Luo ja hallinnoi laskuja

Luo laskuja HubSpotissa digitaalisten maksujen keräämiseksi Stripe-maksujen käsittelyn tai HubSpot-maksujen kautta tai HubSpotin ulkopuolella suoritettujen maksujen seuraamiseksi. Tässä asennusoppaassa käydään läpi laskujen määrittäminen tilillesi, mukaan lukien etuliitteiden mukauttaminen, verotietojen lisääminen ja laskujen määrittäminen tilauksia varten. Voit myös tarkastella HubSpotin oletuslaskujen ominaisuuksia.

Voit luoda ja viimeistellä laskuja ilman maksuprosessorin määritystä ja siirtyä keräämään maksuja manuaalisesti. Jos kuitenkin haluat hyväksyä verkkomaksuja, sinun on määritettävä joko Stripe-maksujenkäsittely (käytettävissä kaikissa tilauksissa) tai HubSpot-maksut( vainStarter-, Professional- tai Enterprise-tilaukset).

Huomaa: kun olet tehnyt maksutapahtumia Stripe-maksujenkäsittelyn avulla yhdistetyllä Stripe-tililläsi, tällä hetkellä ei ole mahdollista yhdistää vaihtoehtoista Stripe-tiliä eikä määrittää HubSpot Payments -palvelua. Kun olet tehnyt maksutapahtumia HubSpot Payments -palvelun avulla, ei myöskään ole tällä hetkellä mahdollista siirtyä HubSpot Payments -palvelusta Stripe-maksujen käsittelyyn. Jos et ole vielä tehnyt maksutapahtumia ja haluat vaihtaa, ota yhteyttä asiakaspalveluun.

Luo lasku

Ylläpitäjät ja käyttäjät, joilla on laskut-objektin oikeudet, voivat luoda laskun suoraan yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai tarjoustietueesta tai laskujen indeksisivulta. Voit myös luoda laskun julkaistusta tarjouksesta kopioidaksesi tarjouksen tiedot uuteen laskuun.

Huomaa: jos käytät HubSpot-maksuja, voit luoda laskuja, jos tilisi oletusvaluutaksi on asetettu USD. Jos sinulla ei ole määritetty maksuprosessoria tai olet määrittänyt Stripen maksuprosessoriksi, voit luoda laskuja, jos oletusvaluutaksi on valittu tässä.

Laskun luominen indeksisivulta:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo lasku.

Laskun luominen yhteyshenkilö-, yritys- tai kauppatietueesta:

• Siirry tietueisiin:
  • Yhteystiedot:
  • Yritykset:
  • Deals:
• Napsauta tietueen nimeä.
• Napsauta oikean sivupalkin Laskut-osiossa Lisää ja valitse sitten Luo lasku. Jos haluat luoda kaupoissa laskun käyttäen kaupan tietoja, mukaan lukien siihen liittyvät rivitiedot, valitse Muunna kauppa laskuksi valitsemalla Muunna kauppa laskuksi.

• Jos haluat liittää tietueeseen olemassa olevan laskun, napsauta Lisää ja valitse sitten Lisää olemassa oleva lasku.

Voit luoda laskun julkaistusta tarjouksesta:

• Vie hiiren osoitin lainauksen nimen päälle, valitse Toiminnot ja valitse sitten Muunna laskuksi. Tämä luo uuden laskun käyttäen lainauksen tietoja.

Tämän jälkeen siirryt laskun muokkausohjelmaan, jossa voit määrittää laskun yksityiskohdat.

Huomaa: oletusarvoisesti laskua luotaessa käytetään vakiomuotoista etuliitettä INV, jota seuraa numero, joka kasvaa juoksevasti jokaisen luodun laskun kohdalla (esimerkiksi INV-1001 ja sitten INV-1002). Voit päivittää laskujen etuliitteen ja alkunumeron asetuksissa.

Laskujen laskutuksen määrittäminen

Määritä laskun muokkausohjelman Lasku laskulle -osiossa ensin laskuun liittyvät tietueet, maksuehdot ja muut.

