Säilytä arkaluonteiset tiedot HubSpotissa

Jos haluat tallentaa HubSpot-tilillesi arkaluonteisia tietoja, kuten henkilöllisyystietoja, taloudellisia, terveydellisiä tai lääketieteellisiä tietoja, käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat ottaa käyttöön Sensitiiviset tiedot -asetuksen. Kun asetus on otettu käyttöön, voit luoda mukautettuja ominaisuuksia, joihin tallennetaan arkaluonteisia tietoja, ja rajoittaa sitten käyttäjien pääsyä ominaisuuksiin kenttätason käyttöoikeuksilla.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat arkaluonteisten tietojen tallentamisen, tutustu seuraaviin tietoihin, mukaan lukien arkaluonteisten tietojen toimintoihin liittyvät vaatimukset, rajoitukset ja suositukset.

• Voit tallentaa HubSpotiin vain tietyntyyppisiä arkaluonteisia tietoja. Katso Arkaluonteisten tietojen ehdot -sivu, jotta ymmärrät, minkä tyyppisiä arkaluonteisia tietoja voit tallentaa ja missä nämä ominaisuudet ovat käytettävissä.
• Vain käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat ottaa Sensitive Data -tiedot käyttöön. Kun Sensitive Data -asetus on otettu käyttöön, sitä ei voi poistaa käytöstä.
• Vain käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat luoda, muokata tai poistaa Sensitive Data -ominaisuuksia. Partner Admin -käyttäjät eivät voi luoda, muokata tai poistaa Sensitive Data -ominaisuuksia, ellei heille ole annettu myös Super Admin -oikeuksia.
• Sensitive Data -ominaisuudet eivät ole käytettävissä tietyissä työkaluissa, mukaan lukien personointitunnisteet, hiekkalaatikot, chatbotit ja pelikirjat.
• Kun olet ottanut Sensitive Data -ominaisuuden käyttöön, tietueiden yhteenvedon tekemiseen saattaa tulla rajoituksia. Et voi esimerkiksi tehdä yhteenvetoa tietyistä toiminnoista, kuten puheluista ja myyntisähköposteista.

Ota arkaluonteiset tiedot käyttöön

Ennen arkaluonteisten tietojen ominaisuuksien luomista sinun on otettava arkaluonteiset tiedot käyttöön tietosuoja- ja suostumusasetuksissa ja hyväksyttävä niihin liittyvät käyttöehdot. Käyttäjillä on oltava Super Admin -oikeudet, jotta he voivat ottaa Sensitive Data -ominaisuuden käyttöön.

Huomaa: kun olet kytkenyt arkaluonteiset tiedot päälle, sitä ei voi enää poistaa käytöstä. Kun olet valinnut tietoluokan, et voi poistaa sitä, mutta voit lisätä luokkia tarpeen mukaan.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Tietosuoja ja suostumus.
• Napsauta Configure sensitive data settings (Määritä arkaluonteisten tietojen asetukset). Jos olet jo ottanut arkaluonteiset tiedot käyttöön, valitse Muokkaa arkaluonteisten tietojen asetuksia valitsemalla lisää tietoluokkia.

• Valitse oikeanpuoleisessa paneelissa valintaruudut määrittääksesi luokat, joihin tallennat arkaluonteisia tietoja. Tutustu Arkaluonteiset tiedot -termeihin, jotta ymmärrät, minkä tyyppisiä tietoja luokkiin voidaan tallentaa.
• Jos haluat tallentaa HIPAA-suojattavia tietoja, sinun on valittava sekä Terveys/lääketieteelliset tiedot -valintaruutu että Olemme HIPAA-suojattava yhteisö tai liikekumppani -valintaruutu.

Huomaa: vaikka HubSpot tarjoaa vankan tietoturvaohjelman henkilökohtaisten ja arkaluonteisten tietojesi suojaamiseksi sisällöstä riippumatta, nämä tietotyypin tunnistamisprosessit auttavat varmistamaan, että HIPAA- ja sääntelytarpeesi täyttyvät. Tunnistautumalla HIPAA Covered Entityksi tai Business Associate -yritykseksi HubSpot voi seurata Business Associate Agreement (BAA) -sopimuksen soveltamista ja täyttää lakisääteiset velvoitteet.

