Tietueiden omistajuuden määrittäminen

Määritä tietueiden omistajat HubSpot-käyttäjille käyttämällä [Object]-omistajaominaisuutta yhteystietojen, yritysten, kauppojen, tukipyyntöjen ja mukautettujen objektien tietueiden kohdalla. Muiden objektien, kuten tapaamisten tai projektien, kohdalla käytä Omistaja-ominaisuutta. Jokaiselle tietueelle voidaan valita yksi omistaja oletusominaisuuden avulla, mutta voit luoda mukautettuja HubSpot-käyttäjäkenttätyyppisiä ominaisuuksia valitaksesi tietueeseen liittyviä lisäkäyttäjiä.

Ennen kuin aloitat

Esimerkiksi käyttäjä, jolla on ”View contacts ” -oikeudet ja Core-käyttöoikeus, voidaan määrittää kontaktin omistajaksi.

Automaattisen omistajan määrittämisen ymmärtäminen

On tiettyjä tilanteita, joissa omistajat määritetään automaattisesti:

• Jos käyttäjä luo tietueen manuaalisesti, kyseinen käyttäjä määritetään automaattisesti tietueen omistajaksi, ellei hän valitse luomisen yhteydessä toista omistajaa.
• Jos olet ottanut käyttöön HubSpot-tililläsi asetuksen Määritä yrityksen omistaja kontaktille oletuksena , kontaktit ja niiden ensisijainen yritys määritetään automaattisesti samalle omistajalle. Lue lisää asetuksen toiminnasta.
• Jos olet ottanut HubSpot-tililläsi käyttöön asetuksen ”Määritä omistajattomat kontaktit sähköpostin lähettäjälle”, käyttäjät, jotka lähettävät tai vastaanottavat henkilökohtaisen sähköpostin, joka kirjautuu omistajattoman kontaktin aktiviteettiaikajanalle, määritetään automaattisesti kontaktin omistajiksi. Oletusarvoisesti tämä asetus on käytössä.
• Jos omistajaton yhteyshenkilö varaa tapaamisen käyttäjän aikataulutusivulla, kyseinen käyttäjä määritetään automaattisesti yhteyshenkilön omistajaksi. Jos yhteyshenkilöllä on jo omistaja ja hän varaa tapaamisen toisen käyttäjän kanssa, nykyistä omistajaa ei korvata.
• Jos Salesforce-integraatio on asennettu ja käytössä, yhteyshenkilöiden, yritysten ja kauppojen omistajamääritykset noudattavat oletuksena Salesforcessa määritettyjä asetuksia .

Määritä tietueiden omistajat joukkona

Määritä tietueiden omistajat objektin hakemistosivulla

Voit määrittää tietueiden omistajat joukkona kunkin objektin hakemistosivulla.

1. Siirry tietueisiisi (esim. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.).
2. Valitse niiden tietueiden vieressä olevat valintaruudut, joille haluat määrittää omistajat.
3. Napsauta taulukon tai taulun yläosassa olevaa Määritä-painiketta.
   
   
4. Napsauta valintaikkunassa [Objekti]-omistajan avattavaa valikkoa ja valitse omistaja.
5. Napsauta Päivitä.

Omistajien määrittäminen tuonnin avulla

Voit myös määrittää omistajia uusille tai olemassa oleville tietueille joukkona tuonnin avulla. Voit määrittää omistajan objektille tuonnin aikana seuraavasti:

• Lisää tuontitiedostoon [Object]-omistajasarake ja kirjoita kyseisen sarakkeen jokaiseen riviin käyttäjän nimi tai sähköpostiosoite.
• Tuo tiedosto ja määritä kartoitussivulla sarakkeen kohteeksi [Object]-omistaja -ominaisuus.

Huomaa: käyttäjät, joille tietue on määritetty tuonnin kautta, eivät saa ilmoitusta siitä, että heille on määritetty uusi objekti.

Omistajien määrittäminen työnkulkujen avulla

Määritä omistaja kaikille rekisteröidyille tietueille

Määritä omistajuus rekisteröityneille tietueille automaattisesti käyttämällä työnkulun Muokkaa tietuetta -toimintoa . Valitse tämä asetus määrittääksesi [Objekti]-omistajaominaisuuden ja valitse sitten käyttäjä, jolle haluat määrittää rekisteröidyt objektit. Voit esimerkiksi määrittää Pohjois-Amerikan myyntiedustajan omistajaksi tietueille, jotka on luotu Yhdysvalloista lähetettyjen lomakkeiden kautta.

Jos haluat määrittää omistajuuden automaattisesti muille omistajille, voit kloonata työnkulun, muuttaa rekisteröinnin laukaisijoita kunkin omistajan määrittelysääntöjen mukaisesti ja päivittää valitun omistajan [object]-ominaisuuden arvon määrittäminen -toiminnossa. Voit myös käyttää haarautumisloogikkaa määrittääksesi eri omistajia objekteillesi eri kriteerien perusteella.

Tietueiden kierrättäminen useiden omistajien välillä

Vaihda tehtävien jakamista useiden käyttäjien välillä työnkulkujen avulla. Työnkulku jakaa tehtävät tasaisesti määritetyille omistajille ”Vaihda tietueen omistajaa” -toiminnon avulla. Tämän toiminnon avulla voit määrittää omistajaa vailla oleville tietueille uuden omistajan tai korvata olemassa olevat arvot uuden omistajan määrittämiseksi.

Omistajuuden jakautuminen kussakin kierrätystoiminnossa perustuu kyseisen toiminnon tehtävien määrään, ei siihen, kuinka monta objektia kullakin käyttäjällä on yhteensä tililläsi. Jos työnkulussasi on useita kierrätystoimintoja, jokaisella toiminnolla on oma laskurinsa. Esimerkiksi, jos ”Kierrä [omistaja] ”-toiminto on määritetty kolmelle omistajalle:

• Kun työnkulku otetaan käyttöön, tämän toiminnon kaikilla kolmella omistajalla on määrittelymäärä nolla.
• Koska kaikilla kolmella käyttäjällä on sama määrityslaskuri, ensimmäinen tähän toimintoon saapuva kontakti määritetään satunnaisesti jollekin heistä.
• Kun ensimmäinen kontakti on osoitettu, yhdellä omistajalla on yksi kontakti ja kahdella omistajalla ei ole yhtään kontaktia. Seuraava kontakti, joka kulkee työnkulun läpi, osoitetaan jollekin kahdesta jäljellä olevasta käyttäjästä, joilla ei vielä ole kontakteja.
• Kun kaikille kolmelle omistajalle on osoitettu yksi kontakti, tätä vuorottelujärjestystä noudatetaan (esim. omistaja 2, omistaja 3, omistaja 1).
• Jos lisäät tai poistat omistajia toiminnosta sen jälkeen, kun työnkulku on otettu käyttöön, kyseisen toiminnon vakiintunut vuorottelujärjestys nollautuu ja satunnallinen osoittaminen alkaa alusta.

Lue lisää ”Kierrä tietue omistajalle” -työnkulkutoiminnosta.

Omistajan määrittäminen yksitellen

Omistajan määrittäminen tietueelle

1. Siirry tietueisiisi (esim. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat.).
2. Napsauta tietueen nimeä .
3. Napsauta vasemman sivupalkin oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse Näytä kaikki ominaisuudet.
4. Etsi oikeanpuoleisesta paneel ista kohta ”owner ”.
5. Vie hiiri ominaisuuden päälle, napsauta avattavaa valikkoa ja valitse omistaja.
6. Muutokset tallennetaan automaattisesti.