Hantera offerter

När du har skapat och skickat offerter kan du lära dig hur du hanterar och följer upp dem i ditt konto. 

Det finns två sätt att visa och hantera offerter:

• Offertsökningssidan: en översiktssida över alla dina offerter som kan visas och hanteras. 
• Från tavlevyn på indexsidan för affärer eller försäljningsarbetsytan: en kanban-tavlevy av affärer med offertinformation inkluderad.

Visa och hantera offerter

På indexsidan för offerter kan du hantera offerter som har statusen Utkast eller som redan har publicerats, oavsett om de har e-signerats, väntar på betalning eller inte.

Navigera på indexsidan för offerter

Indexsidan för offerter visar alla offerter tillsammans med deras status. Från indexsidan kan du visa offerter i olika tabellvyer, lägga till anpassade vyer, hantera utkast och publiceradeofferter samt navigera till andra verktyg för offerter, inklusive temaredigeraren, mallbyggaren, offertrapportering, analys av publicerade offerter och sidan för återställning av poster.

• Använd flikarna högst upp på indexsidan för att visa alla offerter, offerter som snart löper ut, väntar på godkännande eller väntar på godkännande. Klickapå Lägg till vy längst upp till höger för att lägga till en anpassad vy.
  
  
• Så härfiltrerarduindexsidan efter specifika offertegenskaper:
  • Klicka på Avancerade filter ovanför tabellen.
  • I den högra panelen klickar du på + Lägg till filter. Sök efter och välj den egenskap du vill filtrera efter, och ställ sedan in filterkriterierna. För att lägga till ytterligare ett filter till filtergruppen, under och, klickar du på + Lägg till filter.
  • Så här lägger du till en ytterligare filtergrupp: Klicka på + Lägg till filtergrupp under ”eller”.
  • Klicka på X längst upp till höger i panelen när du har ställt in ditt filter. Läs mer om hur du ställer in filter och sparar vyer.

• Lär dig hur du hanterar enskilda utkast och publiceradeofferter.
• För att komma till andra verktyg för citat klickar du på Åtgärder uppe till höger och väljer sedan ett alternativ:
  • Anpassa offertstil extern länk: anpassa utseendet på dina offerter, inklusive teckensnitt, färger, layout och stil.
  • Anpassa offertmallar extern länk: skapa och redigera offertmallarsom säljare kan använda för att snabba upp skapandet av offerter och för att standardisera offerterna för köpare.
  • Gå till offert rapporter extern länk: navigeratill analysverktygen för e-handel.
  • Analysera dina publicerade offerter extern länk: analysera dina publicerade offerter.
  • Redigera egenskaper: visa standardegenskaper för offerter och lägg till eller redigera anpassade egenskaper för användning i offerter.
    

• • Ladda ner publicerade offerter: ladda ner alla publicerade offerter. En nedladdningslänk skickas till dig via e-post.
    
    
• Lär dig hur du exporterar offertposter.

Offertstatus

Offert kan ha olika statusar:

• Utkast: en offert som är under utarbetande och inte har publicerats.
• Publicerad: en publicerad offert där e-signatur eller onlinebetalningar inte är aktiverade.
• Godkänd: en offert som har genomgått alla nödvändiga steg (t.ex. godkännande, godkännandemetod, betalning).
• Väntar på signatur: enoffert som väntar på e-signaturer från undertecknare eller kontrasignatörer.
• Signerad: en signerad offert.
• Väntar på betalning: en offert med onlinebetalningar aktiverade som väntar på betalning.
• Betalning behandlas: betalningen har gjorts av köparen och behandlas just nu.
• Utgången: en offert som har gått ut.

Anpassa förhandsgranskningspanelen för offerter

När du förhandsgranskar en offert visas en sidofält med kort som visar offertinformation och kopplingar, bilagor och data från HubSpot-verktyg. Du kan anpassa sidofältet för förhandsgranskning av offerter genom att välja vilken information som ska inkluderas och kortens ordning. Detta säkerställer att du ser den mest relevanta informationen på ett ögonblick. Om ditt konto harkonfigurerade team kan du också skapa unika sidofält för förhandsgranskning för varje team.

