Hallitse toistuvaa laskutusta ja maksuja tilausten avulla.

Tilausten avulla voit automatisoida tilausten hallinnan ja toistuvan laskutuksen CRM:stä. Käytä tilauksia automatisoidaksesi toistuvia maksuja asiakkaillesi tai lähettääksesi toistuvia laskuja, joissa pyydetään maksua.

• Miten tilaukset toimivat
• Miten tilauksia luodaan
• Miten tilauksia hallitaan

Miten tilaukset toimivat

Tilaukset voidaan määrittää kahdella tavalla:

Toistuvat maksut: automatisoi maksujen kerääminen. HubSpot veloittaa ostajaa automaattisesti maksulinkissä tai tarjouksessa asettamasi laskutusvälien perusteella, joten sinun ei tarvitse luoda erillisiä maksulinkkejä tai tarjouksia tilausmaksujen keräämistä varten.

Toistuva laskutus: automatisoi asiakkaiden laskutus. Lähetä laskut toistuvan laskutustaajuuden avulla maksupyyntöjä varten. Laskut voivat erääntyä maksettavaksi kuittauksen yhteydessä tai niillä voi olla nettomaksuehto.

Jotta voit kerätä tilausmaksuja maksulinkkien ja tarjousten kautta, sinun on määritettävä jokin seuraavista maksuprosessoreista:

• HubSpot-maksut: Määritä HubSpot-maksut, HubSpotin sisäänrakennettu maksuprosessori, joka on käytettävissä Starter-, Professional- ja Enterprise-tileille.
• Stripe-maksujenkäsittely: liitä olemassa oleva Stripe-tilisi, jotta voit käyttää Stripeä maksujenkäsittelyyn, joka on käytettävissä kaikille tilauksille.

Huomaa: Tilauksissa tällä hetkellä tuetut valuutat on lueteltu tässä.

Luo tilauksia

Alla kerrotaan, miten voit veloittaa asiakkailta tilaukset automaattisesti maksulinkkien ja tarjousten avulla tai miten voit lähettää toistuvia laskuja tilausten maksujen keräämiseksi.

Kerää toistuvia maksuja

Tilaukset perustetaan automaattisesti, kun ostaja ostaa toistuvan rivin. Jos et ole määrittänyt maksulinkkiä tai tarjouspyyntöä kerätäksesi maksun ostajalta, noudata ohjeita maksulinkin tai tarjouspyynnön luomiseksi. Voit myös luoda maksulinkin suoraan Tilaukset-hakusivulta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo tilaus.
• Voit veloittaa tilauksen automaattisesti valitsemalla Käytä maksulinkkiä.
• Täytä oikeassa paneelissa rivin tiedot.
• Tai valitse Peruuta ja jatka maksulinkin luomista valitsemalla Peruuta.

Toistuvien laskujen lähettäminen

Voit automatisoida asiakkaiden laskutuksen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo tilaus.
• Napsauta Lähetä toistuvat laskut automaattisesti asiakkaille.

• Lisää yhteystieto ja yritys tilaukseen. Yrityksen lisääminen on vapaaehtoista, mutta tilauksella on oltava yhteyshenkilö.
• Lisää laskutusosoite valinnaisesti. Tämä näkyy asiakkaalle lähetettävissä laskuissa.
• Lisää rivitiedot.
• Napsauta Maksujen keruu-kohdassa Erääntyvä maksu -pudotusvalikkoa ja valitse , milloin maksu erääntyy.

• Jos haluat hyväksyä verkkomaksut, jätä Include a checkout link for online payments (Sisällytä kassalinkki verkkomaksuja varten ) -vaihtoehto päälle. Tämän näytön esitäytetyt valinnat heijastavat maksuasetuksissa määritettyjä vaihtoehtoja.
  • Valitse Hyväksytyt maksut avat -valintaruudut tai poista niiden valinta, jotta voit valita maksutyypit, jotka hyväksyt tälle tilaukselle.
  • Valitse Laskutusosoitteen kerääminen luottokorttiostoksia varten -valintaruutu tai poista sen valinta, jos haluat valita, kerätäänkö asiakkaiden laskutusosoite.
  • Valitse Toimitusosoitteen kerääminen -valintaruutu tai poista sen valinta, jos haluat valita, keräätkö asiakkaidesi toimitusosoitteen.