• Jokainen lasku on liitettävä vähintään yhteen yhteystietoon. Laskun liittäminen yhteystietoon:
  • Napsauta Lisää yhteyshenkilö.
  • Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yhteyshenkilö tai luo uusi.
  • Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien yhdistämistarrojen määrittämistä.
  • Napsauta Tallenna.
• Jokainen lasku voidaan yhdistää yhteen yritykseen. Laskun yhdistäminen yritykseen:
  • Napsauta Lisää yritys.
  • Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yritys tai luo uusi yritys.
  • Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien yhdistämistarrojen määrittämistä.
  • Napsauta Tallenna.
• Laskutusosoitteen lisääminen laskuun:
  • Napsauta Muokkaa kohdassa Laskutusosoite.
  • Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
  • Napsauta Käytä.
• Laskun päivämääräksi asetetaan oletusarvoisesti kuluva päivä. Voit päivittää tämän napsauttamalla Laskun päivämäärä -kenttää ja valitsemalla sitten uuden päivämäärän päivämääränvalitsimella.
• Laskun maksu erääntyy oletusarvoisesti laskun vastaanottamisen yhteydessä. Jos haluat valita eri maksuehtoja, napsauta Maksuehdot-pudotusvalikkoa ja valitse sitten maksuehto. Eräpäivä-kenttä päivittyy automaattisesti vastaamaan valittua ehtoa.
• Jos haluat lisätä laskulle ostotilauksen numeron, kirjoita numero Ostotilauksen numero -kenttään.

Lisää rivit

Lisää rivierät-osiossa ne erät, jotka ostaja ostaa.

• Jos käytät Stripe-maksujen käsittelyä, voit määrittää laskun valuutan käyttämällä valuutan pudotusvalikkoa. Lisätietoja Stripe-maksujenkäsittelyn tukemista valuutoista.
  
  
• Olemassa olevien tuotteiden lisääminen tuotekirjastostasi( vainProfessional tai Enterprise ):
  
  • Valitse Valitse Valitse tuotekirjastosta.
  • Valitse oikeassa paneelissa niiden tuotteiden vieressä olevat valintaruudut, jotka ostaja ostaa. Napsauta sitten Lisää.

• Voit luoda laskulle mukautetun rivin:
  • Napsauta Luo mukautettu erä.
  • Määritä oikeassa paneelissa rivin tiedot ja valitse sitten Tallenna. Nimi ja Yksikköhinta -kentät ovat pakollisia.
  • Kun olet tallentanut rivikohdan, voit päivittää sen tietoja rivikohdan muokkausohjelmassa, kuten lisätä määrää ja asettaa yksikköalennuksen (joko valuutta- tai prosenttiperusteisen).
• Kun olet lisännyt riviartikkelit, voit tarkastella yhteenveto-osiossa välisummaa, mukaan lukien sovelletut alennukset.

Kommenttien lisääminen

Jos haluat lisätä ostajalle huomautuksia laskuun, voit lisätä ne Kommentit-kenttään. Voit käyttää tekstikentän alaosassa olevia tekstivaihtoehtoja tekstin muotoilemiseen, hyperlinkin lisäämiseen tai katkelman lisäämiseen. Voit lisätä oletuskommentin, joka näkyy jokaisessa laskussa, laskun asetuksissa.

Määritä laskutusvaihtoehdot( vainStarter-, Professional- ja Enterprise-versiot ).

Valitse Laskutus-osiossa, haluatko hyväksyä verkkomaksut, määritä, mitkä maksuvaihtoehdot ovat ostajan käytettävissä, ja valitse, kerätäänkö laskutus- ja toimitusosoitetiedot. Verkkomaksuasetukset periytyvät kassan maksuasetuksista.

