HubSpot-eigenschappen koppelen aan Salesforce-velden

Nadat je de HubSpot-Salesforce-integratie hebt geïnstalleerd, moet je HubSpot-eigenschappen toewijzen aan Salesforce-velden om ervoor te zorgen dat de gegevens in beide systemen consistent blijven. Wanneer velden aan elkaar zijn gekoppeld, kunnen wijzigingen die in het ene systeem worden aangebracht, worden gesynchroniseerd met het andere systeem, afhankelijk van je synchronisatie-instellingen. 

U kunt bijvoorbeeld een HubSpot-contactkenmerk zoals 'Functietitel' toewijzen aan een Salesforce-lead- of contactveld, zodat de gegevens op beide platforms op elkaar zijn afgestemd. 

Veldtoewijzingen aanmaken of bewerken

Een nieuwe veldtoewijzing toevoegen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik in de lijst met gekoppelde apps op Salesforce.
3. Ga naar het tabblad 'Gegevenssynchronisatie '. 
4. Klik in het menu in de linkerzijbalk opop het tabblad voor het object dat u wilt toewijzen. 
   
5. Klik vervolgens op Eigenschapstoewijzingen. 

Let op: de objectsynchronisatie moet zijn ingeschakeld voor 'Bedrijven' of 'Deals' tussen HubSpot en Salesforce om veldtoewijzingen voor bedrijven of deals in te stellen.

6. Om een nieuwe veldtoewijzing toe te voegen, klik je op Nieuwe veldtoewijzing toevoegen. 
7. Gebruik in het rechterpaneel de vervolgkeuzemenu's om de HubSpot-eigenschap en het Salesforce-veld te selecteren die u wilt toewijzen. U moet compatibele eigenschappen en veldtoewijzingen selecteren om een toewijzing te maken. De volgende tabel toont de HubSpot-eigenschapveldtypen die kunnen worden gesynchroniseerd met Salesforce, de bijbehorende API-namen en de overeenkomende Salesforce-veldtypen.

HubSpot-eigenschapveldtype	Salesforce-veldtype
Keuzelijst/Keuzerondje	keuzelijst, referentie
Meerdere selectievakjes	multipicklist
Enkel selectievakje	booleaanse waarde
Getal	double/int
Tekst op één regel	string, tekstgebied
Meerdere regels tekst	textarea
Datumkiezer	date, datetime

Let op:

• Als er een typeconflict is, of als een van de geselecteerde eigenschappen of velden al is toegewezen, verschijnt er een bericht boven de vervolgkeuzemenu's. Klik op het bericht voor meer informatie.
• Aangepaste eigenschappen met het HubSpot -veldtype ‘gebruiker’ kunnen niet aan Salesforce-velden worden gekoppeld.

 

8. Klik op Volgende.

Selecteer een synchronisatieregel

9. De synchronisatieregel voor je koppeling bepaalt hoe gegevens tussen HubSpot en Salesforce worden gesynchroniseerd. Selecteer een synchronisatieregel uit de volgende opties:

• • Geef de voorkeur aan Salesforce, tenzij leeg
    • HubSpot geeft alleen een waarde door aan Salesforce als er momenteel geen waarde in Salesforce staat.

• • • Als er al een waarde in Salesforce staat, overschrijft deze waarde altijd de bestaande waarde in HubSpot.
    • Als je de waarde in Salesforce verwijdert, wordt de waarde ook in HubSpot verwijderd.
  • Gebruik altijd Salesforce
    • HubSpot stuurt nooit gegevens door naar Salesforce, zelfs niet als er geen waarde in Salesforce staat.
    • Als er een waarde in Salesforce staat, overschrijft deze waarde altijd de bestaande waarde in HubSpot.
    • Als je de waarde in Salesforce verwijdert, wordt de waarde ook in HubSpot verwijderd.
  • Tweerichtingssynchronisatie
    • De meest recente waarde overschrijft altijd alle bestaande waarden. 
    • Als de waarde in HubSpot wordt verwijderd, wordt deze ook in Salesforce verwijderd, en omgekeerd.
  • Niet synchroniseren
    • Er worden nooit gegevens uitgewisseld tussen HubSpot en Salesforce.
    • Als de waarde in HubSpot wordt verwijderd, wordt deze niet verwijderd in Salesforce, en omgekeerd.

10. Klik op 'Opslaan ' om de koppeling op te slaan.

De nieuwe toewijzing verschijnt nu in de lijst met toewijzingen voor het geselecteerde object. Om een bestaande toewijzing te bewerken, beweeg je de muis eroverheen en klik je op 'Toewijzing bewerken'.