Så här anpassar du förhandsgranskningspanelen för offerter:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på Förhandsgranska.
3. Klicka påinställningsikonen på ett kort.
   
   
4. I den högra panelen uppdaterar du kortets detaljer, behörigheter och egenskaper och klickar sedan på Spara.
5. Så här redigerar du ett annat kort:
   
   • Klicka på Redigera på det kort du vill redigera.
     
     
   • I den högra panelen uppdaterar du kortets uppgifter, behörigheter och egenskaper och klickar sedan påSpara.
   • För att klona kortet, klicka på ikonenmed tre horisontella punkter och sedan påKlona kort.
     
     
6. För att lägga till ett kort, håll muspekaren över ett mellanrum mellan korten och klicka påLägg till kort. 
   
   
7. I den högra panelen:
   • På fliken Skapa kort klickar du på Skapa kort för att lägga till ett kort. Uppdatera kortets uppgifter, behörigheter och egenskaper och klicka sedan på Spara.
   • Klicka på fliken Kortbibliotek för att visa andra kort som du kan lägga till. Klicka på+ Lägg till kort för att lägga till ett kort.
8. För att ta bort ett kort, klicka på ikonenmed tre horisontella punkter och sedan påTa bort kort.
   
   
9. När du är klar klickar du påSpara och stäng längst upp till höger.

Hantera offertutkast

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över ett utkast till offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger och välj sedan ett alternativ:
   • Visa offert: visa och redigera offerten.
   • Aktivitet: visa aktiviteten för offerten. 

• • Klonera: klonera en befintlig offert. Klonade offerter inkluderar den ursprungliga offertens postkopplingar och egenskapsvärdena för radposterna, inklusive pris, villkor och rabatt.
  • Ogiltigförklara: ogiltigförklara offerten. Offert kommer att finnas kvar i ditt konto, men den kan inte redigeras. Du kan fortfarande visa offerten och komma åt den i rapporter, arbetsflöden och associerade poster.
  • Ta bort: ta bort offerten från ditt konto.

Observera: utkast till offerter kan inkluderas i arbetsflöden.

Hantera publicerade offerter

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan ett alternativ:

• • Visa offert: visa offerten i HubSpot.

• • Aktivitet: visa aktiviteten för offerten. 
  • Kopiera godkännandelänk: kopiera länken för att godkänna offerten, för offerter som kräver godkännande.

• • Kopiera länk: kopiera URL-länken till offerten.
  • Skicka via e-post: öppnadialogrutan Skicka offert för att skicka offerten via e-post.
  • Ladda ner: ladda ner en PDF-fil av offerten.
  • Medunderteckna: när offerten kräver en medunderteckning väljer du det här alternativet för att öppna offerten och medunderteckna den.
  • Markera som undertecknad: när offerten kräver en skriftlig underskrift kan du manuellt markera offerten som undertecknad.
  • Konvertera till faktura/abonnemang: konvertera offerten till en faktura eller ett abonnemang.
    • Alternativet att konvertera till en faktura visas för offerter med engångsposter.
    • Alternativet att konvertera till ett abonnemang visas för offerter med återkommande rader.
  • Klon: klona en befintlig offert. Klonade offerter inkluderar den ursprungliga offertens kopplingar till poster och egenskapsvärdena för radposterna, inklusive pris, villkor och rabatt.
  • Återkalla och redigera: gör ändringar i en offert som redan har publicerats. När du har gjort dina ändringar visas det uppdaterade innehållet i offerten varje gång en kontakt visar offerten. Offerter kan också återkallas innan de har godkänts.

