Eigendom van records toewijzen

Wijs records toe aan HubSpot-gebruikers met behulp van de eigenschap [Object]-eigenaar voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en records van aangepaste objecten. Gebruik voor andere objecten, zoals afspraken of projecten, de eigenschap ‘Eigenaar ’. Elk record kan één geselecteerde eigenaar hebben via de standaardeigenschap, maar je kunt aangepaste eigenschappen van het type ‘HubSpot-gebruikersveld ’ maken om extra gebruikers te selecteren die aan het record zijn gekoppeld.

Voordat je aan de slag gaat

Een gebruiker met de machtiging 'Contacten bekijken' en een 'Core'-licentie kan bijvoorbeeld worden aangewezen als eigenaar van een contactpersoon.

Inzicht in automatische toewijzing van eigenaren

Er zijn bepaalde scenario's waarin eigenaren automatisch worden toegewezen:

• Als een gebruiker handmatig een record aanmaakt, wordt die gebruiker automatisch ingesteld als eigenaar van het record, tenzij hij of zij tijdens het aanmaken een andere eigenaar selecteert.
• Als je in je HubSpot-account de instelling 'Standaard bedrijfseigenaar toewijzen aan contactpersoon' hebt ingeschakeld, worden contactpersonen en hun primaire bedrijf automatisch aan dezelfde eigenaar toegewezen. Lees meer over hoe deze instelling werkt.
• Als je in je HubSpot-account de instelling 'Niet-toegewezen contacten toewijzen aan e-mailafzender' hebt ingeschakeld, worden gebruikers die een één-op-één-e-mail verzenden of ontvangen die is vastgelegd in de activiteitentijdlijn van een niet-toegewezen contact, automatisch aangewezen als eigenaar van het contact. Deze instelling is standaard ingeschakeld.
• Als een contactpersoon zonder eigenaar een afspraak boekt via de agendapagina van een gebruiker, wordt die gebruiker automatisch aangewezen als eigenaar van de contactpersoon. Als een contactpersoon al een eigenaar heeft en een afspraak boekt met een andere gebruiker, wordt de bestaande eigenaar niet vervangen.
• Als je de Salesforce-integratie hebt geïnstalleerd en ingeschakeld, worden de toewijzingen van contactpersonen, bedrijven en deals standaard gebaseerd op wat in Salesforce is opgegeven.

Record-eigenaren in bulk toewijzen

Eigenaren van records toewijzen op een objectindexpagina

Op elke objectindexpagina kunt u in één keer eigenaren aan records toewijzen.

1. Ga naar uw records (bijv. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.).
2. Vink de selectievakjes aan naast de records waaraan u een eigenaar wilt toewijzen.
3. Klik bovenaan de tabel of het overzicht op Toewijzen.
   
4. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu [Object]-eigenaar en selecteer een eigenaar.
5. Klik op 'Bijwerken'.

Eigenaren toewijzen via import

U kunt ook via import in één keer eigenaren toewijzen aan nieuwe of bestaande records. Om tijdens het importeren een eigenaar aan een object toe te wijzen:

• Neem in je importbestand een kolom [Object] eigenaar op en voeg de naam of het e-mailadres van de gebruiker toe aan elke rij in die kolom.
• Importeer uw bestand en koppel de kolom op de toewijzingspagina aan de eigenschap [Object] eigenaar.

Let op: gebruikers aan wie via een import een record is toegewezen, ontvangen geen melding dat er een nieuw object aan hen is toegewezen.

Eigenaren toewijzen via workflows

Wijs een eigenaar toe aan alle geregistreerde records

Wijs automatisch eigendom toe aan geregistreerde records met behulp van de actie ‘Record bewerken’ in een workflow. Selecteer deze optie om de eigenschap [Object] eigenaar in te stellen en selecteer vervolgens de gebruiker aan wie u de geregistreerde objecten wilt toewijzen. U kunt bijvoorbeeld de verkoper voor Noord-Amerika toewijzen aan records die zijn aangemaakt via formulierinzendingen vanuit de Verenigde Staten.

Om automatisch eigendom toe te wijzen aan uw andere eigenaren, kunt u uw workflow klonen, de registratietriggers aanpassen op basis van de toewijzingsregels voor elke eigenaar en de geselecteerde eigenaar bijwerken in de actie 'Stel de waarde van de eigenschap [object] in '. U kunt ook vertakkingslogica gebruiken om verschillende eigenaren aan uw objecten toe te wijzen op basis van verschillende criteria.

Records rouleren tussen meerdere eigenaren

Wissel toewijzingen af tussen meerdere gebruikers met behulp van workflows. De workflow verdeelt de toewijzingen gelijkmatig over de opgegeven eigenaren via de actie 'Record toewijzen aan eigenaar '. Met deze actie kunt u records zonder eigenaar toewijzen of bestaande waarden overschrijven om een nieuwe eigenaar toe te wijzen.

De toewijzing van eigendom voor elke rotatieactie is gebaseerd op het aantal toewijzingen voor die specifieke actie, niet op het totale aantal objecten dat elke gebruiker in uw account bezit. Als u meerdere rotatieacties in uw workflow hebt, heeft elke actie een afzonderlijke telling. Als er bijvoorbeeld een actie 'Roteren [eigenaar] ' is ingesteld voor drie eigenaren:

• Wanneer de workflow wordt ingeschakeld, hebben alle drie de eigenaren voor deze actie een toewijzingsaantal van nul.
• Aangezien alle drie de gebruikers hetzelfde toewijzingsaantal hebben, wordt het eerste contact dat deze actie bereikt willekeurig aan een van hen toegewezen.
• Nadat het eerste contact is toegewezen, is er één eigenaar met één contact en zijn er twee eigenaren zonder contacten. Het volgende contact dat de workflow doorloopt, wordt toegewezen aan een van de overige twee gebruikers die nog geen contacten hebben.
• Zodra alle drie de eigenaren één contact zijn toegewezen, blijft die rotatievolgorde gehandhaafd. (bijv. eigenaar 2, eigenaar 3, eigenaar 1).
• Als u eigenaren aan de actie toevoegt of verwijdert nadat uw workflow is ingeschakeld, wordt de vastgestelde rotatie voor die actie gereset en begint de willekeurige toewijzing opnieuw.

Lees meer over de workflowactie‘Record roteren naar eigenaar ’.

Een eigenaar afzonderlijk toewijzen

Een eigenaar toewijzen aan een record

1. Ga naar uw records (bijv. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.).
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op Acties en selecteer Alle eigenschappen weergeven.
4. Zoek in het rechterpaneel naar'owner'.
5. Beweeg de muisaanwijzer over de eigenschap, klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens een eigenaar.
6. Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen.