上載並分享文件

您可以使用文件工具 建立內容庫 ，供整個團隊上傳文件並與聯絡人分享。文件工具可協助您瞭解哪些客服案件與您分享的內容互動，以及與這些互動的潛在客戶進行後續追蹤的正確時間。

開始之前

在開始使用此功能之前，請務必提前充分了解應採取的步驟，以及該功能的局限性和使用該功能的潛在後果。

了解要求

• 若要產生文件描述，您需要開啟 AI設定。
• 若要上傳、檢視和分享超過前五份新增至 帳戶 的文件，您必須符合以下條件之一：
  • 如果您是 銷售 或 Service Hub 專 業版或企業版 帳戶 的使用者，您必須擁有 指定的 銷售或 服務 席位。
  • 如果您是 Sales 或 Service Hub Starter 帳戶 的使用者，您必須擁有 指派的核心 席位。

了解限制和注意事項

• 由於文件是公開分享的，因此文件工具不應用於傳送敏感或機密資料。
• 當您建立可分享的連結時，該文件將在網際網路上公開發佈。分享文件的HubSpot使用者的名字、姓氏和電子郵件地址會顯示在分享文件的右上角。
• 當您分享文件時，系統會自動套用 追蹤 功能，但將 文件連結新增至電子郵件 範本時除外。在這種情況下，您必須勾選「需要電子郵件才能檢視文件 」核取方塊，才能追蹤檢視次數。 
• 如果您擁有「 品牌」附加元件，則 可以 關聯 文件與「品牌」建立關聯。

上載文件

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
2. 按一下右上角的「 上載文件」。
3. 選擇檔案的 匯入 來源 。瞭解 文件支援的檔案格式。

文件上傳後，即會顯示在文件 顯示面板 中。

必要披露：如果您使用HubSpot的文件工具，您使用此工具上傳的文件將由HubSpot儲存，並與您HubSpot 帳戶 戶中的其他用戶共享。

產生文件描述

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
2. 按一下要建立說明的文件 名稱 。
3. 在頂部點擊「 立即使用 Breeze 新增 」 breezeSingleStar。
4. 在對話方塊的右下角，按一下 breezeSingleStar Breeze 圖示。產生說明後，請根據需要編輯說明。

5. 按一下儲存。

與聯絡人分享文件

透過可分享的連結或在電子郵件 範本 本中與聯絡人分享文件。當您分享文件時， HubSpot會自動套用 追蹤，因此當客 連絡人 案件檢視文件時，分享連結的使用者會收到通知。您也可以要求收件人在檢視文件前輸入電子郵件地址。

當您分享文件時， HubSpot會將開啟的第一份文件與該 連絡人。其他開啟文件連結的聯絡人必須輸入電子郵件地址，除非他們先前曾檢視過您 帳戶 中分享的文件。關閉「 需要電子郵件地址才能檢視文件」開關後，系統將無法識別檢視文件連結的聯絡人，除非他們先前已輸入電子郵件地址，以檢視同一 帳戶 分享的其他文件。

建立可分享的連結

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
2. 將遊標移至文件名稱，然後按一下「 動作」，然後選取「 建立連結」。或者，按一下文件 名稱 ，然後按一下右上角的「 建立連結 」。
3. 在對話方塊中，在「 您要將此 郵 件發送給誰？」欄位中輸入收件人的電子郵件地址 。
4. 若要追蹤收件人對文件的檢視，請開啟 「需要電子郵件地址才能檢視文件 」開關。
   • 您可以透過調整文件的資料隱私設定來控制此開關的預設狀態。

1. • 如果文件的「開啟資料隱私 」開關已開啟，  「需要電子郵件地址才能檢視文件 」開關預設也會開啟。
   • 開啟 「需要電子郵件地址才能檢視文件 」開關後，收件人必須輸入電子郵件地址，並確認同意接收聯絡，才能檢視文件。

5. 若要允許收件人下載共用文件，請開啟 允許下載 開關。
6. 按一下「 建立連結」。

6. 按一下「 複製」以複製文件連結，或按一下「 撰寫電子郵件」以傳送包含 連絡人 服案件 記錄 中的文件連結的電子郵件。

將文件新增至電子郵件 範本

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「訊息範本」。
   
2. 按一下 範本 名稱 。或者， 建立新 範本。 
3. 在 範本 本編輯器底部，按一下 插入下拉式選單，然後選取 文件。
   • 按一下「 文件」下拉式選單，然後選取要新增的文件。
   • 在「 連結」顯示文字欄位中，輸入要為文件連結顯示的文 字 。
   • 若要追蹤文件的檢視者，請選取「 需要電子郵件才能檢視文件」核取方塊。
   • 若要允許收件人下載共用文件，請選取 允許下載 核取方塊。
   • 若要在電子郵件內文中顯示文件預覽，請選取 包含連結預覽 核取方塊。

