Hallitse toistuvaa laskutusta ja maksuja tilausten avulla.

Tilausten avulla voit automatisoida tilausten hallinnan ja toistuvan laskutuksen CRM:stä. Käytä tilauksia automatisoidaksesi toistuvia maksuja asiakkaillesi tai lähettääksesi toistuvia laskuja, joissa pyydetään maksua.

Tässä artikkelissa saat lisätietoja siitä, miten tilaukset toimivat ja miten niitä luodaan ja hallitaan. Ennen kuin luot ja hallitset tilauksia, opettele, miten tilaukset otetaan käyttöön tililläsi.

Miten tilaukset toimivat

Tilaukset voidaan määrittää kahdella tavalla:

• Toistuvat maksut: automatisoi maksujen kerääminen. HubSpot veloittaa ostajaa automaattisesti maksulinkissä tai tarjouksessa asettamasi laskutusvälien perusteella, joten sinun ei tarvitse luoda erillisiä maksulinkkejä tai tarjouksia tilausmaksujen keräämistä varten.
• Toistuva laskutus: automatisoi asiakkaiden laskutus. Lähetä laskut toistuvan laskutuksen taajuudella maksupyyntöjä varten. Laskut voivat olla erääntyneitä kuittaushetkellä tai niillä voi olla nettomaksuehto.

Jotta voit kerätä tilausmaksuja maksulinkkien ja lainausten kautta, sinun on määritettävä jokin seuraavista maksuprosessoreista:

• HubSpot-maksut: Määritä HubSpot-maksut, HubSpotin sisäänrakennettu maksuprosessori, joka on käytettävissä Starter-, Professional- ja Enterprise-tileillä.
• Stripe-maksujen käsittely: liitä olemassa oleva Stripe-tilisi, jotta voit käyttää Stripeä maksujen käsittelyyn, joka on käytettävissä kaikissa tilauksissa.

Luo tilauksia

Alla kerrotaan, miten voit veloittaa asiakkailta tilaukset automaattisesti maksulinkkien ja lainausten kautta tai miten voit lähettää toistuvia laskuja tilausten maksujen keräämiseksi.

Kerää toistuvia maksuja

Tilaukset perustetaan automaattisesti, kun ostaja ostaa toistuvan erän. Määritä maksulinkki tai tarjous, jolla voit kerätä maksun ostajalta. Voit myös luoda maksulinkin suoraan Tilaukset-hakusivulta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo tilaus.
• Napsauta Kun asiakas maksaa maksun -linkkiä.
• Valitse Valitse Valitse tuotekirjastosta lisätäksesi olemassa olevan tuotteen tai Luo mukautettu rivikohta luoda ksesi rivikohdan tyhjästä.
• Tai valitse Peruuta ja jatka maksulinkin luomista.

Lähetä toistuvia laskuja

Automatisoida asiakkaiden laskutus:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo tilaus.
• Napsauta Heti ja valitse haluamasi keräysmenetelmä.

• Jos haluat lisätä tilaukseen laskutusyhteyshenkilön ja yrityksen, valitse add Lisää yhteyshenkilö ja add Lisää yritys. Yrityksen lisääminen on vapaaehtoista, mutta tilauksella on oltava yhteyshenkilö.
• Lisää laskutusosoite valinnaisesti. Tämä näkyy asiakkaalle lähetettävissä laskuissa.
• Lisää rivikohdat.
• Valitse kohdassa Maksujen perintä perintätapa:
  • Veloitatilaus automaattisesti (BETA): veloita lasku asiakkaan tallennetulta maksutavalta. Sekä sinä että asiakas saavat kuitin sähköpostitse.
  • Kerää maksu manuaalisesti jokaisella laskulla: Kerää tilauslaskun maksu manuaalisesti.

• • • Napsauta avattavaa Maksuehdot-valikkoa ja valitse , milloin maksu erääntyy.

