Opprette og administrere fakturaer

Opprett fakturaer i HubSpot for å samle inn digitale betalinger via Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger, eller for å spore betalinger utenfor HubSpot. Denne installasjonsveiledningen går gjennom hvordan du konfigurerer fakturaer for kontoen din, inkludert hvordan du tilpasser prefikser, legger til skatteinformasjon og konfigurerer fakturaer for abonnementer. Du kan også gå gjennom HubSpots standard fakturaegenskaper.

Du kan opprette og ferdigstille fakturaer uten å konfigurere en betalingsbehandler og fortsette med å kreve inn betalinger manuelt. Hvis du ønsker å ta imot nettbetalinger, må du imidlertid konfigurere enten Stripe-betalingsbehandling (tilgjengelig for alle abonnementer) eller HubSpot-betalinger( kunStarter, Professional eller Enterprise).

Væroppmerksom på at når du har gjennomført en transaksjon ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling med den tilkoblede Stripe-kontoen, er det for øyeblikket ikke mulig å koble til en alternativ Stripe-konto eller konfigurere HubSpot Payments. På samme måte er det for øyeblikket ikke mulig å flytte fra HubSpot Payments til Stripe-betalingsbehandling når du har gjennomført en transaksjon med HubSpot Payments. Hvis du ikke har gjennomført noen transaksjoner og ønsker å bytte, kan du kontakte kundestøtte.

Opprette en faktura

Superadministratorer og brukere med fakturaobjektrettigheter kan opprette en faktura direkte fra en kontakt-, firma-, avtale- eller tilbudspost, eller fra fakturaindeks-siden. Du kan også opprette en faktura fra et publisert tilbud for å kopiere tilbudets detaljer til en ny faktura.

Merk: Hvis du bruker HubSpot-betalinger, kan du opprette fakturaer hvis kontoens standardvaluta er satt til USD. Hvis du ikke har konfigurert en betalingsbehandler eller har konfigurert Stripe som betalingsbehandler, kan du opprette fakturaer hvis standardvalutaen er angitt her.

Slik oppretter du en faktura fra indekssiden:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på Opprett faktura øverst til høyre.

Slik oppretter du en faktura fra en kontakt-, firma- eller avtalepost:

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter:
  • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Avtaler: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
• Klikk på Legg til i høyre sidefelt i delen Fakturaer, og velg deretter Opprett faktura. Klikk på Konverter avtale til faktura for å opprette en faktura ved hjelp av avtalens informasjon, inkludert tilknyttede varelinjer.

• Hvis du vil knytte en eksisterende faktura til posten, klikker du på Legg til og velger deretter Legg til eksisterende faktura.

Slik oppretter du en faktura fra et publisert tilbud:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Hold musepekeren over navnet på tilbudet, klikk på Handlinger, og velg deretter Konverter til faktura. Dette oppretter en ny faktura ved hjelp av informasjonen i tilbudet.

Du kommer deretter til fakturaredigeringsprogrammet der du kan konfigurere fakturadetaljene.

Merk: Når du oppretter en faktura, brukes som standard prefikset INV etterfulgt av et nummer som øker i rekkefølge for hver faktura som opprettes (for eksempel INV-1001 og deretter INV-1002). Du kan oppdatere prefikset og startnummeret for fakturaer i innstillingene.

Konfigurere fakturafakturering

I delen Fakturer til i fakturaredigeringsprogrammet må du først konfigurere fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser med mer.

• Hver faktura må knyttes til minst én kontakt. Slik knytter du fakturaen til en kontakt:
  • Klikk på Legg til kontakt.
  • I panelet til høyre kan du søke etter en eksisterende kontakt eller opprette en ny.
  • Klikk på Neste og fortsett med å konfigurere nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klikk på Lagre.
• Hver faktura kan knyttes til ett selskap. Slik knytter du fakturaen til et selskap:
  • Klikk på Legg til selskap.
  • I panelet til høyre kan du søke etter et eksisterende selskap eller opprette et nytt.
  • Klikk på Neste og fortsett med å konfigurere nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klikk på Lagre.
• Slik legger du til en faktureringsadresse på fakturaen:
  • Klikk på Rediger under Faktureringsadresse.
  • Skriv inn adresseinformasjonen i panelet til høyre.
  • Klikk på Bruk.
• Fakturadatoen er som standard satt til inneværende dag. Du kan oppdatere dette ved å klikke på feltet Fakturadato og deretter bruke datovelgeren til å velge en ny dato.
• Som standard forfaller fakturaen til betaling ved fakturamottak. Hvis du vil velge andre betalingsbetingelser, klikker du på rullegardinmenyen Betalingsbetingelser og velger en betalingsbetingelse. Forfallsdatofeltet oppdateres automatisk slik at det samsvarer med den valgte betalingsbetingelsen.
• Hvis du vil legge til et innkjøpsordrenummer på fakturaen, skriver du inn nummeret i feltet PO-nummer.

