Määritä HubSpotin laskutustyökalu

HubSpot-laskujen avulla voit lähettää laskuja suoraan HubSpotista, seurata saatavia ja vastaanottaa maksuja HubSpot-maksujen tai Stripe-maksujen käsittelyn avulla. Laskujen avulla ostajat voivat käyttää samanlaista kassaprosessia kuin maksulinkkien ja tarjousten yhteydessä, kun taas tilaajat voivat lähettää laskuja ja kerätä maksuja automaattisesti tai manuaalisesti.

Toisin kuin maksulinkit ja tarjoukset, laskut seuraavat eräpäiviä ja saldoja, ja ne voidaan merkitä maksetuiksi maksupalvelun ulkopuolella. Ne sisältävät myös laskunumerot, joita jotkut ostajat saattavat tarvita maksua pyytäessään.

Alla on ohjeet laskujen määrittämiseen, jotta voit aloittaa maksujen keräämisen.

Määritä yleiset laskuasetukset

Aloita määrittämällä seuraavat laskuasetukset:

1. Laskuoikeuksien määrittäminen: Jos haluat hallita, mitkä HubSpot-käyttäjät voivat tarkastella, luoda ja muokata laskuja, opi muokkaamaan olemassa olevien käyttäjien käyttöoikeuksia tai määrittämään käyttöoikeudet uusia käyttäjiä lisättäessä.
   
   

   Huomaa: Ennen 9.2.2023 luoduilla HubSpot-käyttäjillä on oletusarvoisesti laskujen katselu- ja muokkausoikeudet. Tämän päivämäärän jälkeen luoduilla käyttäjillä ei ole oletusarvoisesti laskuoikeuksia.

2. Lisää logo ja brändin värit HubSpot-brändipakettiin: laskuissa käytetään automaattisesti HubSpot-brändin oletusasetuksissa määritettyjä logoja ja värejä. Logon ja värien päivittäminen ei päivitä olemassa olevia valmiita laskuja, vaan vain luonnoksena olevat laskut ja päivityksen jälkeen luodut laskut.
3. As etaoletusmaksutavat: voit halutessasi asettaamaksutavoissa, mitkä maksutavat laskuissasi hyväksytään oletuksena. Voit myös mukauttaa tämän jokaisessa laskussa luomisen yhteydessä.
4. Yhdistä verkkotunnuksesi HubSpotiin: oletusarvoisesti laskut isännöidään tilillesi liitetyssä ensisijaisessa verkkotunnuksessa. Laskua luodessasi voit myös valita minkä tahansa liitetyn verkkotunnuksen. Jos et ole vielä liittänyt verkkotunnusta tai haluat liittää erillisen aliverkkotunnuksen laskujen isännöintiin (esim. billing.website.com), lue ohjeet verkkotunnuksen liittämisestä HubSpotiin.

Määritä

Mukauta laskun etuliite ja alkunumero

Jotta HubSpot-laskujen numerot eivät mene päällekkäin tilijärjestelmän laskujen numeroiden kanssa, HubSpot-laskuissa on oletusarvoisesti etuliite INV ja alkunumero 1001. Voit mukauttaa etuliitteen ja alkunumeron laskuasetuksista. Kun lasku on vahvistettu ja sille on annettu numero, esimerkiksi INV-1002, numeroa ei voi muuttaa tai käyttää uudelleen.

Huomaa: ennen laskun etuliitteen ja alkunumeron mukauttamista sinun tulee neuvotella kirjanpitotiimisi kanssa varmistaaksesi, että se on yhteensopiva nykyisten järjestelmien kanssa.

Laskujen etuliitteen ja alkunumeron mukauttaminen:

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.
2. Oletuksena laskujen etuliite on INV. Voit muuttaa tätä valitsemalla Asetukset-välilehdessä Muokkaa etuliitettä. Kirjoita valintaikkunaan uusi etuliite ja valitse Tallenna etuliite. Etuliite voi olla enintään 8 merkkiä pitkä.
3. Oletuksena laskun numero alkaa numerosta 1001. Voit muuttaa tätä napsauttamalla Päivitä laskun numeroiden alkupiste. Kirjoita valintaikkunaan uusi alkupisteen numero ja napsauta Päivitä alkupiste.

