Gestiona tu modelo de datos

En tu CRM de HubSpot, los objetos representan a tus clientes y la información sobre los procesos empresariales (por ejemplo, contactos, negocios). Cada objeto tiene registros propios que pueden asociarse a registros de otros objetos (por ejemplo, Lorelai Gilmore es un contacto asociado a la empresa «The Dragonfly Inn»). En cada registro, la información se almacena en propiedades y las interacciones se monitorizan mediante actividades. Todas las cuentas de HubSpot incluyen de forma predeterminada determinados objetos, propiedades y actividades, pero, dependiendo de tu suscripción, también puedes crear propiedades y objetos personalizados.

En tu cuenta de HubSpot, puedes configurar tu modelo de datos, incluyendo los ajustes de propiedades y objetos personalizados, los ajustes de asociación y la activación de objetos.

Antes de empezar

• Todos los usuarios pueden ver la pestaña «Gestionar ».
• Para realizar modificaciones en la pestaña «Gestionar» , debes tener permisos de superadministrador .

Crear una propiedad personalizada

Para crear propiedades personalizadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Modelo de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Modelo de datos.
2. Haz clic en la pestaña Administrar.
3. En la vista de gráfico, ve a un objeto de CRM y haz clic para desplegar las propiedades. Haz clic en el menú desplegable para ver las 10 propiedades más utilizadas o las propiedades personalizadas creadas recientemente. Para ver todas las propiedades de un objeto, haz clic en «Ver todo».

4. Para crear una propiedad para el objeto CRM, haz clic en «+ Crear propiedad».
5. En el panel de la derecha, rellena los campos para crear tu propiedad (por ejemplo, «Ubicación de la empresa») y, a continuación, haz clic en «Crear propiedad».

La propiedad aparecerá ahora en el objeto del CRM.

También puedes utilizar el asistente de Breeze para crear una propiedad personalizada. Por ejemplo, ve al asistente de Breeze e introduce "Crear la propiedad de contacto Correo electrónico secundario"

Crear un objeto personalizado y mostrar propiedades

Para crear objetos personalizados y mostrar propiedades:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Modelo de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Modelo de datos.
2. Haz clic en la pestaña Administrar.
3. En la barra lateral izquierda, haz clic en el icono con el signo más que hay junto a «Todos los objetos». Si la barra lateral izquierda está reducida, haz clic en el icono de la flecha hacia la derecha para ampliarla.
4. En el panel de la derecha, rellena los campos para crear tu objeto y definir sus propiedades; a continuación, haz clic en «Crear».

El objeto aparecerá ahora en el modelo de datos.

También puedes utilizar el asistente de Breeze para crear un objeto personalizado. Por ejemplo, ve al asistente de Breeze e introduce "Crear un objeto de trabajo" También puedes utilizar el asistente de Breeze para cambiar el nombre de un objeto. Por ejemplo, introduce «Cambiar el nombre del negocio a oportunidad».

Activar o desactivar objetos en la pantalla

Para activar o desactivar elementos en la pantalla:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Modelo de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Modelo de datos.
2. Haz clic en la pestaña Administrar.
3. Haz clic en el menú desplegable «Ver todos los objetos ».
   • Para mostrar u ocultar un objeto o una actividad concretos, marca o desmarca la casilla de verificación correspondiente.
   • Para mostrar u ocultar un grupo completo de objetos o actividades, marca o desmarca la casilla de verificación situada junto al encabezado del grupo (por ejemplo, «Objetos CRM», «Objetos personalizados», «Objetos de ventas», «Actividades»).

El objeto aparecerá o dejará de aparecer en el modelo de datos.

Activar o desactivar un objeto

Ten en cuenta que algunos elementos están activados de forma predeterminada y no se pueden desactivar.

Para activar una cita, un curso, una ficha o un servicio:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Modelo de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Modelo de datos.
2. Haz clic en la pestaña Administrar.
3. Para activar el objeto:
   • En la vista de gráfico, haz clic en «Activar objeto».

