Deal-Pipelines und Dealphasen einrichten und anpassen

Deal-Pipelines helfen bei der Visualisierung Ihres Vertriebsprozesses, um Umsätze vorherzusagen und Hindernisse beim Verkaufen zu identifizieren. Dealphasen sind die Schritte in Ihrer Pipeline, die Ihrem Verkaufsteam signalisieren, dass sich eine Gelegenheit in Richtung des Abschlusses bewegt.

Wenn Sie über Zugriff auf das Bearbeiten von Eigenschaftseinstellungen verfügen, können Sie Deal-Pipelines und -phasen erstellen und so bearbeiten, dass sie optimal zu den Anforderungen Ihres Teams passen.

Neue Deal-Pipeline erstellen

Wenn Ihr Account mehr als einen Vertriebsprozess hat, können Sie zusätzliche Pipelines erstellen. Getrennte Pipelines sind nur dann zu empfehlen, wenn Ihre Vertriebsprozesse besondere Phasen aufweisen, die unterschiedliche Pipelines erfordern. Andernfalls können Sie dieselbe Pipeline für mehrere Benutzer und Teams verwenden und den Zugriff über Benutzerberechtigungen verwalten. Zum Beispiel:

• Ihr Unternehmen hat einen Vertriebsprozess des Online-Direktverkaufs mit einigen Phasen wie Im Warenkorb, Abgeschlossen und gewonnen und Abgeschlossen und gewonnen. Sie haben außerdem einen Vertriebsprozess für den Großhandel, der mehr Schritte erfordert, z. B. die Terminvereinbarung und die Vertragsverhandlung. In diesem Fall sollten Sie separate Pipelines erstellen.
• Ihr Unternehmen vertreibt mehrere Marken und Ihr HubSpot Account hat Teams für jede Marke. Das Verfahren zum Verkauf von Produkten ist für jede Marke gleich und Sie können für alle Verkäufe die gleichen Schritte verwenden. In diesem Szenario ist es nicht empfehlenswert, separate Pipelines zu erstellen. Stattdessen können Sie dieselbe Pipeline verwenden und die Nur Team-Benutzerberechtigungen so festlegen, dass jedes Team nur auf die Deals seiner Marke zugreifen kann (Professional und Enterprise).

Bitte beachten: Nur Sales Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Accounts können zusätzliche Pipelines erstellen. Erfahren Sie mehr über die maximale Anzahl von Pipelines, die Sie in Ihrem HubSpot-Account je nach Abonnement erstellen können.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Pipelines.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie dann Pipeline erstellen aus.
• Geben Sie im Dialogfeld einen Pipeline-Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.

Sobald Sie Ihrer Pipeline Deals hinzugefügt haben, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die Deals in einer Pipeline bearbeiten können.
 

Deal-Pipelines bearbeiten oder löschen

Sie können auch Deal-Pipelines umbenennen, neu anordnen, den Zugriff auf diese verwalten oder sie löschen.

Bitte beachten: Wenn Sie eine E-Commerce-Integration mit HubSpot verknüpfen, wird automatisch eine weitere Pipeline zu Ihrem Account hinzugefügt, die Sie nicht ändern können. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Pipelines.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie eine Pipeline aus.
• Klicken Sie auf das code Code-Symbol, um den internen Namen der Pipeline anzuzeigen. Der interne Name wird von Integrationen und der API verwendet.
• Klicken Sie rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
   

