Tietueiden synkronointi HubSpotin ja Salesforcen välillä

Salesforce-integraation avulla voit luoda ja käyttää sisällyttämissegmenttejä, joilla voit hallita, mitkä tietueet synkronoidaan HubSpotista Salesforceen.

Sisällyttämissegmenteissä määritellään, mitkä tietueet voidaan synkronoida HubSpotista Salesforceen tiettyjen kriteerien perusteella. Tietueet, jotka eivät kuulu segmenttiisi, eivät synkronoidu HubSpotin ja Salesforcen välillä.

Voit esimerkiksi luoda sisällyttämissegmentin synkronoidaksesi vain tietyssä elinkaaren vaiheessa olevat yritykset tai vain määrätyn tilan omaavat liput.

Jos haluat rajoittaa tietueiden synkronointia Salesforcesta HubSpotiin, saat lisätietoja valikoivan synkronoinnin käytöstä.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat työskentelyn sisällyttämissegmenttien kanssa, varmista, että ymmärrät, miten ne vaikuttavat Salesforcen synkronointikäyttäytymiseen.

• Voit käyttää sisällyttämissegmenttejä synkronoitaessa yhteystietoja, yrityksiä (kun olet päivittänyt uuteen yrityssynkronointiin), lippuja ja mukautettuja objekteja.
• Vain aktiiviset segmentit voidaan määrittää Salesforce-integraatiosegmentiksi, sillä ne päivittyvät dynaamisesti, kun tietueet täyttävät tai eivät täytä segmenttikriteerejäsi.
• Segmentin valitseminen sisällyttämissegmentiksi ei synkronoi segmenttiä automaattisesti Salesforcen kanssa. Segmentin jäsenet synkronoidaan Salesforceen vasta, kun synkronointi käynnistetään. Lue, miten segmentti synkronoidaan manuaalisesti uudelleen Salesforcen kanssa.
• Jos uudet tai olemassa olevat Salesforce-johdot tai -kontaktit on määritetty luomaan automaattisesti HubSpot-kontakteja integraatioasetuksissa, uusi kontakti luodaan tai olemassa oleva kontakti synkronoidaan HubSpotissa, kun Salesforce-johto tai -kontakti luodaan, vaikka HubSpot-kontakti ei olisikaan sisällyttämissegmentissäsi. Yhteystiedon tai liidin lisäpäivitykset joko HubSpotista tai Salesforcesta synkronoidaan toiseen alustaan vasta, kun ne täyttävät segmenttikriteerit.
• Harvoissa tapauksissa, kun ominaisuuden päivitys muuttaa tietueen sisällyttämissegmentin jäsenyyttä, tietueen päivitys saattaa synkronoitua ennen kuin sisällyttämissegmentti arvioidaan uudelleen. Tämän seurauksena tietue saattaa synkronoitua sen sijaan, että se ohitettaisiin. Näin voi tapahtua vain silloin, kun ominaisuuden päivitys poistaisi tietueen sisällyttämissegmentistä, koska synkronointi voi tapahtua nopeammin kuin sisällyttämissegmentin arviointi.

Sisällytyssegmentin määrittäminen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta Salesforce.
3. Siirry tietojen synkronointi-välilehdelle.
4. Valitse [Object](esim. yhteystiedot, yritykset jne.) > Synkronointisäännöt.
5. Napsauta Pudotusvalikossa kohdassa Synkronoinnin rajoittaminen ja valitse olemassa oleva aktiivinen segmentti. Voit luoda uuden aktiivisen segmentin valitsemalla + Luo sisällyttämisluettelo.

• • Jos valitset olemassa olevan aktiivisen segmentin, asetus päivittyy automaattisesti.
  • Jos valitset + Luo sisällyttämisluettelo, sinut ohjataan luomaan uusi segmentti segmenttityökalussa.
    
    • Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa kynäkuvaketta edit , anna segmentille nimi ja valitse sitten kriteerit. Lisätietoja segmenttikriteerien määrittämisestä.
    • Napsauta oikeassa yläkulmassa Review (Tarkista) ja tallenna. Segmentin käsittely voi kestää jonkin aikaa.
    • Palaa Salesforce-integraatioasetuksiin. Napsauta Inclusion List (Sisällyttämisluettelo ) -asetuksessa pudotusvalikkoa ja valitse juuri luotu aktiivinen segmentti. Asetus päivittyy automaattisesti.

