Administrer regelmessig fakturering og betalinger med abonnementer

Abonnementer lar deg automatisere abonnementsadministrasjon og gjentakende fakturering fra CRM. Bruk abonnementer til å automatisere tilbakevendende betalinger med kundene dine eller sende tilbakevendende fakturaer som ber om betaling. 

I denne artikkelen kan du lese mer om hvordan abonnementer fungerer, og hvordan du oppretter og administrerer abonnementer. Finn ut hvordan du konfigurerer abonnementer i kontoen din før du oppretter og administrerer abonnementer.

Slik fungerer abonnementer

Abonnementer kan konfigureres på to måter:

• Tilbakevendende betalinger: automatiser innkrevingen av betalinger. HubSpot belaster automatisk kjøperen basert på faktureringsfrekvensen du angir i betalingslenken eller tilbudet, slik at du ikke trenger å opprette separate betalingslenker eller tilbud for å samle inn abonnementsbetalinger.
• Regelmessig fakturering: Automatiser faktureringen av kunder. Send fakturaer med en gjentakende faktureringsfrekvens for å be om betaling. Fakturaer kan forfalle ved mottak eller ha nettobetalingsvilkår.

Hvis du vil samle inn abonnementsbetalinger via betalingskoblinger og tilbud, må du konfigurere en av følgende betalingsbehandlere:

• HubSpot-betalinger: Konfigurer HubSpot-betalinger, HubSpots innebygde betalingsprosessor, som er tilgjengelig for Starter-, Professional- og Enterprise-kontoer.
• Stripe-betalingsbehandling: Koble til din eksisterende Stripe-konto for å bruke Stripe for betalingsbehandling, som er tilgjengelig for alle abonnementer.

Opprett abonnementer

Nedenfor kan du finne ut hvordan du automatisk belaster kunder for abonnementene via betalingskoblinger og tilbud, eller hvordan du sender tilbakevendende fakturaer for å samle inn abonnementsbetalinger.

Samle inn løpende betalinger

Abonnementer konfigureres automatisk når en kjøper kjøper en gjentakende linjeartikkel. Sett opp en betalingslenke eller et tilbud for å innhente betaling fra kjøperen. Du kan også opprette en betalingskobling direkte fra Abonnementsindeks-siden:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.
• Klikk på Opprett abonnement øverst til høyre.
• Klikk på Når en kunde betaler en betalingslenke.
• Klikk på Velg fra produktbibliotek for å legge til et eksisterende produkt eller Opprett egendefinert linjeelement for å opprette et linjeelement fra bunnen av.
• Eller klikk på Avbryt og fortsett å opprette betalingskoblingen.

Send gjentakende fakturaer

For å automatisere fakturering av kunder:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.
• Klikk på Opprett abonnement øverst til høyre.
• Klikk på Umiddelbart med ditt valg av innsamlingsmetode.

• Hvis du vil legge til en faktureringskontakt og et selskap i abonnementet, klikker du på add Legg til kontakt og add Legg til selskap. Det er valgfritt å legge til et selskap, men abonnementet må ha en kontakt.
• Eventuelt kan du legge til en faktureringsadresse. Dettevises på fakturaene som sendes til kunden.
• Legg til linjeelementene dine.
• Under Betalingsinnkreving velger du innkrevingsmåte:
  • Belaste abonnementet automatisk (BETA): belaste fakturaen til kundens lagrede betalingsmåte. Både du og kunden vil motta en kvittering via e-post.
  • Samle inn betaling manuelt på hver faktura: Samle inn betalingen for abonnementsfakturaen manuelt.

• • • Klikk på rullegardinmenyen Betalingsvilkår, og velg når betalingen forfaller.

• • • Vekslingen Godta nettbetalinger slås på som standard. De forhåndsutfylte valgene på denne skjermen gjenspeiler hva som er konfigurert i betalingsinnstillingene.
    • Merk eller fjern merket for Godkjente betalingsmåter for å velge betalingstypene du godtar for dette abonnementet.
    • Merk eller fjern merket for Innhenting av faktureringsadresse for kredittkortkjøp for å velge om du vil innhente faktureringsadressen til kundene dine.
    • Merk eller fjern merket for Samle inn leveringsadresse for å velge om du vil samle inn leveringsadressen til kundene dine.
    • Velg eller fjern merket for Lagre betalingsmåter for fremtidige belastninger for å velge om du vil samle inn kundens betalingsinformasjon i kassen for fremtidige belastninger. 