• • Diese Pipeline umbenennen: Ändern Sie den Namen der Pipeline. Geben Sie im Dialogfeld den neuen Namen ein und klicken Sie dann auf Umbenennen.
  • Pipelines neu anordnen: Ändern Sie die Reihenfolge Ihrer Pipelines. Verschieben Sie im Pop-up-Feld die Pipelines an eine neue Position und klicken Sie dann auf Speichern.
  • Zugriff verwalten: Verwalten Sie, welche Benutzer die Pipeline anzeigen und bearbeiten können.
  • Diese Pipeline löschen: Löschen Sie die Pipeline. Klicken Sie im Dialogfeld zum Bestätigen auf Pipeline löschen. Sie können eine Pipeline nicht löschen, wenn sie Deals enthält. Sie müssen Deals löschen oder in eine andere Pipeline verschieben, bevor Sie die Pipeline löschen können.
• Klicken Sie auf Board- und Kartenansicht anpassen, um die Eigenschaften auszuwählen, die im Board und auf den Board-Karten für die Pipeline angezeigt werden.
• Um Automatisierungseinstellungen für die Pipeline anzupassen, klicken Sie auf die Registerkarte Automatisieren.
• Wenn Sie ein Sales Hub Starter-, Professional- und Enterprise-Abonnement haben:
  • Um farbcodierte Labels zu erstellen und zu verwalten, die Deals kategorisieren, klicken Sie auf Deal-Tags anpassen.
  • Um Regeln für die Pipeline einzurichten, klicken Sie auf die Registerkarte Pipeline-Regeln. 

Dealphasen in einer Pipeline hinzufügen, bearbeiten oder löschen

Mithilfe von Dealphasen können Sie den Fortschritt Ihrer aktuellen Deals in HubSpot kategorisieren und nachverfolgen. Jede Dealphase verfügt über eine zugeordnete Wahrscheinlichkeit, die angibt, wie wahrscheinlich es ist, dass Deals, die sich in dieser Phase befinden, zum Abschluss kommen werden. Die Phasen-Wahrscheinlichkeit wird verwendet, um den in der Kartenansicht angezeigten gewichteten Betrag zu bestimmen. Dieser wird berechnet, indem der Gesamtbetrag in jeder Phase mit der Phasen-Wahrscheinlichkeit multipliziert wird.

Standardmäßig beinhaltet HubSpot eine Sales-Pipeline mit sieben Dealphasen:

• Termin geplant (20 %)
• Für Kauf qualifiziert (40 %)
• Präsentation vereinbart (60 %)
• Entscheidungsträger eingebracht (80 %)
• Vertrag gesendet (90 %)
• Abgeschlossen und gewonnen (100 % – gewonnen)
• Abgeschlossen und verloren (0 % – verloren)

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Pipelines.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie dann die zu bearbeitende Pipeline aus.

• So fügen Sie eine neue Dealphase hinzu:

  • Klicken Sie unter den vorhandenen Dealphasen auf + Phase hinzufügen.

  • Geben Sie einen Namen für die Phase des Deals ein.

  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dealwahrscheinlichkeit und wählen Sie eine Wahrscheinlichkeit aus. So verwenden Sie eine benutzerdefinierte Wahrscheinlichkeit:

    • Geben Sie einen benutzerdefinierten Wert ein und klicken Sie dann auf Option hinzufügen.

    • Wählen Sie die neue Wahrscheinlichkeit aus. 

Bitte beachten: Damit auch alle Vertriebsberichte, benutzerdefinierten Deal- oder Umsatzberichte und Sales-Analytics-Tools Ihre Deals korrekt verarbeiten, müssen Sie Dealphasen für sowohl Gewonnen als auch Verloren unter Dealwahrscheinlichkeit einschließen.

• Um den Namen einer bestehenden Dealphase zu ändern, klicken Sie auf den Namen der Phase und geben Sie dann einen neuen Namen im Textfeld ein. 

• Um Phasen neu anzuordnen, klicken Sie auf die Phase und ziehen Sie sie an eine neue Position.

• Um den internen Namen für eine Dealphase anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Phase und klicken Sie auf das code Code-Symbol. Der interne Name wird von Integrationen und der API verwendet.

• Um eine Phase zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Phase und klicken Sie auf Löschen. Wenn in der Phase, die Sie löschen, Deals vorhanden sind, müssen Sie diese in eine andere Phase zu verschieben. Um mehrere gleichzeitig zu verschieben, gehen Sie zur Indexseite für Deals. In der Listenansicht können Sie eine Massenbearbeitung der Eigenschaft Dealphase vornehmen.