• Jos haluat hyväksyä verkkomaksut, kytke Maksukassa-kytkin päälle. Jos kassakytkin on kytketty pois päältä, alla olevat vaihtoehdot eivät ole käytettävissä.
  • Valitse valintaruudut niiden maksutapojen vieressä, jotka haluat hyväksyä (esim. luotto- tai pankkikortti tai pankkisiirtomaksut, kuten ACH).
  • Jos haluat kerätä laskutusosoitetiedot kassalla, valitse Kerää laskutusosoite luottokorttiostoksia varten -valintaruutu.
  • Jos haluat kerätä toimitusosoitteen tiedot kassalla, valitse Kerää toimitusosoite -valintaruutu. Kun ostaja syöttää lähetystietonsa, hän voi valita vain maksuasetuksissa määrittämistäsi maista.
  • Jos haluat antaa asiakkaiden syöttää mukautetun summan maksun yhteydessä, valitse Salli asiakkaan maksaa summa, joka on pienempi kuin maksettava summa -valintaruutu. Jos haluat kirjata manuaalisen tai olemassa olevan maksun osamaksuksi, voit tehdä sen laskujen indeksisivulta. Mukautetun maksun määrän on oltava pienempi kuin erääntyneen saldon kokonaismäärä.
    
    

    Huomaa: Jos tilillesi ei ole määritetty HubSpot Payments- tai Stripe-maksuprosessoria, voit hyväksyä osamaksuja laskuja vastaan manuaalisten maksujen kirjaamisen yhteydessä ilman, että sinun tarvitsee ottaa käyttöön erityistä asetusta.

Lisäasetukset

Lisäasetukset-osiossa voit mukauttaa laskun kieltä ja paikallisuutta sekä laskun URL-osoitetta. Pääset lisäasetuksiin valitsemalla Lisäasetukset.

• Oletusarvoisesti sivun otsikoissa ja tarroissa käytettävä kieli on englanti. Voit päivittää tämän toiseen kieleen napsauttamalla kieli-pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten kielen.
• Oletusarvoisesti päivämäärän ja osoitteen muodossa käytetään Yhdysvaltojen muotoa. Voit päivittää tämän muuhun muotoon napsauttamalla avattavaa Locale-valikkoa ja valitsemalla sitten alueen.
• Jos haluat määrittää mukautetun laskun URL-osoitteen käyttämällä mitä tahansa yhdistettyjä verkkotunnuksia, napsauta avattavaa verkkotunnusvalikkoa ja valitse sitten verkkotunnus. Voit myös syöttää mukautetun tunnisteen URL-osoitteen loppuun syöttämällä arvon Content slug -kenttään. Laskun URL-osoitteen esikatselu näkyy URL-kenttien alapuolella.
• Jos tilillesi on määritetty verotunnisteet ja haluat sisällyttää ne laskuun, valitse vastaavat verotunnisteen valintaruudut.

Tallenna ja viimeistele

Voit milloin tahansa laskun luomisen aikana tallentaa laskun luonnoksena valitsemalla Tallenna vasemmassa yläkulmassa. Voit palata luonnosteltuun laskuun milloin tahansa muokkaamaan tai poistamaan sitä. Voit myös napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa Esikatselu-painiketta nähdäksesi, miltä lasku näyttää ostajalle.

Jos olet valmis viimeistelemään laskun, jotta voit lähettää sen ostajalle:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Viimeistele. Kun lasku on viimeistelty, sitä ei voi enää muokata tai poistaa.

• Tarkista valintaikkunassa vastuuvapauslauseke ja napsauta sitten Viimeistele.

Lähetä

Kun olet viimeistellyt laskun, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on vaihtoehtoja laskun lähettämiseksi ostajalle sähköpostitse.

