Opprette og administrere fakturaer

Opprett fakturaer i HubSpot for å samle inn digitale betalinger gjennom Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger , eller for å spore betalinger gjort utenfor HubSpot. Denne oppsettsveiledningen går gjennom hvordan du konfigurerer fakturaer for kontoen din, inkludert hvordan du tilpasser prefikser, legger til skatteinformasjon og konfigurerer fakturaer for abonnementer. Du kan også se gjennom HubSpots standard fakturaegenskaper .

Du kan opprette og fullføre fakturaer uten å sette opp en betalingsbehandler, og fortsette med å samle inn betalinger manuelt. Men hvis du vil godta nettbetalinger, må du konfigurere enten Stripe-betalingsbehandling (tilgjengelig for alle abonnementer) eller HubSpot-betalinger (kun for startere , profesjonelle eller bedrifter ).

Valutaen til en faktura kan angis som hvilken som helst HubSpot-støttet valuta. Finn ut hvordan du konfigurerer valutaer for kontoen din .

Vennligst merk: Fakturakrav kan variere fra jurisdiksjon til jurisdiksjon. Du bør konsultere dine juridiske rådgivere eller skatterådgivere for å finne ut om HubSpot-fakturaer oppfyller dine overholdelsesforpliktelser.

Lag en faktura

Det er flere måter å opprette faktura på:

• Superadministratorer og brukere med tillatelser for fakturaobjekter kan opprette en faktura direkte fra en kontakt-, firma-, avtale- eller tilbudspost, eller fra fakturaindekssiden.
• Fra et publisert tilbud, for å kopiere tilbudets detaljer til en ny faktura.
• Opprett og send regelmessige fakturaer automatisk ved å bruke abonnementer.
• Fakturaer opprettes automatisk når betalinger utføres via betalingslenker eller tilbud.

Opprett en faktura fra indekssiden

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på Opprett faktura øverst til høyre.

Opprett en faktura fra en kontakt-, firma- eller avtalepost

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Selskaper: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
  • For kontakter og firmaer, klikk på Legg til i høyre sidefelt, i Fakturaer -delen, og velg deretter Opprett faktura .

• • For avtaler, klikk på Legg til i høyre sidefelt, i Fakturaer -delen, og velg deretter ett av følgende:
    
    • Konverter avtale til faktura: opprett en faktura ved hjelp av avtalens informasjon, inkludert tilknyttede ordrelinjer.
    • Opprett tom faktura: Lag en ny faktura fra bunnen av.
    • Legg til eksisterende faktura: velg en eksisterende faktura som skal knyttes til avtalen.

• • • Du kan også opprette en faktura fra linjeelementredigereren for en avtale .

Opprett en faktura fra et publisert tilbud

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Hold markøren over navnet på tilbudet, klikk på Handlinger , og velg deretter Konverter til faktura . Dette vil opprette en ny faktura ved hjelp av tilbudets informasjon.

Du blir deretter ført til fakturaredigering for å konfigurere fakturadetaljer. Hvis tilbudet ditt har mer enn én kontakt, vil du bli bedt om å fjerne ekstra kontakter i fakturaredigering.

Merk: som standard når du oppretter en faktura, vil den bruke et standardisert prefiks av INV etterfulgt av et tall som øker sekvensielt for hver faktura som opprettes (for eksempel INV-1001 og deretter INV-1002 ). Du kan oppdatere prefikset og startnummeret på fakturaer i innstillingene dine.

Sett opp fakturafakturering

I Faktura til- delen av fakturaredigeringsprogrammet setter du først opp fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser og mer.

• Under opprettelsen kan hver faktura knyttes til én kontakt. Når du er opprettet, kan du legge til flere kontakter ved å bruke assosiasjonene i høyre sidefelt .
  
  Slik knytter du fakturaen til en kontakt:
  • Klikk på Legg til kontakt .
  • I det høyre panelet, søk etter en eksisterende kontakt eller opprett en ny.
  • Klikk på Neste og fortsett å sette opp eventuelle nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klikk Lagre .
• Under opprettelsen kan hver faktura knyttes til ett selskap. Når den er opprettet, kan du legge til flere selskaper ved å bruke assosiasjonene i høyre sidefelt .
• Slik knytter du fakturaen til et selskap:
  • Klikk på Legg til selskap .
  • I det høyre panelet søker du etter et eksisterende selskap eller oppretter et nytt.
  • Klikk på Neste og fortsett å sette opp eventuelle nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klikk Lagre .
• Slik legger du til en faktureringsadresse på fakturaen:
  • Klikk på Rediger under Faktureringsadresse .
  • Skriv inn adresseinformasjonen i det høyre panelet.
  • Klikk på Bruk .
• Slik legger du til en leveringsadresse på fakturaen:
  • Klikk add til Legg til leveringsadresse .
  • Skriv inn adresseinformasjonen i det høyre panelet.
  • Klikk Lagre .
• Som standard vil fakturadatoen settes til gjeldende dag. For å oppdatere dette, klikk på Fakturadato- feltet, og bruk deretter datovelgeren til å velge en ny dato.
• Som standard forfaller fakturabetalingen ved mottak av faktura. For å velge andre betalingsbetingelser, klikk på rullegardinmenyen Betalingsbetingelser , og velg deretter en betalingsbetingelse . Forfallsdato- feltet oppdateres automatisk for å matche den valgte terminen.
• Eventuelle egendefinerte egenskaper som er konfigurert i fakturainnstillinger vil vises på høyre side, under Forfallsdato . Hvis innstillingen for å tillate brukere å overstyre disse feltene er slått på, kan du gjøre endringer i dem under fakturaoppretting.

