Configurar a ferramenta de faturas do HubSpot

Usando as faturas da HubSpot, você pode enviar faturas diretamente da HubSpot, rastrear contas a receber e receber pagamentos usando Processamento de pagamento stripe ou Pagamentos HubSpot. Usando faturas, seus compradores podem esperar um processo de checkout semelhante para links de pagamento e citações. No entanto, ao contrário dos links e cotações de pagamento, as faturas rastreiam datas de vencimento e saldos e podem ser marcadas como pagas fora do seu processador de pagamentos. Eles também contêm números de fatura, que podem ser necessários para alguns compradores ao solicitar o pagamento.

Abaixo, aprenda como se preparar para começar a receber pagamentos com faturas da HubSpot. Antes de começar, certifique-se de que o usuário que precisa atualizar qualquer uma das configurações a seguir tenha Permissões de superadministrador.

Definir configurações gerais de fatura

Para começar, defina as seguintes configurações de fatura:

• Configure permissões de fatura: para controlar quais usuários do HubSpot têm acesso para visualizar, criar e editar faturas, saiba como editar permissões de usuário para usuários existentes , ou como definir permissões ao adicionar novos usuários.
  
  

  Observe: Os usuários do HubSpot criados antes de 9 de fevereiro de 2023 têm permissões de visualização e edição de faturas por padrão. Os usuários criados após essa data não têm permissões de fatura por padrão.

• Adicione um logotipo ao kit da sua marca HubSpot: faturas puxarão automaticamente o logotipo definido em seu Configurações padrão da marca HubSpot.
  • As faturas não utilizarão as cores do kit da marca.
  • A atualização do seu logotipo não atualizará as faturas finalizadas existentes, apenas as faturas atualmente elaboradas e as faturas criadas após a atualização.

• Defina opções de pagamento padrão: opcionalmente, você pode definir quais métodos de pagamento suas faturas aceitarão por padrão em seu configurações de pagamentos. Você também pode personalizar isso em cada fatura durante a criação.
• Conecte seu domínio ao HubSpot: por padrão, as faturas são hospedadas no domínio principal conectado à sua conta. Ao criar uma fatura, você também pode selecionar qualquer um dos seus domínios conectados. Se você ainda não conectou um domínio ou gostaria de conectar um subdomínio separado para hospedar faturas (por exemplo, faturamento.website.com), aprender como conectar um domínio ao HubSpot.

Configurar

Personalize o prefixo da sua fatura e o número inicial

Para garantir que os números das faturas da HubSpot não se sobreponham aos números das faturas no seu sistema de conta, as faturas da HubSpot têm o prefixo INV e um número inicial de 1001 por padrão. Você pode personalizar o prefixo e o número inicial nas configurações da fatura. Depois que uma fatura for finalizada e um número atribuído, como INV-1002 , esse número não poderá ser alterado ou reutilizado. 

Observe: antes de personalizar o prefixo e o número inicial da fatura, você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir que funcionará com seus sistemas atuais.

Para personalizar o prefixo e o número inicial da sua fatura:

• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Por padrão, as faturas começam com o prefixo INV. Para mudar isso, no Configurar aba, clique Editar prefixo. Em seguida, na caixa de diálogo, insira um novo prefixo e clique em Salvar prefixo. Um prefixo pode ter no máximo 8 caracteres.
• Por padrão, o número inicial da fatura é 1001. Para alterar isso, clique em Atualizando ponto de partida para números de fatura. Em seguida, na caixa de diálogo, insira um novo número do ponto inicial e clique em Atualizando ponto de partida.

Ative a capacidade de editar faturas em aberto

Editar faturas que foram finalizadas e estão no Abrir status. Antes que os usuários possam editar as faturas, Superadministradores deve ativar a capacidade de editar faturas abertas. Esta configuração não precisa ser ativada para permitir que os usuários editar faturas em Rascunho status.

Para acessar a configuração:

• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Sob Gestão de faturas Selecione o Permitir edição de fatura caixa de seleção.
• Clique em Salvar.

Ative a capacidade de excluir faturas não pagas

Exclua faturas finalizadas, mas não pagas. Rascunhos de faturas podem ser excluídos sem esta configuração.

Antes os usuários podem excluir faturas finalizadas, Superadministradores deve ativar a capacidade de excluir faturas não pagas. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeito.

Observe: os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Assim, a exclusão da fatura pode criar uma lacuna permanente na numeração da fatura. A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir que o sistema funcionará com seus sistemas atuais.

Para acessar a configuração:

• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Sob Gestão de faturas Selecione o Permitir exclusão de fatura caixa de seleção.
• Clique em Salvar.

Defina um endereço de e-mail padrão para enviar faturas

Configure um endereço de e-mail padrão a partir do qual as faturas serão enviadas por e-mail. O endereço de e-mail padrão pode ser um endereço de e-mail da equipe ou um endereço de e-mail pessoal. Se nenhum e-mail padrão for definido, a fatura será enviada do endereço de e-mail pessoal ou de equipe que o usuário escolher quando enviando a fatura.

