Konfigurowanie automatyzacji potoków dla obiektów

Możesz automatycznie uruchamiać działania (np. zadania, powiadomienia) w momencie, gdy rekordy przechodzą przez kolejne etapy potoku lub zmieniają status zgłoszenia. Na przykład możesz ustawić status zgłoszenia na„Oczekiwanie na odpowiedź klienta ”, gdy użytkownik wyśle wiadomość e-mail z poziomu zgłoszenia. Niniejszy dokument opisuje automatyzację związaną z poszczególnymi etapami potoku. 

Dowiedz się więcej o korzystaniu z pełnego edytora przepływu pracy.

Uwaga: Twoje konto może używaćspersonalizowanych nazw dla każdego obiektu (np. „konto” zamiast „firma”). W tym artykule obiekty są określane za pomocą domyślnych nazw HubSpot.

Automatyzacja działań w oparciu o etapy lejka

Możesz tworzyć automatyzacje oparte na etapach lejka dla transakcji, projektów i obiektów niestandardowych. Na przykład możesz utworzyć zadanie lub wysłać powiadomienie wewnętrzne, gdy zmieni się etap transakcji.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz żądany obiekt.
4. Kliknij kartę Pipelines.
5. W sekcji Wybierz potok kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz potok do automatyzacji.
6. Kliknij kartę Automatyzacja.
7. Jeśli sekcja jest zwinięta, kliknij opcję Utwórz przepływy pracy od podstaw, aby ją rozwinąć.
8. W sekcji Wywołaj działania, gdy [nazwa obiektu] przejdzie do nowego etapu kliknij ikonę plusa (+), aby dodać działanie do etapu potoku.
9. W panelu po lewej stronie skonfiguruj akcję, np.
   • Aby wysłać wewnętrzne powiadomienie, gdy transakcja wejdzie w dany etap, wybierz Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail. Skonfiguruj szczegóły powiadomienia, a następnie kliknij Zapisz.
   • Aby utworzyć zadanie, gdy projekt wejdzie w określony etap, wybierz opcję Utwórz zadanie. Wprowadź szczegóły zadania, a następnie kliknij Zapisz.
10. Kliknij dymek akcji, aby edytować istniejącą akcję. Wprowadź zmiany w panelu po lewej stronie, a następnie kliknij Zapisz.
11. Najedź kursorem na istniejącą akcję, a następnie kliknij ikonę komentarza, aby zostawić innym użytkownikom komentarz dotyczący tej akcji. Wpisz wiadomość i kliknij Komentarz.
12. Najedź kursorem na istniejącą akcję, a następnie kliknij ikonę usuwania, aby usunąć akcję. Wybierz op cję Usuń tylko tę akcję, aby usunąć tylko wybraną akcję, lub wybierz opcję Usuń tę akcję i wszystkie następujące po niej akcje, aby usunąć wybraną akcję i wszystkie akcje poniżej niej.
13. Kliknij Otwórz w przepływach pracy poniżej akcji etapu, aby otworzyć pełny edytor przepływu pracy.
14. Przełącz przełącznik „Przepływ pracy ma status [status] ”, aby włączyć lub wyłączyć przepływ pracy.

Automatyzacja działań w oparciu o status zgłoszenia

Konfiguruj status zgłoszenia na podstawie powiązanych wiadomości e-mail

Możesz automatycznie aktualizować status zgłoszeń, gdy wysyłane lub odbierane są powiązane wiadomości e-mail. Oznacza to wiadomości e-mail wysyłane ze zgłoszenia oraz odpowiedzi klientów na zgłoszenie. Status zgłoszenia to domyślna właściwość HubSpot, która śledzi zgłoszenia w ramach Twojego lejka (np.status „Oczekiwanie na kontakt” ).