1. • En la vista de tabla, haz clic en el icono de los tres puntos horizontales situado junto al objeto y, a continuación, haz clic en «Activar objeto».
2. Haz clic en Confirmar.

El objeto ya está activado. Una vez activado, podrás asociarlo a otros objetos, visualizarlo en una página de índice del CRM y utilizarlo en herramientas como los workflows o los segmentos.

Para desactivar el objeto:

1. En el objeto que quieras desactivar, haz clic en el icono de los tres puntos horizontales en la vista de gráfico o tabla.
2. Haz clic en «Desactivar objeto» y, a continuación, en «Confirmar».

El objeto está desactivado.

Crear asociaciones y límites

Para crear etiquetas de asociación y límites:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Modelo de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Modelo de datos.
2. Haz clic en la pestaña Administrar.
3. En la vista de gráfico, para ver las asociaciones de un objeto, haz clic en «Ver todo» junto al recuento de objetos asociados (por ejemplo, «14 objetos asociados»), o bien haz clic en el icono de los tres puntos horizontales y selecciona «Ver todos los objetos asociados».

Para crear una asociación de objetos personalizada:

1. Haz clic en el botón «+» situado junto al objeto del CRM.

2. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable para seleccionar una asociación personalizada y, a continuación, haz clic en «Crear».

Para activar una asociación:

1. Haz clic en el icono de los tres puntos verticales que aparece junto a una asociación y, a continuación, haz clic en «Activar asociación».

2. En el cuadro de diálogo, haz clic en Confirmar.

Una vez activada, podrás ver la asociación en una página de índice del CRM y utilizarla en herramientas como los workflows o los segmentos.

Para desactivar una asociación:

1. Haz clic en el icono de los tres puntos verticales de una asociación y, a continuación, haz clic en «Desactivar asociación».
2. Haz clic en Confirmar.

Para crear una etiqueta de asociación:

1. Haz clic en una asociación y, a continuación, haz clic en «+ Crear etiqueta de asociación».

2. En el panel de la derecha, rellena los campos y, a continuación, haz clic en «Crear».

Para crear un límite de asociación:

1. Haz clic en «muchos a muchos» junto a una asociación.
2. En el panel de la derecha, rellena los campos para permitir la asociación de varias empresas o de una cantidad personalizada y, a continuación, haz clic en «Guardar».

También puedes utilizar el asistente de Breeze para crear una etiqueta de asociación. Por ejemplo, ve al asistente de Breeze e introduce "Configurar etiquetas de asociación entre tickets y contactos". Una para "cliente" y otra para "fontanero.

Exportar una imagen del lienzo

Para exportar una imagen del lienzo:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Modelo de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Modelo de datos.
2. Haz clic en la pestaña Administrar.
3. En la esquina superior derecha, haz clic en el menú desplegable «Más » y, a continuación, selecciona «Exportar modelo de datos como imagen».

La imagen se descargará en tu escritorio.

Utiliza la vista de tabla

Para desplazarse por la vista de tabla:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Modelo de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Modelo de datos.
2. Haz clic en la pestaña Administrar.
3. Por defecto, todos los objetos y actividades se muestran en vista de tabla. Para ver los elementos de un gráfico, haz clic en el icono del gráfico situado en la esquina superior izquierda. Haz clic en el icono de la tabla para volver a la vista de tabla.

4. Para gestionar qué objetos y actividades se incluyen, haz clic en el menú desplegable «Ver todos los objetos »:
   • Para mostrar u ocultar un objeto o una actividad concretos, marca o desmarca la casilla de verificación correspondiente.

• • Para mostrar u ocultar un grupo completo, marca o desmarca la casilla de verificación situada junto al encabezado del grupo (p. ej., Objetos de CRM, Objetos personalizados, Objetos de ventas, Actividades).

Ver las relaciones de un objeto o actividad:

1. En la vista de gráfico, haz clic en «Ver todo » junto al recuento de objetos asociados, o bien haz clic en el icono de los tres puntos horizontales y selecciona «Ver todos los objetos asociados».
2. En la vista de tabla, haz clic en un objeto o una actividad y, a continuación, haz clic en la pestaña «Objetos y etiquetas asociados ».