• Napsauta Seuraava.
• Lue arkaluonteisia tietoja koskevat ehdot ja tarvittaessa liikekumppanuussopimus. Hyväksy ehdot valitsemalla valintaruutu.
• Napsauta Ota arkaluonteisten tietojen asetukset käyttöön tai, jos olet lisännyt luokkia, napsauta Päivitä arkaluonteisten tietojen asetukset.

Suositukset arkaluonteisten tietojen säilyttämistä varten

Kun olet ottanut käyttöön arkaluonteisten tietojen tallentamista koskevan asetuksen, sinun on ehkä toteutettava toimenpiteitä tai päivitettävä tiettyjä asetuksia tietojesi suojaamiseksi paremmin. Voit tarkastella suosituksia, jotka auttavat sinua hallitsemaan arkaluonteisia tietoja:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Tietosuoja ja suostumus.
• Valitse Tarkista suositukset.

• Tarkastele oikeassa paneelissa suositeltuja toimia. Napsauta kunkin suosituksen kohdalla linkkiä saadaksesi lisätietoja tai siirtyäksesi asiaankuuluviin asetuksiin.

Luo ominaisuuksia arkaluonteisten tietojen tallentamista varten

Pääkäyttäjät voivat merkitä ominaisuus arkaluonteiseksi. Voit myös ilmoittaa, tallennetaanko ominaisuus suojattuja terveystietoja. Oletusarvoisesti HubSpotin tiedot salataan siirron aikana ja levossa. ominaisuus merkitseminen arkaluonteiseksi lisää salauksen lisäkerroksen, sovelluskerroksen salauksen, joka antaa yksittäisille tileille ja niiden arkaluonteisille tiedoille paremman suojan ja eristyksen. Hakua ja raportointia varten tarvittavat arkaluonteiset tiedot tallennetaan suojattuihin ympäristöihin, joihin on erittäin rajoitettu pääsy. Sensitiivisten tietojen ominaisuuksien salaamattomien arvojen käyttöoikeus on rajoitettu nimettyihin HubSpot-sovelluksiin ja käyttäjän hyväksymiin liitettyihin yksityisiin sovelluksiin.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Properties.
• Napsauta Create ominaisuus.
• Anna ominaisuus perustiedot, valitse kenttätyyppi ja napsauta sitten Sensitive data -välilehteä.
• Jos haluat merkitä ominaisuus arkaluontoiseksi, valitse Sensitive data. Jos tallennat erittäin arkaluonteisia tietoja (BETA), valitse Erittäin arkaluonteiset tiedot. Lue lisää erittäin arkaluonteisten tietojen betasta tässä artikkelissa.

• Jos ominaisuus tallentaa HIPAA-suojattuja terveystietoja, valitse Kyllä, nämä tiedot sisältävät suojattuja terveystietoja (PHI ) -valintaruutu.
• Voit määrittää, kenellä on oikeus tarkastella ja muokata ominaisuus, napsauta Hallitse käyttöoikeuksia -välilehteä ja valitse sitten vaihtoehto.
• Viimeistele ominaisuus määrittäminen ja napsauta sitten Luo.

Arkaluonteisten tietojen hallinta

Alla olevissa osioissa saat lisätietoja arkaluonteisten tietojen ominaisuuksien käytöstä ja arkaluonteisten tietojen hallinnasta HubSpot-työkaluissa.

Arkaluonteisten tietojen ominaisuuksien käyttö

Kun olet luonut ominaisuus arkaluonteisten tietojen tallentamista varten:

• Ylläpitäjät voivat määrittää kenttätason käyttöoikeudet, joilla rajoitetaan ominaisuus katselu- ja muokkausoikeudet tietyille käyttäjille ja tiimeille. Tämä on erittäin suositeltavaa, jotta voidaan varmistaa, että arkaluonteiset tiedot ovat vain valittujen käyttäjien nähtävissä tai muokattavissa.
• Pääkäyttäjät voivat tarkastella arkaluonteisten tietojen ominaisuus arvoihin liittyviä käyttäjän toimia tarkastuslokissa.
• Pääkäyttäjät voivat muokata tai poistaa Sensitive Data ominaisuus.
• Käyttäjät, joilla on pääsy ominaisuus, voivat päivittää ominaisuus arvot manuaalisesti tai tuonnin ja työnkulkujen avulla.
• Käyttäjät, joilla on pääsy ominaisuus, voivat käyttää ominaisuus HubSpot-työkaluissa, kuten CRM-tietueissa, näkymissä, luetteloissa, työnkulun käynnistimissä ja toiminnoissa, raporteissa, haussa ja mobiilissa. Arkaluonteiset tiedot eivät ole käytettävissä kaikissa muissa HubSpot-työkaluissa.
• Jos tilisi sallii HubSpotin työntekijöille pääsyn tukiasioiden vianmääritykseen, HubSpotin työntekijät eivät pääse tarkastelemaan Sensitive Data ominaisuus arvoja.