Legg til varelinjer

I delen Varelinjer legger du til varene som innkjøperen skal kjøpe.

• Hvis du bruker Stripe-betalingsbehandling, kan du konfigurere fakturaens valuta ved hjelp av rullegardinmenyen Valuta. Finn ut mer om hvilke valutaer som støttes av Stripe-betalingsbehandling.
  
  
• Slik legger du til eksisterende produkter fra produktbiblioteket ditt( kunProfessional eller Enterprise ):
  
  • Klikk på Velg fra produktbiblioteket.
  • I panelet til høyre merker du av i avmerkingsboksene ved siden av produktene som kjøperen skal kjøpe. Klikk deretter på Legg til.

• Slik oppretter du en egendefinert varelinje til fakturaen:
  • Klikk på Opprett egendefinert varelinje.
  • Konfigurer detaljene for varelinjen i panelet til høyre, og klikk deretter på Lagre. Feltene Navn og Enhetspris er obligatoriske.
  • Når du har lagret varelinjen, kan du oppdatere detaljene i varelinjeredigeringsverktøyet, blant annet ved å øke antallet og angi en enhetsrabatt (enten valuta- eller prosentbasert).
• Når du har lagt til varelinjer, kan du se delsummen, inkludert eventuelle rabatter, i Sammendrag-delen.

Legg til kommentarer

Hvis du vil legge til merknader til kjøperen på fakturaen, kan du legge dem til i feltet Kommentarer. Du kan bruke tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn et utdrag. I fakturainnstillingene kan du legge til en standardkommentar som skal vises på alle fakturaer.

Konfigurere faktureringsalternativer( kunStarter, Professional og Enterprise )

I faktureringsdelen velger du om du vil akseptere nettbetalinger, angir hvilke betalingsalternativer som skal være tilgjengelige for kjøperen og velger om fakturerings- og leveringsadresse skal innhentes. Innstillingene for nettbetaling arves fra innstillingene for betalingskassen.

• Hvis du vil godta nettbetalinger, slår du på Kassen. Hvis kassen er slått av, vil alternativene nedenfor ikke være tilgjengelige.
  • Merk av i avmerkingsboksene ved siden av betalingsformene du ønsker å godta (f.eks. kreditt- eller debetkort eller bankoverføringer, som ACH).
  • Hvis du vil samle inn informasjon om faktureringsadresse i kassen, merker du av for Samle inn faktureringsadresse for kredittkortkjøp.
  • Hvis du vil samle inn leveringsadresseinformasjon i kassen, merker du av for Samle inn leverings adresse. Når kjøperen oppgir fraktinformasjonen sin, kan de bare velge blant landene du har angitt i betalingsinnstillingene.
  • Hvis du vil gi kundene mulighet til å angi et egendefinert beløp når de betaler, merker duav for Tillat kunden å betale et beløp som er lavere enn restbeløpet . Hvis du vil registrere en manuell eller eksisterende betaling som en delbetaling, kan du gjøre dette fra fakturaindeks-siden. Beløpene for egendefinerte betalinger må være mindre enn det totale utestående beløpet.
    
    

    Merk: Hvis du ikke har konfigurert HubSpot Payments eller Stripe som betalingsbehandler i kontoen din, kan du godta delbetalinger mot fakturaer når du registrerer manuelle betalinger uten å måtte aktivere en spesifikk innstilling.

Avanserte innstillinger

I delen Avanserte innstillinger kan du tilpasse språk og landegrenser for fakturaen, samt fakturaens URL-adresse. Klikk på Avanserte innstillinger for å få tilgang til de avanserte innstillingene.

