為物件設定管線自動化

當記錄在流程階段或工單狀態間移動時，可自動觸發相關動作，例如建立任務或發送通知。舉例來說，當支援人員從工單中發送電子郵件時，工單狀態即可自動設定為「等待客戶回覆」。本文將說明如何根據流程階段和工單狀態來設定自動化流程。 

進一步了解如何改用完整的工作流程編輯器。

開始之前

根據銷售管道階段自動化操作

請注意：您的帳戶可能會針對每個物件使用自訂名稱（例如，使用「商機」而非「交易」）。本文將根據 HubSpot 的預設名稱來指稱這些物件。 

為「商機」、「專案」、「服務單」、「預約」、「課程」、「房源」、「訂單」、「服務」、「使用者」及自訂物件的銷售管道階段建立自動化流程。例如，當商機階段變更時，建立一項任務或發送內部通知。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選擇物件」下拉式選單，然後選擇包含 您要使用的管線的物件 。
4. 點擊「管線」分頁。
5. 點擊要自動化的管線名稱。
6. 點擊「自動化」分頁。
7. 若該區段已收合，請點擊「從頭建立工作流程」以展開該區段。
8. 在「當 [物件名稱] 移至新階段時觸發動作」區段中，點選您希望執行該動作的階段，然後點選「建立工作流程」。若該階段已有工作流程，請改為點選「+ 新增工作流程」動作圖示。
9. 在左側面板中，設定一項動作，例如：
   • 發送內部電子郵件通知：當記錄進入該階段時，向使用者或團隊發送內部通知。選擇 「發送內部電子郵件通知」。設定通知詳細資訊後，點擊「儲存」。
   • 建立任務：當記錄（例如專案）進入特定階段時建立任務。選取「建立任務」。輸入任務詳細資訊，然後按一下「儲存」。
   • 將記錄輪流分配給擁有者：以輪流、負載平衡或隨機選取的方式，將記錄指派給使用者或團隊。設定使用者及輪替方式，然後按一下「儲存」。

管理現有的銷售管道自動化

您可以編輯、留言或刪除銷售管道中的現有動作，並開啟或關閉工作流程。您也可以在完整的工作流程編輯器中開啟該工作流程，以新增更多動作或編輯工作流程設定。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點擊「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件」下拉式選單，然後選取包含 您要使用的管線的物件 。
4. 點擊「管線」分頁。
5. 點擊您要自動化的管線名稱。 
6. 點擊「自動化」分頁。
7. 若該區段已收合，請點擊「從頭建立工作流程」以展開該區段。 
8. 若要編輯現有動作，請點擊該動作的氣泡圖示。在左側面板中進行變更，然後點擊「儲存」。 
9. 若要針對某個動作為其他使用者留下評論，請將游標懸停在現有動作上，然後點擊評論圖示。輸入您的訊息，接著點擊「評論」。 
10. 若要刪除某個動作，請點擊刪除圖示。選擇「僅刪除此動作」以刪除所選動作，或選擇「刪除此動作及所有後續動作」以刪除所選動作及其下方的所有動作。 
11. 若要在完整工作流程編輯器中開啟，請點擊階段動作下方的「在工作流程中開啟」。在工作流程編輯器中，您可以新增更多動作並編輯工作流程的設定。
12.  若要啟用或停用工作流程，請切換「工作流程狀態為 [狀態]」開關。

根據工單狀態自動化執行動作

根據相關電子郵件設定工單狀態

當與工單相關聯的電子郵件被發送或接收時，您可以自動更新工單狀態。這包括從工單發送的電子郵件，以及客戶對工單的回覆。工單狀態是 HubSpot 用於在您的銷售管道中追蹤工單的預設屬性（例如，「等待聯繫」狀態 ）。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點擊「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件」下拉式選單，然後選擇「工單」。
4. 點擊「流程」分頁。
5. 點擊您要自動化的票證流程名稱。
6. 點擊「自動化」分頁。
7. 若該區段已收合，請點擊「範本自動化」以展開該區段。
8. 若要啟用工單狀態自動化，請在「更新工單狀態」區段中勾選核取方塊以啟用觸發器：
   • 向客戶發送電子郵件：當使用者從工單記錄中向聯絡人發送電子郵件時，工單狀態將會變更。 從聯絡人記錄發送的電子郵件不會觸發工單狀態變更。
   • 客戶回覆電子郵件：當聯絡人回覆該票證所屬的同一討論串時，票證狀態將會變更。若票證曾被關閉後又重新開啟，該票證上的任何新討論串亦會更新票證狀態。 

