Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore fordringer og få betalt ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Ved å bruke fakturaer kan kjøperne dine forvente en lignende kasseprosess som ved bruk av betalingslenker og tilbud. Men i motsetning til betalingslenker og tilbud sporer fakturaer forfallsdatoer, saldoer og kan merkes som betalt utenfor betalingsbehandleren din. De inneholder også fakturanummer, noe som kan være nødvendig for enkelte kjøpere når de ber om betaling.
Kjøperens fakturakasse | Intern fakturaoppføring |
Merk: Når du har gjennomført transaksjoner ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling med din tilkoblede Stripe-konto, er det for øyeblikket ikke mulig å koble til en alternativ Stripe-konto eller sette opp HubSpot Payments. På samme måte er det for øyeblikket ikke mulig å flytte fra HubSpot Payments til Stripe-betalingsbehandling når du har gjennomført en transaksjon med HubSpot Payments. Hvis du ikke har gjennomført transaksjoner og ønsker å bytte, kan du kontakte kundestøtte.
Nedenfor finner du informasjon om hvordan du kommer i gang med å samle inn betalinger med HubSpot-fakturaer. Før du begynner, må du sørge for at brukeren som skal oppdatere noen av følgende innstillinger, har superadministratorrettigheter.
For å komme i gang konfigurerer du følgende fakturainnstillinger:
Merk: HubSpot-brukere som er opprettet før 9. februar 2023, har som standard tillatelse til å vise og redigere fakturaer. Brukere som er opprettet etter denne datoen, har ikke fakturatillatelser som standard.
For å sikre at HubSpot-fakturanumrene ikke overlapper med fakturanumrene i kontosystemet ditt, har HubSpot-fakturaer som standard prefikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret i fakturainnstillingene. Når en faktura er ferdigbehandlet og har fått et nummer, for eksempel INV-1002, kan dette nummeret ikke endres eller brukes på nytt.
Merk: Før du tilpasser fakturaprefikset og startnummeret, bør du rådføre deg med regnskapsteamet for å sikre at det fungerer med de nåværende systemene dine.
Slik tilpasser du fakturaprefikset og startnummeret:
Rediger fakturaer som er ferdigbehandlet og har statusen Åpen. Før brukere kan redigere fakturaer, må superadministratorer slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer. Denne innstillingen trenger ikke å være slått på for å tillate brukere å redigere fakturaer i statusen Kladd .
Slik får du tilgang til innstillingen:
Som standard oppretter HubSpot fakturaer for betalinger på gjentatte abonnementer. Når en kunde foretar en vellykket abonnementsbetaling, oppretter HubSpot en betalt faktura. Når en abonnementsbetaling mislykkes, opprettes den som en åpen faktura.
Slik forhindrer du HubSpot fra å opprette fakturaer for abonnementsbetalinger:
Slik legger du til en standardmelding som skal vises i kommentarfeltet på alle fakturaer:
Merk: Standardkommentaren vil vises for alle nye fakturaer som opprettes etter at du har bekreftet denne innstillingen, og vil ikke oppdatere eksisterende fakturaer, selv om de er i utkast.
Du kan legge til opptil tre skatte-ID-er i overskriften på hver faktura sammen med bedriftsinformasjonen din. Hvis du legger til en skatte-ID på kontoen din, oppdateres ikke eksisterende ferdigbehandlede eller utkast til fakturaer, bare nyopprettede fakturaer fremover.
Slik legger du til skatte-ID-er:
Etter at du har konfigurert HubSpots fakturaverktøy, kan du lære hvordan du: