Administrer tilbakevendende fakturering og betalinger med abonnementer

Med abonnementer kan du automatisere abonnementsadministrasjon og tilbakevendende fakturering fra CRM-systemet. Bruk abonnementer til å automatisere gjentatte betalinger med kundene dine eller sende gjentatte fakturaer med betalingsoppfordring.

I denne artikkelen kan du lære mer om hvordan abonnementer fungerer, og hvordan du oppretter og administrerer abonnementer. Før du oppretter og administrerer abonnementer, må du lære hvordan du konfigurerer abonnementer i kontoen din.

Slik fungerer abonnementer

Abonnementer kan settes opp på to måter:

• Gjentatte betalinger: Automatiser innkrevingen av betalinger. HubSpot vil automatisk belaste kjøperen basert på faktureringsfrekvensen du angir i betalingslenken eller tilbudet, slik at du ikke trenger å opprette separate betalingslenker eller tilbud for å kreve inn abonnementsbetalinger.
• Gjentatt fakturering: Automatiser faktureringen av kunder. Send fakturaer med en gjentakende faktureringsfrekvens for å be om betaling. Fakturaer kan forfalle ved mottak eller ha netto betalingsbetingelser.

For å samle inn abonnementsbetalinger via betalingslenker og tilbud, må du konfigurere en av følgende betalingsbehandlere:

• HubSpot-betalinger: Konfigurer HubSpot-betalinger, HubSpots innebygde betalingsprosessor, som er tilgjengelig for Starter-, Professional- og Enterprise-kontoer.
• Stripe-betalingsbehandling: Koble til din eksisterende Stripe-konto for å bruke Stripe til betalingsbehandling, som er tilgjengelig for alle abonnementer.

Opprett abonnementer

Nedenfor kan du se hvordan du automatisk kan belaste kundene for abonnementene deres via betalingslenker og tilbud, eller hvordan du kan sende tilbakevendende fakturaer for å kreve inn abonnementsbetalinger.

Samle inn gjentatte betalinger

Abonnementer opprettes automatisk når en kjøper kjøper en gjentakende varelinje. Sett opp en betalingslenke eller et tilbud for å kreve inn betaling fra kjøperen. Du kan også opprette en betalingslenke direkte fra indekssiden for abonnementer:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.
• Klikk på Opprett abonnement øverst til høyre.
• Klikk på lenken Når en kunde betaler en betaling.
• Klikk på Velg fra produktbibliotek for å legge til et eksisterende produkt eller Opprett egendefinert var elinje for å opprette en varelinje fra bunnen av.
• Eller klikk Avbryt og fortsett med å opprette betalingskoblingen.

Send tilbakevendende fakturaer

Automatisere faktureringen av kunder:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.
• Klikk på Opprett abonnement øverst til høyre.
• Klikk på Umiddelbart med ditt valg av innsamlingsmetode.

• Hvis du vil legge til en faktureringskontakt og et selskap i abonnementet, klikker du på add Legg til kontakt og add Legg til selskap. Det er valgfritt å legge til et selskap, men abonnementet må ha en kontaktperson.
• Du kan eventuelt legge til en faktureringsadresse. Denne vises på fakturaene som sendes til kunden.
• Legg til varelinjene dine.
• Velg innkrevingsmetode under Innkreving av betaling:
  • Automatisk belastning av abonnementet (BETA): belast fakturaen til en kundes lagrede betalingsmetode. Både du og kunden vil motta en kvittering via e-post.
  • Manuell innkreving av betaling på hver faktura : innkrev betalingen for abonnementsfakturaen manuelt.

• • • Klikk på rullegardinmenyen Betalingsbetingelser, og velg når betalingen skal forfalle.

• • • Byttelinjen Godta nettbetalinger vil være slått på som standard. De forhåndsutfylte valgene på dette skjermbildet gjenspeiler det som er satt opp i betalingsinnstillingene.
    • Merk av eller fjern merket for Aksepterte betalings måter for å velge hvilke betalingstyper du godtar for dette abonnementet.
    • Merk av eller fjern merket for Innhenting av faktureringsadresse for kredittkortkjøp for å velge om faktureringsadressen til kundene dine skal innhentes.
    • Merk av eller fjern merket for Samle inn leveringsadresse for å velge om du vil samle inn leveringsadressen til kundene dine.
    • Merk av eller fjern merket for Lagre betalingsmåter for fremtidige kostnader for å velge om du vil samle inn kundens betalingsinformasjon i kassen for fremtidige kostnader.