• Um festzulegen, wer Deals in einer bestimmten Phase bearbeiten darf, klicken Sie in der Spalte Bearbeitungszugriff auf das Dropdown-Menü und wählen Sie dann aus, ob alle Benutzer mit Dealzugriff oder nur Super-Admins (nur Professional und Enterprise) Berechtigungen zum Bearbeiten erhalten sollen.
• Um die Eigenschaften zu bearbeiten, die angezeigt werden, wenn ein Deal in eine bestimmte Phase wechselt, bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte Phasen-Eigenschaften aktualisieren und klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten.
• Klicken Sie nach Abschluss des Bearbeitens unten links auf Speichern.

Sie können außerdem auch Aufgaben in Dealphasen automatisieren, wenn Sie eine Sales-Pipeline bearbeiten oder erstellen.

Die in den einzelnen Dealphasen angezeigten Eigenschaften anpassen

Sie können auch anpassen, welche Dealeigenschaften den Benutzern angezeigt werden, wenn Sie einen Deal manuell in eine bestimmte Phase verschieben. Benutzer müssen über die Berechtigung zum Bearbeiten von Eigenschaftseinstellungen verfügen, um die Eigenschaften der Dealphase anpassen zu können.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Pipelines.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie dann die zu bearbeitende Pipeline aus.

• Bewegen Sie den Mauszeiger in der Zeile einer Phase über die Spalte Bedingte Phaseneigenschaften und klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten.
   

• Klicken Sie im linken Bereich auf + Abhängige Eigenschaft hinzufügen.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eigenschaft auswählen und wählen Sie die gewünschte Eigenschaft aus. 

• Um einen Wert für eine Eigenschaft verlangen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich (nur Starter, Professional oder Enterprise). Wenn eine Eigenschaft verlangt wird, können Benutzer in dieser Phase nur dann einen Deal erstellen, wenn sie einen Wert für diese Eigenschaft eingeben.

• Um die Eigenschaften neu anzuordnen, klicken Sie auf die Eigenschaft und ziehen Sie sie an eine neue Position.

• Um eine ausgewählte Eigenschaft zu entfernen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben der Eigenschaft.

• Nachdem Sie Ihre Eigenschaften eingerichtet haben, klicken Sie oben rechts auf Logik anwenden. Die von Ihnen ausgewählten Eigenschaften werden automatisch angezeigt, wenn Sie in dieser Phase manuell einen neuen Deal erstellen oder wenn Sie einen bestehenden Deal in diese Phase verschieben.

Bitte beachten: Eigenschaften mit schreibgeschützten Werten (d. h., die nicht von Benutzern festgelegt werden, wie Berechnungs- oder Score-Eigenschaften) können nicht als Dealphasen-Eigenschaften verwendet werden und werden nicht als auswählbare Optionen angezeigt. Erfahren Sie, wie Sie diese Eigenschaften stattdessen in den Abschnitt Über diesen Deal eines Datensatzes aufnehmen können.

Zugriff auf Deals nach Team oder Phase verwalten (nurProfessional und Enterprise)

Unabhängig von Ihrem HubSpot-Abonnement können Sie die Zugriffsrechte eines einzelnen Benutzers auf Deals aktualisieren. Wenn Ihr Account jedoch ein Sales Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement hat, können Sie den Dealzugriff auch auf Basis des Teams eines Benutzers bearbeiten und den Bearbeitungszugriff für bestimmte Dealphasen einschränken.

