Połącz rekordy

Na koncie HubSpot można połączyć dwa rekordy tego samego obiektu w jeden. Pozostały rekord łączy działania, powiązania i większość wartości właściwości z obu rekordów. Na przykład można połączyć zduplikowane kontakty, aby zachować kontekst historyczny i skonsolidować osie czasu ich działań.

Uwaga: na Twoim koncie mogą być używane spersonalizowane nazwy poszczególnych obiektów (np. „konto” zamiast „firma”). W tym artykule obiekty są określane za pomocą ich domyślnych nazw w HubSpot.

Zanim zaczniesz

Przygotowując się do scalania rekordów, należy zrozumieć, jak wpłynie to na dane w rekordach. Przewidywane zachowanie podczas scalania rekordów różni się w zależności od tego, rekordy jakiego obiektu są scalane. Dowiedz się więcej o tym, co dzieje się z danymi w przypadku każdego rodzaju scalania.

Należy również pamiętać, że po scaleniu dwóch rekordów nie ma możliwości cofnięcia tej operacji. W przypadku kontaktów i firm można utworzyć nowy rekord zawierający scalone adresy e-mail lub nazwy domen. W przypadku wszystkich obiektów można skorzystać z właściwości„Scalone identyfikatory [rekordów]”, aby wyświetlić wcześniej scalone rekordy.

Łączenie rekordów

Aby połączyć rekordy na swoim koncie:

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakty: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Firmy: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
   • Transakcje: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
   • Zgłoszenia: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.
   • Spotkania(jeślisą aktywne): Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Spotkania. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Spotkania.
   • Kursy(jeślisą aktywne): Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kursy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kursy.
   • Ogłoszenia(jeślisą aktywne): Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Oferty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Oferty.
• Usługi(jeślisą aktywne): Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Usługi. Jeśli opcja Więcej nie pojawia się na koncie, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Usługi.
• Obiekty niestandardowe: Na swoim koncie HubSpot przejdź do System CRM, a następnie wybierz obiekt niestandardowy.
2. Kliknijnazwę rekordu, który chcesz ustawić jako główny. To właśnie ten rekord pozostanie na Twoim koncie.
3. W panelu po lewej stronie kliknij menu rozwijane „Działania ”, a następnie wybierz opcję „Scal”.

4. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane, a następnie wyszukaj i wybierz rekord, który chcesz scalić z rekordem głównym. Będzie to rekord pomocniczy.
• Aby wybrać, które wartości właściwości mają zostać zachowane w wynikowym rekordzie, kliknij wartości, które chcesz zachować. Domyślnie zaznaczone są właściwości rekordu głównego, ponieważ zazwyczaj są one zachowywane po scaleniu.
• Aby zmienić właściwości wyświetlane podczas porównywania rekordów, kliknij opcję Ustaw właściwości do przeglądu. Po wybraniu właściwości kliknij Zastosuj.
5. Kliknij „Połącz”.

Jeśli scalanie nie powiedzie się, może to wynikać z:

• Limit scalania: nie można scalać rekordów, jeśli łącznie brały one udział w ponad 250 operacjach scalania (np. kontakt A i kontakt B brały udział w 130 operacjach scalania każdy). Po osiągnięciu tego limitu należy utworzyć nowy rekord lub ręcznie edytować rekord zamiast go scalać.

• Limit powiązań: nie możesz przekroczyć skonfigurowanych limitów powiązań. Jeśli połączony rekord przekroczyłby te limity, scalanie może się nie powieść. Będziesz musiał przejrzeć i usunąć powiązania, a następnie spróbować ponownie.

• Sytuacje dotyczące rekordów firm: istnieją również pewne sytuacje, w których nie można łączyć firm.

Wyświetlanie połączonych rekordów

Skorzystaj z właściwości „ID połączonych [rekordów]”, aby sprawdzić, które rekordy były wcześniej objęte scaleniem. Przejdź do konkretnego rekordu, aby wyświetlić jego historię scalania, lub użyj operatora „is known” na stronie indeksowej, aby przefiltrować wszystkie rekordy pod kątem udziału w scalaniu.

Wyświetlanie historii scalania dla rekordu

Aby wyświetlić tę właściwość dla pojedynczego rekordu:

1. Przejdź do swoich rekordów.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W panelu po lewej stronie kliknij opcję „Działania”, a następnie „Wyświetl wszystkie właściwości”.
4. W pasku wyszukiwania wpisz „Połączone”.
   • Jeśli rekord był objęty scaleniem, właściwość „Identyfikatory scalonych [rekordów] ” będzie zawierać wartości identyfikatorów wszystkich rekordów wcześniej scalonych z tym rekordem.
   • Najedź kursorem na wartość właściwości„ID połączonych [rekordów] ” i kliknij„Szczegóły”, aby wyświetlić, kto przeprowadził połączenie oraz datę i godzinę, kiedy to nastąpiło.
   • Dowiedz się, jak edytować listę właściwości wyświetlanych na lewym pasku bocznym.