• Språket som brukes for titler og etiketter på siden, er som standard satt til engelsk. Hvis du vil oppdatere dette til et annet språk, klikker du på rullegardinmenyen Språk og velger deretter et språk.
• Dato- og adresseformatet er som standard satt til USA-format. Hvis du vil oppdatere dette til et annet format, klikker du på rullegardinmenyen Lokalitet og velger deretter en lokalitet.
• Hvis du vil angi en egendefinert faktura-URL ved hjelp av et av de tilkoblede domenene, klikker du på rullegardinmenyen Domene og velger deretter et domene. Du kan også angi en egendefinert slug på slutten av URL-adressen ved å skrive inn en verdi i feltet Content slug. En forhåndsvisning av fakturaens URL-adresse vises under URL-feltene.
• Hvis du har konfigurert skatte-ID-er i kontoen din og ønsker å inkludere dem i fakturaen, merker du av i avmerkingsboksene for skatte-ID.

Lagre og fullfør

Når som helst når du oppretter en faktura, kan du klikke på Lagre øverst til venstre for å lagre fakturaen som et utkast. Du kan når som helst gå tilbake til et fakturautkast for å redigere eller slette det. Du kan også klikke på Forhåndsvisning øverst til høyre for å se hvordan fakturaen vil se ut for kjøperen.

Hvis du er klar til å ferdigstille fakturaen, kan du sende den til kjøperen:

• Klikk på Fullfør øverst til høyre. Når fakturaen er ferdigstilt, kan den ikke redigeres eller slettes.

• Gå gjennom ansvarsfraskrivelsen i dialogboksen, og klikk deretter på Fullfør.

Send

Når du har ferdigstilt fakturaen, vises en dialogboks med alternativer for å sende fakturaen til kjøperen via e-post.

• Først må du konfigurere feltene for e-postadresse:
  • Til-feltet fylles automatisk ut med e-postadressen til den første kontakten som er knyttet til fakturaen. Hvis du vil endre denne adressen, klikker du på rullegardinmenyen og velger en kontakt. Du kan også legge inn en ny e-postadresse, så oppretter HubSpot automatisk en kontaktoppføring for vedkommende etter sending.
  • Cc-feltet fylles automatisk ut med adressene til eventuelle andre kontakter som var knyttet til fakturaen da den ble opprettet. Hvis du vil legge til flere adresser i dette feltet, klikker du på rullegardinmenyen, velger kontaktene eller skriver inn egendefinerte e-postadresser.
  • Fra-feltet fylles automatisk ut med den tilkoblede e-postadressen, men du kan velge en hvilken som helst e-postadresse som er koblet til kontoen.
    • E-postadressen du velger, blir standardadresse for fremtidige fakturasendinger, men kan endres før hver sending.
    • Svar på denne e-posten vil bli sendt til Fra-adressen . Hvis du velger en e-postadresse som brukes til en tilkoblet innboks, inkludert delte team-e-postkasser, kan du administrere oppfølgingen i HubSpots innboks for samtaler.
• Klikk på Send faktura.
• Hvis du i stedet vil skrive en en-til-en-e-post med en lenke til fakturaen manuelt, klikker du på Skriv e-post manuelt.

Kjøperen vil da motta en e-post med fakturadetaljene og en lenke for å se fakturaen i nettleseren.

Du kan også sende fakturaen på et senere tidspunkt fra fakturaindeksiden, der du også kan administrere eksisterende fakturaer. Les mer om hvordan du administrerer og deler fakturaer nedenfor.

Administrere fakturaer

Når du har opprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaindeks-siden, på samme måte som du administrerer andre CRM-poster.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• I panelet til høyre kan du angi fakturaens eier ved hjelp av feltet Eier, se egenskapene, se betalinger og administrere fakturaens tilknytninger.

Administrere utarbeidede fakturaer

• Rediger: Fortsett å konfigurere fakturaen.
• Slett: slette fakturautkastet.
• Klone: opprette en ny faktura med de samme opplysningene.
  
  

Administrere ferdigstilte fakturaer

For ferdigstilte fakturaer får du tilgang til følgende alternativer ved å klikke på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre:

• Vis faktura: åpne fakturaen i en egen nettleserfane.
• Kopier lenke: kopier fakturaens URL for å sende den til en kjøper.
• Send: send fakturaen via e-post. Finn ut mer om hvordan du sender fakturaer via e-post.
• Last ned: last ned en PDF-fil av fakturaen.
• Registrer betaling: Marker fakturaen manuelt som betalt ved å opprette en ny betalingspost eller bruke en eksisterende. Når du har valgt dette alternativet:
  • For å opprette en ny betalingspost fyller du ut feltene for betalingsopplysninger i høyre sidefelt og klikker deretter på Registrer betaling. Betalingen vises deretter under Betalinger når du viser fakturadetaljene.
  • Hvis du vil bruke en eksisterende betaling på fakturaen, klikker du på fanen Bruk eksisterende i høyre sidefelt. Søk deretter etter en betalingspost ved hjelp av betalingsbeløpet, ID-en eller e-postadressen til kontaktpersonen som er knyttet til betalingen. Velg betalingen, og klikk deretter på Bruk betaling. Betalingen vises deretter under Betalinger når du ser på fakturadetaljene.