Lomakkeet

Kun HubSpotissa on mahdollisuus tallentaa arkaluonteisia tietoja, voit käyttää HubSpot-lomakkeita ja muita kuin HubSpot-lomakkeita arkaluonteisten tietojen keräämiseen kävijöiltäsi luottavaisin mielin. Lomakkeilla kerätyt arkaluonteiset tiedot salataan ja synkronoidaan CRM:ään turvallisesti. Kaikki Sensitive Data ominaisuus liittyvien lomakkeiden kautta ladatut tiedostot katsotaan myös arkaluonteisiksi.

Vain käyttäjät, joilla on asianmukaiset oikeudet tarkastella arkaluonteisia tietoja, voivat tarkastella lomakkeen lähettäminen ja arkaluonteisiksi merkittyjä tiedostoja. Kaikki lomakkeen lähettäminen koskevat ilmoitukset noudattavat myös arkaluonteisten tietojen käyttöoikeusvaatimuksia.

Integraatiot

Kehittäjät voivat käyttää API-asiakirjoja arkaluonteisten tietojen synkronointiin tarkoitettujen integraatioiden rakentamiseen. Sensitiivisten tietojen ehtojen mukaisesti, jos päätät integroida tai muuten käyttää kolmannen osapuolen tuotteita tilauspalvelun yhteydessä, hyväksyt, että tällaisten kolmannen osapuolen tuotteiden isännöimät tai käsittelemät asiakastiedot isännöidään kyseisten kolmansien osapuolten ylläpitämien käytäntöjen mukaisesti.

Jos tallennat HIPAA-suojattuja arkaluonteisia tietoja, Snowflake Data Share -integraatiota tuetaan vain seuraavilla alueilla: AWS US_EAST_1 ja AWS EU_CENTRAL_1.

Liitteet

Arkaluonteisten tietojen tallennusmahdollisuuden avulla voit tallentaa arkaluonteisia tietoja sisältäviä tiedostoja HubSpotin eri työkaluihin. Kun otat Sensitive Data -asetuksen käyttöön, alla olevilla tavoilla ladatut liitetiedostot suojataan HubSpotin tietokantatallennuksessa lisäsalauksella. Tämä poistaa myös mahdollisuuden jakaa tiedostoja ulkoisesti ilman todennusta ja estää HubSpotin työntekijöiltä pääsyn liitetiedostoihin.

Kun tiedostot lisätään seuraavilla menetelmillä, ne suojataan:

• Ladataan tietokoneeltasi tietueeseen Liitteet-osiossa.
• Ladataan tietueeseen uuden huomautuksen kautta.
• Ladattu tietueeseen yhteyshenkilön lähettämän sähköpostiviestin kautta.
• Ladattu tietueeseen HubSpotin mobiilisovelluksessa.
• Ladattu tiedostotyypin ominaisuus.
• Ladattu lomakkeen lähettäminen kautta .
• Ladattu tuonnin kautta .

Voit hallita käyttäjien pääsyä liitetiedostoihin kunkin työkalun käyttöoikeuksien avulla. Voit esimerkiksi rajoittaa yhteystietojen käyttöä tietyille käyttäjille, joilla ei pitäisi olla pääsyä yhteystiedostoihin.

Ilmoitukset

Kun arkaluonteiset tiedot on otettu tililläsi käyttöön, tietyt ilmoitukset eivät sisällä esikatselukuvia (esimerkiksi huomautuksen rungon esikatselua), jotta arkaluonteiset tiedot eivät näkyisi. Tällä hetkellä näin tapahtuu seuraavien ilmoitusten kohdalla: sinua @-mainitaan tietueessa tai kommentissa, sinulle on annettu tehtävä tai saat muistutuksen tehtävää varten, seuraamassasi tietueessa on toimintaa tai kommentti aktiviteetista, jossa olet mukana.