• • • Du kan også slå av og på bryteren Godta nettbetalinger hvis du planlegger å motta betalinger via en annen metode.
• Klikk på Avanserte innstillinger for å bruke innstillingene på fakturaer som er knyttet til dette abonnementet:
  • Hvis du vil legge til merknader til kjøperen på fakturaen, kan du legge dem til i feltet Fakturakommentarer. Du kan bruke tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn et tekstutdrag. Finn ut hvordan du legger til en standardkommentar som skal vises på alle fakturaer, i fakturainnstillingene.
  • Under Fakturalevering merker du av for Send fakturaer til kunden automatisk på hver faktureringsdato for å sende fakturaene automatisk til kunden på faktureringsdatoen. Påminnelses-e-poster administreres via fakturainnstillingene.
  • Under Fakturaens skatte-ID velger du eventuelle skatte-ID-er som skal inkluderes i fakturaen. Finn ut hvordan du legger til skatte-ID-er i innstillingene.
  • Klikk på nedtrekksmenyen Språk, og velg et språk.
  • Klikk på rullegardinmenyen Locale, og velg et land.
  • Eventuelle egendefinerte egenskaper som er konfigurert i abonnementsinnstillingene, vises under Egendefinerte abonnementsfelt . Hvis innstillingen for å tillate brukere å overstyre disse feltene er slått på, kan du gjøre endringer i dem under oppretting av fakturaen.

• Når du er ferdig, klikker du på Opprett øverst til høyre.

• I dialogboksen klikker du på Opprett for å bekrefte abonnementet, eller klikk på Avbryt for å gå tilbake og redigere abonnementet.

Opprett et abonnement fra en kontakt-, firma- eller avtalepost

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Avtaler: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
  • For kontakter og selskaper klikker du på Legg til i delen Abonnementer i høyre sidefelt, og velger deretter ett av følgende alternativer:
    • Opprettnytt abonnement: Opprett et nytt abonnement for kontakten eller selskapet.
    • Legg til eksisterende abonnement: Knytt et eksisterende abonnement til kontakten eller selskapet.

• • For avtaler med gjentakende varelinjer klikker du på Legg til i delen Abonnementer i høyre sidefelt, og velger deretter ett av følgende alternativer
    
    • Konverter avtale til abonnement: Opprett et abonnement ved hjelp av avtalens informasjon, inkludert tilknyttede varelinjer. Hvis avtalen ikke har gjentakende varelinjer, vises alternativet Konverter avtale til faktura. Finn ut mer om fakturaer.
    • Opprettnytt abonnement: Opprett et nytt abonnement for kontakten eller selskapet.
    • Legg til eksisterende abonnement: Knytt et eksisterende abonnement til kontakten eller selskapet.

• • • Du kan også opprette et abonnement fra varelinjeredigeringsprogrammet for en avtale.

Opprett et abonnement fra et publisert tilbud

• Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på en avtale.
• Gå til delen Sitater i høyre sidefelt.
• Hold musepekeren over et eksisterende tilbud som har gjentakende varelinjer, klikk på Handlinger, og klikk deretter på Konverter tilbud til abonnement. Hvis avtalen ikke har gjentakende varelinjer, vises alternativet Konverter avtale til faktura. Finn ut mer om fakturaer.

Abonnementsprosessen

Når en kjøper kjøper en gjentakende varelinje, skjer følgende

• Superadministratorene på kontoen din og kjøperen vil motta et betalingsvarsel for den første abonnementsbetalingen. Les mer om hvordan du konfigurerer varslene dine i HubSpot.
  