Merk: Når du markerer fakturaen som betalt manuelt, vil ikke kontaktene motta en kvittering automatisk. Hvis du ønsker en kvittering, kan du sende en til kontakten fra siden for betalingsindeksen.

• • Slik sletter du en betaling:
    • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
    • Klikk på navnet på fakturaen.

• • • I høyre sidefelt, i delen Betalinger, klikker du på Vis tilknyttet betaling.
    • Klikk på betalingsbeløpet.
    • Klikk på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre, og klikk deretter på Slett.
    • Klikk på Slett post for å bekrefte.

• Annullere: Merk fakturaen som annullert. Når du har merket en faktura som ugyldig, kan du ikke lenger kreve betaling for fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke angres.
  • Hvis det er foretatt en online-betaling på fakturaen, er det ikke mulig å annullere fakturaen, selv om det utstedes en refusjon.
  • Hvis det er registrert en manuell betaling på fakturaen, må betalingen slettes før du kan annullere fakturaen.
• Klone: Opprett en ny faktura med de samme opplysningene.

Filtrere og eksportere fakturaer

• Klikk på Avanserte filtre øverst til venstre.
• Klikk på + Legg til filter i panelet til høyre for å opprette et nytt filter.
• Søk etter og velg egenskapen du vil filtrere etter, og angi deretter filterkriteriene.
• Klikk på AND eller OR for å velge en annen egenskap. Les mer om hvordan du konfigurerer filtre og lagrer visninger.
  
  
• Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.
• Klikk på Eksporter øverst til høyre i tabellen for å eksportere alle fakturaene, eller merk av i avmerkingsboksene ved siden av fakturaene du vil eksportere, og klikk deretter på Eksporter. Finn ut mer om eksport av poster.

Sende fakturaer

Når du har opprettet en faktura, kan du dele den via en direkte lenke eller e-post, eller sette inn fakturaer mens du skriver meldinger i CRM-poster og i innboksen for samtaler.

Slik sender du fakturaen i en e-post:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Send.
• I dialogboksen konfigurerer du feltene for e-postadresse og klikker deretter på Send faktura.

Du kan også sende en e-post med en fakturakobling manuelt eller sette inn koblingen i meldinger.

Merk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-post eller ved å sette inn en lenke, oppdateres ikke egenskapen Sist sendt-dato. Finn ut mer om fakturaegenskaper.

Slik sender du en en-til-en-e-post med en lenke til fakturaen manuelt:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Send.
• I dialogboksen klikker du på Skriv e-post manuelt. Du blir deretter omdirigert til avtaleposten som er knyttet til fakturaen, der du kan skrive e-posten. En lenke til fakturaen inkluderes automatisk i e-postteksten.
• Når du har skrevet e-posten, klikker du på Send.

Slik deler du en direkte lenke til en faktura:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Kopier lenke.

• Du kan deretter sette inn lenken i den foretrukne meldingsplattformen, og kjøperen kan klikke på lenken for å se fakturaen på URL-adressen du konfigurerte under opprettelsen av fakturaen.

Slik setter du inn en faktura i en en-til-en-e-post eller melding i innboksen for samtaler:

• Klikk på Sett inn i meldingskomponisten, og velg deretter Fakturaer.
• Velg en faktura eller klikk på Administrer for å navigere til fakturaindeks-siden.

Når du har valgt en faktura, legges det til en hyperkobling i meldingen ved hjelp av fakturanummeret.

Merk: For øyeblikket støtter ikke HubSpot-bygde kontointegrasjoner, som Quickbooks Online og Xero, synkronisering av fakturaer fra HubSpot. Du kan imidlertid eksportere fakturapostene dine og laste dem opp til regnskapssystemet ditt. Du kan abonnere på oppdateringer om nye funksjoner for fakturaintegrasjon, for eksempel fakturasynkronisering, ved å fylle ut dette skjemaet.