9. 若要根據觸發條件編輯工單將被設定為哪種狀態，請將游標懸停在該行上，然後點擊「編輯」動作。在右側面板中，點擊「選擇狀態」下拉式選單，選取一個狀態，然後點擊「儲存」。
10. 若要關閉工單狀態自動化功能，請取消勾選「更新工單狀態」旁的核取方塊。

編輯預設的「收到票證」或「票證已關閉」電子郵件

自訂 HubSpot 提供的「收到票證」或「票證已關閉」電子郵件，使其符合您的品牌及支援團隊資訊。「收到票證」和「票證已關閉」電子郵件屬於交易型郵件，將發送給非行銷聯絡人。

若要自訂預設的自動化工單電子郵件：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選擇物件」下拉式選單，並選擇「服務單」。
4. 點擊「流程」分頁。
5. 點擊您要自動化的 流程 名稱。
6. 點選「自動化」分頁，然後點選「從頭建立工作流程」以展開該區段。
7. 在「當工單達到特定狀態時觸發動作」區段中，點擊「+」加號圖示，將動作新增至工單狀態。
8. 在左側面板中，點擊「發送電子郵件」。
9. 點選「自動電子郵件」下拉式選單，然後選擇「收到工單」或「工單已關閉」。
   
   
10. 點擊「編輯」，在行銷電子郵件編輯器中自訂電子郵件的內容、格式、樣式及寄件地址。

請注意：請使用與客服系統連結的寄件地址，以便自動發送的電子郵件會顯示在客服系統的對話時間軸上。

建立自訂票證自動化電子郵件

即使未訂閱 Marketing Hub Professional 或Enterprise 方案，亦未啟用交易型電子郵件附加元件，仍可建立自訂工單流程電子郵件 。這表示自訂的自動化工單電子郵件將發送給非行銷聯絡人。

要建立自訂工單流程自動化電子郵件：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選擇物件」下拉式選單，然後選擇「工單」。
4. 點擊「流程」分頁。
5. 點擊 某個流程 的名稱。
6. 點選「自動化」分頁。
7. 若該區段已收合，請點擊「從頭建立工作流程」以 展開該區段。
8. 在「當工單達到特定狀態時觸發動作」區段中，點擊「+」加號圖示，將動作新增至工單狀態。
9. 在左側面板中：
   •  選擇「發送電子郵件」。
   • 點擊「自動電子郵件」下拉式選單，然後選擇「建立新電子郵件」。系統將開啟一個新分頁，顯示行銷電子郵件編輯器。
10. 設定電子郵件的內容。
11. 設定電子郵件的主旨和寄件者地址。請使用與服務台連結的寄件地址，以便自動發送的電子郵件會顯示在服務台對話的時間軸上。
    
    
12. 完成電子郵件的設定。
13. 返回「工單自動化流程」分頁。
14. 點擊「自動電子郵件」下拉式選單，然後選取您剛才建立的電子郵件。
15. 點擊「儲存」。

設定自訂工單流程動作

根據工單狀態屬性值的變更設定自訂自動化流程，例如發送電子郵件或內部通知。您亦可使用進階動作（如分支與延遲），將記錄導向至不同的動作流程。

若要根據工單狀態配置動作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點擊「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選擇物件」下拉式選單，並選擇「票證」。
4. 點擊「流程」分頁。
5. 點擊您要自動化的 流程 名稱。
6. 點選「自動化」分頁 ，然後點選以展開「從頭建立工作流程」區段。
7. 在「當工單達到特定狀態時觸發動作」區段中 ，點擊「+」加號圖示，將動作新增至工單狀態。
8. 在左側面板中，設定工作流程動作（例如： 發送內部電子郵件通知）。
9. 切換「工作流程處於 [狀態]」開關，以啟用或停用該工作流程。
10. 設定完動作後，請了解如何管理您的流程自動化。

請注意：預設情況下， 上述自動化動作不適用於即時聊天或 Facebook Messenger 對話。若要為即時聊天或 Facebook Messenger 啟用工單自動化，您可以建立並自訂工作流程，並自訂工作流程的加入觸發條件，以包含來源等於「聊天」的對話。