• • • Eller slå av Godta nettbetalinger hvis du planlegger å motta betalinger via en annen metode.
• Klikk på alternativet Avanserte innstillinger for å bruke innstillinger på fakturaer som er knyttet til dette abonnementet:
  • Hvis du vil legge til merknader for kjøperen på fakturaen, kan du legge dem til i feltet Fakturakommentarer. Du kan bruke tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn en kodebit. Finn ut hvordan du legger til en standardkommentar som vises på hver faktura i fakturainnstillingene.
  • Under Fakturalevering velger du avmerkingsboksen Send fakturaer automatisk til kunden på hver faktureringsdato for å sende fakturaene automatisk til kunden på faktureringsdatoen. E-postpåminnelser administreres via fakturainnstillingene dine.
  • Under Fakturaavgift-ID velger du eventuelle avgifts-ID-er som skal inkluderes i fakturaen. Lær hvordan du legger til avgifts-ID-er i innstillinger.
  • Klikk på rullegardinmenyen Språk, og velg et språk.
  • Klikk på rullegardinmenyen Locale og velg en locale.
  • Alle egendefinerte egenskaper som er konfigurert i abonnementsinnstillingene, vises under egendefinerte abonnementsfelt. Hvis innstillingen for å tillate brukere å overstyre disse feltene er slått på, kan du gjøre endringer i dem under fakturaoppretting.

• Når du er ferdig, klikker du på Opprett øverst til høyre.

• Klikk på Opprett i dialogboksen for å bekrefte abonnementet, eller klikk på Avbryt for å gå tilbake og redigere abonnementet.

Opprett et abonnement fra en kontakt-, firma- eller avtalepost

• Gå til postene dine:
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Selskaper: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
  • Klikk på Legg til i delen Abonnementer i høyre sidepanel for kontakter og bedrifter, og velg deretter ett av følgende:
    • Opprett nytt abonnement: Opprett et nytt abonnement for kontakten eller selskapet.
    • Legg til eksisterende abonnement: Tilknytt et eksisterende abonnement til kontakten eller selskapet.

• •  
  • Hvis du vil ha avtaler med gjentakende linjeelementer, klikker du på Legg til i delen Abonnementer til høyre i sidepanelet, og deretter velger du ett av følgende:
    
    • Konverter avtale til abonnement: Opprett et abonnement ved hjelp av avtalens informasjon, inkludert tilknyttede linjeelementer. Hvis avtalen ikke har gjentakende linjeelementer, er alternativet som vises, Konverter avtale til faktura. Lær mer om INVOICES.
    • Opprett nytt abonnement: Opprett et nytt abonnement for kontakten eller selskapet.
    • Legg til eksisterende abonnement: Tilknytt et eksisterende abonnement til kontakten eller selskapet.

• • • Eller du kan opprette et abonnement fra linjeelementredigereren for en avtale.

Opprett et abonnement fra et publisert tilbud

• Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på en avtale.
• Gå til Quotes-delen i høyre sidepanel.
• Hold pekeren over et eksisterende tilbud som har gjentakende linjeelementer, klikk på Handlinger, og klikk deretter på Konverter tilbud til abonnement. Hvis avtalen ikke har gjentakende linjeelementer, er alternativet som vises, Konverter avtale til faktura. Lær mer om INVOICES.

Abonnementsprosessen

Når en kjøper kjøper en gjentakende linjeartikkel, skjer følgende:

• Superadministratorene i kontoen din og kjøperen vil motta et betalingsvarsel for den første abonnementsbetalingen. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer varslinger i HubSpot.
  