4. 單擊插入。

瞭解如何在 序列(電郵)註冊聯絡人時，將 文件插 入電子郵件 範本 本。

瞭解後續追蹤選項

與收件人分享文件時，該收件人可以與產生文件連結的HubSpot使用者聯絡。連絡人 人只要按一下共用文件右上角 的使用者下拉式選單 ，即可查看這些選項：

下拉式選單會顯示HubSpot使用者的基本資料相片、姓名、電子郵件地址，以及兩種跟進的方式：

• 見面會： 此按鈕會開啟HubSpot使用者的預設 會議排程連結，以便 連絡人 人可以在日曆上預約 會議 時間。如果使用者尚未建立任何 會議 排程連結，則不會出現此按鈕。如果您將文件與 品牌 關聯，會 會議 排程頁面將重新調整指定 品牌。
• 傳送電子郵件給我： 此按鈕會在 連絡人 人的預設電子郵件供應商中開啟新的電子郵件草稿，該草稿會自動寄至HubSpot使用者的電子郵件地址。然後，連絡人 服案件可以填寫主旨行和正文，並向用戶發送後續電子郵件。

管理文件

您可以將文件整理成資料夾，並管理哪些使用者可以存取特定文件。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
2. 在左上角，使用 搜尋列按名稱尋找文件或資料夾，或使用「擁有者」下拉式選單按文件擁有者篩選。如果您有「 品牌」附加元件，也可以使用「 品牌 」下拉式選單。
3. 若要建立資料夾：
   • 在右上角，按一下 新增資料夾。
   • 在對話框中，輸入 文件夾名稱 ，然後單擊 創建文件夾。
   • 您可以從現有資料夾中建立資料夾，以設定巢狀資料夾結構。
4. 要在文件夾中整理文件，或將巢狀文件夾移動到新位置：
   • 勾選要移動的文件或資料夾旁的核取方塊，然後按一下表格頂端的 移動到資料夾 。
   • 在對話框中，選擇 文件夾名稱，然後單擊 移動。
5. 若要變更文件的共用對象，以便只有特定使用者可以檢視和使用文件：
   • 將遊標移至文件上方，然後按一下「 操作」，然後選取 「管理分享」。
   • 深入瞭解如何與使用者和團隊 分享銷售內容的存 取權限。

查看和編輯文件

若要編輯個別文件或查看文件詳細資訊，請按照以下步驟操作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
2. 按一下文件 名稱。
3. 若要編輯文件標題，請按一下 editn 鉛筆圖示。輸入新 標題，然後按一下「 儲存」。
4. 若要編輯文件描述，請按一下描述右側的 editn 鉛筆圖示 。在對話方塊中，編輯描述，然後按一下 儲存。
5. 在文件標題和說明下方，使用 「開啟資料隱私 」開關開啟或關閉特定文件的隱私和同意選項。遵守《 一般資料保護規定 (GDPR)和其他隱私權法規，需要在與聯絡人分享文件之前對文件進行一些變更：

請注意：雖然這些功能已在HubSpot中使用，但您的法律團隊是為您的特定情況提供合規建議的最佳資源。

• • 如果你的 帳戶 已開啟資料私隱設定，系統會 預設 為每份文件開啟 資料私 隱開關，但你可以個別關閉。啟用此設定後，您的聯絡人必須同意通訊和 資料處理。分享文件時，系統會顯示 隱私權和同意設定的 語言，並 提示 您同意一對一 通訊訂閱 類型。隱私和同意文字將以檢視者的瀏覽器語言顯示，但如果HubSpot無法偵測到瀏覽器語言，文字將以您 帳戶 設定中選擇的語言顯示。
  • 文件中的預設 訂閱類型 為 一對一溝通。這是您HubSpot 帳戶 中的內部 訂閱類型。此預設 訂閱類型 可以在 隱私和同意設定中 更新，並適用於新建立的文件。

請注意：如果您在開啟資料隱私設定 之前 上傳了文件，則需要開啟開關以手動開啟隱私和同意選項。

6. 在資料隱私設定下方，查看文件 建立的總連結、訪客和檢視次數的資料。
7. 在「 訪客」表格中，查看查看過您文件的聯絡人。將遊標移至對方的姓名，然後按一下「 詳細資訊」，即可查看對方與文件互動的具體資訊。
8. 若要更換文件，請按照以下步驟
   • 按一下右上角的「重新上 傳」。
   • 在 更新現有文件可能會導致檢視資料對話方塊中，按一下確認。
   • 選擇檔案的 匯入 來源 。瞭解 文件支援的檔案格式。如果你在重新上載前已傳送文件連結，系統會更新連結以顯示新內容。
9. 若要預覽、下載或刪除文件，請按一下「 操作」下拉式選單，然後選取「 預覽」、「 下載」或「 刪除」。
10. 您可以在 帳戶 設定中自訂銷售文件的 品牌。瞭解如何 編輯文件上顯示的公司標誌、公司資訊和預設顏色 。如果您有 品牌 附加元件，請瞭解如何 編輯文件的 品牌。