Filtrowanie rekordów według historii scalania

Aby wyświetlić wszystkie rekordy określonego obiektu, które były objęte scaleniem:

1. Przejdź do swoich rekordów.
2. Nad tabelą kliknij opcję „Wszystkie filtry”.
3. W prawym panelu, w pasku wyszukiwania, wpisz „Połączone”, a następnie wybierz „ID połączonych [rekordów]”.
4. Wybierz opcję „jest znany”.

5. Kliknij znak „X” w prawym górnym rogu, aby zamknąć panel.
6. Widok będzie zawierał wyłącznie rekordy, które zostały uwzględnione w scaleniu. W przypadku tych rekordów właściwość będzie zawierała wartości identyfikatorów ( Record ID ) wszystkich rekordów wcześniej scalonych z danym rekordem.

Dowiedz się więcej o filtrowaniu rekordów.

Eksportuj historię połączonych rekordów

Przejrzyj zbiorczo szczegóły połączonych rekordów poprzez eksport, obejmujący dane z ostatnich 90 dni. Eksport zawiera wartości właściwości rekordów sprzed połączenia oraz znaczniki czasu, kiedy połączenia miały miejsce. Opcja eksportu historii połączeń pojawia się tylko w przypadku połączeń, które miały miejsce w narzędziu Data Quality.

Aby wyeksportować historię połączonych rekordów:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Jakość danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.

2. Kliknij kartę „Zarządzaj duplikatami ”.
3. Kliknij opcję „Działania”, a następnie wybierz„Eksportuj historię scalania”.
4. W wyskakującym okienku wybierzzakres dat i typ pliku.
5. Kliknij opcję „Eksportuj historię scalania”.
6. Pobierz plik z powiadomienia e-mailowego.

Co się dzieje podczas scalania rekordów?

Podczas scalania rekordów domyślnie zachodzą następujące zmiany:

• Identyfikator rekordu: dla powstałego w wyniku scalania rekordu tworzony jest nowy, unikalny identyfikator rekordu. Można skorzystać z właściwości „Identyfikatory scalonych [rekordów] ”, aby przeprowadzić wyszukiwanie na podstawie pierwotnej wartości identyfikatora rekordu.
• Data utworzenia: zachowywana jest wartość z najstarszego rekordu.
• Historia właściwości: pełna historia właściwości z obu rekordów jest łączona w rekordzie końcowym.
• Wartości właściwości: co do zasady priorytet mają wartości właściwości z rekordu głównego, co oznacza, że wartości w połączonym rekordzie będą odzwierciedlać wartości z rekordu głównego.
  • Wyjątki obejmują identyfikator rekordu, datę utworzenia oraz niektóre właściwości kontaktów i firm. W razie potrzeby można wybrać, które wartości właściwości mają zostać zachowane w wynikowym połączonym rekordzie.
  • Jeśli rekord główny nie zawiera wartości dla danej właściwości (np. wartość null lub pusta), wykorzystywana jest wartość z rekordu drugorzędnego.
• Sygnatury czasowe wartości właściwości: gdy scalanie aktualizuje wartość właściwości, wyświetlana sygnatura czasowa to data i godzina, w której nastąpiło scalanie, a nie pierwotna data z rekordu źródłowego.