Para ver más información sobre un objeto en la vista de tabla, haz clic en el nombre del objeto:

• En la pestaña «Propiedades» , puedes ver todas las propiedades de ese tipo de objeto. Para editar una propiedad, haz clic en el icono del lápiz. Más información sobre la gestión de propiedades.
• En la pestaña «Grupos de propiedades », consulta los grupos de propiedades de ese objeto. Para editar el nombre de un grupo, haz clic en «Editar», introduce el nuevo nombre y, a continuación, haz clic en «Guardar».
• En la pestaña «Objetos y etiquetas asociados» , consulta las asociaciones y etiquetas definidas para el objeto. Para crear una nueva asociación, haz clic en «+ Crear asociación», selecciona un objeto en el menú desplegable y, a continuación, haz clic en «Crear».
• En la pestaña «Lógica condicional» , puedes controlar cuándo se muestran propiedades adicionales o cuándo es necesario introducir un valor en función de los datos introducidos anteriormente por el usuario. Obtén más información sobre cómo configurar la lógica condicional para las propiedades de enumeración.

Para acceder a la página de índice de un objeto o una actividad en la vista de tabla, haz clic en [x] registros junto al objeto que desees.

Una vez que te hayas familiarizado con tu modelo de datos, aprende a gestionar tu base de datos de CRM. Si tu cuenta cuenta con una suscripción a Data Hub Pro o Data Hub Enterprise , también puedes utilizarherramientas de calidad de los datos para supervisar la calidad de tus datos.

Analizar las tendencias de los datos

En la pestaña «Análisis» , puedes consultar gráficos y tablas para comprender cómo se han creado, actualizado, eliminado o fusionado tus registros a lo largo del tiempo. Obtén más información sobre los valores de origen utilizados en los informes.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Modelo de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Modelo de datos.
2. Haz clic en la pestaña «Análisis ».
3. De forma predeterminada, se muestran los datos de contacto. Para ver otro elemento, haz clic en «Contactos» y, a continuación, selecciona el elemento.
4. Para modificar el intervalo de fechas, haz clic en los selectores de fecha y, a continuación, selecciona una fecha de inicio y una de fin, o un intervalo de tiempo relativo (por ejemplo, «Este mes»).
5. Para filtrar por tipo de acción, haz clic en el menú desplegable «Tipos de acción » y, a continuación, selecciona una opción:
   • Todas las acciones: muestra todos los datos de las acciones relacionadas con los registros, incluyendo cómo y cuándo se crearon, eliminaron, actualizaron o fusionaron dichos registros.
   • Crear: muestra información sobre cómo y cuándo se crearon los registros.
   • Eliminar: muestra información sobre cómo y cuándo se han eliminado los registros.
   • Actualización: muestra los datos sobre cómo y cuándo se actualizaron los registros.
   • Fusión: muestra información sobre cómo y cuándo se fusionaron los registros.
6. Para filtrar por fuente, haz clic en el menú desplegable «Tipos de fuente» y, a continuación, marca las casillas de verificación de las fuentes que quieras ver. Para volver a las selecciones predeterminadas, haz clic en «Seleccionar los tipos de fuente principales predeterminados». Para desmarcar todas las selecciones, haz clic en «Desmarcar todo».

En el gráfico, cada fuente se representa con un color y una línea específicos que indican el número de registros afectados. Pasa el cursor por encima de un punto de datos para ver el número total de registros afectados en esa fecha, desglosados por fuente. En la tabla, cada fila representa un día y cada columna representa una fuente.

Controla tus límites de datos y tu consumo

En la pestaña «Límites» , puedes consultar tus límites de uso para registros, asociaciones, pipelines, propiedades personalizadas y calculadas, etiquetas de asociación y objetos personalizados. Descubre cómo realizar un seguimiento de los límites y el uso de tu CRM.