  

  Innkjøperkvittering	Kvittering fra forhandler

• HubSpot oppretter en abonnementspost for å spore gjentakende fakturering og betalinger.
  • For automatiske betalingsabonnementer fra tilbud og betalingslenker vil abonnementsposten automatisk knyttes til kontakten som betalte, og eventuelle avtaler som er knyttet til tilbudene eller betalingslenkene som ble betalt.
  • For abonnementer med manuell betalingsinnkreving som konverteres fra tilbud eller avtaler, knyttes abonnementsposten automatisk til kontakten, selskapet, den tilknyttede faktureringskontakten (hvis innstillingen for faktureringskontakttilknytning er aktivert), avtalen og tilbudet den ble konvertert fra.

Merk: En ny avtale opprettes ikke for gjentatte betalinger, selv om du har slått på Tillat betalingskoblinger for å opprette nye avtaler i innstillingene for betalingskoblinger. Gjentatte betalinger registreres i abonnementsposten, som er knyttet til eventuelle avtaler abonnementet er knyttet til.

• • Linjeelementer med samme faktureringsfrekvens, faktureringsvilkår, faktureringsstartdato og antall betalinger spores på samme abonnementspost, siden de kan faktureres sammen.
  • Linjeelementer med forskjellige faktureringsfrekvenser, faktureringsbetingelser, faktureringsstartdatoer og antall betalinger spores på separate abonnementsposter. Hvis en betalingskobling for eksempel inneholder to gjentakende linjeelementer, én månedlig og én årlig, opprettes to abonnementsposter. På samme måte, hvis en betalingskobling inneholder to gjentakende linjeelementer med forskjellige faktureringsbetingelser, opprettes to abonnementsposter.
  • Hvis en gjentakende betaling gjøres via bankdebet, for eksempel ACH, opprettes en abonnementspost når betalingen er autorisert og sendt inn, selv om betalingen fortsatt venter.

• Hvis du har valgt Forny automatisk til du kansellerer i rullegardinmenyen Faktureringsvilkår for linjeelementet, vil det ikke være en sluttdato knyttet til abonnementet. Hvis du vil angi en sluttdato, velger du Fast antall betalinger i rullegardinmenyen Faktureringsvilkår og velger hvor mange betalinger abonnementet skal ha i rullegardinmenyen Antall betalinger. HubSpot vil automatisk angi sluttdato basert på antall innstilte betalinger. Hvis for eksempel betalingslenken ble brukt 1. mars og rullegardinmenyen Antall betalinger ble satt til 6, vil sluttdatoen automatisk bli satt til 1. september.

• Når neste betalingsfrist kommer, belaster HubSpot automatisk kjøperen ved hjelp av betalingsmåten de opprinnelig kjøpte med. Hvis kunden trenger å oppdatere denne betalingsmåten, kan du sende dem en kobling for å oppdatere den.
• For hver belastning sender HubSpot en kvittering til kjøperen, og egenskapene i abonnementsposten i HubSpot oppdateres. Du kan også slå på påminnelses-e-poster for å varsle kjøperen 14 dager før neste abonnementsbetaling. 
• HubSpot sender e-postvarsler til kontoadministratorene når en abonnementsbetaling foretas eller mislykkes. Du kan slå av disse varslene i varslingsinnstillingene.

Vis abonnementer

Du kan vise abonnementer enten fra abonnementsindekssiden eller fra et abonnements tilknyttede kontakt-, selskaps-, avtale- og betalingsoppføringer. Du kan sjekke statusen for et abonnement, redigere abonnementet eller sende kjøperen en kobling for å oppdatere betalingsmåten.

Vis abonnementer på abonnementsindekssiden

Bruk abonnementsindekssiden til å vise alle abonnementer, opprette og bruke lagrede visninger til å filtrere abonnementer etter bestemte kriterier.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.
• Abonnementsindekssiden inneholder to standardvisninger, som du får tilgang til ved å klikke på fanene Ubetalt og Planlagt over tabellen. Disse viser filterabonnementer basert på egenskapen Status. Finn ut mer om abonnementsstatus.
• Bruk rullegardinmenyene Status og Neste faktureringsdato for raskt å filtrere alle abonnementer etter disse attributtene. Eller klikk på Avanserte filtre for å konfigurere flere filterkriterier.
• Hvis du vil lagre en visning for fremtidig bruk, klikker du på Lagre-ikonet øverst til høyre i tabellen.
• Hvis du vil vise fullstendig informasjon om et abonnement eller redigere abonnementet, klikker du på abonnementsnavnet.