  

  Kvittering fra kjøper	Kvittering fra selger

• HubSpot oppretter en abonnementspost for å spore tilbakevendende fakturering og betalinger.
  • For abonnementer med automatisk betaling fra tilbud og betalingslenker vil abonnementsoppføringen automatisk knyttes til kontakten som betalte, og eventuelle avtaler som er knyttet til tilbudene eller betalingslenkene som ble betalt.
  • For abonnementer med manuell innkreving av betaling som konverteres fra tilbud eller avtaler, vil abonnementsoppføringen automatisk knyttes til kontakten, selskapet, den tilknyttede faktureringskontakten (hvis innstillingen for faktureringskontakttilknytning er slått på), avtalen og tilbudet det ble konvertert fra.

Merk: Det opprettes ikke en ny avtale for gjentatte betalinger, selv om du har slått på innstillingen Tillat at betalingskoblinger oppretter nye avtaler i innstillingene for betalingskoblinger. Gjentatte betalinger registreres på abonnementsoppføringen, som er knyttet til alle avtaler som abonnementet er knyttet til.

• • Varelinjer med samme faktureringsfrekvens, faktureringsvilkår, faktureringsstartdato og antall betalinger spores på samme abonnementspost, ettersom de kan faktureres sammen.
  • Elementer med ulike faktureringsfrekvenser, faktureringsvilkår, faktureringsstartdatoer og antall betalinger spores på separate abonnementsposter. Hvis en betalingskobling for eksempel inneholder to periodiske poster, én månedlig og én årlig, opprettes det to abonnementsposter. På samme måte opprettes det to abonnementsposter hvis en betalingskobling inneholder to gjentakende poster med ulike faktureringsvilkår.
  • Hvis en gjentakende betaling gjøres via bankdebitering, for eksempel ACH, opprettes det en abonnementspost når betalingen er godkjent og sendt inn, selv om betalingen fortsatt ikke er gjennomført.

• Hvis du har valgt Forny automatisk til abonnementet sies opp i nedtrekksmenyen Faktureringsvilkår for varelinjen, vil det ikke være en sluttdato knyttet til abonnementet. Hvis du vil angi en sluttdato, velger du Fast antall betalinger i nedtrekksmenyen Faktureringsvilkår, og velger hvor mange betalinger abonnementet skal ha i nedtrekksmenyen Antall betalinger. HubSpot vil automatisk angi sluttdatoen basert på antallet betalinger som er angitt. Hvis betalingskoblingen for eksempel ble brukt 1. mars og rullegardinmenyen Antall betalinger var satt til 6, vil sluttdatoen automatisk bli satt til 1. september.

• Når neste forfallsdato kommer, belaster HubSpot automatisk kjøperen med den betalingsmåten de opprinnelig kjøpte med. Hvis kunden trenger å oppdatere denne betalingsmåten, kan du sende dem en lenke for å oppdatere den.
• For hver betaling vil HubSpot sende kjøperen en kvittering på e-post, og egenskapene på abonnementsoppføringen i HubSpot vil bli oppdatert. Du kan også slå på påminnelses-e-poster for å varsle kjøperen 14 dager før neste abonnementsbetaling.
• HubSpot sender e-postvarsler til kontoadministratorene når en abonnementsbetaling er utført eller mislykkes. Du kan slå av disse varslene i varslingsinnstillingene dine.

Se abonnementer

Du kan se abonnementer enten fra abonnementets indeksside eller fra et abonnements tilknyttede kontakt-, firma-, avtale- og betalingsposter. Du kan sjekke statusen til et abonnement, redigere abonnementet eller sende kjøperen en kobling for å oppdatere betalingsmåten.

Se abonnementer på abonnementsindekssiden

Bruk abonnementsindekssiden til å vise alle abonnementer, opprette og bruke lagrede visninger til å filtrere abonnementer etter bestemte kriterier.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.
• Indekssiden for abonnementer inneholder to standardvisninger, som du får tilgang til ved å klikke på fanene Ubetalt og Planlagt over tabellen. Disse visningene filtrerer abonnementer basert på egenskapen Status. Finn ut mer om abonnementsstatuser.
• Bruk nedtrekksmenyene Status og Neste faktureringsdato for å raskt filtrere alle abonnementer etter disse attributtene. Du kan også klikke på Avanserte filtre for å sette opp flere filterkriterier.
• Hvis du vil lagre en visning for fremtidig bruk, klikker du på Lagre-ikonet øverst til høyre i tabellen.
• Klikk på abonnementsnavnet for å vise alle detaljer om abonnementet eller redigere det.