Observera: offerter som har e-signerats av alla parter eller som har betalats kan inte återkallas, redigeras eller raderas. Om en offert har flera e-signaturer och inte alla parter har e-signerat offerten kan den återkallas, redigeras eller raderas.

• • Arkivera: markera en offert som arkiverad för att ta bort den från publicering och dölja den från din standardvy på indexsidan. Du kan visa dina arkiverade offerter genom att filtrera indexsidan efter arkivstatus. Köpare har inte tillgång till arkiverade offerter. Arkivering kan inte ångras. Läs mer om att arkivera offerter.
  • Ogiltigförklara: ogiltigförklara offerten. Offertens kommer att finnas kvar i ditt konto, men den kan inte redigeras och dess offentliga länk kommer att inaktiveras. Du kan fortfarande visa offerten och komma åt den i rapporter, arbetsflöden och associerade poster.
  • Ta bort: ta bort offerten för att permanent ta bort den från ditt konto och förhindra att köpare får åtkomst till offerten. Läs mer om att ta bort offerter. Borttagningen kan inte ångras.

Hantera utgångna offerter

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över ett citat och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger och välj sedan ett alternativ:
   • Detaljer: Visa detaljer om offerten. På sidan Detaljer, uppe till höger, klickar du påVisa offertexternalLink för attvisa den utgångna offerten.
   • Ladda ner: ladda ner en PDF-fil med offerten.
   • Klon: Klona den utgångna offerten. Klonade offerter innehåller den ursprungliga offertens registerkopplingar och egenskapsvärdena för raderna, inklusive pris, villkor och rabatt.

Uppdatera huvudoffert för en affär manuellt

Den primära offerten för en affär kan uppdateras manuellt. Om den aktuella primära offerten:

• Om den har statusen Publicerad kan den primära offerten endast uppdateras till en annan publicerad offert. Om du vill ange en accepterad offert som den primära offerten skapar du en ny offert och kopplar den till affären.

• Om den har statusen Godkänd kan den primära offerten endast uppdateras till en annan godkänd offert. 

Så här uppdaterar du den primära offerten för en affär manuellt:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.

2. Klicka på affärens namn.
3. I höger sidofält, på kortetOfferter, håll muspekaren över den offert du vill göra till primär offert, klicka påikonen medtre punkter och väljAnge som primär. 
   
   
4. Klicka påAnge som primär i dialogrutan för att bekräfta. Om kortet Offert inte visas som standard i affärsregistret kan du lägga till det manuellt.
5. Affärsbeloppet och radposterna uppdateras för att återspegla den associerade primära offerten.

Analysera offerter

Visa en sammanfattning av publicerade offerter, inklusive utgångsdatum, en översikt över offertpipeline, information om publicerade offerter och rekommenderade uppföljningar.

Du kan använda offert rapportering för att få en mer detaljerad analys av offerter, eller för att skapa anpassade rapporter om offerter.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Klicka påÅtgärder längst upp till höger och välj sedanAnalysera dina publicerade offerter.
3. För att filtrera vilka offerter som visas baserat på deras utgångsdatum, klicka på rullgardinsmenyn för tidsperiod uppe till höger i Dina publicerade offerter och välj den tidsperiod du vill visa.
   
   
4. Offert med färre aktiviteter än den aktivitetsgräns som angetts i offertinställningarna visas i svart. Offert med fler aktiviteter än aktivitetsgränsen markeras i grönt. Håll muspekaren över en offertbubbla för att se offertens namn, utgångsdatum och antalet aktiviteter. Markera kryssrutan Visa äldre utgångna offert för att se tidigare utgångna offert.
   
   
5. Under Pipelineöversikt kan du se värdet på offerter med hög aktivitet och offerter som riskerar att löpa ut, tillsammans med din procentuella offertacceptans.
6. UnderSenaste offertaktivitet kan du se den senaste aktiviteten för offerter med deras namn, datum för senaste aktivitet, offertbelopp och utgångsdatum.
7. UnderRekommenderade uppföljningar kan du se rekommenderade uppföljningar för offerter baserat på aktiviteten på offerten och utgångsdatum (t.ex. offerter utan aktivitet på länge eller offerter som snart löper ut). Klicka påSkicka en uppföljning för att öppna dialogrutanSkicka offert.