Finn ut mer om å vise og filtrere poster på indekssiden.

Vis abonnementer på tilknyttede CRM-poster

Slik viser du et abonnement fra en av de tilknyttede postene:

• Gå til postene dine:
  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
• Klikk på navnet på posten som er knyttet til abonnementet.
• Gå til abonnementskortet til høyre for å vise abonnementsstatus og startdato.

• Hvis du vil ha mer informasjon, holder du markøren over abonnementet og klikker på Forhåndsvisning.

• Gå gjennom detaljene for abonnementet i panelet til høyre, og rediger abonnementet etter behov. 

Abonnementsstatuser

Nedenfor kan du lese mer om hva hvert abonnement betyr:

• Aktiv: alle planlagte betalinger er behandlet.
• Ubetalt: Den planlagte betalingen for gjeldende faktureringssyklus mislyktes. En e-post vil bli sendt til kjøperen som ber om at de oppdaterer betalingsinformasjonen sin. Finn ut mer om håndtering av mislykkede abonnementsbetalinger.
• Kansellert: Abonnementet er kansellert før terminen. Kjøpere vil ikke bli belastet for kansellerte abonnementer.
• Utløpt: Kjøperen har blitt belastet i henhold til den opprinnelige faktureringsperioden, og det forventes ingen ytterligere kostnader. Kjøpere vil ikke bli belastet for utløpte abonnementer.
• Planlagt: Abonnementets fakturering har blitt forsinket til å starte i fremtiden, som vist i egenskapen Startdato. 

Administrer abonnementer

Rediger et abonnement

Hvis du trenger å oppdatere et eksisterende abonnement, for eksempel linjeelementer, forfallsdato for neste betaling, betalingsmåte og tilknyttet kontakt, kan du se denne artikkelen.

Kansellere et abonnement

Hvis en kjøper ber om å kansellere abonnementet, kan du kansellere abonnementet via abonnementsposten i HubSpot. Abonnementet vil bli kansellert umiddelbart, og kunden vil ikke lenger bli belastet. Du kan vente med å kansellere til slutten av faktureringsperioden, eller kansellere abonnementet og gi refusjon for ubrukte tjenestedager. Hvis du kansellerer et abonnement som har en ventende bankdebetbetaling, for eksempel ACH, vil den ventende betalingen ikke automatisk bli kansellert og refundert, så du må også utstede en refusjon for den ventende betalingen.

Merk: Hvis du ikke har noen refusjonsvilkår, anbefales det å kansellere nærmere faktureringsdatoen.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.

• Klikk på navnet på abonnementet på abonnementsindekssiden.
• Klikk på Handlinger øverst til høyre i panelet, og velg deretter Avbryt abonnement.
• I dialogboksen merker du av for Jeg forstår at kunden ikke vil bli belastet på nytt .
• Klikk på Avbryt abonnement.

Kunden vil motta en e-post om kansellering av abonnementet.

Eller du kan få tilgang til abonnementssidepanelet fra en av de tilknyttede CRM-postene. 

Slett et abonnement

Kansellerte eller utløpte abonnementer kan slettes. Abonnementssletting er permanent og kan ikke angres. Eksporter abonnementsdataene dine for å få en kopi av abonnementene før du sletter dem.

Slik sletter du et abonnement:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.
• Klikk på navnet på abonnementet på abonnementsindekssiden.
• Klikk på Handlinger øverst til høyre i panelet, og velg deretter Slett abonnement.
• Klikk på Slett abonnement.

Eksporter abonnementer

Slik eksporterer du abonnementene:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Abonnementer.
• Hvis du vil åpne visningen du vil eksportere, klikker du på fanen for visningen, eller klikker på + Legg til visning, og deretter velger du visningen fra rullegardinmenyen. Hvis du vil eksportere alle postene til objektet, åpner du visningen Alle [poster].
• Hvis du vil eksportere postene, klikker du på Eksporter øverst til høyre i tabellen.