Ota käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja

Ota käyttöön vaihtoehto, jolla voit muokata lopullisia, maksamattomia ja avoimia laskuja. Tätä asetusta ei tarvitse ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat muokata luonnosvaiheessa olevia laskuja.

Asetuksen käyttäminen:

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.
2. Valitse Laskujen hallinta-kohdassa Salli laskujen muokkaus -valintaruutu.
3. Napsauta Tallenna.

Ota käyttöön mahdollisuus poistaa maksamattomat laskut

Ota käyttöön vaihtoehto lopullisten, mutta maksamattomien laskujen poistamiseksi. Luonnoslaskut voidaan poistaa ilman tätä asetusta.

Laskujen poistaminen on pysyvää eikä sitä voi peruuttaa.

Huomaa: laskunumerot jatkuvat järjestyksessä viimeisimmästä luodusta laskusta (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu). Siksi laskun poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon laskunumeroinnissa. Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan. Muista kuitenkin, että maksetut laskut eivät voi poistaa. Sinun tulee neuvotella kirjanpitotiimisi kanssa varmistaaksesi yhteensopivuuden nykyisten järjestelmiesi kanssa.

Asetusten käyttäminen:

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.
2. Valitse Laskujen hallinta-kohdassa Salli laskujen poistaminen -valintaruutu.
3. Napsauta Tallenna.

Aseta laskutusyhteyshenkilön liitos

Ota käyttöön vaihtoehto, joka asettaa automaattisesti laskutusyhteyshenkilön, jonka olet määrittänyt kaikille kaupoille ja tarjouksille, jotka muunnetaan laskuiksi. Asetuksen käyttäminen:

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.
2. Valitse Laskutusyhteyshenkilön liittäminen-kohdassa Käytä yrityksen laskutusyhteyshenkilön liittämistä kaikkiin laskuihin -valintaruutu .
3. Napsauta Tallenna.

Aseta oletusarvoinen sähköpostiosoite, josta laskut lähetetään

Ota käyttöön vaihtoehto, jolla asetetaan oletusarvoinen sähköpostiosoite, josta laskut lähetetään. Oletusarvoinen sähköpostiosoite voi olla tiimin tai henkilökohtainen sähköpostiosoite. Jos oletusarvoista sähköpostiosoitetta ei ole asetettu, lasku lähetetään käyttäjän valitsemasta henkilökohtaisesta tai tiimin sähköpostiosoitteesta.

Oletussähköpostiosoitteen asettaminen:

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.

3. Napsauta Sähköpostiasetukset-kohdassa Oletuslähettäjä-pudot usvalikkoa ja valitse sähköpostiosoite, jota haluat käyttää oletuksena.
4. Jos haluat sallia käyttäjien lähettää laskuja manuaalisesti omasta sähköpostiosoitteestaan tai muista tiimin sähköpostiosoitteista, joihin heillä on pääsy, valitse Salli lähettäminen muista sähköpostiosoitteista -valintaruutu.
5. Napsauta Tallenna.

Mukauttaminen

Oletusasetukset laskuille määritetään automaattisesti tilillesi, ja niitä voi muokata. Voit määrittää lisää mukautettuja laskuasetuksia ja määrittää kerättävät tiedot asetusten perusteella.

Mukautettavien esiasetusten avulla voit luoda erilaisia laskuasetuksia, joista voit valita luodessasi laskun. Voit esimerkiksi luoda oletuslaskuasetuksen, joka käyttää tilisi ensisijaista yritysosoitetta, ja sitten luoda toisen esiasetuksen, jossa on eri yritysosoite. Voit myös luoda esiasetuksia eri verotunnisteille, jos myyt eri alueille, tai luoda erilaisia mukautettuja ominaisuuksia eri esiasetuksiin myyjien käyttöön.