Visa offerter i affärsvy

Du kan visa offerter från affärsindexsidan eller från tavlavyn på affärsindexsidan eller i säljarbetsytan.

Så här visar du offerter på affärsindexsidan:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
2. Om kolumnen ”DealdataSyncRight Quote ” inte visas på indexsidan:
   • Klicka påRedigera kolumner längst upp till höger.
   • Markera kryssrutan DealdataSyncRight Quoteoch klicka påApply.
3. Visa offerten i kolumnen DealdataSyncRight Quote.
   
   
4. Offert kan ha någon av följande statusar, med en motsvarande färgindikator:
   
   • Ingen offert kopplad: grå.
   • Utkast: grå.
   • Publicerad: gul.
   • Väntar på signatur: gul.
   • Publicerad – skickad: gul.
   • Skickat – väntar på underskrift: gul.
   • Väntar på godkännande: gul.
   • Ändringar begärda: röd.
   • Publicerad – visad: gul.
   • Visad – väntar på underskrift: gul.
   • Väntar på kontrasignatur: gul.
   • Godkänt: grönt.

Så här kommer du åt offerter från affärs- eller säljarbetsytans tavlavisning:

1. Öppna tavlan från sidan med affärsindex eller från arbetsytan för försäljning:
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer. Klicka på ikonen för rutnätspanelen uppe till vänster.
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Arbetsyta för försäljning.
     • Se till att du är registrerad i betaversionen av Kanban-tavlan för affärer i arbetsytan Försäljning. Om du är superadministratör kan du läsa om hur du anmäler ditt konto till betaversionen.
     • Klicka på fliken Affärer högst upp.
2. Offert visas längst ned på ett affärskort.
3. Offert kan ha någon av följande statusar, med en motsvarande färgindikator:
   
   • Inget citat kopplat: grått.
   • Utkast: grå.
   • Publicerad: gul.
   • Väntar på signatur: gul.
   • Publicerad – skickad: gul.
   • Skickat – väntar på underskrift: gul.
   • Väntar på godkännande: gul.
   • Ändringar begärda: röd.
   • Publicerad – visad: gul.
   • Visad – väntar på underskrift: gul.
   • Väntar på kontrasignatur: gul.
   • Godkänt: grönt.
     
     

Arkivera och ta bort offerter

När du skapar offerter kanske du vill rensa upp på indexsidan, ta bort oanvända offerter eller förhindra att köpare ser dem. För att göra det kan du arkivera och ta bort offerter. 

När en offert raderas eller arkiveras kan den inte återställas. 

• Arkivera en offert: när du arkiverar en offert ändras offertstatusen till Arkiverad, vilket tar bort den från din standardvy på startsidan och förhindrar köpare från att komma åt offerten. Du kan fortfarande visa, ladda ner, klona och radera offerten i ditt konto.
  • Offert som har betalats, är under betalningsbehandling eller är delvis signerade kan inte arkiveras.

• • Du kan visa arkiverade offerter genom att använda statusfiltrethögstupp i tabellen på indexsidan för offerter. 
    
    

• Ta bort en offert: om du tar borten offert raderas den permanent från ditt HubSpot-konto. Användare kommer inte längre att kunna visa offerten i HubSpot och köpare kommer inte längre att kunna komma åt offerten. Offerter som har betalats kan inte tas bort.

Så här arkiverar eller tar du bort en offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedanArkivera ellerTa bort.

Koppla offerter till anpassade objekt

Koppla offerter till anpassade objekt för att ge bättre sammanhang i din datamodell när du använder anpassade objekt tillsammans med HubSpots standardobjekt. Läs mer om kopplingsbegränsningar i produkt- och tjänstekatalogen.

