Ställ in mötesrotationer

Med mötesrotationer kan du boka möten å en grupps eller ett säljteams vägnar. När du skapar ett nytt möte för en kontakt, ett företag, en affär eller ett ärende kan du rotera vem som är mötesvärd. Du kan också använda mötesrotationer på dina schemaläggningssidor.

Innan du börjar

För att kunna använda mötesrotationer när du schemalägger möten eller skapar schemaläggningssidor:

• måste den användare som schemalägger mötet ha en tilldelad plats inom försäljning eller service samt behörigheten Skapa schemaläggningssidor för andra.
• Alla användare som ingår i mötesrotationen måste ha tilldelade platser inom försäljning eller service.
• Varje användare i mötesrotationen måste ha sin kalender ansluten och ha kalendersynkronisering aktiverad.

Konfigurera en mötesrotation

Så här skapar du en mötesrotation:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Verktyg > Möten.
3. Klicka på fliken Mötesrotationer. Klicka sedan på Skapa en rotation.
4. Ange ett namn på rotationen i den högra panelen.
5. För att lägga till användare i rotationen klickar du på rullgardinsmenyn Rotationsmedlemmar. Välj sedan de användare eller team du vill lägga till. Om du väljer team kommer användare som läggs till eller tas bort från teamet att läggas till eller tas bort från rotationen.
6. I avsnittet Fördelningslogik väljer du hur möten ska tilldelas medlemmarna:
   • Fördela möten jämnt mellan medlemmarna: mötena roterar jämnt mellan alla medlemmar.
   • Fördela möten utifrån en viktad procentandel som tilldelats varje medlem: mötena roterar utifrån den viktade procentandelen som tilldelats varje medlem. Detta är användbart om du introducerar en ny teammedlem och inte vill att hen ska delta i lika många möten.
   • Klicka på Spara.
7. För att redigera den viktade procentandelen för medlemmarna klickar du på rotationsnamnet.
   • I rotationstabellen använder du fältet Vikt för att ange den relativa vikten för varje medlem. Detta anger den relativa procentandelen möten som de ska tilldelas (jämfört med andra medlemmar).
   • Som standard tilldelas varje medlem en vikt på 100 %. Om du låter varje medlem ha 100 % kommer de alla att få lika många möten. Om vikterna för alla medlemmar är lika (oavsett antal) kommer de att få lika många möten.
   • Om du ställer in en medlem på 100 % och en annan på 50 %, kommer representanten med 100 % att tilldelas dubbelt så många möten som den andra.
   • Eftersom konfigurationen är relativ kan du lägga till och ta bort medlemmar från din rotation utan att behöva kontrollera att alla procenttal summerar till 100 %.
   • Klicka på Spara och nollställ räkningarna.

Observera: närdu använder en mötesrotation på en schemaläggningssida med rundgångsmetoden och alternativet Prioritera kontaktägaren är aktiverat, kommer kontaktägarens tillgänglighet att visas före tillgängligheten för nästa medlem i rotationen.

Redigera en mötesrotation

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Verktyg > Möten.
3. Klicka på namnet på rotationen.
4. Om en medlem inte är tillgänglig (till exempel på grund av utbildning eller semester) klickar du för att stänga av tillgänglighetsknappen. Bekräfta sedan i popup-rutan att du vill stänga av tillgängligheten. Medlemmen kommer inte att schemaläggas som värd för möten som använder denna rotation förrän tillgänglighetsknappen slås på igen.

Observera: mötesrotationen hoppar endast över en medlem om dennes tillgänglighetsknapp är avstängd. Om tillgänglighetsknappen är på kommer medlemmen att fortsätta visas i rotationen, även om den anslutna kalendern inte har några lediga tider för bokning.

5. För att redigera namnet på eller medlemmarna i en rotationslista klickar du på Redigera rotationslista.
   • I panelen till höger kan du redigera rotations namnet eller medlemmarna.
   • Om du lägger till en ny medlem i en rotation nollställs antalet bokade möten för alla medlemmar i rotationen, vilket säkerställer en jämn fördelning av möten för alla medlemmar framöver.