Seuraavia laskun osia voidaan muokata esiasetuksessa:

• Laskujen otsikko.
• Mukautetut ominaisuudet.
• Yrityksesi tiedot.
• Nettomaksuehdot.
• Oletuskommentit.
• Verotunnukset.
• Tilauslaskun laskutusjaksot.

Huomaa: automaattisesti luodut laskut (esim. tilauksista luodut toistuvat laskut) käyttävät oletusasetusta, eikä niille voi asettaa eri asetusta.

Luo esiasetus

Uuden esiasetuksen luominen:

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.
2. Napsauta yläosassa Mukauttaminen -välilehteä.
3. Napsauta Luo esiasetus.

5. Kirjoita esiasetuksen nimi ja napsauta sitten Luo. Kun esiasetus on luotu, voit päivittää sen elementtejä.

Päivitä oletusasetus tai mukautettu esiasetus

Voit päivittää esiasetuksesi tai oletusasetuksen laskuasetuksissa. Napsauta milloin tahansa Esikatselu-välilehteä nähdäksesi muutosten esikatselun.

Voit päivittää oletusasetuksen tai mukautetun esiasetuksen seuraavasti:

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.
2. Napsauta yläreunassa Mukautus -välilehteä.
3. Valitse Nykyinen näkymä -pudotusvalikosta esiasetus, jota haluat muokata. Valitse esimerkiksi Oletus muokataksesi oletusesiasetusta.
4. Varmista, että Sisältö -välilehti on valittuna.

6. Valitse Käytä mukautettua asiakirjan otsikkoa -valintaruutu, jos haluat asettaa mukautetun otsikon laskun esiasetukselle. Tämä näkyy mallin laskujen otsikossa.

Huomaa: et voi päivittää oletusasetuksen osoitetta. Se käyttää tilisi asetuksissa Tilin oletusasetuksissa määritettyä ensisijaista yrityksen osoitetta. Jos haluat käyttää eri osoitetta, luo uusi esiasetus.

7. Voit valita enintään neljä mukautettua ominaisuutta, jotka näkyvät ostajien laskuissa. Voit määrittää, mitkä mukautetut ominaisuudet näkyvät laskun esiasetuksessa, napsauttamalla Mukautetut kentät-kohdassa Aseta oletusmukautetut kentät:
   • Napsauta oikeassa paneelissaLisää mukautettu kenttä ( add ).
     • Valitse luettelosta olemassa olevat mukautetut laskuominaisuudet, etsi haluamasi mukautettu ominaisuus tai napsauta Luo uusi laskuominaisuus externalLink, jos haluat määrittää uuden mukautetun laskuominaisuuden.

• • • Voit lisätä uuden kentän napsauttamalla add Lisää mukautettu kenttä ja valitsemalla toisen laskun ominaisuuden. Voit lisätä enintään neljä mukautettua laskun ominaisuutta.
    • Kun ominaisuus on lisätty, voit napsauttaa ominaisuuden avattavaa valikkoa ja vaihtaa sen toiseen ominaisuuteen.
    • Ominaisuuksien lisäämisen yhteydessä esikatseluosioon tulee reaaliaikainen esikatselu.
    • Voit poistaa ominaisuuden napsauttamalla delete -kohdan poistokuvaketta.
    • Kun olet valmis, napsauta Tallenna.

Huomaa: mukautettuja ominaisuuksia ei lisätä tilauksista luotuihin toistuviin laskutukseen.

• • Jos haluat antaa käyttäjille mahdollisuuden muokata ominaisuutta luodessaan laskua tällä esiasetuksella, valitse Salli käyttäjien ohittaa oletusarvoiset mukautetut kentät -valintaruutu ja napsauta sitten Tallenna.

• • Uudet laskut, jotka luodaan tämän asetuksen aktivoinnin jälkeen, näyttävät nämä ominaisuudet oletusarvoisesti. Jos ominaisuus ei sisällä arvoa, se ei näy ostajan laskussa.

