Synkroniser poster mellom HubSpot og Salesforce

Med Salesforce-integrasjonen kan du opprette og bruke inkluderingssegmenter for å styre hvilke poster som skal synkroniseres fra HubSpot til Salesforce.

Inkluderingssegmenter definerer hvilke poster som er kvalifisert til å synkroniseres fra HubSpot til Salesforce basert på spesifikke kriterier. Oppføringer som ikke er i segmentet ditt, synkroniseres ikke mellom HubSpot og Salesforce.

Du kan for eksempel opprette et inkluderingssegment for å synkronisere kun selskaper i et bestemt livssyklusstadium, eller kun billetter med en definert status.

Hvis du vil begrense hvilke poster som synkroniseres fra Salesforce til HubSpot, kan du lære mer om hvordan du bruker selektiv synkronisering.

Før du kommer i gang

Før du begynner å jobbe med inkluderingssegmenter, må du sørge for at du forstår hvordan de påvirker synkroniseringsatferden din i Salesforce.

• Du kan bruke inkluderingssegmenter når du synkroniserer kontakter, selskaper (etter oppgradering til den nye selskapssynkroniseringen), billetter og egendefinerte objekter.
• Bare aktive segmenter kan angis som inkluderingssegment i Salesforce, ettersom de oppdateres dynamisk etter hvert som poster oppfyller eller ikke oppfyller segmentkriteriene dine.
• Hvis du velger et segment som inkluderingssegment, synkroniseres ikke segmentet automatisk med Salesforce. Medlemmer av segmentet synkroniseres bare med Salesforce når en synkronisering utløses. Finn ut hvordan du manuelt synkroniserer et segment på nytt med Salesforce.
• Hvis nye eller eksisterende Salesforce-kundeemner eller -kontakter er satt til å automatisk opprette HubSpot-kontakter i integrasjonsinnstillingene, vil en ny kontakt opprettes eller en eksisterende kontakt synkroniseres i HubSpot når et Salesforce-kundeemne eller -kontakt opprettes, selv om HubSpot-kontakten ikke er i inkluderingssegmentet ditt. Ytterligere oppdateringer av kontakten eller leadet fra enten HubSpot eller Salesforce vil ikke synkroniseres til den andre plattformen før de oppfyller segmentkriteriene.
• I sjeldne tilfeller, når en egenskapsoppdatering endrer en posts medlemskap i inkluderingssegmentet, kan det hende at en postoppdatering synkroniseres før inkluderingssegmentet evalueres på nytt. Dette kan føre til at posten synkroniseres i stedet for å bli hoppet over. Dette kan bare skje når egenskapsoppdateringen vil fjerne en post fra inkluderingssegmentet, fordi synkroniseringen kan gå raskere enn evalueringen av inkluderingssegmentet.

Sette opp et inkluderingssegment

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Salesforce.
3. Naviger til fanen Datasynkronisering.
4. Klikk på [Objekt](f.eks. kontakter, selskaper osv.) > Synkroniseringsregler.
5. I delen Begrensning av hva som synkroniseres klikker du på rullegardinmenyen og velger et eksisterende aktivt segment. Hvis du vil opprette et nytt aktivt segment, klikker du på + Opprett inkluderingsliste.

• • Hvis du velger et eksisterende aktivt segment, oppdateres innstillingen automatisk.
  • Hvis du klikker på + Opprett inkluderingsliste, blir du omdirigert til å opprette et nytt segment i segmentverktøyet.
    
    • Klikk på blyantikonetøverst til venstre edit og skriv inn et navn på segmentet, og velg deretter kriterier. Finn ut mer om hvordan du bestemmer segmentkriteriene.
    • Klikk på Gjennomgå og lagre øverst til høyre. Det kan ta litt tid å behandle segmentet.
    • Gå tilbake til integrasjonsinnstillingene for Salesforce. Klikk på rullegardinmenyen i innstillingen Inkluderingsliste, og velg det nyopprettede aktive segmentet. Innstillingen oppdateres automatisk.

Forstå Salesforce-import og inkluderingssegmenter

Ved å importere Salesforce-poster til HubSpot kan du ta med eksisterende data fra Salesforce-forekomsten din direkte inn i HubSpot-kontoen din.

Hvis du importerer leads eller kontakter fra Salesforce, er det bare leadets eller kontaktens e-postadresse som synkroniseres fra Salesforce på importtidspunktet. I HubSpot-kontoer uten inkluderingssegment, eller for kontakter i et inkluderingssegment, utløses det automatisk en synkronisering etter importen, som vil synkronisere de gjenværende Salesforce-feltverdiene. For kontakter som ikke er i inkluderingssegmentet, vil alle andre kontaktegenskaper forbli tomme etter den første importen.

Hvordan inkluderingssegmenter oppfører seg ved første synkronisering og med duplikater

Når du bruker inkluderingssegmenter i HubSpot, er det viktig å forstå hvilken rolle de spiller under den første synkroniseringen og i håndteringen av duplikater.

Forstå oppførselen ved første synkronisering

Når en post synkroniseres første gang mellom HubSpot og Salesforce, kan tilordnede felt oppdatere Salesforce-posten selv om posten ennå ikke er en del av inkluderingssegmentet i HubSpot. Dette skjer når HubSpot kjenner Salesforce-post-ID-en, men en tilsvarende HubSpot-post ikke finnes ennå. Siden inkluderingssegmenter er avhengige av HubSpot-data, kan ikke HubSpot evaluere inkluderingskriteriene før HubSpot-oppføringen er opprettet og synkronisert. Som et resultat kan det hende at tilordnede felt synkroniserer data tilbake til Salesforce under den første synkroniseringen.

Forstå dupliserte poster

Hvis en HubSpot-post blir tilordnet til en annen Salesforce-post, behandler integrasjonen dette som en ny synkroniseringsparring. Hver gang en ny HubSpot-Salesforce-kobling opprettes, anser integrasjonen det som en første synkronisering, slik at felttilordninger kan synkronisere data tilbake til Salesforce.

Bruk selektiv synkronisering for Salesforce-objekter

Med selektiv synkronisering kan du kontrollere hvilke Salesforce-poster som synkroniseres fra Salesforce til HubSpot ved å bruke filtre direkte i integrasjonsinnstillingene for Salesforce i HubSpot.

Selektiv synkronisering er tilgjengelig for følgende objekter:

• Egendefinerte objekter
• Billetter
• Selskaper (etter oppgradering til den nye selskapssynkroniseringen)
• Aktiviteter

Slik slår du på selektiv synkronisering:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Søk etter og velg Salesforce.
3. Klikk på fanen Datasynkronisering.
4. Klikk på [objekt] > Synkroniseringsregler.
5. I delen Selektiv synkronisering klikker du på Legg til filter.
6. I høyre panel klikker du på rullegardinmenyen Felt og velger et filter.
7. Klikk på Lagre og bruk filteret. Legg til flere filtre etter behov. Flere filtre kombineres med AND-logikk.
8. Slå bryteren for selektiv synkronisering på.
9. Klikk på Lagre.

Etter at filteret er lagret, vil kun Salesforce-poster som samsvarer med filterkriteriene synkroniseres til HubSpot. Oppføringer som ikke samsvarer med kriteriene, vil bli hoppet over.