Synchronizacja rekordów między HubSpot i Salesforce

Dzięki integracji z Salesforce możesz tworzyć i wykorzystywać segmenty integracji, aby kontrolować, które rekordy są synchronizowane z HubSpot do Salesforce.

Segmenty włączenia definiują, które rekordy kwalifikują się do synchronizacji z HubSpot do Salesforce na podstawie określonych kryteriów. Rekordy, które nie znajdują się w segmencie, nie będą synchronizowane między HubSpot i Salesforce.

Na przykład, możesz utworzyć segment włączenia, aby synchronizować tylko firmy na określonym etapie cyklu życia lub tylko bilety o określonym statusie.

Aby ograniczyć liczbę rekordów synchronizowanych z Salesforce do HubSpot, dowiedz się więcej o korzystaniu z synchronizacji selektywnej.

Zanim zaczniesz

Przed rozpoczęciem pracy z segmentami włączenia upewnij się, że rozumiesz, w jaki sposób wpływają one na zachowanie synchronizacji Salesforce.

• Segmentów dołączania można używać podczas synchronizacji kontaktów, firm (po uaktualnieniu do nowej synchronizacji firm), biletów i obiektów niestandardowych.
• Tylko aktywne segmenty mogą być ustawione jako segmenty włączające Salesforce, ponieważ będą one aktualizowane dynamicznie, gdy rekordy spełniają lub nie spełniają kryteriów segmentu.
• Wybranie segmentu jako segmentu włączającego nie spowoduje automatycznej synchronizacji segmentu z Salesforce. Członkowie segmentu zostaną zsynchronizowani z Salesforce dopiero po uruchomieniu synchronizacji. Dowiedz się, jak ręcznie zsynchronizować segment z Salesforce.
• Jeśli nowe lub istniejące leady lub kontakty Salesforce są ustawione na automatyczne tworzenie kontaktów HubSpot w ustawieniach integracji, nowy kontakt zostanie utworzony lub istniejący kontakt zostanie zsynchronizowany w HubSpot po utworzeniu leada lub kontaktu Salesforce, nawet jeśli kontakt HubSpot nie znajduje się w segmencie włączenia. Dalsze aktualizacje kontaktu lub leada z HubSpot lub Salesforce nie będą synchronizowane z drugą platformą, dopóki nie spełnią kryteriów segmentu.
• W rzadkich przypadkach, gdy aktualizacja właściwości zmienia członkostwo rekordu w segmencie włączenia, aktualizacja rekordu może zostać zsynchronizowana przed ponowną oceną segmentu włączenia. W rezultacie rekord może zostać zsynchronizowany zamiast pominięty. Może się to zdarzyć tylko wtedy, gdy aktualizacja właściwości spowoduje usunięcie rekordu z segmentu włączenia, ponieważ synchronizacja może przebiegać szybciej niż ocena segmentu włączenia.

Konfiguracja segmentu włączenia

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij Salesforce.
3. Przejdź do karty Synchronizacja danych.
4. Kliknij [Obiekt](np. kontakty, firmy itp.) > Reguły synchronizacji.
5. W sekcji Limiting what syncs kliknij menu rozwijane i wybierz istniejący aktywny segment. Aby utworzyć nowy aktywny segment, kliknij + Create Inclusion List.

• • Jeśli wybierzesz istniejący aktywny segment, ustawienie zostanie zaktualizowane automatycznie.
  • Jeśli klikniesz + Create Inclusion List, zostaniesz przekierowany do tworzenia nowego segmentu w narzędziu segmentów.
    
    • W lewym górnym rogu kliknij ikonę ołówka edit i wprowadź nazwę segmentu, a następnie wybierz kryteria. Dowiedz się więcej o określaniu kryteriów segmentu.
    • W prawym górnym rogu kliknij przycisk Sprawdź i zapisz. Przetworzenie segmentu może zająć trochę czasu.
    • Wróć do ustawień integracji z Salesforce. W ustawieniu Inclusion List kliknij menu rozwijane i wybierz nowo utworzony aktywny segment. Ustawienie zostanie zaktualizowane automatycznie.

Zrozumienie importów Salesforce i segmentów integracji

Importowanie rekordów Salesforce do HubSpot pozwala przenieść istniejące dane z instancji Salesforce bezpośrednio na konto HubSpot.

Jeśli importujesz potencjalnych klientów lub kontakty z Salesforce, tylko adres e-mail potencjalnego klienta lub kontaktu zostanie zsynchronizowany z Salesforce w momencie importu. Na kontach HubSpot bez segmentu włączającego lub dla kontaktów w segmencie włączającym, synchronizacja jest uruchamiana automatycznie po imporcie, który zsynchronizuje pozostałe wartości pól Salesforce. W przypadku kontaktów, które nie znajdują się w segmencie włączenia, wszystkie inne właściwości kontaktu pozostaną puste po początkowym imporcie.

Jak segmenty włączenia zachowują się przy pierwszej synchronizacji i z duplikatami

Korzystając z segmentów włączających w HubSpot, ważne jest, aby zrozumieć ich rolę podczas pierwszej synchronizacji i zarządzania duplikatami.

Zrozumienie zachowania podczas pierwszej synchronizacji

Podczas pierwszej synchronizacji rekordu między HubSpot i Salesforce, zmapowane pola mogą aktualizować rekord Salesforce, nawet jeśli rekord nie jest jeszcze częścią segmentu włączającego w HubSpot. Dzieje się tak, gdy HubSpot zna identyfikator rekordu Salesforce, ale odpowiadający mu rekord HubSpot jeszcze nie istnieje. Ponieważ segmenty włączenia opierają się na danych HubSpot, HubSpot nie może ocenić kryteriów włączenia, dopóki rekord HubSpot nie zostanie utworzony i zsynchronizowany. W rezultacie podczas pierwszej synchronizacji zmapowane pola mogą synchronizować dane z powrotem do Salesforce.

Zrozumienie zduplikowanych rekordów

Jeśli rekord HubSpot zostanie zmapowany do innego rekordu Salesforce, integracja traktuje to jako nową parę synchronizacji. Za każdym razem, gdy tworzona jest nowa para HubSpot-Salesforce, integracja traktuje ją jako początkową synchronizację, więc mapowania pól mogą synchronizować dane z powrotem do Salesforce.

Używanie synchronizacji selektywnej dla obiektów Salesforce

Synchronizacja selektywna pozwala kontrolować, które rekordy Salesforce są synchronizowane z Salesforce do HubSpot poprzez zastosowanie filtrów bezpośrednio w ustawieniach integracji Salesforce w HubSpot.

Synchronizacja selektywna jest dostępna dla następujących obiektów:

• Obiekty niestandardowe
• Bilety
• Firmy (po uaktualnieniu do nowej synchronizacji firm)
• Działania

Aby włączyć synchronizację selektywną:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje..
2. Wyszukaj i wybierz Salesforce.
3. Kliknij kartę Synchronizacja danych.
4. Kliknij [obiekt] > Reguły synchronizacji.
5. W sekcji Synchronizacja selektywna kliknij opcję Dodaj filtr.
6. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Pole i wybierz filtr.
7. Kliknij Zapisz i zastosuj filtr. W razie potrzeby dodaj więcej filtrów. Wiele filtrów jest łączonych za pomocą logiki AND.
8. Włącz przełącznik synchronizacji selektywnej.
9. Kliknij przycisk Zapisz.

Po zapisaniu filtra tylko rekordy Salesforce spełniające kryteria filtra zostaną zsynchronizowane z HubSpot. Rekordy, które nie spełniają kryteriów, zostaną pominięte.