Finn ut mer om visning og filtrering av poster på indekssiden.

Vis abonnementer på tilknyttede CRM-poster

Slik viser du et abonnement fra en av de tilknyttede postene:

• Naviger til postene dine:
  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
• Klikk på navnet på posten som er knyttet til abonnementet.
• Gå til Abonnementer i høyre sidefelt forå vise abonnementsstatus og startdato.

• Hold musepekeren over abonnementet og klikk på Forhåndsvisning for å få mer informasjon.

• I panelet til høyre kan du se gjennom abonnementsdetaljene og redigere abonnement et etter behov.

Abonnementsstatus

Nedenfor kan du lese mer om hva hvert abonnement innebærer:

• Aktiv: Alle planlagte betalinger er behandlet.
• Ubetalt: Den planlagte betalingen for den gjeldende faktureringssyklusen mislyktes. En e-post vil bli sendt til kjøperen med forespørsel om å oppdatere betalingsinformasjonen sin. Finn ut mer om hvordan du håndterer mislykkede abonnementsbetalinger.
• Kansellert: Abonnementet har blitt kansellert før utløpet av perioden. Kjøpere vil ikke bli belastet for kansellerte abonnementer.
• Utløpt: Kjøperen har blitt belastet i henhold til den opprinnelige faktureringsperioden, og det forventes ingen ytterligere kostnader. Kjøpere vil ikke bli belastet for abonnementer som er utløpt.
• Planlagt: Faktureringen av abonnementet har blitt utsatt til å starte i fremtiden, som vist i egenskapen Startdato.
• Pauset: Abonnementet er satt på pause. Pausede abonnementer kan gjenopptas.

Administrer abonnementer

Rediger et abonnement

Hvis du trenger å oppdatere et eksisterende abonnement, for eksempel varelinjer, neste forfallsdato, betalingsmåte og tilknyttet kontaktperson, kan du lese denne artikkelen.

Avslutt et abonnement

Hvis en kjøper ber om å kansellere abonnementet sitt, kan du kansellere abonnementet via abonnementsoppføringen i HubSpot. Abonnementet vil bli kansellert umiddelbart, og kunden vil ikke lenger bli belastet. Du kan vente med å kansellere til slutten av faktureringsperioden, eller du kan kansellere abonnementet og utstede en refusjon for de ubrukte tjenestedagene. Hvis du kansellerer et abonnement som har en ventende bankdebitering, for eksempel ACH, vil ikke den ventende betalingen bli kansellert og refundert automatisk, så du må også utstede en refusjon for den ventende betalingen.

Merk: Hvis du ikke har retningslinjer for refusjon, anbefales det å avbestille nærmere faktureringsdatoen.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.

• Klikk på navnet på abonnementet fra abonnementets indeksside.
• Klikk på Handlinger øverst til høyre i panelet, og velg deretter Avbryt abonnement.
• I dialogboksen merker du av for Jeg forstår at kunden ikke vil bli belastet på nytt.
• Klikk på Avbryt abonnement.

Kunden vil motta en e-post om kansellering av abonnementet.

Du kan også få tilgang til sidepanelet for abonnementet fra hvilken som helst av de tilknyttede CRM-postene.

Slett et abonnement

Kansellerte eller utløpte abonnementer kan slettes. Sletting av abonnementer er permanent og kan ikke angres. Hvis du vil ha en kopi av abonnementene før du sletter dem, kan du eksportere abonnementsdataene.

Slik sletter du et abonnement:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.
• Klikk på navnet på abonnementet fra abonnementets indeksside.
• Klikk på Handlinger øverst til høyre i panelet, og velg deretter Slett abonnement.
• Klikk på Slett abonnement.

Eksporter abonnementer

Slik eksporterer du abonnementene dine:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.
• For å åpne visningen du vil eksportere, klikker du på fanen for visningen, eller klikk på + Legg til visning og velg deretter visningen fra rullegardinmenyen. Hvis du vil eksportere alle postene for det aktuelle objektet, åpner du visningen Alle [poster].
• Hvis du vil eksportere postene, klikker du på Eksporter øverst til høyre i tabellen.