• • • Hyväksy verkkomaksut -vaihtoehto on oletusarvoisesti päällä. Tämän näytön esitäytetyt valinnat vastaavat maksuasetuksissa määritettyjä vaihtoehtoja.
    • Valitse Hyväksytyt maksut avat -valintaruudut tai poista niiden valinta, jos haluat valita maksutyypit, jotka hyväksyt tälle tilaukselle.
    • Valitse Laskutusosoitteen kerääminen luottokorttiostoksia varten -valintaruutu tai poista sen valinta, jos haluat kerätä asiakkaidesi laskutusosoitteen.
    • Valitse Kerää toimitusosoite -valintaruutu tai poista sen valinta, jos haluat kerätä asiakkaidesi toimitusosoitteen.
    • Valitse Säilytä maksutavat tulevia maksuja varten -valintaruutu tai poista sen valinta, jos haluat valita, kerätäänkö asiakkaan maksutiedot kassalla tulevia maksuja varten.

• • • Tai kytke Hyväksy verkkomaksut -kytkin pois päältä, jos aiot vastaanottaa maksuja muulla menetelmällä.
• Napsauta Lisäasetukset-vaihtoehtoa , jos haluat soveltaa asetuksia tähän tilaukseen liittyviin laskuihin:
  • Jos haluat lisätä ostajalle huomautuksia laskuun, voit lisätä ne Laskun kommentit -kenttään. Voit käyttää tekstikentän alareunassa olevia tekstivaihtoehtoja tekstin muotoilemiseen, hyperlinkin lisäämiseen tai tekstinpätkän lisäämiseen. Opi lisäämään oletuskommentti, joka näkyy jokaisessa laskussa, laskun asetuksista.
  • Valitse Laskun toimitus-kohdassa valintaruutu Lähetä laskut automaattisesti sähköpostitse asiakkaalle jokaisena laskutuspäivänä, jotta laskut lähetetään asiakkaalle automaattisesti laskutuspäivänä. Muistutussähköposteja hallitaan laskuasetusten kautta.
  • Valitse Laskun verotunniste-kohdassa kaikki verotunnisteet, jotka on sisällytettävä laskuun. Lue, miten verotunnuksia lisätään asetuksissa.
  • Napsauta kieli-pudotusvalikkoa ja valitse kieli.
  • Napsauta pudotusvalikkoa Paikallisalue ja valitse paikallisalue.
  • Kaikki tilauksen asetuksissa määritetyt mukautetut ominaisuudet näkyvät kohdassa Tilauksen mukautetut kentät. Jos asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat ohittaa nämä kentät, on otettu käyttöön, voit tehdä niihin muutoksia laskun luomisen aikana.

• Kun olet valmis, napsauta Luo oikeassa yläkulmassa.

• Vahvista tilaus valitsemalla valintaikkunassa Luo tai palaa takaisin muokkaamaan tilausta valitsemalla Peruuta.

Luo tilaus yhteyshenkilön, yrityksen tai sopimuksen tietueesta.

• Siirry tietueisiisi:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Napsauta tietueen nimeä.
  • Napsauta yhteystietojen ja yritysten kohdalla oikean sivupalkin Tilaukset-osiossa Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
    • Luo uusi tilaus: Luo uusi tilaus yhteystietoa tai yritystä varten.
    • Lisää olemassa oleva tilaus: Liitä olemassa oleva tilaus yhteystietoon tai yritykseen.

• • Kun kyseessä ovat toistuvia eriä sisältävät kaupat, valitse oikean sivupalkin Tilaukset-osiossa Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
    
    • Muunna kauppa tilaukseksi: Luo tilaus käyttäen kaupan tietoja, mukaan lukien siihen liittyvät rivierät. Jos kaupassa ei ole toistuvia rivieriä, näytetään vaihtoehto Muunna kauppa laskuksi. Lisätietoja laskuista.
    • Luo uusi tilaus: Luo uusi tilaus yhteyshenkilölle tai yritykselle.
    • Lisää olemassa oleva tilaus: Liitä olemassa oleva tilaus yhteystietoon tai yritykseen.