• Määritä ensin sähköpostiosoitekentät:
  • To-kenttään lisätään automaattisesti laskun ensimmäisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Jos haluat muuttaa tätä osoitetta, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse yhteyshenkilö. Voit myös syöttää uuden sähköpostiosoitteen, jolloin HubSpot luo hänelle automaattisesti yhteystietueen lähettämisen jälkeen.
  • Cc-kenttään lisätään automaattisesti niiden muiden yhteystietojen osoitteet, jotka liitettiin laskuun luomisen yhteydessä. Voit lisätä tähän kenttään lisää osoitteita napsauttamalla pudotusvalikkoa, valitsemalla yhteystietoja tai syöttämällä mukautettuja sähköpostiosoitteita.
  • From-kenttä täytetään automaattisesti yhdistetyllä sähköpostiosoitteella, mutta voit valita minkä tahansa tiliin yhdistetyn sähköpostiosoitteen.
    • Valitsemastasi sähköpostiosoitteesta tulee oletusosoite tulevia laskujen lähetyksiä varten, mutta sitä voi muuttaa ennen jokaista lähetystä.
    • Vastaukset tähän sähköpostiin ohjataan lähettäjän osoitteeseen. Jos valitset sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhdistettyyn postilaatikkoon, mukaan lukien jaetut tiimien sähköpostilaatikot, voit hallita seurantaa HubSpotin keskustelujen postilaatikossa.
• Napsauta Lähetä lasku.
• Jos haluat sen sijaan laatia manuaalisesti sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun, valitse Kirjoita sähköpostiviesti manuaalisesti.

Ostaja saa tällöin sähköpostiviestin, joka sisältää laskun tiedot ja linkin, jonka kautta hän voi tarkastella laskua selaimessaan.

Voit myös lähettää laskun myöhemmin laskujen hakusivulta, jossa voit myös hallita olemassa olevia laskuja. Lue lisää laskujen hallinnasta ja jakamisesta alla.

Laskujen hallinta

Kun olet luonut laskuja, voit hallita niitä laskujen indeksisivulta samalla tavalla kuin muiden CRM-tietueiden hallintaa.

• Napsauta laskun nimeä.
• Oikeanpuoleisessa paneelissa voit määrittää laskun omistajan Omistaja-kentän avulla, tarkastella laskun ominaisuuksia, tarkastella suoritettuja maksuja ja hallita laskun yhdistelmiä.

Luonnosteltujen laskujen hallinta

• Muokkaa: jatka laskun määrittämistä.
• Poista: poista laskuluonnos.
• Kloonaa: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.
  
  

Valmiiden laskujen hallinta

Päättyneiden laskujen osalta pääset seuraaviin vaihtoehtoihin napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa:

• Näytä lasku: avaa lasku erillisessä selaimen välilehdessä.
• Kopioi linkki: kopioi laskun URL-osoite lähetettäväksi ostajalle.
• Lähetä: lähetä lasku sähköpostitse. Lisätietoja laskun lähettämisestä sähköpostitse.
• Lataa: lataa laskun PDF-tiedosto.
• Maksun kirjaaminen: merkitse lasku manuaalisesti maksetuksi luomalla uusi maksutietue tai soveltamalla olemassa olevaa. Kun olet valinnut tämän vaihtoehdon:
  • Luo uusi maksutietue, täytä oikeassa sivupalkissa olevat maksutietokentät ja valitse sitten Tallenna maksu. Maksu näkyy tämän jälkeen kohdassa Maksut, kun tarkastelet laskun tietoja.
  • Jos haluat soveltaa olemassa olevaa maksua laskuun, napsauta oikeassa sivupalkissa Käytä olemassa olevaa -välilehteä. Etsi sitten maksutietue maksun määrän, tunnuksen tai maksuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen perusteella. Valitse maksu ja napsauta sitten Käytä maksua. Maksu näkyy tämän jälkeen kohdassa Maksut, kun tarkastelet laskun tietoja.

Huomaa: Kun lasku merkitään manuaalisesti maksetuksi, yhteyshenkilöt eivät saa kuittia automaattisesti. Jos kuitti tarvitaan, voit lähettää sen yhteystiedolle maksujen indeksisivulta.

• • Maksun poistaminen:
    • Napsauta laskun nimeä.

• • • Napsauta oikean sivupalkin Maksut-osiossa Näytä liittyvä maksu.
    • Napsauta maksun määrää.
    • Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse sitten Poista.
    • Vahvista valinta valitsemalla Poista tietue.