Huomaa: jos mukautettu ominaisuus poistetaan, kenttä poistetaan luonnoksista ja tulevista laskuista, joissa käytetään mukautettua ominaisuutta sisältävää esiasetusta. Laskut, joissa käytetään tätä esiasetusta ja jotka on vahvistettu ennen poistamista, sisältävät edelleen mukautetun ominaisuuden.

8. Kohdassa Invoice defaults (Laskujen oletusasetukset) voit tarkastella yrityksesi tietoja ja asettaa nettomaksuehtojen oletusasetukset:
   • Napsauta laajentaaksesi Yrityksesi tiedot -osion ja tarkastellaksesi yrityksesi tietoja. Oletusmallia muokatessasi yrityksen tietoja ei voi muuttaa, vaan käytetään tilisi asetuksissa olevia yrityksen tietoja. Luo mukautettu esiasetus, jos haluat laskumallin, jossa on eri yritystiedot.
     • Syötä yrityksesi tiedot annettuihin kenttiin.
     • Napsauta Tallenna.
   • Napsauta Net-maksuehdot-osiota laajentaaksesi sen ja tarkastellaksesi net-maksuehtojen asetuksia.
     • Määritä kenttiin nettomaksuehdot päivinä, jotka ovat valittavissa laskussa.
     • Napsauta + Lisää toinen netto-summa lisätäksesi uuden netto-maksuehdon.
     • Napsauta delete delete (Poista) nettomaksuehdon vieressä poistaaksesi sen.
     • Napsauta oletusarvoisen nettomaksuehdon avattavaa valikkoa ja valitse oletusarvoinen nettomaksuehto, joka asetetaan laskua luotaessa. Jos muutat tätä vaihtoehtoa, uusi nettomaksuehto asetetaan oletusarvoksi laskuille, jotka luodaan asetuksen muuttamisen jälkeen.
     • Napsauta Tallenna.
9. Kommentit-kenttä näkyy laskujen alaosassa. Sitä voidaan käyttää lisäämään lisätietoja maksuehdoista, oikeudellisista tiedoista tai muista ostajalle tärkeistä tiedoista. Voit lisätä oletuskommentin valitulle esiasetukselle seuraavasti:

• • Lisää kommenttisi Kommentit-kohdan kenttään. Käytä muotoilutyökaluriviä tekstin muotoiluun, linkin lisäämiseen tai katkelman käyttämiseen.
  • Napsauta Tallenna.

Huomaa: lisätytkommentit näkyvät kaikissa uusissa laskuissa, jotka luodaan tämän asetuksen vahvistamisen jälkeen, mutta ne eivät päivitä olemassa olevia laskuja, vaikka ne olisivatkin tällä hetkellä luonnoksina.

10. Voit halutessasi lisätä enintään kolme verotunnistetta laskun otsikkoon. Verotunnisteen lisääminen tiliisi ei päivitä olemassa olevia valmiita tai luonnoslaskuja, joissa on käytetty tätä esiasetusta, vaan vain uusia laskuja, joissa tätä esiasetusta käytetään jatkossa.
11. Verotunnisteiden lisääminen laskun esiasetukseen:
    • Napsauta Lisää verotunniste laskuille-kohdassa Lisää verotunniste.
    • Napsauta Verotunnisteen tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse tyyppi.
    • Kirjoita verotunnisteesi Verotunniste -kenttään.
    • Toista nämä vaiheet, jos haluat lisätä toisen tai kolmannen verotunnisteen.
    • Poista verotunniste napsauttamalla sen vieressä olevaa Poista-painiketta ( delete ).
    • Napsauta Tallenna.
      
      
12. Poista valinta Include invoice currency and sales tax notice (Sisällytä laskun valuutta ja myyntiveroilmoitus) -valintaruudusta, jos haluat piilottaa valuutan ja myyntiveroilmoituksen laskuista.
    
    
    
13. Poista valinta Näytä laskutusjakso tilauslaskuissa ja sähköposteissa -valintaruudusta piilottaaksesi tilauksen laskutusjakson laskuista.

Nimeä esiasetus uudelleen

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.
2. Napsauta yläreunassa Mukauttaminen -välilehteä.
3. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
4. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä Toimintoja ja valitse sitten Nimeä esiasetus uudelleen.
5. Kirjoita esiasetuksen uusi nimi ja napsauta Tallenna.