• • • Voit myös luoda tilauksen sopimuksen rivikohtaeditorista.

Luo tilaus julkaistusta lainauksesta

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Napsauta sopimuksen nimeä.
• Siirry oikeassa sivupalkissa olevaan Lainaukset-osioon.
• Vie hiiren osoitin olemassa olevan tarjouksen päälle, jossa on toistuvia rivikohtia, valitse Toiminnot ja valitse sitten Muunna tarjous tilaukseksi. Jos sopimuksessa ei ole toistuvia rivieriä, näytetään vaihtoehto Muunna sopimus laskuksi. Lisätietoja laskuista.

Tilausprosessi

Kun ostaja ostaa toistuvan erän, tapahtuu seuraavaa:

• Tilisi Super Admins ja ostaja saavat maksuilmoituksen ensimmäisestä tilausmaksusta. Lue lisää ilmoitusten määrittäm isestä HubSpotissa.
  
  

  Ostajan kuitti	Kauppiaan kuitti

• HubSpot luo tilaustietueen toistuvan laskutuksen ja maksujen seurantaa varten.
  • Lainauksista ja maksulinkistä automaattisesti maksettavien tilausten osalta tilaustietue liitetään automaattisesti maksaneeseen yhteyshenkilöön ja kaikkiin tarjouksiin tai maksulinkkeihin, jotka on liitetty maksettuihin lainauksiin tai maksulinkkeihin.
  • Manuaalista maksujen keräämistä varten tehdyissä tilauksissa, jotka on muunnettu tarjouksista tai kaupoista, tilaustietue liitetään automaattisesti yhteystietoon, yritykseen, siihen liittyvään laskutusyhteystietoon (jos laskutusyhteystiedon yhdistämisasetus on käytössä), kauppaan ja tarjoukseen, josta se on muunnettu.

Huomaa: toistuvia maksuja varten ei luoda uutta sopimusta, vaikka olisit ottanut käyttöön Salli maksulinkkien luominen uusille sopimuksille -asetuksen maksulinkkiasetuksissa. Toistuvat maksut kirjataan tilaustietueeseen, joka on liitetty kaikkiin sopimuksiin, joihin tilaus on liitetty.

• • Saman laskutustiheyden, laskutusehtojen, laskutuksen alkamispäivän ja maksujen lukumäärän omaaviaeriä seurataan samassa tilaustietueessa, koska ne voidaan laskuttaa yhdessä.
  • Erilaisia laskutustiheyksiä, laskutusehtoja, laskutuksen alkamispäiviä ja maksujen lukumäärää sisältäviäeriä seurataan erillisissä tilaustietueissa. Jos esimerkiksi maksulinkki sisältää kaksi toistuvaa erää, joista toinen on kuukausittain ja toinen vuosittain, luodaan kaksi tilaustietuetta. Samoin jos maksulinkki sisältää kaksi toistuvaa erää, joilla on eri laskutusehdot, luodaan kaksi tilaustietuetta.
  • Jos toistuva maksu suoritetaan pankkiveloituksena, kuten ACH-maksuna, tilaustietue luodaan, kun maksu on hyväksytty ja toimitettu, vaikka maksu olisi vielä vireillä.

• Jos olet valinnut rivin Laskutusehdot-pudotusvalikosta kohdan Uusitaan automaattisesti, kunnes peruutetaan, tilaukseen ei liity päättymispäivää. Jos haluat määrittää päättymispäivän, valitse Laskutusehdot-pudotusvalikosta Kiinteä maksujen määrä ja valitse tilauksen maksujen määrä pudotusvalikosta Maksujen määrä. HubSpot asettaa päättymispäivän automaattisesti asetetun maksujen määrän perusteella. Jos esimerkiksi maksulinkkiä käytettiin 1. maaliskuuta ja Number of payments ( Maksujen määrä ) -pudotusvalikon arvoksi oli asetettu 6, päättymispäiväksi asetetaan automaattisesti 1. syyskuuta.