• I dialogboksen velger du formatet på den eksporterte filen ved å klikke på rullegardinmenyen Filformat og velge format.
• Hvis du vil velge språk for kolonneoverskriftene i den eksporterte filen, klikker du på nedtrekksmenyen Språk for kolonneoverskrifter og velger språk. Som standard vil rullegardinmenyen vise standardspråket du har valgt i innstillingene . Kolonneoverskriftene for standardegenskapene blir oversatt, men egenskapsverdiene i hver kolonne blir ikke oversatt til det valgte språket.

• Som standard inkluderes bare egenskapene og assosiasjonene i visningen i filen, og for assosiasjoner inkluderer dette opptil tusen tilknyttede poster per assosiasjonskolonne. Hvis du vil redigere hvilke egenskaper og assosiasjoner som skal inkluderes, klikker du på Tilpass og velger deretter blant følgende alternativer:
  • Kontakter med flere e-postadresser: Merk av for Inkluder alle e-postadresser for å inkludere alle e-postadresser for kontakter med flere e-postadresser i eksportfilen.
  • Bedrifter med flere domener: Merk av for Inkluder alle domener for å inkludere alle domenenavn for bedrifter med flere domener i eksportfilen.
  • Egenskaper inkludert i eksporten: Alternativene inkluderer Egenskaper og assosiasjoner i visningen (standard), Alle egenskaper på poster (dvs. ingen assosiasjoner) eller Alle egenskaper og assosiasjoner på poster. Rekkefølgen på kolonnene i eksportfilen avhenger av hvilket alternativ du velger:
    • Hvis du bare eksporterer egenskaper i visningen, vises kolonnene i samme rekkefølge som er angitt for visningen.
    • Hvis du eksporterer alle egenskaper, vises kolonnene i alfabetisk rekkefølge, med unntak av Record ID >som vil være den første kolonnen i filen. Hvis du eksporterer alle egenskaper og tilknytninger, inkluderes tilknytninger til slutt.
  • Tilknytninger som inkluderesi eksporten: Alternativene inkluderer Opptil 1 000 tilknyttede poster (standard) eller Alle tilknyttede poster (kun CSV-filer).

• Klikk på Eksporter. Du mottar en e-post med en nedlastingslenke til eksportfilen din. Nedlastingslenker til eksportfiler utløper etter 30 dager.

Hvis postene du eksporterer har tilknyttede poster, vil hvert tilknyttede objekt ha sin egen kolonne i filen. Avhengig av objektet du eksporterer, kan du eksportere informasjon om tilknyttede kontakter, selskaper, avtaler, billetter, egendefinerte objektposter, varelinjer, abonnementer eller betalinger. For hvert tilknyttet objekt inneholder den eksporterte filen følgende overskrifter og informasjon:

• Tilknyttede [Objekt]-ID-er: ID-ene til de tilknyttede postene. Flere ID-verdier skilles fra hverandre med semikolon.
• Tilknyttet [Objekt]: navnet på den tilknyttede posten (f.eks. kontaktnavn, firmanavn osv.). Flere postnavn skilles fra hverandre med semikolon.

Bruke abonnementer i andre HubSpot-verktøy

Du kan bruke abonnementsdata i andre HubSpot-verktøy, inkludert arbeidsflyter, lister og rapporter.

• Opprett abonnementsbaserte arbeidsflyter (kunProfessional og Enterprise ) for å automatisere handlinger basert på abonnementsinformasjon. Du kan for eksempel sende et internt varsel til teamet ditt når statusen til et abonnement er forfalt, eller automatisk oppdatere abonnementseieren. Finn ut mer om utløsere for abonnementsregistrering.
• Spor gjentatte inntekter i analyseverktøyet for abonnementer, eller opprett en egendefinert rapport basert på abonnementsdata. Når du oppretter en egendefinert rapport, må du sørge for å velge Abonnementer som datakilde, eller enkeltobjektet hvis du oppretter en egendefinert rapport for et enkeltobjekt.
  
• Segmenter kontaktene eller selskapene dine i lister basert på abonnementsegenskaper. Opprett for eksempel en liste over kontakter med en kjent sluttdato for abonnementet, og send deretter en e-post til listen over kontakter med en oppfordring om å fornye abonnementet.