Salesforce-tuonnin ja sisällyttämissegmenttien ymmärtäminen

Tuomalla Salesforce-tietueita HubSpotiin voit tuoda olemassa olevia tietoja Salesforce-instanssistasi suoraan HubSpot-tilillesi.

Jos tuot liidit tai yhteystiedot Salesforce-tietueesta, vain liidien tai yhteystietojen sähköpostiosoite synkronoidaan Salesforce-tietueesta tuontihetkellä. HubSpot-tileillä, joilla ei ole sisällyttämissegmenttiä, tai sisällyttämissegmentissä olevien yhteystietojen osalta synkronointi käynnistyy automaattisesti tuonnin jälkeen, jolloin loput Salesforce-kenttien arvot synkronoidaan. Niiden yhteystietojen osalta, jotka eivät ole sisällyttämissegmentissä, kaikki muut yhteystiedon ominaisuudet pysyvät tyhjinä alkuperäisen tuonnin jälkeen.

Miten sisällyttämissegmentit käyttäytyvät ensimmäisellä synkronoinnilla ja kaksoiskappaleiden kanssa?

Kun käytät sisällyttämissegmenttejä HubSpotissa, on tärkeää ymmärtää niiden rooli ensimmäisen synkronoinnin aikana ja kaksoiskappaleiden hallinnassa.

Ensimmäisen synkronoinnin käyttäytymisen ymmärtäminen

Kun tietue synkronoidaan ensimmäisen kerran HubSpotin ja Salesforcen välillä, kartoitetut kentät saattavat päivittää Salesforcen tietuetta, vaikka tietue ei olisi vielä osa sisällyttämissegmenttiä HubSpotissa. Näin tapahtuu, kun HubSpot tietää Salesforce-tietueen ID:n, mutta vastaavaa HubSpot-tietuetta ei ole vielä olemassa. Koska sisällyttämissegmentit perustuvat HubSpotin tietoihin, HubSpot ei voi arvioida sisällyttämiskriteerejä ennen kuin HubSpot-tietue on luotu ja synkronoitu. Tämän seurauksena ensimmäisen synkronoinnin aikana kartoitetut kentät saattavat synkronoida tietoja takaisin Salesforceen.

Ymmärrä päällekkäiset tietueet

Jos HubSpot-tietue liitetään toiseen Salesforce-tietueeseen, integraatio käsittelee tätä uutena synkronointiparina. Aina kun uusi HubSpot-Salesforce-paritus luodaan, integraatio pitää sitä ensimmäisenä synkronointina, joten kenttien yhdistämiset voivat synkronoida tietoja takaisin Salesforceen.

Valikoivan synkronoinnin käyttäminen Salesforce-objekteille

Valikoivan synkronoinnin avulla voit hallita sitä, mitkä Salesforce-tietueet synkronoidaan Salesforcesta HubSpotiin soveltamalla suodattimia suoraan HubSpotin Salesforce-integraatioasetuksissa.

Valikoiva synkronointi on käytettävissä seuraaville objekteille:

• Mukautetut kohteet
• Liput
• Yritykset (sen jälkeen, kun on päivitetty uuteen yrityssynkronointiin).
• Toiminnot

Valikoivan synkronoinnin ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Etsi ja valitse Salesforce.
3. Napsauta Tietojen synkronointi -välilehteä.
4. Valitse [objekti] > Synkronointisäännöt.
5. Valitse Valikoiva synkronointi -osiossa Lisää suodatin.
6. Napsauta oikeassa paneelissa Field (Kenttä ) -pudotusvalikkoa ja valitse suodatin.
7. Napsauta Tallenna ja sovella suodatinta. Lisää suodattimia tarpeen mukaan. Useita suodattimia yhdistetään AND-logiikalla.
8. Kytke valikoivan synkronoinnin kytkin päälle.
9. Napsauta Tallenna.

Kun suodatin on tallennettu, vain suodatusehtoja vastaavat Salesforce-tietueet synkronoidaan HubSpotiin. Tietueet, jotka eivät vastaa kriteerejä, ohitetaan.