• Kun seuraava maksun eräpäivä koittaa, HubSpot veloittaa ostajan automaattisesti sillä maksutavalla, jolla hän alun perin osti. Jos asiakkaan on päivitettävä tämä maksutapa, voit lähettää hänelle linkin sen päivittämistä varten.
• HubSpot lähettää ostajalle kuitin jokaisesta maksusta sähköpostitse, ja HubSpotin tilaustietueen ominaisuudet päivitetään. Voit myös ottaa käyttöön muistutussähköpostit, jotka ilmoittavat ostajalle 14 päivää ennen seuraavaa tilausmaksua.
• HubSpot lähettää sähköposti-ilmoitukset tilin ylläpitäjille, kun tilausmaksu on suoritettu tai epäonnistuu. Voit kytkeä nämä ilmoitukset pois päältä ilmoitusasetuksista.

Näytä tilaukset

Voit tarkastella tilauksia joko tilauksen indeksisivulta tai tilaukseen liittyvistä yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- ja maksutietueista. Voit tarkistaa tilauksen tilan, muokata tilausta tai lähettää ostajalle linkin maksutavan päivittämistä varten.

Tarkastele tilauksia tilausten indeksisivulla

Tilausten indeksisivulla voit tarkastella kaikkia tilauksia, luoda ja käyttää tallennettuja näkymiä suodattaaksesi tilauksia tiettyjen kriteerien mukaan.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Tilausten indeksisivulla on kaksi oletusnäkymää, joihin pääset napsauttamalla taulukon yläpuolella olevia Maksamattomat- ja Ajastetut-välilehtiä. Nämä näkymät suodattavat tilaukset Status-ominaisuuden perusteella. Lisätietoja tilauksen tiloista.
• Voit suodattaa kaikki tilaukset nopeasti näiden ominaisuuksien mukaan käyttämällä Tila- ja Seuraava laskutuspäivä -pudotusvalikoita. Voit myös määrittää muita suodatusperusteita valitsemalla Lisäsuodattimet.
• Voit tallentaa näkymän myöhempää käyttöä varten napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-kuvaketta .
• Voit tarkastella tilauksen kaikkia tietoja tai muokata tilausta napsauttamalla tilauksen nimeä.

Lisätietoja tietueiden katselusta ja suodattamisesta indeksisivulla.

Näytä tilaukset niihin liittyvissä CRM-tietueissa

Voit tarkastella tilausta jostakin siihen liittyvästä tietueesta:

• Siirry tietueisiisi:
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Maksut.
• Napsauta tilaukseen liittyvän tietueen nimeä .
• Siirry oikeassa sivupalkissaTilaukset-korttiin nähdäksesi tilauksen tilan ja alkamispäivän.

• Saat lisätietoja viemällä hiiren kursorin tilauksen päälle ja valitsemalla Esikatselu.

• Tarkista oikeassa paneelissa tilauksen tiedot ja muokkaa tilausta tarpeen mukaan.

Tilauksen tilat

Alla on lisätietoja siitä, mitä kukin tilaus tarkoittaa:

• Aktiivinen: kaikki suunnitellut maksut on käsitelty.
• Maksamatta: nykyisen laskutusjakson suunniteltu maksu epäonnistui. Ostajalle lähetetään sähköpostiviesti, jossa häntä pyydetään päivittämään maksutietonsa. Lisätietoja epäonnistuneiden tilausmaksujen käsittelystä.
• Peruutettu: tilaus on peruutettu ennen voimassaoloaikaa. Peruutetuista tilauksista ei veloiteta ostajia.
• Päättynyt: Ostajalta on veloitettu alkuperäisen laskutuskauden mukainen maksu, eikä uusia maksuja ole odotettavissa. Ostajia ei veloiteta vanhentuneista tilauksista.
• Aikataulutettu: tilauksen laskutus on siirretty alkamaan tulevaisuudessa, kuten Aloituspäivämäärä-ominaisuudesta käy ilmi.
• Keskeytetty: tilaus on keskeytetty. Keskeytettyjä tilauksia voidaan jatkaa.