Aby włączyć lub edytować automatyzację statusu zgłoszenia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Zgłoszenia.
4. Kliknij kartę„Pipeline”.
5. Kliknij menu rozwijane „Wybierz potok” ( ), a następnie wybierzpotok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
6. Kliknijkartę Automatyzacja. Jeśli sekcja jest zwinięta, kliknij ikonę po prawej stronie, aby rozwinąć sekcję Automatyzacje szablonowe.
7. Aby włączyć automatyzację statusu zgłoszenia, w sekcji Aktualizuj status zgłoszenia zaznacz pole wyboru, aby włączyć wyzwalacz:
   • Wysłano wiadomość e-mail do klienta:status zgłoszenia zmieni się, gdy użytkownik wyśle wiadomość e-mail do kontaktu z rejestru zgłoszenia. Wiadomości e-mail wysłane z rejestru kontaktówniespowodują zmiany statusu zgłoszenia.
   • Klient odpowiada na wiadomość e-mail: status zgłoszenia zmieni się, gdy kontakt odpowie na ten sam wątek, w którym utworzono zgłoszenie. Jeśli zgłoszenie zostało zamknięte, a następnie ponownie otwarte, wszelkie nowe wątki dotyczące zgłoszenia również zaktualizują jego status. 

7. Aby edytować status, na jaki zostanie ustawiony zgłoszenie w oparciu o wyzwalacz, najedź kursorem na wiersz, a następnie kliknij opcję Edytuj działanie. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Wybierz status, wybierz status, a następnie kliknij Zapisz.

Aby wyłączyć lub przejrzeć automatyzację statusu zgłoszenia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Zgłoszenia.
4. Kliknij kartę„Pipeline”.
5. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok ( ), a następnie wybierzpotok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
6. Kliknijkartę Automatyzacja. Jeśli sekcja jest zwinięta, kliknij ikonę po prawej stronie, aby rozwinąć sekcję Automatyzacje szablonowe.
7. Odznacz pola wyboru Aktualizuj status zgłoszenia.

Skonfiguruj niestandardowe działania w procesie obsługi zgłoszeń

Możesz skonfigurować niestandardową automatyzację w oparciu o zmiany wartości właściwości statusu zgłoszenia. Możesz wysłać wiadomość e-mail lub powiadomienie wewnętrzne. Można skonfigurować inne działania (np. rozgałęzienia, opóźnienia) za pomocą narzędzia przepływów pracy.

Aby skonfigurować działania w oparciu o statusy zgłoszeń:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Zgłoszenia.
4. Kliknij kartę„Pipelines”.
5. Kliknij menu rozwijane „Wybierz potok” ( ), a następnie wybierzpotok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
6. Kliknijkartę „Automate”, a następnie kliknij, aby rozwinąć sekcję „Create workflows from scratch ”.
7. Wsekcji Wywołaj działania, gdy zgłoszenie osiągnie określony statuskliknijikonę plusa (+), aby dodać działanie do statusu zgłoszenia.
8. W panelu po lewej stronie skonfiguruj akcję zgodnie ze swoimi celami:
   • Wybierz Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail , aby wysłać wewnętrzne powiadomienie do swojego zespołu, gdy zgłoszenie osiągnie określony status. Skonfiguruj szczegóły powiadomienia, a następnie kliknij Zapisz.

• Wybierz opcję Wyślij e-mail, aby wysłać wiadomość e-mail po otwarciu zgłoszenia (np. status Nowy ) lub zamknięciu (np. status Zamknięte ). Kliknij opcję Automatyczny e-mail, wybierz wiadomość e-mail, a następnie kliknij Zapisz. Możesz wybrać jeden z następujących typów wiadomości e-mail:
  • Wybierz opcję Zgłoszenie otrzymane lubZgłoszenie zamknięte, aby użyć domyślnego e-maila HubSpot. Aby edytować domyślny szablon, kliknij Edytuj obok nazwy e-maila, wprowadź zmiany, a następnie kliknij Zapisz e-mail.
  • Wybierz niestandardowy automatyczny e-mail. Aby edytować niestandardowy e-mail, kliknij nazwę e-maila. Zostaniesz przeniesiony do narzędzia do tworzenia e-maili marketingowych.