1. Skapa ett anpassat objekt.
2. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datamodell.
3. Klicka påRedigera datamodell längst upp till höger.
4. Klicka på Visa alla på kortet för det anpassade objektet.
   
   
5. Klicka på + bredvid kortet för det anpassade objektet.
   
   
6. Klicka på rullgardinsmenynVälj det objekt du vill koppla till [namn på anpassat objekt] och väljOfferter.
7. Klicka påSkapa.
8. Så här lägger du till offerter i det anpassade objektet:
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
   • I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > [anpassat objekt].
   • Klicka pånamnet på en anpassad objektrekord.
   • I den högra sidofältet navigerar du till kortet Offerter. Om kortet Offerter inte visas i din post som standard kan du lägga till kortet manuellt till din HubSpot-post.
   • Klicka på+Lägg till för att koppla befintliga offerter till det anpassade objektet.
   • I höger sidofält markerar du kryssrutorna bredvid de offerter du vill koppla. Klicka på Spara.
9. Så här visar du mer information om kopplade offerter från det anpassade objektet:
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
   • I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > [anpassat objekt].
   • Klicka på namnet på en anpassad objektrekord.
   • I höger sidofält navigerar du till kortet Offert. Om kortet Offert inte visas som standard i din post kan du lägga till kortet manuellt till din HubSpot-post.
   • Håll muspekaren över offerten.
     • Klicka påikonen för att öppna länken ( externalLink)för att öppna offerten i en ny flik i webbläsaren.
     • Klicka påikonen för attkopiera för att kopiera en länk till offerten.
     • Klicka påförhandsgranskningsikonen för att visa offertdetaljerna i den högra panelen.
     • Klicka påikonen med tre punkter och välj sedan ett alternativ för att hantera offerten. Klicka på Ta bort koppling för att ta bort kopplingen mellan offerten och det anpassade objektet. Läs mer om hur du hanterar utkast till offerter och publicerade offerter.

Spåra offertaktivitet

När en offert delas spårar HubSpot viktiga aktiviteter, både från köparen och internt. Detta ger dig aktuell insikt i hur köpare interagerar med dina offerter och vilka interna åtgärder som vidtas.

Köparens aktivitet

Följande spårade åtgärder loggas som aktivitet på offerten:

• Offert skickad: offerten har delats med köparen.
• Offert visad: köparenhar öppnat offerten.
• Offert nedladdad: köparenhar laddat ner PDF-filen.
• Offert utskriven: köparenhar skrivit ut dokumentet.
• Offert undertecknad av köparen: offerten har e-undertecknats av köparen.
• Offert manuellt signerad: offertenhar markerats som signerad.
• Offert accepterad: offerten har genomgått alla nödvändiga steg och har accepterats av köparen (t.ex. internt godkännande, acceptansmetod (t.ex. e-signatur), betalning).

Säljaraktivitet

Följande säljarevenemang spåras på offerter:

• Offert publicerad: offertenhar publicerats.
• Offertgodkännande begärt av annan användare: ett godkännande har begärts av en annan HubSpot-användare.
• Offertgodkännande avvisat/ändringar begärda: offerten har avvisats eller ändringar har begärts under godkännandestadiet.
• Offert godkänd: offertenhar godkänts.
• Offert återkallad: Offerthar återkallats.
• Offert kontrasignerad: Offertethar kontrasignerats.
• Offert har löpt ut: offerten har löpt ut.

Visa aktiviteter

Så här visar du aktiviteten för offerter på indexsidan för offerter:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Använd följande kolumner i tabellen för att förstå aktiviteten:
   • Datum försenaste aktivitet: datumet för den senaste aktiviteten på offerten.
   • Antal aktiviteter för offerten: det totala antalet aktiviteter för offerten.
   • Antal aktiviteter för offerten sedan senaste kommunikationen: antalet aktiviteter sedan den senaste kommunikationen skickades till en kontakt i offerten.
   • Antal visningar avofferten: antaletvisningar av en offert.