Legg til ordrelinjer

I delen Artikler legger du til varene som kjøperen din skal kjøpe. Finn ut hvordan du bruker ordrelinjer med fakturaer .

Legg til kommentarer

Hvis du vil legge til merknader for kjøperen din på fakturaen, kan du legge dem til i kommentarfeltet . Du kan bruke tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn en kodebit . Du kan legge til en standardkommentar som vises på hver faktura i fakturainnstillingene.

Konfigurer faktureringsalternativer

I delen Fakturering velger du om du vil godta nettbetalinger, angir hvilke betalingsalternativer som skal være tilgjengelige for kjøperen og velger om du vil samle inn fakturerings- og leveringsadresseinformasjon. Innstillinger for nettbetaling arves fra betalingsinnstillingene dine.

• For å godta nettbetalinger, slå på Checkout- bryteren. Hvis betalingsbryteren er slått av, vil ikke alternativene nedenfor være tilgjengelige.
  • Merk av i avmerkingsboksene ved siden av betalingsmåtene du vil godta (f.eks. kreditt- eller debetkort- eller bankdebetbetalinger, for eksempel ACH ).
  • For å samle faktureringsadresseinformasjon ved kassen, merk av for Samle faktureringsadresse for kredittkortkjøp .
  • For å samle informasjon om leveringsadresse ved kassen, merk av for Samle leveringsadresse . Når kjøperen angir fraktinformasjonen sin, kan de bare velge blant landene du har angitt i betalingsinnstillingene .
  • For å tillate kunder å angi et egendefinert beløp på betalingstidspunktet, velg avmerkingsboksen Tillat kunden å betale et beløp som er mindre enn forfalt saldo . Hvis du ønsker å registrere en manuell eller eksisterende betaling som en delbetaling, kan du gjøre dette fra fakturaindekssiden . Egendefinerte betalingsbeløp må være mindre enn den totale forfalte saldoen.

Avanserte innstillinger

I delen Avanserte innstillinger kan du tilpasse språket og lokaliteten for fakturaen, samt faktura-URL. For å få tilgang til avanserte innstillinger, klikk på Avanserte innstillinger .

• Som standard er språket som brukes for titler og etiketter på siden satt til engelsk. For å oppdatere dette til et annet språk, klikk på Språk- rullegardinmenyen og velg deretter et språk .
• Som standard vil dato- og adresseformatet bruke USA-format. For å oppdatere dette til et annet format, klikk på rullegardinmenyen Locale og velg deretter en locale .
• For å angi en egendefinert faktura-URL med et av de tilkoblede domenene dine , klikk på Domene- rullegardinmenyen og velg et domene . Du kan også angi en egendefinert slug på slutten av URL-en ved å skrive inn en verdi i feltet Content slug . En forhåndsvisning av faktura-URL-en vises under URL-feltene.
• Hvis du har konfigurert skatte-ID-er på kontoen din og ønsker å inkludere dem i fakturaen, merker du av for tilsvarende skatte-ID .

Lagre og fullfør

Når som helst under fakturaopprettelsen kan du klikke på Lagre øverst til venstre for å lagre fakturaen som et utkast. Du kan når som helst komme tilbake til en utkastet faktura for å redigere eller slette den. Du kan også klikke på Forhåndsvisning øverst til høyre for å se hvordan fakturaen vil se ut for kjøperen.

Hvis du er klar til å fullføre fakturaen slik at du kan sende den til kjøperen:

• Klikk på Fullfør øverst til høyre. Når den er ferdigstilt, kan ikke en faktura slettes.

• Gå gjennom ansvarsfraskrivelsen i dialogboksen, og klikk deretter på Fullfør .

Send fakturaen

Etter å ha fullført fakturaen, vil en dialogboks vises med alternativer for å sende fakturaen til kjøperen din via e-post. Du kan lukke forespørselen ved å klikke på X og sende den senere . E-postpåminnelser administreres gjennom fakturainnstillingene dine .