• Tai kytke Include a checkout link for online payments (Sisällytä kassalinkki verkkomaksuja varten ) pois päältä, jos aiot ottaa maksut vastaan eri menetelmällä.
• Valitse Lisäasetukset-vaihtoehto , jos haluat soveltaa asetuksia tähän tilaukseen liittyviin laskuihin:
  • Jos haluat lisätä ostajalle huomautuksia laskuun, voit lisätä ne Laskun kommentit -kenttään. Voit käyttää tekstikentän alaosassa olevia tekstivaihtoehtoja tekstin muotoilemiseen, hyperlinkin lisäämiseen tai katkelman lisäämiseen. Opi lisäämään oletuskommentti, joka näkyy jokaisessa laskussa, laskun asetuksista.
  • Valitse Laskun toimitus-kohdassa valintaruutu Lähetä laskut automaattisesti sähköpostitse asiakkaalle jokaisena laskutuspäivänä, jotta laskut lähetetään asiakkaalle automaattisesti laskutuspäivänä.
  • Valitse Laskun verotunniste-kohdassa kaikki verotunnisteet, jotka laskun tulee sisältää. Lue, miten verotunnuksia lisätään asetuksissa.
  • Napsauta kieli-pudotusvalikkoa ja valitse kieli.
  • Napsauta pudotusvalikkoa Paikkakunta ja valitse paikkakunta.

• Kun olet valmis, napsauta oikeassa yläkulmassa Luo.

• Vahvista tilauksen luominen valintaikkunassa napsauttamalla Luo tai palaa takaisin muokkaamaan tilausta napsauttamalla Peruuta.

Tilauksen luominen yhteyshenkilö-, yritys- tai sopimustietueesta

• Siirry tietueisiin:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Napsauta tietueen nimeä.
  • Valitse yhteystietojen ja yritysten osalta oikean sivupalkin Tilaukset-osiossa Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
    • Luo uusi tilaus: Luo uusi tilaus yhteystietoa tai yritystä varten.
    • Lisää olemassa oleva tilaus: Liitä olemassa oleva tilaus yhteystietoon tai yritykseen.

• • Valitse oikean sivupalkin Tilaukset-osiossa Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
    
    • Muunna kauppa tilaukseksi: Luo tilaus käyttäen kaupan tietoja, mukaan lukien siihen liittyvät rivierät.
    • Luo uusi tilaus: Luo uusi tilaus yhteystietoa tai yritystä varten.
    • Lisää olemassa oleva tilaus: Liitä olemassa oleva tilaus yhteystietoon tai yritykseen.

• • • Voit myös luoda tilauksen sopimuksen rivikohtaeditorista.

Luo tilaus julkaistusta tarjouksesta

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Napsauta kaupan nimeä.
• Siirry oikeassa sivupalkissa olevaan Tarjoukset-osioon.
• Vie hiiren kurssi olemassa olevan tarjouksen päälle, valitse Toiminnot ja valitse sitten Muunna tarjous tilaukseksi.

Tilausprosessi

Kun ostaja ostaa toistuvan erän, tapahtuu seuraavaa:

• Sinä ja ostaja saatte maksuilmoituksen ensimmäisestä tilausmaksusta.
  
  

  Ostajan kuitti	Kauppiaan kuitti

• HubSpot luo tilaustietueen toistuvan laskutuksen ja maksujen seuraamista varten.
  • Kun kyseessä on automaattinen maksutilaus tarjouksista ja maksulinkistä, tilaustietue liitetään automaattisesti maksaneeseen yhteyshenkilöön ja kaikkiin tarjouksiin tai maksulinkkeihin liittyviin tarjouksiin tai maksulinkkeihin liitettyihin sopimuksiin, jotka on maksettu.
  • Manuaalisen maksun keräyksen sisältävissä tilauksissa, jotka on muunnettu tarjouksista tai kaupoista, tilaustietue liitetään automaattisesti yhteystietoon, yritykseen, kauppaan ja tarjoukseen, josta se on muunnettu.

Huomaa: uutta sopimusta ei luoda toistuville maksuille, vaikka olisit ottanut käyttöön Salli maksulinkkien luominen uusille sopimuksille -asetuksen maksulinkkiasetuksissa. Toistuvat maksut kirjataan tilaustietueeseen, joka liittyy kaikkiin sopimuksiin, joihin tilaus liittyy.