Työnkulut

Jos käytät arkaluonteisten tietojen ominaisuus työnkuluissa, on suositeltavaa rajoittaa työnkulutustyökalun käyttöoikeuksia, koska työnkulut eivät tällä hetkellä pakota kenttätason käyttöoikeudet.

Seuraavia ei tällä hetkellä tueta työnkuluissa:

• Yhdistystoiminnot, jotka käyttävät arkaluonteisten tietojen ominaisuuksia tai viittaavat niihin
• Henkilökohtaistamisen tunnisteet, jotka käyttävät arkaluonteisten tietojen ominaisuuksia tai viittaavat niihin
• Sensitive Data ominaisuus arvojen muutoksiin perustuvat ilmoittautumislaukaisimet

HubSpotin tekoäly

HubSpotin tekoälytyökalut voivat auttaa sinua automatisoimaan tehtäviä, keräämään tietoja, laatimaan sisältöä ja paljon muuta HubSpotin asiakasalusta. Vain käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat ottaa käyttöön tiettyjä tekoälytyökaluja, kuten tekoälyavustajat.

Jos otat Sensitiiviset tiedot käyttöön, luomiasi Sensitiivisten tietojen ominaisuuksia ei käytetä HubSpotin tekoälymallien kouluttamiseen. Tilisi muita asiakastietoja voidaan kuitenkin käyttää HubSpotin tekoälymallien kouluttamiseen. Voit kieltää asiakastietojesi käytön koneoppimiseen lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@hubspot.com. Lisätietoja on HubSpotin käyttöehdoissa ja HubSpotin tietosuojakäytännössä.

Huomaa: vältä arkaluonteisten tietojen jakamista kehotteissasi. Tuotteen parantamiseksi HubSpot kirjaa ja tallentaa tekoälytuotteiden käytön yhteydessä antamasi kehotukset, luodun kielen ja käyttömittarit. HubSpot jakaa kehotuksesi tekoälypalveluntarjoajien kanssa tekoälytuotteiden käytön mahdollistamiseksi, ja tekoälypalveluntarjoajat tallentavat kehotuksesi sisällön moderointia varten. Kehotuksesi ovat sinulle osoitettavissa. HubSpotin tekoälytuotteiden beta-versioiden käyttöön sovelletaan Beta-ehtojamme, ja tilauspalveluihimme sisältyviin tekoälytuotteisiin sovelletaan tuotekohtaisia ehtoja.

HubSpotin tekoälytuotteet eivät kuulu arkaluonteisten tietojen ominaisuuksiin. Tietyt tekoälytuotteet saattavat käsitellä arkaluonteisia tietoja, joita et ehkä ole tarkoittanut sisällyttää niihin luodessasi tuloksia syötetyn kehotteen perusteella. Näitä työkaluja ovat mm:

• Keskustelujen yhteenvedot
• Keskustelun älykkyys
• AI Assistant Puhelujen yhteenvedot
• Automaattinen puhujakartoitus
• Yhteyshenkilön ominaisuuksien automaattinen täyttäminen

Jos esimerkiksi keskustelet arkaluonteisista tiedoista keskustelun aikana, sinun ei pitäisi käyttää Keskustelut yhteenvedot -työkalua. Vaikka et ehkä aikonut syöttää arkaluonteisia tietoja kehotuksessasi, Keskustelujen yhteenvedot -työkalu käsittelisi kaiken keskustelun sisällön.

Lisätietoja HubSpotin tekoälytyökaluista on tekoälymallit-korteissa. Vältä tekoälytyökalujen käyttöä, jos et halua, että tekoälytyökalut käsittelevät arkaluonteisia tietojasi.

Tietokeskukset

Voit tallentaa arkaluonteisia tietoja mihin tahansa käyttämääsi tietokeskukseen. Kun otat käyttöön Arkaluonteiset tiedot -asetuksen, et kuitenkaan voi tällä hetkellä siirtyä toiseen datakeskukseen.

Lisäresurssit

• Lisätietoja HubSpotin tietoturvaohjelmasta on HubSpot Trust Centerissä.
• Jos haluat lisätietoja arkaluonteisten tietojen hallinnasta API:n kautta, katso kehittäjän dokumentaatio.
• Jos haluat lisätietoja erittäin arkaluonteisten tietojen (BETA) tallentamisesta, katso tämä tietämyskanta.