Hallitse tilauksia

Muokkaa tilausta

Jos haluat päivittää olemassa olevan tilauksen, kuten sen rivikohdat, seuraavan maksun eräpäivän, maksutavan ja siihen liittyvän yhteyshenkilön, katso tämä artikkeli.

Peruuta tilaus

Jos ostaja pyytää tilauksensa peruuttamista, voit peruuttaa tilauksen HubSpotin tilaustietueen kautta. Tilaus peruutetaan välittömästi, eikä asiakkaalta enää veloiteta. Voit odottaa peruuttamista laskutuskauden loppuun asti tai peruuttaa tilauksen ja antaa hyvityksen käyttämättömistä palvelupäivistä. Jos peruutat tilauksen, jossa on vireillä pankkiveloitusmaksu, kuten ACH-maksu, vireillä olevaa maksua ei peruuteta ja palauteta automaattisesti, joten sinun on myös annettava palautus kyseisestä vireillä olevasta maksusta.

Huomaa: jos sinulla ei ole hyvityskäytäntöä, on suositeltavaa peruuttaa tilaus lähempänä laskutuspäivää.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.

• Napsauta tilauksen nimeä tilauksen indeksisivulla.
• Valitse paneelin oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse Peruuta tilaus.
• Valitse valintaikkunassa valintaruutu Ymmärrän, että asiakasta ei veloiteta uudelleen .
• Napsauta Peruuta tilaus.

Asiakas saa tilauksen peruutussähköpostin.

Voit myös käyttää tilauksen sivupaneelia mistä tahansa siihen liittyvästä CRM-tietueesta.

Tilauksen poistaminen

Peruutetut tai vanhentuneet tilaukset voidaan poistaa. Tilauksen poisto on pysyvä eikä sitä voi peruuttaa. Jos haluat kopion tilauksista ennen poistamista, vie tilaustiedot.

Tilauksen poistaminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Napsauta tilauksen nimeä tilauksen indeksisivulla.
• Valitse paneelin oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Poista tilaus.
• Valitse Poista tilaus.

Vie tilaukset

Voit viedä tilauksesi:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Voit avata näkymän, jonka haluat viedä, napsauttamalla näkymän välilehteä tai napsauttamalla + Lisää näkymä ja valitsemalla näkymän pudotusvalikosta. Jos haluat viedä kaikki kyseisen kohteen tietueet, avaa Kaikki [tietueet] -näkymä.
• Voit viedä tietueet valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Vie.

• Valitse vietävän tiedoston muoto valintaikkunassa napsauttamalla pudotusvalikkoa Tiedostomuoto ja valitsemalla muoto.
• Jos haluat valita vietävän tiedoston sarakeotsikoiden kielen, napsauta Sarakeotsikoiden kieli -pudotusvalikkoa ja valitse sitten kieli. Pudotusvalikossa näkyy oletusarvoisesti se oletuskieli, jonka olet valinnut asetuksissa. Oletusominaisuuksien sarakeotsikot käännetään, mutta kunkin sarakkeen sisällä olevia ominaisuusarvoja ei käännetä valitulle kielelle.