• Czynności: wszystkie czynności z osi czasu obu rekordów uwzględnionych w scaleniu pojawią się w nowym rekordzie.
• Powiązania: wszystkie powiązania obu rekordów objętych scalaniem pojawią się w nowym rekordzie. W przypadku powiązań firmowych oznaczonych etykietą„Główne” priorytet ma firma główna z głównego rekordu scalania. Główne powiązanie z rekordu drugorzędnego nadal będzie widoczne w nowym rekordzie, ale etykieta „Główne” zostanie usunięta.
• Przynależność do segmentów: rekord drugorzędny zostanie usunięty ze wszystkich segmentów statycznych. Aktywna przynależność do segmentów może ulec zmianie w wyniku zmian danych spowodowanych scaleniem.
• Przesłane formularze (tylko kontakty): wszystkie pliki cookie (tokeny użytkownika HubSpot) powiązane z którymkolwiek z kontaktów zostaną połączone z kontaktem głównym, a adres e-mail kontaktu drugorzędnego zostanie trwale powiązany z kontaktem głównym. Jeśli kontakt drugorzędny prześle formularz na urządzeniu, z którego wysyłał go wcześniej, dane przesłania zostaną zduplikowane na podstawie tokenu użytkownika i powiązane z kontaktem głównym. Jeśli kontakt wyśle formularz z nowego urządzenia, używając adresu e-mail z rekordu drugorzędnego kontaktu, to zgłoszenie zostanie odzwierciedlone w rekordzie głównego kontaktu.
• Rejestracja w przepływie pracy: rekord główny pozostanie w wszystkich przepływach pracy, w których został zarejestrowany, natomiast rekord drugorzędny zostanie z nich usunięty.
  • W przypadku połączonych rekordów głównego i dodatkowego nastąpią następujące zmiany: 
    • Rekord główny (tj. zachowany rekord) pozostaje zapisany we wszystkich aktywnych przepływach pracy po scaleniu. Opóźnienia, rozgałęzienia i działania oczekujące są kontynuowane bez zakłóceń. 
    • Rekord drugorzędny zostanie wyrejestrowany ze wszystkich przepływów pracy, w których był aktywny w momencie połączenia. 
  • Powstały w wyniku połączenia rekord nie zostanie automatycznie włączony do żadnych nowych przepływów pracy w wyniku zmian danych, które miały miejsce podczas połączenia, chyba że zezwoliłeś na włączanie kontaktów z połączonych rekordów. 
  • Jeśli zezwoliłeś na włączanie rekordów pochodzących ze scalania, w przyszłości wynikowy rekord może zostać włączony do przepływów pracy w wyniku zmian właściwości lub działań niezwiązanych ze scalaniem. 
• Scenariusze: zarejestrowane scenariusze w obu rekordach objętych scaleniem pojawią się w nowym rekordzie. Scenariusze w wersji roboczej w którymkolwiek z rekordów nie zostaną zachowane.
• Synchronizacja z Salesforce:
  • Kontakty: tylko kontakt główny będzie nadal synchronizowany z rekordem w Salesforce. Jeśli kontakt dodatkowy był synchronizowany z Salesforce, ten rekord w Salesforce nie będzie już synchronizowany z HubSpot, ponieważ rekord ten już nie istnieje.
  • Firmy: możliwość scalania firm zależy od wersji integracji HubSpot z Salesforce:
    • Stara wersja: nie można łączyć firm. Aby usunąć zduplikowane rekordy w HubSpot przy zainstalowanej integracji, możesz usunąć zbędne zduplikowane firmy w HubSpot za pomocą narzędzia do zarządzania duplikatami. Upewnij się, że w HubSpot zachowasz tę firmę, która synchronizuje się z głównym kontem w Salesforce. Jeśli masz zduplikowane firmy synchronizujące się z Salesforce, możesz albo połączyć te konta, albo usunąć zbędne zduplikowane konta w Salesforce. Jeśli na Twoim koncie włączono ustawienie HubSpot umożliwiające automatyczne tworzenie i powiązanie firm z kontaktami, zaleca się również wyłączenie tego ustawienia, aby uniknąć powstawania duplikatów w przyszłości. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zduplikowanymi firmami z Salesforce.
    • Nowa wersja: możesz łączyć firmy. Dowiedz się, jak zaktualizować integrację HubSpot z Salesforce do najnowszej wersji oraz jak łączenie firm wpływa na synchronizację danych.

Logika scalania zależy od obiektu i rekordu, nad którym pracujesz. Poniżej zapoznaj się z wyjątkami lub szczególnym zachowaniem dla odpowiednich obiektów.

Wyjątki dotyczące scalania firm

Następujące właściwości firmy stanowią wyjątki od domyślnej logiki scalania:

• Nazwa domeny firmy: nazwa domeny firmy głównej pozostaje domeną główną,natomiast nazwa domeny firmy drugorzędnej zostanie dodana jako nazwa domeny drugorzędnej. Jeśli firma główna nie posiada nazwy domeny przed połączeniem, zostanie wybrana wartość domeny firmy drugorzędnej.
• Etap cyklu życia: zachowany zostaje etap znajdujący się najdalej w lejku. Na przykład, jeśli jedna firma ma status potencjalnego klienta, a druga – klienta, połączona firma będzie miała etap cyklu życia „Klient”.
• Właściwości analityczne: właściwości te są ponownie synchronizowane, a użytkownik zobaczy łączną liczbę odsłon i wizyt dla obu firm łącznie.
• Pierwotne źródło ruchu: zachowana zostanie najstarsza wartość właściwości pierwotnego źródła ruchu, chyba że źródło zostało ręcznie zaktualizowane. W takim przypadku zachowana zostanie wartość zaktualizowana ręcznie.

