Määritä saapuvien viestien kansioon liitettyjen chat-kanavien kapasiteettirajat

Voit ottaa käyttöön ja määrittää live-chat- asiakaspalvelijoiden keskustelukapasiteetin rajoitukset HubSpot-tililläsi, jotta he voivat lyhentää vierailijalle annettavan ensimmäisen vastauksen viivettä, lyhentää keskustelujen keskimääräistä kestoa ja parantaa asiakkaiden yleistä tyytyväisyyttä.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten asetat kapasiteettirajat keskustelujen saapuneet-kansiin liitetyille chat-kanaville. Jos haluat hallita asiakaspalvelukeskukseesi liitettyjen kanavien rajoituksia, lue lisää tikettien kapasiteettirajojen asettamisesta.

Huomaa: chat-kapasiteettirajat koskevat vain keskustelukansioon liitettyjen chat-kanavien keskusteluja. Käyttäjälle osoitetut chatit, jotka eivät tule keskustelukansioon liitetystä kanavasta, eivät lasketa mukaan käyttäjän chat-kapasiteettirajaan.

Ota kapasiteettirajat käyttöön ja määritä ne

Voit määrittää chatin kapasiteettirajat seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Tilin oletusasetukset.
3. Napsauta Käyttäjän oletusasetukset -välilehteä.
4. Kytke Kapasiteettirajat-kohdassa Kapasiteettir aja -kytkin päälle.
5. Kun toiminto on kytketty päälle, saapuvat chat-keskustelut osoitetaan automaattisesti vapaana olevalle asiakaspalvelijalle, kunnes aktiivisten chat-keskustelujen määrä saavuttaa asetuksissasi määrittämäsi kapasiteettirajan. Aktiivinen chat-keskustelu lasketaan asiakaspalvelijan kapasiteettirajaan, jos seuraavat kriteerit täyttyvät:
   • Keskustelua ei pidetä roskapostina, estettynä, roskakoriin siirrettynä tai muuten suodatettuna saapuneista viesteistä.

• • Keskustelu on peräisin keskustelujen saapuneet-kansiin liitetystä chat-kanavasta.
  • Keskustelun tila on Avoin ja se on osoitettu asiakaspalvelijalle.
  • Asiakaspalvelija tai vierailija on lähettänyt viestin viimeisten 30 minuutin aikana. Tähän sisältyvät myös kaikki asiakaspalvelijan tämän ajanjakson aikana tekemät kommentit.

6. Live-chatin oletuskapasiteettiraja on asetettu kolmeen aktiiviseen keskusteluun. Voit määrittää uuden rajan kohdassa Chat-kapasiteettiraja, enintään 99.
7. Napsauta vasemmassa alakulmassa Tallenna.

Kun asiakaspalvelijan keskustelujen saapuneet-kansion kapasiteetti saavuttaa enimmäismäärän, hänen saatavuuttaan osoittava vihreä piste muuttuu varoituskolmioksi, eikä hänelle enää osoiteta automaattisesti uusia keskusteluja. Kun asiakaspalvelija sulkee tarpeeksi aktiivisia keskusteluja, jotta kapasiteetti laskee jälleen enimmäismäärän alle, hän on jälleen oikeutettu automaattiseen keskustelujen osoittamiseen.

Jos kaikkien agenttien kapasiteetti on täynnä, saapuvia uusia keskusteluja ei osoiteta kenellekään. Voit kuitenkin edelleen osoittaa keskusteluja manuaalisesti agentille, jonka kapasiteetti on täynnä.

Määritä live-chatin toiminta maksimikapasiteetin saavuttamisen yhteydessä

Voit määrittää live-chatin käynnistysikkunan käyttäytymisen tilanteessa, jossa kaikki asiakaspalvelijat ovat täydessä kapasiteetissa:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Saapuneet viestit ja tukipalvelu > Saapuneet viestit.
3. Siirrä hiiri Chat-kanavan päälle Kanavat-välilehdessä ja napsauta Muokkaa.
4. Napsauta Saatavuus-välilehteä .
5. Napsauta Saatavuus-kohdan alla Maksimikapasiteetti-välilehteä .
6. Napsauta avattavaa valikkoa mukauttaaksesi live-chatin käynnistimen toimintaa maksimikapasiteetin ollessa käytössä:
   • Näytä odotusviesti: verkkosivuston kävijöille näytetään edelleen live-chat-käynnistysikkuna, mutta kun he aloittavat keskustelun, määrittämäsi odotusviesti näkyy chat-ikkunassa. Uudet keskustelut jäävät postilaatikkosi Unassigned-näkymään .
   • Piilota chat-käynnistin: chat-käynnistintä ei näytetä verkkosivustosi kävijöille, eivätkä he voi aloittaa keskusteluja live-asiakaspalvelijoiden kanssa.
   • Älä tee mitään: live-chat-käynnistysikkuna avautuuverkkosivuston kävijöille, ja jos he päättävät aloittaa keskustelun, he käyvät läpi normaalin tervehdyskokemuksen ilman viitteitä siitä, että kaikki asiakaspalvelijat ovat täydessä kapasiteetissa. Uudet keskustelut jäävät postilaatikkosi ”Määrittämättömät”-näkymään.

7. Jos haluat antaa kävijöiden jättää viestejä silloin, kun tiimisi ei ole käytettävissä, kytke ”Salli kävijöiden lähettää viestejä” -kytkin päälle.

7. Napsauta vasemmassa alakulmassa Tallenna.

Huomaa: jos olet määrittänyt chat-käynnistimen käyttäytymisen tilanteisiin, joissa kaikki asiakaspalvelijat ovat poissa tai kapasiteetti on täynnä, Poissa- välilehdessä määrittämäsi käyttäytyminen on etusijalla, jos kaikki asiakaspalvelijat ovat samanaikaisesti poissa tai kapasiteetti on täynnä.