Määritä HubSpotin laskutustyökalu

HubSpot-laskujen avulla voit lähettää laskuja suoraan HubSpotista, seurata saatavia ja saada maksun käyttämällä Stripe-maksujen käsittelyä tai HubSpot-maksuja. Laskuja käyttämällä ostajasi voivat odottaa samanlaista kassaprosessia kuin maksulinkkejä ja tarjouksia. Toisin kuin maksulinkit ja lainaukset, laskuissa seurataan kuitenkin eräpäiviä ja saldoja, ja ne voidaan merkitä maksetuiksi maksuprosessorin ulkopuolella. Ne sisältävät myös laskunumeron, jota jotkut ostajat saattavat tarvita maksupyynnön yhteydessä.

Huomaa: kun olet tehnyt liiketoimia Stripe-maksujenkäsittelyn avulla yhdistetyn Stripe-tilisi kanssa, tällä hetkellä ei ole mahdollista yhdistää vaihtoehtoista Stripe-tiliä eikä määrittää HubSpot Payments -tiliä. Samoin kun olet suorittanut maksutapahtuman HubSpot Payments -palvelun avulla, et voi tällä hetkellä siirtyä HubSpot Payments -palvelusta Stripe-maksujen käsittelyyn. Jos et ole vielä tehnyt maksutapahtumia ja haluat vaihtaa, ota yhteyttä asiakaspalveluun.

Alla kerrotaan, miten voit aloittaa maksujen keräämisen HubSpot-laskuilla. Ennen kuin aloitat, varmista, että käyttäjällä, jonka on päivitettävä jokin seuraavista asetuksista, on super admin -oikeudet.

Määritä yleiset laskuasetukset

Aloittaaksesi määritä seuraavat laskuasetukset:

• Laskujen käyttöoikeuksien määr ittäminen: Jos haluat hallita sitä, mitkä HubSpot-käyttäjät voivat tarkastella, luoda ja muokata laskuja, opi, miten nykyisten käyttäjien käyttöoikeuksia muokataan tai miten käyttöoikeuksia määritetään uusia käyttäjiä lisättäessä.
  
  

  Huomaa: Ennen 9. helmikuuta 2023 luoduilla HubSpot-käyttäjillä on oletusarvoisesti laskujen katselu- ja muokkausoikeudet. Kyseisen päivämäärän jälkeen luoduilla käyttäjillä ei ole oletusarvoisesti laskutusoikeuksia.

• Lisää logo HubSpot-brändipakettiisi: laskut vetävät automaattisesti HubSpot-brändisi oletusasetuksissa määritetyn logon.
  • Laskut eivät käytä brändipaketin värejä.
  • Logon päivittäminen ei päivitä olemassa olevia viimeisteltyjä laskuja, ainoastaan parhaillaan laadittavia laskuja ja päivityksen jälkeen luotuja laskuja.

• Määritä oletusmaksutavat: Voit valinnaisesti määrittää maksuasetuksissa, mitkä maksutavat laskusi hyväksyvät oletuksena. Voit myös mukauttaa tämän jokaisessa laskussa luomisen aikana.
• Yhdistä verkkotunnuksesi HubSpotiin: oletusarvoisesti laskut isännöidään tiliisi liitetyssä ensisijaisessa verkkotunnuksessa. Laskua luodessasi voit myös valita minkä tahansa liitetyistä verkkotunnuksistasi. Jos et ole vielä liittänyt verkkotunnusta tai haluat liittää erillisen aliverkkotunnuksen laskujen isännöintiä varten (esim. billing.website.com), opi, miten verkkotunnus liitetään HubSpotiin.

Mukauta laskun etuliite ja alkunumero

Jotta HubSpot-laskunumerot eivät olisi päällekkäisiä tilijärjestelmässäsi olevien laskunumeroiden kanssa, HubSpot-laskuilla on oletusarvoisesti etuliite INV ja alkunumero 1001. Voit mukauttaa etuliitettä ja alkunumeroa laskun asetuksista. Kun lasku on viimeistelty ja sille on annettu numero, esimerkiksi INV-1002, numeroa ei voi muuttaa tai käyttää uudelleen.