• Oletusarvoisesti tiedostoon sisällytetään vain näkymässä olevat ominaisuudet ja yhdistykset, ja yhdistysten osalta tiedostoon sisällytetään enintään tuhat yhdistettyä tietuetta yhdistyssaraketta kohti. Jos haluat muokata, mitkä ominaisuudet ja yhdistykset sisällytetään, valitse Mukauta ja valitse sitten seuraavista vaihtoehdoista:
  • Yhteystiedot, joilla on useita sähköpostiosoitteita: Valitse Sisällytä kaikki sähköpostiosoitteet -valintaruutu, jos haluat sisällyttää vientitiedostoon kaikki niiden yhteystietojen sähköpostiosoitteet, joilla on useita sähköpostiosoitteita.
  • Yritykset, joilla on useita verkkotunnuksia: Valitse Sisällytä kaikki verkkotunnukset -valintaruutu, jos haluat sisällyttää vientitiedostoon kaikki verkkotunnukset yrityksille, joilla on useita verkkotunnuksia .
  • Ominaisuudet, jotka sisältyvät vientitiedostoon: Vaihtoehtoina ovat Ominaisuudet ja yhdistykset näkymässäsi (oletus), Kaikki tietueiden ominaisuudet (eli ei yhdistyksiä) tai Kaikki tietueiden ominaisuudet ja yhdistykset. Vientitiedoston sarakkeiden järjestys riippuu valitsemastasi vaihtoehdosta:
    • Jos viet vain näkymän ominaisuudet, sarakkeet näytetään samassa näkymälle määritetyssä ominaisuuksien järjestyksessä.
    • Jos viet kaikki ominaisuudet, sarakkeet näytetään aakkosjärjestyksessä lukuun ottamatta tietueen tunnusta , > joka on tiedoston ensimmäinen sarake ( ). Jos viet kaikki ominaisuudet ja yhdistykset, yhdistykset ovat lopussa.
  • Viemisessä mukana olevat yhdistelmät: Vaihtoehdot ovat Enintään 1 000 yhdistettyä tietuetta (oletus) tai Kaikki yhdistetyt tietueet (vain CSV-tiedostot).

• Napsauta Vie. Saat sähköpostiviestin, jossa on latauslinkki vientitiedostoon. Vientitiedostojen latauslinkit vanhentuvat 30 päivän kuluttua.

Jos vietävillä tietueilla on liitännäistietueita, jokaisella liitännäisobjektilla on oma sarakkeensa tiedostossa. Vietävästä kohteesta riippuen voit viedä tietoja liitetyistä yhteystiedoista, yrityksistä, sopimuksista, lippujen, mukautettujen kohteiden tietueista, rivieristä, tilauksista tai maksuista. Kunkin liitetyn kohteen osalta viety tiedosto sisältää seuraavat otsikot ja tiedot:

• Associated [Object] ID:t: liittyvien tietueiden ID:t . Useat ID-arvot erotetaan puolipisteillä.
• Associated [Object]: liitetyn tietueen nimi (esim. yhteyshenkilön nimi, yrityksen nimi jne.). Useiden tietueiden nimet erotetaan puolipisteillä.

Tilausten käyttäminen muissa HubSpot-työkaluissa

Voit käyttää tilaustietoja muissa HubSpot-työkaluissa, kuten työnkuluissa, luetteloissa ja raporteissa.

• Luo tilauspohjaisia työnkulkuja ( vainProfessional ja Enterprise ), jotta voit automatisoida toimintoja tilaustietojen perusteella. Voit esimerkiksi lähettää tiimillesi sisäisen ilmoituksen, kun tilauksen tila on erääntynyt, tai päivittää tilauksen omistajan automaattisesti. Lue lisää tilauksen rekisteröinnin laukaisimista.
• Seuraa toistuvia tuloja tilausten analysointityökalulla tai luo tilaustietoihin perustuva mukautettu raportti. Kun luot mukautetun raportin, varmista, että valitset tietolähteeksi Subscriptions (tilaukset ) tai yksittäisen objektin, jos luot yksittäisen objektin mukautetun raportin.
  
• Segmentoi yhteystietosi tai yrityksesi listoihin tilausominaisuuksien perusteella. Luo esimerkiksi luettelo yhteystiedoista, joiden tilauksen päättymispäivä on tiedossa, ja lähetä sitten sähköpostiviesti luetteloon, jossa yhteystietoja kehotetaan uusimaan tilaus.