Para definir um endereço de e-mail padrão:

• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Sob Configurações de e-mail , Clique no Endereço padrão menu suspenso e selecione o endereço de email você gostaria de usar como padrão.
• Se você quiser permitir que os usuários enviem faturas manualmente a partir de seus endereços de e-mail pessoais ou de outros endereços de e-mail da equipe, eles terão acesso para selecionar a opção Permitir envio de outros endereços de e-mail caixa de seleção.
• Clique em Salvar.

Modelo de fatura

Adicione ou remova campos personalizados

Você pode escolher até quatro propriedades de fatura personalizadas para exibir nas faturas dos clientes. Usuários com Superadministrador permissões podem alterar essas configurações.

Para definir quais propriedades personalizadas ficarão visíveis:

• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique no Modelo de fatura aba.
• Sob Personalização do modelo , clique Definir campos personalizados padrão.
• No painel direito, em Editar campos personalizados padrão , clique add Adicionar campo personalizado.
  • Você pode selecionar propriedades de fatura personalizadas existentes na lista, procure o propriedade personalizada você gostaria de usar ou clique em Criar nova propriedade de fatura para configurar uma nova propriedade de fatura personalizada.

• • Para adicionar um campo adicional, clique em add Adicionar campo personalizado e selecione outro propriedade da fatura. Você pode adicionar até quatro propriedades de fatura personalizadas.
    • Depois de adicionado, você pode clicar no menu suspenso para mudar para uma propriedade diferente.
  • Uma visualização ao vivo será exibida no Visualização seção à medida que você adiciona propriedades.
  • Para remover uma propriedade, clique no botão delete deletr eexcluir ícone.

• Quando terminar, clique em Salvar.

• Para permitir que os usuários editem o campo ao criar uma fatura, selecione a opção Permitir que os usuários substituam os campos personalizados padrão caixa de seleção e clique em Salvar no canto inferior esquerdo.

Novas faturas criadas depois que essa configuração for ativada mostrarão esses campos por padrão. Se um imóvel não contiver valor, ele não aparecerá na fatura do cliente.

Observe: se uma propriedade personalizada for excluída, o campo será removido do rascunho e de faturas futuras. As faturas finalizadas antes da exclusão ainda conterão a propriedade personalizada.

Use um título personalizado

Os documentos de fatura são intitulados Fatura por padrão. Para escolher um título diferente:

• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique no Modelo de fatura aba.
• Selecione os Use título de documento personalizado caixa de seleção.
• No campo de texto, insira o título que será exibido em suas faturas.
• Clique em Salvar.

Configurar um comentário padrão

Para adicionar uma mensagem padrão que aparecerá no campo de comentários de cada fatura: 

• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique no Modelo de fatura aba.
• Insira o comentário padrão e clique em Salvar.

Observe: o comentário padrão aparecerá para todas as novas faturas criadas após a confirmação desta configuração e não atualizará as faturas existentes, mesmo que estejam atualmente em rascunho.

Adicionar um ID fiscal

Opcionalmente, você pode adicionar até três IDs fiscais no cabeçalho de cada fatura junto com as informações da sua empresa. Adicionar um número de identificação fiscal à sua conta não atualizará as faturas finalizadas ou elaboradas existentes, apenas as faturas recém-criadas no futuro.

Para adicionar IDs fiscais:

• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique no Modelo de fatura aba.
• Sob Adicionar ID fiscal às faturas , clique Adicionar ID fiscal.
• Clique no Tipo de identificação fiscal menu suspenso e selecione um tipo.
• No Número de identificação fiscal campo, insira seu CPF.
• Repita essas etapas se precisar adicionar um segundo ou terceiro número de identificação fiscal.
• Clique em Salvar.

Remover moeda da fatura e aviso de imposto sobre vendas

Por padrão, as faturas incluem um aviso de que todas as taxas estão na moeda da fatura e podem estar sujeitas a impostos sobre vendas. Por exemplo, para faturas em dólares americanos, o aviso em inglês indica Todas as taxas estão listadas em dólares americanos e estão sujeitas a impostos sobre vendas (conforme aplicável).

Para desativar este aviso:

• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique no Modelo de fatura aba.
• Limpar o Incluir moeda da fatura e aviso de imposto sobre vendas caixa de seleção.
• Clique em Salvar.

Próximos passos

Depois de configurar a ferramenta de faturas da HubSpot, aprenda como:

• Criar, gerenciar e enviar faturas.
• Criar sequências (Vendas Eixo e Centro de serviços Profissional e Empreendimento apenas) e fluxos de trabalho baseados em faturas (Profissional e Empreendimento apenas ) para automatizar processos de fatura.
• Crie relatórios personalizados com o criador de relatórios personalizados da HubSpot (Profissional e Empreendimento apenas).