• • Erät, joilla on sama laskutustiheys, laskutusehdot, laskutuksen alkamispäivä ja maksujen määrä, seurataan samassa tilaustietueessa, koska ne voidaan laskuttaa yhdessä.
  • Erillisissä tilaustietueissa seurataaneriä, joilla on eri laskutusväli, laskutusehdot, laskutuksen alkamispäivämäärät ja maksujen määrä. Jos esimerkiksi maksulinkki sisältää kaksi toistuvaa erää, joista toinen on kuukausittain ja toinen vuosittain, luodaan kaksi tilaustietuetta. Samoin jos maksulinkki sisältää kaksi toistuvaa erää, joilla on eri laskutusehdot, luodaan kaksi tilaustietuetta.
  • Jos toistuva maksu suoritetaan pankkiveloituksena, kuten ACH-maksuna, tilaustietue luodaan, kun maksu on hyväksytty ja lähetetty, vaikka maksu olisi vielä vireillä.

• Jos olet valinnut Rivin laskutusehdot-pudotusvalikosta kohdan Uusitaan automaattisesti, kunnes peruutetaan, tilaukseen ei liitetä päättymispäivää. Jos haluat määrittää päättymispäivän, valitse Laskutusehdot-pudotusvalikosta Kiinteä maksujen määrä ja valitse tilauksen maksujen määrä pudotusvalikosta Maksujen määrä. HubSpot asettaa päättymispäivän automaattisesti asetetun maksujen määrän perusteella. Jos esimerkiksi maksulinkkiä käytettiin 1. maaliskuuta ja Number of payments ( Maksujen määrä ) -pudotusvalikon arvoksi oli asetettu 6, päättymispäiväksi asetetaan automaattisesti 1. syyskuuta.

• Kun seuraava maksun eräpäivä koittaa, HubSpot veloittaa automaattisesti ostajaa käyttämällä sitä maksutapaa, jolla hän alun perin osti. Jos asiakkaan on päivitettävä tämä maksutapa, voit lähettää hänelle linkin sen päivittämistä varten.
• Jokaisesta veloituksesta HubSpot lähettää ostajalle kuitin sähköpostitse, ja HubSpotin tilaustietueen ominaisuudet päivitetään. Voit myös ottaa käyttöön muistutussähköpostit, jotka ilmoittavat ostajalle 14 päivää ennen seuraavaa tilausmaksua.
• HubSpot lähettää sähköposti-ilmoitukset tilin ylläpitäjille, kun tilausmaksu on suoritettu tai epäonnistuu. Voit kytkeä nämä ilmoitukset pois päältä ilmoitusasetuksissa.

Näytä tilaukset

Voit tarkastella tilauksia joko tilauksen indeksisivulta tai tilaukseen liittyvistä yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- ja maksutietueista. Voit tarkistaa tilauksen tilan, muokata tilausta tai lähettää ostajalle linkin maksutavan päivittämistä varten.

Tarkastele tilauksia tilauksen indeksisivulla

Voit tarkastella kaikkia tilauksia tilausindeksisivulla, luoda ja käyttää tallennettuja näkymiä suodattaaksesi tilauksia tiettyjen kriteerien mukaan.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Tilausten indeksisivulla on kaksi oletusnäkymää, joihin pääset napsauttamalla taulukon yläpuolella olevia Maksamattomat- ja Ajoitetut-välilehtiä. Nämä näkymät suodattavat tilauksia Status-ominaisuuden perusteella. Lisätietoja tilausten tiloista.
• Käytä Tila- ja Seuraava maksun eräpäivä -pudotusvalikoita suodattaaksesi nopeasti kaikki tilaukset näiden ominaisuuksien perusteella. Voit myös määrittää muita suodatusperusteita napsauttamalla Lisäsuodattimet.
• Voit tallentaa näkymän myöhempää käyttöä varten napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-kuvaketta .
• Voit tarkastella tilauksen kaikkia tietoja tai muokata tilausta napsauttamalla tilauksen nimeä.

Lisätietoja tietueiden katselusta ja suodattamisesta on hakemistosivulla.

Tarkastele tilauksia niihin liittyvissä CRM-tietueissa

Voit tarkastella tilausta jostakin siihen liittyvästä tietueesta:

• Siirry tietueisiin:
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Maksut.
• Napsauta tilaukseen liittyvän tietueen nimeä .
• Siirry oikeassa sivupalkissaTilaukset-korttiin nähdäksesi tilauksen tilan ja alkamispäivän.

• Saat lisätietoja viemällä hiiren kursorin tilauksen päälle ja valitsemalla Esikatselu.

• Tarkista tilauksen tiedot oikeassa paneelissa ja muokkaa tilausta tarpeen mukaan.