Huomaa: ennen laskun etuliitteen ja alkunumeron mukauttamista sinun on neuvoteltava kirjanpitotiimisi kanssa varmistaaksesi, että se toimii nykyisten järjestelmiesi kanssa.

Laskun etuliitteen ja alkunumeron mukauttaminen:

• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
• Oletusarvoisesti laskut alkavat etuliitteellä INV. Voit muuttaa tätä valitsemalla Asetukset-välilehdellä Muokkaa etuliitettä. Kirjoita sitten valintaikkunaan uusi etuliite ja napsauta Tallenna etuliite. Etuliite voi olla enintään 8 merkkiä.
• Oletusarvoisesti laskun numero on 1001. Voit muuttaa tätä valitsemalla Laskunumeroiden alkupisteen päivittäminen. Anna sitten valintaikkunassa uusi alkupisteen numero ja valitse Päivitä alkupiste.

Ota käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja

Muokkaa laskuja, jotka on viimeistelty ja jotka ovat tilassa Avoin. Ennen kuin käyttäjät voivat muokata laskuja, pääkäyttäjien on otettava käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja. Tätä asetusta ei tarvitse ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat muokata Luonnos-tilassa olevia laskuja.

Voit käyttää asetusta:

• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Valitse Salli avointen laskujen muokkaaminen -valintaruutu.

Laskujen luominen tilausmaksuista

Oletusarvoisesti HubSpot luo laskut toistuvien tilausten maksuista. Kun asiakas suorittaa onnistuneen tilausmaksun, HubSpot luo maksetun laskun. Kun tilausmaksu epäonnistuu, se luodaan avoimena laskuna.

Voit estää HubSpotia luomasta laskuja tilausmaksuista:

• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Napsauta Setup (Asetukset ) -välilehden Subscriptions (Tilaukset) -kohdassa Create invoices for subscription payments (Luo laskuja tilausmaksuista ) -valintaruudun tyhjentämiseksi.

Määritä oletuskommentti

Voit lisätä oletusviestin, joka näkyy jokaisen laskun kommenttikentässä:

• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Napsauta Laskun malli -välilehteä.
• Kirjoita oletuskommentti ja napsauta Tallenna.

Huomaa: oletuskommentti näkyy kaikissa uusissa laskuissa, jotka luodaan tämän asetuksen vahvistamisen jälkeen, eikä se päivitä olemassa olevia laskuja, vaikka ne olisivat parhaillaan luonnoksessa.

Verotunnisteen lisääminen

Voit lisätä valinnaisesti enintään kolme verotunnistetta kunkin laskun otsikkoon yritystietojesi ohella. Verotunnisteen lisääminen tilillesi ei päivitä olemassa olevia viimeisteltyjä tai luonnosvaiheessa olevia laskuja, vaan ainoastaan vasta luotuja laskuja, jotka siirtyvät eteenpäin.

Verotunnisteiden lisääminen:

• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
• Napsauta Laskumalli-välilehteä.
• Valitse Lisää verotunniste laskuihin-kohdassa Lisää verotunniste.
• Napsauta Verotunnuksen tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse tyyppi.
• Kirjoita Verotunniste-kenttään Verotunniste.
• Toista nämä vaiheet, jos haluat lisätä toisen tai kolmannen verotunnisteen.
• Napsauta Tallenna.

Seuraavat vaiheet

Kun olet määrittänyt HubSpot-laskutyökalun, opettele, miten:

• Luoda, hallita ja lähettää laskuja.
• Luoda sekvenssejä (vain Sales Hub ja Service Hub Professional ja Enterprise) ja laskuihin perustuvia työnkulkuja ( vain Professional ja Enterprise ) laskutusprosessien automatisoimiseksi.
• Rakentaa mukautettuja raportteja HubSpotin mukautetun raportin rakentajalla( vainProfessional ja Enterprise ).