Så här visar du aktiviteten för en enskild offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Visa aktiviteten i höger sidofält, på kortetOffertaktiviteter.
   
   

Så här visar du den fullständiga tidslinjen för aktiviteten för en enskild offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över ett citat och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedanAktivitet.
4. Hela aktivitetsöversikten visas.
   
   

Rapportera om offerter

Du kan rapportera om offerter med hjälp av Commerce Analytics Suite eller genom att skapa en rapport för ett enskilt objekt med hjälp av offertobjektet.

Exportera offerter

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Klicka på Exportera högst upp i tabellen.
3. I dialogrutan:
   • Ange ett exportnamn i textrutanExportnamn.
   • Klicka på rullgardinsmenynFilformat och välj ettformat.
   • Klicka på rullgardinsmenynSpråk för kolumnrubriker och välj ettspråk.
   • Klicka påAnpassa för attanpassa exporten ytterligare:
     • UnderEgenskaper som ingår i exporten väljer du ett alternativ för vilka egenskaper som ska ingå i exporten.
     • UnderAssociationer som ingår i exporten markerar du kryssrutanInkludera namn på associerade poster för att inkludera namn på associerade poster (t.ex. affären eller fakturan).
     • UnderAssociationer som ingår i exporten väljer du om du vill inkludera upp till 1 000associerade poster elleralla associerade poster.
   • Klicka påExportera. Läs mer om att exportera poster.

Använd offertdata i andra HubSpot-verktyg

Använd offertens egenskaper i andra verktyg, till exempelarbetsflödenochsegment, för att automatisera och organisera offertdata i hela HubSpot.

Skicka automatiskt e-post till köpare vars offert ännu inte har accepterats, men som snart löper ut

Skapa ett segment med offerter som ännu inte har godkänts och som närmar sig sitt utgångsdatum. Använd segmentet i arbetsflöden för att automatiskt skicka e-post till köparen.

1. Skapa ett segment och välj objektet Offerter när du skapar segmentet.
2. Lägg till följande filter:
   • Accepterad Datum är okänt.
   • Offertstatus är något av följande:Publicerad.
   • Giltighetstiden löper ut om mindre än sju dagar.
     
     
3. Använd segmentet i ett arbetsflöde för att automatiskt skicka ett e-postmeddelande som påminner dem om att acceptera offerten.

Högvärdiga offerter som väntar på underskrift

Skapa ett segment för att ställa in en uppgift för offertansvarig att följa upp där offerter med högt värde har fastnat.

1. Skapa ett segment och välj objektet Offerter när du skapar det.
2. Lägg till följande filter:
   • Offertbeloppet är större än eller lika med [belopp] (till exempel 10 000).
   • Offertstatus ärPublicerad.
   • Datum för godkännande är okänt.
   • Skapandedatumet är mer än sju dagar sedan.
     
     
3. Använd segmentet i ett arbetsflöde för att automatiskt skapa en uppgift för offertägaren när en offert läggs till i det aktiva segmentet.

Återengagera köpare av offerter som har löpt ut

Skapa ett segment för att återengagera köpare där offerter har löpt ut.

1. Skapa ett segment och välj objektet Offerter när du skapar det.
2. Lägg till följande filter:
   • Offertstatus är någon av följande:Utgången.
   • Datum för godkännande är okänt.
   • Utgångsdatumet ligger inom de senaste 30 dagarna.
     
     
3. Använd segmentet i ett arbetsflöde för att automatiskt skapa en uppgiftför offertägaren. Du kan även välja att skicka automatiska e-postmeddelanden till köparen när en offert läggs till i det aktiva segmentet.

Nästa steg

• Hantera godkännanden av offerter.
• Anpassa offerter med varumärkesprofilering och mallar.