Synkronisera poster mellan HubSpot och Salesforce

Med Salesforce-integrationen kan du skapa och använda inkluderingssegment för att styra vilka poster som synkroniseras från HubSpot till Salesforce.

Inkluderingssegment definierar vilka poster som är berättigade till synkronisering från HubSpot till Salesforce baserat på specifika kriterier. Poster som inte ingår i ditt segment kommer inte att synkroniseras mellan HubSpot och Salesforce.

Du kan till exempel skapa ett inkluderingssegment för att synkronisera endast företag i ett visst livscykelstadium eller endast ärenden med en definierad status.

Om du vill begränsa vilka poster som synkroniseras från Salesforce till HubSpot kan du läsa mer om hur du använder selektiv synkronisering.

Innan du kommer igång

Innan du börjar arbeta med inkluderingssegment, se till att du förstår hur de påverkar ditt synkroniseringsbeteende i Salesforce.

• Du kan använda inkluderingssegment när du synkroniserar kontakter, företag (efter uppgradering till den nya företagssynkroniseringen), ärenden och anpassade objekt.
• Endast aktiva segment kan anges som ditt inkluderingssegment i Salesforce, eftersom de uppdateras dynamiskt när poster uppfyller eller inte uppfyller dina segmentkriterier.
• Om du väljer ett segment som ditt inkluderingssegment synkroniseras inte segmentet automatiskt med Salesforce. Medlemmar i segmentet synkroniseras endast med Salesforce när en synkronisering utlöses. Läs mer om hur du manuellt synkroniserar ett segment med Salesforce.
• Om nya eller befintliga Salesforce-leads eller kontakter är inställda på att automatiskt skapa HubSpot-kontakter i dina integrationsinställningar, kommer en ny kontakt att skapas eller en befintlig kontakt att synkroniseras i HubSpot när ett Salesforce-lead eller en kontakt skapas, även om HubSpot-kontakten inte finns i ditt inkluderingssegment. Ytterligare uppdateringar av kontakten eller leadet från antingen HubSpot eller Salesforce kommer inte att synkroniseras till den andra plattformen förrän de uppfyller segmentkriterierna.
• I sällsynta fall, när en egenskapsuppdatering ändrar en posts medlemskap i ett inkluderingssegment, kan en postuppdatering synkroniseras innan inkluderingssegmentet utvärderas på nytt. Som ett resultat kan posten synkroniseras istället för att hoppas över. Detta kan endast inträffa när uppdateringen av egenskaperna skulle ta bort en post från inkluderingssegmentet, eftersom synkroniseringen kan gå snabbare än utvärderingen av inkluderingssegmentet.

Konfigurera ett inkluderingssegment

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Salesforce.
3. Navigera till fliken Datasynkronisering.
4. Klicka på [Objekt] (t.ex. kontakter, företag etc.) > Synkroniseringsregler.
5. I avsnittet Begränsa vad som synkroniseras klickar du på rullgardinsmenyn och väljer ett befintligt aktivt segment. Om du vill skapa ett nytt aktivt segment klickar du på + Create Inclusion List.

• • Om du väljer ett befintligt aktivt segment kommer inställningen att uppdateras automatiskt.
  • Om du klickar på + Create Inclusion List kommer du att omdirigeras till att skapa ett nytt segment i segmentverktyget.
    
    • Klicka på pennikonenlängst upp till vänster edit och ange ett namn för segmentet och välj sedan dina kriterier. Läs mer om hur du fastställer dina segmentkriterier.
    • Klicka på Granska och spara längst upp till höger. Det kan ta lite tid att bearbeta ditt segment.
    • Gå tillbaka till inställningarna för Salesforce-integrationen. I inställningen Inclusion List klickar du på rullgardinsmenyn och väljer det nyligen skapade aktiva segmentet. Inställningen kommer att uppdateras automatiskt.

Förstå Salesforce-import och inkluderingssegment

Genom att importera Salesforce-poster till HubSpot kan du ta med befintliga data från din Salesforce-instans direkt till ditt HubSpot-konto.

Om du importerar leads eller kontakter från Salesforce kommer endast leadsens eller kontaktens e-postadress att synkroniseras över från Salesforce vid importtillfället. I HubSpot-konton utan inkluderingssegment, eller för kontakter i ett inkluderingssegment, utlöses en synkronisering automatiskt efter importen, vilket kommer att synkronisera över de återstående Salesforce-fältvärdena. För kontakter som inte ingår i inkluderingssegmentet kommer alla andra kontaktegenskaper att förbli tomma efter den första importen.

Hur inkluderingssegment beter sig vid den första synkroniseringen och med dubbletter

När du använder inkluderingssegment i HubSpot är det viktigt att förstå deras roll under den första synkroniseringen och vid hantering av dubbletter.

Förstå beteendet vid första synkroniseringen

När en post synkroniseras för första gången mellan HubSpot och Salesforce kan mappade fält uppdatera Salesforce-posten även om posten ännu inte ingår i inkluderingssegmentet i HubSpot. Detta inträffar när HubSpot känner till Salesforce-postens ID, men en motsvarande HubSpot-post inte finns ännu. Eftersom inkluderingssegmenten är beroende av HubSpot-data kan HubSpot inte utvärdera inkluderingskriterierna förrän HubSpot-posten har skapats och synkroniserats. Därför kan mappade fält synkronisera data tillbaka till Salesforce under den första synkroniseringen.

Förstå duplicerade poster

Om en HubSpot-post mappas till en annan Salesforce-post behandlar integrationen detta som en ny synkroniseringsparning. Varje gång en ny HubSpot-Salesforce-parning skapas betraktar integrationen det som en första synkronisering, så fältmappningar kan synkronisera data tillbaka till Salesforce.

Använd selektiv synkning för Salesforce-objekt

Med selektiv synkning kan du styra vilka Salesforce-poster som synkroniseras från Salesforce till HubSpot genom att tillämpa filter direkt i Salesforce-integrationsinställningarna i HubSpot.

Selektiv synkronisering är tillgänglig för följande objekt:

• Anpassade objekt
• Biljetter
• Företag (efter uppgradering till den nya företagssynkroniseringen)
• Aktiviteter

För att slå på selektiv synkronisering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Sök efter och välj Salesforce.
3. Klicka på fliken Datasynkronisering.
4. Klicka på [objekt] > Synkroniseringsregler.
5. I avsnittet Selektiv synkronisering klickar du på Lägg till filter.
6. I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Fält och väljer ett filter.
7. Klicka på Spara och tillämpa filter. Lägg till fler filter efter behov. Flera filter kombineras med AND-logik.
8. Slå på strömbrytaren för selektiv synkronisering.
9. Klicka på Save (Spara).

När filtret har sparats kommer endast Salesforce-poster som matchar filterkriterierna att synkroniseras till HubSpot. Poster som inte matchar kriterierna kommer att hoppas över.