Istnieją również scenariusze, w których scalanie firm nie jest możliwe lub zakończy się niepowodzeniem:

• Firma jest obecnie spółką dominującą lub zależną. Jeśli relacja dominująca–zależna zawiera pętlę, połączenie może się nie powieść. 

Wyjątki dotyczące scalania kontaktów

Następujące właściwości kontaktów stanowią wyjątki od domyślnej logiki scalania:

• E-mail: adres e-mail głównego kontaktu pozostaje adresem głównym, natomiast adres e-mail drugiego kontaktu zostanie dodany jako adres dodatkowy.
• Etap cyklu życia: zachowywany jest etap znajdujący się najdalej w lejku. Na przykład, jeśli jeden kontakt jest potencjalnym klientem, a drugi jest klientem, połączony kontakt będzie miał etap cyklu życia „Klient”.
• Liczba konwersji i liczba unikalnych przesłanych formularzy: wartości te są sumowane z wartościami dla każdego kontaktu. Na przykład, jeśli główny kontakt przesłał trzy formularze, a dodatkowy kontakt przesłał dwa formularze, wartość „Liczba przesłanych formularzy ” wyniesie pięć.
• Status kontaktu marketingowego: jeśli na koncie znajdują się kontakty marketingowe, zachowywany jest status o największym potencjale marketingowym. Na przykład, jeśli jeden kontakt ma status „Marketingowy”, a drugi „Niemarketingowy”, połączony kontakt otrzyma status „Marketingowy”.
• Właściwości analityczne: właściwości te są ponownie synchronizowane, a użytkownik zobaczy łączną liczbę odsłon stron dla obu kontaktów łącznie.
• Pierwotne źródło ruchu: zachowana zostaje najstarsza wartość właściwości „Pierwotne źródło ruchu”, chyba że źródło zostało ręcznie zaktualizowane. W takim przypadku zachowana zostanie wartość zaktualizowana ręcznie.
• Podstawa prawna: zachowywane są najnowsze wartości z obu rekordów kontaktów. 

W przypadku rejestracji w przepływach pracy domyślnie główny kontakt nie zostanie automatycznie zarejestrowany w żadnym przepływie pracy w wyniku zmian danych, które nastąpiły podczas scalania. Można jednak w ustawieniach przepływu pracy zezwolić na rejestrację scalanych kontaktów w momencie scalania.

Wyjątki dotyczące scalania zgłoszeń

Następująca właściwość zgłoszenia stanowi wyjątek od domyślnej logiki scalania:

• Właściciel zgłoszenia: w w przypadku zgłoszeń powiązanych z wieloma rozmowami zachowywany jest właściciel ostatnio zaktualizowanej rozmowy. 

Czy można cofnąć scalanie rekordów?

Nie ma możliwości cofnięcia scalania rekordów. Użyj właściwości„ID scalonych [rekordów]”, aby sprawdzić, które rekordy zostały wcześniej scalone z istniejącym rekordem. W przypadku kontaktów i firm możesz użyć dodatkowego adresu e-mail lub nazwy domeny, aby utworzyć nowy rekord.

Jeśli scalony kontakt ma wiele adresów e-mail, usuń dodatkowy adres e-mail ze scalonego kontaktu i utwórz nowy kontakt z tym adresem e-mail:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
2. Kliknij nazwę kontaktu.
3. W sekcji Informacje o tym kontakcie najedź kursorem na właściwość E-mail i kliknijikonę ołówka edit .

4. Obok dodatkowego adresu e-mail kliknij opcję Usuń.
5. W oknie dialogowym kliknij opcję „Usuń adres e-mail”, aby potwierdzić.
6. Utwórz nowy kontakt z usuniętym adresem e-mail.

Jeśli połączona firma ma wiele domen, możesz usunąć dodatkową domenę firmy z połączonego rekordu firmy i utworzyć nową firmę z tą nazwą domeny:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
2. Kliknij nazwę firmy.
3. W sekcji „O tej firmie ” najedź kursorem na właściwość „Nazwa domeny firmy” i kliknijikonę ołówka edit .

4. Obok dodatkowej domeny kliknij menu rozwijane „Działania ”, a następnie wybierz opcję „Usuń”. Zmiana zostanie zapisana automatycznie. Dowiedz się więcej o tym, jak cofnąć zmianę wartości właściwości.
5. Utwórz nową firmę z usuniętą nazwą domeny firmy.