Uwaga: domyślnewiadomości e-mail „Zgłoszenie otrzymane” i „Zgłoszenie zamknięte” to wiadomości transakcyjne tworzone przez HubSpot. Wiadomości transakcyjne służą do interakcji opartych na relacjach, takich jak e-mail z potwierdzeniem po dokonaniu zakupu. Kontakty nie muszą być oznaczone jako marketingowe, aby otrzymać wiadomość e-mail transakcyjną. Jeśli zdecydujesz się wysłać zamiast tego nietransakcyjną automatyczną wiadomość e-mail, kontakty muszą być oznaczone jako marketingowe, aby otrzymać wiadomość. Jeśli Twoje konto posiadadodatek do wiadomości e-mail transakcyjnych, dowiedz się, jak tworzyć niestandardowe wiadomości e-mail transakcyjne.

• Możesz również wybrać inne działania przepływu pracy oparte na zgłoszeniach, w tym opóźnienia, rozgałęzienia, komunikację, CRM i działania związane z danymi. Skonfiguruj działanie, a następnie kliknij „Zapisz”.

8. Przełącz przełącznik Przepływ pracy ma [status], aby włączyć lub wyłączyć przepływ pracy.

Aby edytować lub usunąć istniejącą akcję lub dodać komentarz:

1. Przejdź do przepływu pracy potoku zgłoszeń.
2. Kliknij dymek akcji, aby edytować istniejącą akcję. Wprowadź zmiany w panelu po lewej stronie, a następnie kliknij Zapisz.
3. Kliknij ikonę komentarza, aby zostawić innym użytkownikom komentarz dotyczący akcji. W oknie dialogowym wpisz wiadomość i kliknij Komentarz.
4. Kliknij ikonę usuwania, aby usunąć akcję. Masz dwie opcje:
   • Usuń tylko tę akcję: usuwa tylko wybraną akcję.
   • Usuń tę akcję i wszystkie następujące po niej akcje: usuwa wybraną akcję oraz wszystkie akcje poniżej niej.
5. Kliknij Otwórz w przepływach pracy poniżej pól akcji, aby przejść do edytora przepływu pracy. W edytorze przepływu pracy możesz dodać więcej akcji i edytować ustawienia przepływu pracy.

Uwaga: domyślnie powyższe automatyczne działania nie mają zastosowania do rozmów na czacie na żywo ani w Facebook Messengerze. Aby skorzystać z automatyzacji zgłoszeń dla czatu na żywo lub Facebook Messengera, możeszutworzyć i dostosować przepływ pracyoraz dostosowaćwyzwalacze rejestracjiprzepływu pracy, aby uwzględnić rozmowy, którychźródłemjestczat.

Edytuj automatyczne wiadomości e-mail dotyczące zgłoszeń (BETA)

Jeśli jesteś użytkownikiem konta zarejestrowanego w Edytuj wiadomości automatyzacji zgłoszeń , możesz edytować domyślne automatyczne wiadomości e-mail „Otrzymano zgłoszenie” lub „Zgłoszenie zamknięte” w edytorze wiadomości marketingowych. Pozwala to dostosować styl, dodać moduły i używać innych tokenów personalizacji. 

Aby edytować domyślne automatyczne wiadomości e-mail dotyczące zgłoszeń:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Zgłoszenia.
4. Kliknij kartę „Pipeline ”.
5. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierz potok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
6. Kliknij kartę Automatyzacja . 
7. Kliknij, aby rozwinąć sekcję Twórz przepływy pracy od podstaw.
8. Na karcieWyślij e-mail kliknijnazwę wiadomości e-mail (np.Zgłoszenie otrzymane,Zgłoszenie zamknięte).
   • Jeśli nie widzisz odpowiedniej akcji przepływu pracy, najpierw skonfiguruj akcję e-mailową przepływu pracy.
   • W panelu akcji przepływu pracy, w sekcji Podgląd wiadomości e-mail, kliknijEdytuj.
9. W prawym górnym rogu kliknijEdytuj wiadomość e-mail.
10. Edytuj wiadomość e-mail.
11. Po zakończeniu kliknijAktualizuj.