Zugriff auf Deals basierend auf Teammitgliedschaft zuweisen

Wenn Ihre Pipeline Deals enthält, die mehreren Teams zugewiesen sind, können Sie den Dealzugriff so konfigurieren, dass Benutzer eines Teams nur auf Deals zugreifen können, die ihnen selbst oder anderen Teammitgliedern zugewiesen sind. Das bedeutet, dass sich mehrere Teams eine Pipeline teilen können, ohne dass die den anderen Teams zugewiesenen Deals beeinträchtigt werden. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Bereich zu Benutzer & Teams.
• Aktivieren Sie in der Tabelle die Kontrollkästchen neben den Namen der Benutzer. Wenn die Benutzer noch nicht in einem Team sind, erfahren Sie hier, wie Sie Benutzer erstellen und sie zu einem Team hinzufügen.
• Klicken Sie oben in der Tabelle auf Berechtigungen bearbeiten. Erfahren Sie mehr über Bearbeiten von Benutzerberechtigungen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu CRM > CRM-Objekte. 
• Legen Sie in der Zeile Deals die Anzeigeberechtigungen des Benutzers auf Deals des eigenen Teams fest und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Nicht zugewiesen. Dadurch werden die Berechtigungen zum Bearbeiten und Löschen automatisch aktualisiert.
• Klicken Sie oben rechts auf Speichern. Die Berechtigungen werden erst wirksam, nachdem sich ein Benutzer abgemeldet und wieder angemeldet hat.

Mit diesen Berechtigungen können die Benutzer nur Deals anzeigen, bearbeiten oder löschen, bei denen sie oder ein anderer Benutzer aus ihrem Team der zuständige Mitarbeiter sind. Wenn ein Benutzer mehreren Teams angehört, kann er auf Deals zugreifen, die einem seiner Teams zugewiesen sind.
 

Bearbeitungszugriff für bestimmte Dealphasen einschränken

Super-Admins können festlegen, ob Deals in bestimmten Phasen von allen Benutzern mit Zugriff auf Deals, von bestimmten Benutzern und Teams oder nur von anderen Benutzern mit Super-Admin-Berechtigungen bearbeitet werden können.

Wenn eine Phase auf Super-Admins oder bestimmte Benutzer und Teams beschränkt ist, können nur diese Benutzer den Deal nach seinem Eintritt in diese Phase bearbeiten oder in eine andere Phase verschieben. Benutzer mit Dealzugriff können die Datensätze in dieser Phase weiterhin anzeigen, aber keine Änderungen vornehmen, bis ein Admin den Deal in ein bearbeitbare Phase verschiebt.

Je nach den Berechtigungen des Benutzers hat die restriktivste Einstellung Vorrang bei der Entscheidung, ob der Benutzer Deals in jeder Phase bearbeiten kann. Zum Beispiel:

• Wenn bei einem Benutzer die Berechtigung zum Bearbeiten von Deals auf alle Deals festgelegt ist, er aber nicht berechtigt ist, Deals in einer Phase zu bearbeiten, kann er die Deals in dieser Phase nicht bearbeiten.
• Wenn ein Benutzer Deals in einer Phase bearbeiten kann, aber seine Berechtigung zum Bearbeiten von Deals auf keine festgelegt ist, kann er keine Deals in dieser Phase bearbeiten.
• Wenn ein Benutzer Deals in einer Phase bearbeiten kann und seine Berechtigung zum Bearbeiten von Deals auf „Nur wenn zuständig“ oder „Nur Team“ festgelegt ist, kann er Deals in der Phase bearbeiten, für die er oder sein Team zuständig ist, aber er kann nicht andere Deals in dieser Phase bearbeiten.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Pipelines.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie dann die zu bearbeitende Pipeline aus.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Pipeline-Regeln.
• Klicken Sie in der Zeile Bearbeitungszugriff für Deals steuern auf den Schalter, um die Regel anzuwenden.
• Wählen Sie im rechten Bereich die Phasen aus, für die der Bearbeitungszugriff beschränkt sein soll, und wählen Sie dann aus, wer Zugriff haben soll: Nur Super-Admins oder Bestimmte Benutzer und Teams.
• Wenn Sie Bestimmte Benutzer oder Teams ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzer oder Team hinzufügen und wählen Sie dann die Kontrollkästchen von Benutzern und Teams aus, denen Sie erlauben möchten, Deals in den ausgewählten Phasen zu bearbeiten.
• Klicken Sie zur Bestätigung auf Speichern.