Tilauksen tilat

Alla on lisätietoja siitä, mitä kukin tilaus tarkoittaa:

• Aktiivinen: kaikki suunnitellut maksut on käsitelty.
• Maksamatta: nykyisen laskutusjakson suunniteltu maksu epäonnistui. Ostajalle lähetetään sähköpostiviesti, jossa häntä pyydetään päivittämään maksutietonsa. Lisätietoja epäonnistuneiden tilausmaksujen käsittelystä.
• Peruutettu: tilaus on peruutettu ennen määräaikaa. Peruutetuista tilauksista ei veloiteta ostajia.
• Päättynyt: Ostajaa on laskutettu alkuperäisen laskutuskauden mukaisesti, eikä lisämaksuja ole odotettavissa. Ostajia ei veloiteta vanhentuneista tilauksista.
• Aikataulutettu: tilauksen laskutus on siirretty alkamaan tulevaisuudessa, kuten Aloituspäivä-ominaisuudessa näkyy.

Muokkaa tilausta

Jos haluat päivittää olemassa olevan tilauksen, kuten sen rivikohdat, seuraavan maksun eräpäivän, maksutavan ja siihen liittyvän yhteyshenkilön, katso tämä artikkeli.

Peruuta tilaus

Jos ostaja pyytää tilauksensa peruuttamista, voit peruuttaa tilauksen HubSpotin tilaustietueen kautta. Tilaus peruuntuu välittömästi, eikä asiakasta enää laskuteta. Voit odottaa peruuttamista laskutuskauden loppuun asti tai peruuttaa tilauksen ja antaa hyvityksen käyttämättömistä palvelupäivistä. Jos peruutat tilauksen, jossa on vireillä pankkiveloitusmaksu, kuten ACH-maksu, vireillä olevaa maksua ei peruuteta ja hyvitetä automaattisesti, joten sinun on myös annettava palautus kyseisestä vireillä olevasta maksusta.

Huomaa: jos sinulla ei ole palautuskäytäntöä, on suositeltavaa peruuttaa tilaus lähempänä laskutuspäivää.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.

• Napsauta tilauksen nimeä tilauksen indeksisivulla.
• Napsauta paneelin oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse Peruuta tilaus.
• Valitse valintaikkunassa Ymmärrän, että asiakasta ei veloiteta uudelleen -valintaruutu.
• Napsauta Peruuta tilaus.

Asiakas saa tilauksen peruutussähköpostin.

Jos peruutit tilauksen ennen laskutuskauden päättymistä, opettele, miten voit antaa hyvityksen maksujen kojelaudalta. Voit myös luoda tilaukseen perustuvan työnkulun, jolla voit lähettää tiimillesi ilmoituksen, kun asiakkaan seuraava maksu on erääntymässä, ja muistuttaa häntä tilauksen peruuttamisesta.

Ota maksumuistutussähköpostit käyttöön

Voit lähettää ostajille maksumuistutussähköpostin 14 päivää ennen tilauksen seuraavan maksun eräpäivää.

Huomaa: SEPA-suoraveloituksen kautta maksuja keräävissä tilauksissa tuleva maksumuistutus lähetetään automaattisesti kaksi päivää ennen laskun päivämäärää sääntöjenmukaisuussyistä.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Maksut.
• Napsauta Ilmoitukset-välilehteä.
• Napsauta kytkeäksesi Tuleva maksumuistutus -kytkimen päälle.

• Napsauta Tallenna.

Jatkossa ostajalle lähetetään sähköpostimuistutus ennen seuraavaa maksua. Voit myös käyttää työnkulkuja lähettääksesi ilmoituksia tulevasta tilausmaksusta.

Tilausten käyttäminen muissa HubSpot-työkaluissa

Voit käyttää tilaustietoja muissa HubSpot-työkaluissa, kuten työnkuluissa, luetteloissa ja raporteissa.

• Luo tilauksiin perustuvia työnkulkuja automatisoidaksesi toimintoja tilaustietojen perusteella. Voit esimerkiksi lähettää tiimillesi sisäisen ilmoituksen, kun tilauksen tila on erääntynyt, tai päivittää tilauksen omistajan automaattisesti. Lue lisää tilauksen rekisteröinnin laukaisimista.
• Seuraa toistuvia tuloja tilausten analytiikkatyökalussa tai luo mukautettu raportti tilaustietojen perusteella. Kun luot mukautetun raportin, varmista, että valitset tietolähteeksi Tilaukset tai yksittäisen kohteen, jos luot yksittäisen kohteen mukautetun raportin.
  
• Segmentoi yhteystietosi tai yrityksesi luetteloihin tilausominaisuuksien perusteella. Luo esimerkiksi luettelo yhteystiedoista, joilla on tiedossa tilauksen päättymispäivä, ja lähetä sitten sähköpostiviesti luetteloon, jossa yhteystietoja kehotetaan uusimaan.