• Mitätön: Merkitse lasku mitätöidyksi. Kun olet merkinnyt laskun mitätöidyksi, et voi enää periä laskulle maksua tai mitätöidä sitä. Tätä ei voi peruuttaa.
  • Jos laskua vastaan on suoritettu verkkomaksu, laskua ei voi mitätöidä, vaikka hyvitys olisi annettu.
  • Jos laskua vastaan on kirjattu manuaalinen maksu, maksu on poistettava ennen kuin voit mitätöidä laskun.
• Kloonaus: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.

Laskujen suodattaminen ja vienti

• Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Lisäsuodattimet-painiketta.
• Määritä uusi suodatin valitsemalla oikeassa paneelissa + Lisää suodatin.
• Etsi ja valitse ominaisuus, jonka mukaan haluat suodattaa, ja määritä suodatusperusteet.
• Voit valita toisen ominaisuuden valitsemalla AND tai OR. Lisätietoja suodattimien määrittämisestä ja näkymien tallentamisesta.
  
  
• Jos haluat muokata taulukossa näkyviä sarakkeita, napsauta taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Muokkaa sarakkeita.
• Voit viedä kaikki laskut valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Vie tai valitsemalla vietävien laskujen vieressä olevat valintaruudut ja valitsemalla sitten Vie. Lisätietoja tietueiden viennistä.

Laskujen lähettäminen

Kun olet luonut laskun, voit jakaa sen suoran linkin tai sähköpostin kautta tai lisätä laskut, kun laadit viestejä CRM-tietueissa ja keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Laskun lähettäminen sähköpostissa:

• Napsauta laskun nimeä.
• Valitse oikeassa sivupalkissa Toiminnot ja valitse sitten Lähetä.
• Määritä valintaikkunassa sähköpostiosoitekentät ja valitse sitten Lähetä lasku.

Voit myös lähettää laskulinkin sisältävän sähköpostiviestin manuaalisesti tai lisätä linkin viesteihin.

Huomaa: jos lähetät laskun manuaalisesti kirjoitetussa sähköpostiviestissä tai lisäämällä linkin, Viimeksi lähetetty päivämäärä -ominaisuutta ei päivitetä. Lisätietoja laskun ominaisuuksista.

Jos haluat lähettää manuaalisesti sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun:

• Napsauta laskun nimeä.
• Valitse oikeassa sivupalkissa Toiminnot ja valitse sitten Lähetä.
• Valitse valintaikkunassa Kirjoita sähköposti manuaalisesti. Tämän jälkeen sinut ohjataan laskuun liittyvään kauppatietueeseen, jossa voit laatia sähköpostiviestin. Linkki laskuun sisällytetään automaattisesti sähköpostin runkoon.
• Kun olet laatinut sähköpostiviestin, valitse Lähetä.

Voit jakaa suoran linkin laskuun:

• Napsauta laskun nimeä.
• Valitse oikeassa sivupalkissa Toiminnot ja valitse sitten Kopioi linkki.

• Tämän jälkeen voit lisätä linkin haluamaasi viestialustaan, ja ostaja voi klikata linkkiä tarkastellakseen laskua URL-osoitteessa, jonka määrittelit laskun luomisen yhteydessä.

Laskun lisääminen kahdenkeskiseen sähköpostiviestiin tai viestiin keskustelujen saapuneet-kansiossa:

• Valitse viestin koostajassa Lisää ja valitse sitten Laskut.
• Valitse lasku tai siirry laskujen hakemistosivulle valitsemalla Hallitse.

Kun olet valinnut laskun, viestiin lisätään hyperlinkki, jossa käytetään laskun numeroa.

Huomaa: tällä hetkellä HubSpotin rakentamat tili-integraatiot, kuten Quickbooks Online ja Xero, eivät tue laskujen synkronointia HubSpotista. Voit kuitenkin viedä laskutietueesi ja ladata ne kirjanpitojärjestelmääsi. Voit tilata päivityksiä uusista laskuintegraatio-ominaisuuksista, kuten laskujen synkronoinnista, täyttämällä tämän lomakkeen.