Huomaa: O letusasetusta ei voi nimetä uudelleen.

Esiasetuksen poistaminen

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.
2. Napsauta Mukauttaminen -välilehteä.
3. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
4. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä Toimintoja ja valitse sitten Poista esiasetus.
5. Vahvista valinta napsauttamalla Poista esiasetus. Kaikissa tämän esiasetuksen käyttävissä laskuissa on valittava uusi esiasetus.

Huomaa: O letusasetusta ei voi poistaa.

Automaatio

Luo automaattisesti laskut maksulinkkien ja tarjousten tai tilausten maksuista

Valitse, haluatko luoda laskuja automaattisesti kertamaksuista tarjouksista tai maksulinkkeistä tai tilausten maksuista. Tämä asetus on oletusarvoisesti päällä.

Huomaa: automaattisesti luodut laskut käyttävät oletusasetusta, eikä niille voi asettaa eri asetusta.

Voit poistaa automaattisen laskutuksen käytöstä maksulinkkien ja tarjousten tai tilausten maksuille seuraavasti:

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.
2. Napsauta yläosassa Automaatio -välilehteä.
3. Poista valinta Kertamaksut-valintaruudusta , jos haluat poistaa automaattisen laskun luomisen maksulinkkien ja tarjousten maksuille, ja napsauta sitten Tallenna.
4. Poista valinta Automaattiset tilausmaksut -valintaruudusta , jotta automaattinen laskujen luominen tilauksille poistuu käytöstä, ja napsauta sitten Tallenna.

Lähetä asiakkaille muistutuksia maksamattomista laskuista

Automaattisten sähköpostimuistutusten avulla voit asettaa sähköpostimuistutukset lähetettäväksi ostajille, joilla on maksamattomia laskuja. Muistutukset voidaan ajoittaa lähetettäväksi ennen eräpäivää, eräpäivänä tai eräpäivän jälkeen.

Sähköpostimuistutusten ottaminen käyttöön:

1. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Laskut.
2. Napsauta yläosassa Automaatio -välilehteä.
3. Kytke Mallipohjaiset automaatiot-kohdassa Muistutusten lähettäminen asiakkaille avoimien laskujen maksamiseksi -kytkin päälle. Sähköpostit lähetetään osoitteesta noreply@hubspot.com, ellei laskuasetuksissa ole määritetty oletuslähettäjän osoitetta.
4. Oletuksena muistutusajastuksessa on kolme muistutusta (eräpäivänä, seitsemän päivää eräpäivän jälkeen ja neljätoista päivää eräpäivän jälkeen). Muistutusten muokkaaminen:
   
   • Napsauta muistutusvalikkoa ja valitse eräpäivä.
   • Jos valitset päivää eräpäivän jälkeen tai päivää ennen eräpäivää, kirjoita päivien lukumäärä eräpäivän vaihtoehdon viereen.
5. Lisää uusi muistutus napsauttamalla + Lisää muistutus.
6. Napsauta delete delete poistaaksesi muistutuksen.
7. Napsauta Muistutuksen lähetysaika -ruutua ja valitse aika, jolloin muistutusviesti lähetetään.
8. Napsauta Preview email (Esikatsele sähköpostia) nähdäksesi, miltä sähköposti näyttää lähetettynä.
9. Kun olet määrittänyt automaatioasetukset, napsauta Tallenna.

Seuraavat vaiheet

Kun olet määrittänyt HubSpot-laskutustyökalun, opi seuraavat asiat:

• Luo laskuja.
• Hallitse laskuja.
• Luo sekvenssejä (vain Sales Hub ja Service Hub Professional ja Enterprise ) ja laskujen perusteella toimivia työnkulkuja ( vain Professional ja Enterprise ) laskutuksen automatisointia varten.
• Luo mukautettuja raportteja HubSpotin mukautetun raporttityökalun avulla (vainProfessional- ja Enterprise-versiot ).