• Først setter du opp e-postadressefeltene dine:
  • Til -feltet vil automatisk fylles ut med e-postadressen til kontakten knyttet til fakturaen. For å endre denne adressen, klikk på rullegardinmenyen og velg en kontakt . Du kan også skrive inn en ny e-postadresse , og HubSpot vil automatisk opprette en kontaktpost for dem etter sending.
  • For å legge til en e-postadresse i Kopi- feltet, klikk på rullegardinmenyen , velg kontaktene eller skriv inn egendefinerte e-postadresser . Du kan legge til opptil ni e-postadresser i CC- feltet.
  • Hvis det er satt opp en standard e-postadresse i fakturainnstillingene , vil Fra- feltet automatisk fylles ut med standard e-postadresse. Ellers vil den bli fylt med din personlige e-postadresse. Hvis en standard e-post er angitt, men innstillingen for å tillate brukere å sende fakturaer fra deres personlige e-post eller andre team-e-poster de har tilgang til er slått på, kan du velge en annen e-post.
    • Hvis ingen standard e-postadresse er angitt, vil e-postadressen du velger bli standardadressen for fremtidige fakturasendinger, men kan endres før hver sending.
    • Svar på denne e-posten vil bli sendt til Fra- adressen. Hvis du velger en e-postadresse som brukes for en tilkoblet innboks , inkludert delte e-postinnbokser for team , kan du administrere oppfølging i HubSpots samtaleinnboks .
• Klikk Send faktura . Kjøperen vil da motta en e-post med fakturadetaljene med en lenke for å se fakturaen i nettleseren, sammen med en PDF-versjon av fakturaen som vedlegg.
• For å i stedet skrive en en-til-en e-post med en lenke til fakturaen manuelt, klikk på Skriv e-post manuelt .

Automatisk fakturaoppretting

Opprett og send regelmessige fakturaer automatisk ved å bruke abonnementer

Følg disse trinnene for å automatisere fakturering basert på et abonnement.

Se fakturaer opprettet automatisk fra betalinger gjennom betalingslenker eller tilbud

Når en faktura opprettes automatisk fra en betalingslenke eller et tilbud, vil fakturaen knyttes til betalingen.

Du kan se fakturaene fra fakturaindekssiden , eller du kan se den tilknyttede fakturaen fra selve betalingsposten . Fakturaen sendes ikke automatisk til kunden. Hvis du vil sende fakturaen, følger du disse trinnene .

Håndtere fakturaer

Etter å ha opprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaindekssiden, som å administrere andre CRM-poster .

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• I det høyre panelet kan du angi fakturaeier ved å bruke Eier- feltet, se egenskapene til den, se utførte betalinger og administrere fakturaens assosiasjoner, inkludert å legge til flere kontakter og selskaper.

Håndtere utkast til fakturaer

• Rediger: fortsett å sette opp fakturaen.
• Se eiendomshistorikk: sjekk tidligere eiendomsverdier for fakturaen.
• Klon: opprett en ny faktura med de samme detaljene.
• Slett: sletter fakturautkastet.

Administrer ferdige fakturaer

For endelige fakturaer kan du få tilgang til følgende alternativer ved å klikke på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre:

• Edit: hvis innstillingen for å redigere fakturaer er slått på, superadministratorer og brukere med redigeringstillatelse for fakturaer kan redigere ferdige fakturaer fra fakturaindekssiden. Når endringene er lagret, anbefales det at kommunikasjon sendes til kunden for å informere dem om at fakturaen er endret, inkludert detaljer om endringene.

• Registrer betaling: Merk fakturaen manuelt som betalt ved å opprette en ny betalingspost eller bruke en eksisterende. Etter å ha valgt dette alternativet:
  • For å opprette en ny betalingspost, fyll ut betalingsdetaljfeltene i høyre sidefelt , og klikk deretter på Registrer betaling . Betalingen vil da vises under Betalinger når du ser på fakturaens detaljer.
  • For å bruke en eksisterende betaling på fakturaen, klikk på Bruk eksisterende- fanen i høyre sidefelt. Deretter søker du etter en betalingsoppføring etter betalingsbeløpet, ID-en eller kontakt-e-postadressen som er knyttet til betalingen. Velg betalingen , og klikk deretter Bruk betaling . Betalingen vil da vises under Betalinger når du ser på fakturaens detaljer.

Merk: Når fakturaen markeres manuelt som betalt, vil ikke kontakter automatisk motta en kvittering. Hvis det kreves en kvittering, kan du sende en til kontakten fra betalingsindekssiden.

• • Slik sletter du en betaling:

• • • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
    • Klikk på navnet på fakturaen.
    • Klikk på Vis tilknyttet betaling i delen Betalinger i høyre sidefelt.
    • Klikk på betalingsbeløpet .
    • Klikk på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre, og klikk deretter på Slett .
    • Klikk på Slett post for å bekrefte.

