en team-e-postadresse eller en personlig e-postadresse . Hvis ingen standard e-post er angitt, sendes fakturaen fra den personlige eller team-e-postadressen som brukeren velger når fakturaen sendes .

Slik angir du en standard e-postadresse:

• Naviger til Objekter > Fakturaer i venstre sidelinjemeny.

• Under E-postinnstillinger klikker du på rullegardinmenyen Standard fra adresse og velger e-postadressen du vil bruke som standard.
• Hvis du vil tillate brukere å sende fakturaer manuelt fra deres personlige e-postadresse, eller andre team-e-postadresser, har de tilgang til å merke av for Tillat sending fra andre e-postadresser .
• Klikk Lagre .

Fakturamal

Legg til eller fjern egendefinerte felt

Du kan velge opptil fire egendefinerte fakturaegenskaper som skal vises på fakturaer for kunder. Brukere med Super Admin- tillatelser kan endre disse innstillingene.

Slik angir du hvilke egendefinerte egenskaper som skal være synlige:

• Naviger til Objekter > Fakturaer i venstre sidelinjemeny.
• Klikk på fanen Fakturamal .
• Under Tilpasning av mal klikker du på Angi standard egendefinerte felt .
• I det høyre panelet, under Rediger standard egendefinerte felt , klikker du på add Legg til egendefinert felt .
  • Du kan velge eksisterende egendefinerte fakturaegenskaper fra listen, søke etter den egendefinerte egenskapen du vil bruke, eller klikke på Opprett ny fakturaegenskap for å konfigurere en ny egendefinert fakturaegenskap .

• • For å legge til et ekstra felt, klikk add Legg til tilpasset felt og velg en annen fakturaegenskap. Du kan legge til opptil fire egendefinerte fakturaegenskaper.
    • Når du har lagt til, kan du klikke på rullegardinmenyen for å bytte til en annen egenskap.
  • En live forhåndsvisning vises i forhåndsvisningsdelen når du legger til egenskaper.
  • For å fjerne en egenskap, klikk på delete deletr e - ikonet.

• Når du er ferdig, klikker du på Lagre .

• For å tillate brukere å redigere feltet når de oppretter en faktura, merk av for Tillat brukere å overstyre standard egendefinerte felt , og klikk deretter på Lagre nederst i venstre hjørne.

Nye fakturaer opprettet etter at denne innstillingen er slått på, vil vise disse feltene som standard. Hvis en eiendom ikke inneholder en verdi, vil den ikke vises på fakturaen til kunden.

Merk: Hvis en egendefinert egenskap slettes, vil feltet bli fjernet fra utkast og fremtidige fakturaer. Fakturaer ferdigstilt før slettingen vil fortsatt inneholde den egendefinerte egenskapen.

Bruk en egendefinert tittel

Fakturadokumenter har tittelen Faktura som standard. Slik velger du en annen tittel:

• Naviger til Objekter > Fakturaer i venstre sidelinjemeny.
• Klikk på fanen Fakturamal .
• Merk av for Bruk egendefinert dokumenttittel .
• I tekstfeltet skriver du inn tittelen som skal vises på fakturaene dine.
• Klikk Lagre .

Sett opp en standardkommentar

Slik legger du til en standardmelding som vises i kommentarfeltet på hver faktura:

• Naviger til Objekter > Fakturaer i venstre sidelinjemeny.
• Klikk på fanen Fakturamal .
• Skriv inn standardkommentaren og klikk Lagre .

Merk: Standardkommentaren vises for alle nye fakturaer som opprettes etter bekreftelse av denne innstillingen, og vil ikke oppdatere eksisterende fakturaer, selv om de er i utkast.

Legg til en skatte-ID

Eventuelt kan du legge til opptil tre skatte-ID-er i overskriften på hver faktura sammen med firmainformasjonen din. Å legge til en skatte-ID på kontoen din vil ikke oppdatere eksisterende ferdigstilte eller utarbeidede fakturaer, bare nyopprettede fakturaer fremover.

Slik legger du til skatte-ID-er:

• Naviger til Objekter > Fakturaer i venstre sidelinjemeny.
• Klikk på fanen Fakturamal .
• Under Legg til skatte-ID på fakturaer klikker du på Legg til skatte-ID .
• Klikk på rullegardinmenyen Skatte-ID-type , og velg deretter en type .
• Skriv inn skatte- ID-en din i feltet Skatte-ID-nummer .
• Gjenta disse trinnene hvis du trenger å legge til en andre eller tredje skatte-ID.
• Klikk Lagre .

Fjern fakturavaluta og mva-melding

Som standard inkluderer fakturaer et varsel om at alle gebyrer er i fakturaens valuta og kan være underlagt omsetningsavgift. For eksempel, for fakturaer i USD, står det i kunngjøringen på engelsk Alle gebyrer er oppført i USD og er underlagt omsetningsavgift (som aktuelt).

Slik slår du av denne merknaden:

• Naviger til Objekter > Fakturaer i venstre sidelinjemeny.
• Klikk på fanen Fakturamal .
• Fjern merket for Inkluder fakturavaluta og mva-melding .
• Klikk Lagre .

Automasjon

Send påminnelser til kunder om å betale sine åpne fakturaer

Automatiserte e-postpåminnelser lar deg sette opp e-postpåminnelser som skal sendes til kjøpere som har en åpen faktura. Påminnelser kan planlegges å sende før, på eller etter forfallsdatoen.

Vennligst merk: du må være registrert i HubSpot-betalinger , eller bruke Stripe som betalingsbehandler for å kunne sende påminnelser.

Slik slår du på e-postpåminnelser:

• Naviger til Objekter > Fakturaer i venstre sidelinjemeny.
• Klikk på Automatisering- fanen.
• Slå på Send påminnelser til kunder om å betale sine åpne fakturaer .
  • E-post vil bli sendt fra noreply@hubspot.com , med mindre en standard fra-adresse er angitt i fakturainnstillingene .
• Som standard vil Påminnelsesplanen ha tre påminnelser (på forfallsdato, syv dager etter forfallsdato og fjorten dager etter forfallsdato). Slik redigerer du påminnelsene:
  
  • Klikk på rullegardinmenyen og velg et alternativ.
  • Hvis du velger dager etter forfallsdato eller dager før forfallsdato , skriv inn antall dager .

• Klikk på + Legg til påminnelse for å legge til en påminnelse.
• Klikk på delete slett for å slette en påminnelse.
• Klikk på boksen Sendetid påminnelse , og velg tidspunktet da e-posten skal sendes.
• Klikk Forhåndsvis e-post for å se hvordan e-posten vil se ut når den sendes.
• Når du har angitt automatiseringsalternativene, klikker du på Lagre .

Neste trinn

Etter å ha satt opp HubSpot-fakturaverktøyet, lær hvordan du:

• Opprett, administrer og send fakturaer .
• Lag sekvenser (Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise only ) og fakturabaserte arbeidsflyter ( kun Professional og Enterprise ) for å automatisere fakturaprosesser.
• Bygg tilpassede rapporter med HubSpots egendefinerte rapportbygger (kun Professional og Enterprise ).