• Hvis du vil velge formatet for den eksporterte filen, klikker du på rullegardinmenyen Filformat og velger formatet i dialogboksen.
• Hvis du vil velge språk for kolonneoverskriftene i den eksporterte filen, klikker du på rullegardinmenyen Språk for kolonneoverskrifter og velger deretter språk. Som standard vil rullegardinmenyen vise standardspråket du har valgt i innstillingene dine. Kolonneoverskriftene for standardegenskaper vil bli oversatt, men egenskapsverdiene i hver kolonne vil ikke bli oversatt til det valgte språket.

• Som standard vil bare egenskapene og tilknytningene i visningen bli inkludert i filen, og for tilknytninger vil dette inkludere opptil tusen tilknyttede poster per tilknytningskolonne. Hvis du vil redigere hvilke egenskaper og tilknytninger som er inkludert, klikker du på Tilpass og velger blant følgende alternativer:
  • Kontakter med flere e-postadresser: Merk av for Inkluder alle e-postadresser for å inkludere alle e-postadresser for kontakter med flere e-postadresser i eksportfilen.
  • Selskaper med flere domener: Merk av for Inkluder alle domener for å inkludere alle domenenavn for selskaper med flere domener i eksportfilen.
  • Egenskaper som er inkludert i eksport: Alternativer inkluderer Egenskaper og tilknytninger i visningen din (standard), Alle egenskaper på poster (dvs. ingen tilknytninger) eller Alle egenskaper og tilknytninger på poster. Rekkefølgen på kolonnene i eksportfilen avhenger av alternativet du velger:
    • Hvis du bare eksporterer egenskaper i visningen, vises kolonnene i samme egenskapsrekkefølge som for visningen.
    • Hvis du eksporterer alle egenskapene, vises kolonnene i alfabetisk rekkefølge, med unntak av Post-ID > som vil være den første kolonnen i filen. Hvis du eksporterer alle egenskaper og tilknytninger, inkluderes tilknytninger på slutten.
  • Tilknytninger som er inkludert i eksport: Alternativer inkluderer opptil 1000 tilknyttede poster (standard) eller alle tilknyttede poster (kun CSV-filer).

• Klikk på Eksporter. Du vil motta en e-post med en nedlastingskobling til eksportfilen. Nedlastingskoblinger til eksportfiler utløper etter 30 dager.

Hvis postene du eksporterer, har tilknyttede poster, vil hvert tilknyttet objekt ha sin egen kolonne i filen. Avhengig av objektet du eksporterer, kan du eksportere informasjon om tilknyttede kontakter, selskaper, avtaler, billetter, egendefinerte objektposter, linjeelementer, abonnementer eller betalinger. For hvert tilknyttet objekt inneholder den eksporterte filen følgende overskrifter og informasjon:

• Tilknyttede [Object] ID-er: ID-ene til de tilknyttede postene. Flere ID-verdier er atskilt med semikolon.
• Tilknyttet [objekt]: navnet på den tilknyttede posten (f.eks. kontaktnavn, firmanavn osv.). Flere postnavn er atskilt med semikolon.

Bruke abonnementer i andre HubSpot-verktøy

Du kan bruke abonnementsdata i andre HubSpot-verktøy, inkludert arbeidsflyter, lister og rapporter.

• Opprett abonnementsbaserte arbeidsflyter (kun Professional og Enterprise) for å automatisere handlinger basert på abonnementsinformasjon. Du kan for eksempel sende et internt varsel til teamet ditt når et abonnement har forfalt, eller automatisk oppdatere abonnementseieren. Finn ut mer om utløsere for abonnementsregistrering.
• Spor tilbakevendende inntekter i analyseverktøyet for abonnementer, eller opprett en tilpasset rapport basert på abonnementsdata. Når du oppretter en egendefinert rapport, må du sørge for å velge Abonnementer som datakilde, eller enkeltobjektet hvis du oppretter en egendefinert rapport for ett enkelt objekt.
  
• Segmenter kontaktene eller bedriftene dine i lister basert på abonnementsegenskaper. Opprett for eksempel en liste over kontakter med en kjent sluttdato for abonnementet, og send deretter en e-post til listen over kontakter som oppfordrer dem til å fornye.