• Se faktura: åpne fakturaen i en egen nettleserfane.
• Se eiendomshistorikk: sjekk tidligere eiendomsverdier for fakturaen.
• Kopier lenke: Kopier faktura-URLen for å sende til en kjøper.
• Send: send fakturaen via e-post. Finn ut mer om å sende e-postfakturaer .
• Last ned: last ned en PDF av fakturaen.
• Klon: opprett en ny faktura med de samme detaljene.

• Slett: hvis innstillingen for å slette fakturaer er slått på, superadministratorer og brukere med redigeringstillatelse for fakturaer kan slette ubetalte sluttførte fakturaer fra fakturaindekssiden. Sletting av faktura er permanent og kan ikke angres.

Merk: Fakturanummer vil fortsette å øke sekvensielt fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller en annen faktura er slettet). Dermed kan fakturasletting skape et permanent hull i fakturanummereringen. Nummerering kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer er slettet (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at det fungerer med dine nåværende systemer.

• Ugyldig: merk fakturaen som ugyldig. Etter å ha merket en faktura som ugyldig, kan du ikke lenger kreve inn betaling på fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke angres.
  • Hvis det er foretatt en elektronisk betaling mot fakturaen, er det ikke mulig å annullere fakturaen, selv om refusjon er utstedt.
  • Hvis det er registrert en manuell betaling mot fakturaen, må betalingen slettes før du kan annullere fakturaen.

Filtrer og eksporter fakturaer

• Klikk på Avanserte filtre øverst til venstre.
• I det høyre panelet klikker du på + Legg til filter for å sette opp et nytt filter.
• Søk etter og velg egenskapen du vil filtrere etter, og angi deretter filterkriteriene.
• For å velge en annen egenskap, klikk OG eller ELLER . Finn ut mer om å konfigurere filtre og lagre visninger .
  
  
• For å redigere kolonnene som vises i tabellen, klikk på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.
• Klikk på Eksporter øverst til høyre i tabellen for å eksportere alle fakturaene dine, eller merk av i avmerkingsboksene ved siden av fakturaene du vil eksportere, og klikk deretter på Eksporter . Finn ut mer om eksport av poster .

Send fakturaer

Etter å ha opprettet en faktura, kan du dele den via en direkte lenke eller e-post, eller sette inn fakturaer mens du skriver meldinger på CRM-poster og i samtaleinnboksen.

Slik sender du fakturaen i en e-post:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Send .
• Konfigurer e-postadressefeltene i dialogboksen, og klikk deretter Send faktura .

• Kjøperen vil da motta en e-post som inneholder fakturadetaljene med en lenke for å se fakturaen i nettleseren, sammen med en PDF-versjon av fakturaen som vedlegg.

Du kan også manuelt sende en e-post med en fakturalenke, eller sette inn lenken i meldinger.

Vennligst merk: hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-post eller ved å sette inn en lenke, vil egenskapen Sist sendt dato ikke bli oppdatert. Finn ut mer om fakturaegenskaper .

Slik sender du manuelt en en-til-en e-post med en lenke til fakturaen:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Send .
• I dialogboksen klikker du på Skriv e-post manuelt . Du blir deretter omdirigert til avtaleposten som er knyttet til fakturaen, der du kan skrive e-posten din. En lenke til fakturaen vil automatisk bli inkludert i e-postteksten.
• Når du har skrevet e-posten, klikker du Send .

Slik deler du en direktekobling til en faktura:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Kopier lenke .

• Du kan deretter sette inn koblingen i din foretrukne meldingsplattform, og kjøperen kan klikke på koblingen for å se fakturaen på URL-en du konfigurerte under fakturaopprettelsen .

Slik setter du inn en faktura i en en-til-en e-post eller melding i samtaleinnboksen:

• Klikk på Sett inn i meldingsskriveren, og velg deretter Fakturaer .
• Velg en faktura eller klikk på Administrer for å navigere til fakturaindekssiden.

Etter å ha valgt en faktura vil en hyperlenke bli lagt til meldingen ved hjelp av fakturanummeret.

Se gjennom redigeringsloggen

Du kan se historikken for redigeringer av en faktura, inkludert eventuelle statusendringer, og når faktura-e-poster ble sendt, hvilke brukere som utførte handlingen, og datoen og klokkeslettet en handling skjedde.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• Rull ned til historikkpanelet i det høyre panelet.

Merk: HubSpot-bygde kontointegrasjoner, som Quickbooks Online og Xero , støtter for øyeblikket ikke synkronisering av fakturaer fra HubSpot. Du kan imidlertid eksportere fakturapostene dine og laste dem opp til regnskapssystemet ditt. Du kan abonnere på oppdateringer om nye fakturaintegreringsfunksjoner, for eksempel fakturasynkronisering, ved å fylle ut dette skjemaet .