Zodra je je toewijzingen hebt toegevoegd, kun je beginnen met het synchroniseren van het geselecteerde object met Salesforce door op de schakelaar '[Object] synchroniseren' te klikken om deze in te schakelen. Voor contactpersonen is deze functie standaard ingeschakeld en kan deze niet worden uitgeschakeld. 

Let op: er geldt een limiet van 500 veldtoewijzingen per object.

Synchronisatie van eigenaren

HubSpot identificeert Salesforce Standard-, PowerPartner-, Gast- en Queue -gebruikers als Salesforce-eigenaren wanneer:

• Ze worden geïmporteerd in HubSpot uit Salesforce.
• De Salesforce-gebruiker is eigenaar van een lead-, contact-, account- of opportunity-record dat wordt gesynchroniseerd met HubSpot.

Standaard wordt het veld ‘Eigenaar-ID ’ in een Salesforce-lead-, contact-, account- of opportunity-record gesynchroniseerd met de HubSpot-eigenschap ‘Eigenaar van contact/bedrijf/deal ’.

Hoe de eigenaarssynchronisatie werkt

Elke Salesforce-eigenaar kan worden gesynchroniseerd met HubSpot, maar alleen eigenaren in HubSpot die overeenkomen met de naam en het e-mailadres van een actieve Salesforce-gebruiker, worden gesynchroniseerd met Salesforce. Als HubSpot probeert een eigenaar te synchroniseren die niet in Salesforce bestaat, wordt het veld 'Eigenaar-ID' teruggezet naar de laatste waarde uit Salesforce.

De regels voor het toewijzen van eigenaren in Salesforce verschillen voor contacten, bedrijven en deals. Afhankelijk van de regel kan HubSpot een nieuw object in Salesforce aanmaken of synchroniseren met een bestaand Salesforce-object. Als je tijdlijnsynchronisatie gebruikt, lees dan meer over hoe eigenaren worden gesynchroniseerd voor activiteiten.

Gedrag bij het toewijzen van contactpersonen

Als een HubSpot-contactpersoon een nieuwe Salesforce-lead aanmaakt en een HubSpot-eigenaar wordt toegewezen die overeenkomt met de naam en het e-mailadres van een actieve Salesforce-gebruiker voordat deze voor het eerst met Salesforce wordt gesynchroniseerd, wordt die eigenaar in Salesforce toegewezen. Zo niet, gelden de regels voor het toewijzen van Salesforce-leads van toepassing.

Na de eerste toewijzing van een eigenaar in HubSpot of Salesforce worden wijzigingen in de eigenschap ‘Contactpersoon-eigenaar’ in HubSpot of het veld ‘Eigenaar-ID’ in Salesforce gesynchroniseerd met het andere systeem.

Als een HubSpot-contactpersoon wordt gesynchroniseerd met een bestaande Salesforce-lead met een actieve Salesforce-eigenaar, zijn de toewijzingsregels voor Salesforce-leads niet van toepassing en blijft de bestaande Salesforce-eigenaar behouden bij de eerste synchronisatie. Bij volgende synchronisaties wordt de waarde in het andere systeem bijgewerkt met de meest recente eigenaarwaarde.

Let op: Salesforce vereist dat records een 'Eigenaar'- waarde hebben. Wanneer een niet-toegewezen HubSpot-record wordt gesynchroniseerd met Salesforce en er een nieuw record wordt aangemaakt, wordt de 'Eigenaar' ervan ingesteld op de Salesforce-gebruiker die het record heeft aangemaakt, d.w.z. de integratiegebruiker in het HubSpot-account.

Salesforce-referentievelden toewijzen aan HubSpot

Waarden van Salesforce-referentievelden worden naar HubSpot gesynchroniseerd als 18-cijferige record-ID’s, niet als labels. Hoewel HubSpot deze labels niet automatisch kan ophalen, kun je Salesforce-referentievelden toewijzen aan een HubSpot-dropdown-eigenschap om de waarden bruikbaar te maken voor segmentatie en rapportage in HubSpot. 

1. Maak in je HubSpot-account een aangepaste HubSpot-eigenschap aan met een dropdown-selectieveld.
2. Koppel het Salesforce-referentieveld aan de zojuist aangemaakte aangepaste HubSpot-eigenschap.
3. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
4. Ga in het menu in de linkerzijbalk naarEigenschappen.
5. Klik op denaam van de aangepaste eigenschap die in de veldtoewijzing wordt gebruikt.
6. Klik in het menu in de linkerzijbalk op 'Veldtype'. 
7. In het gedeelte ‘Dropdown-opties’ wordt in de kolom ‘Interne naam ’ het 18-cijferige record-ID weergegeven voor elke waarde in het referentieveld uit Salesforce. Voer de bijbehorende veldnaamlabels uit Salesforce in de velden‘Label’ in.
8. Klik rechtsboven op ‘Opslaan’.

Je kunt het referentieveld nu segmenteren op basis van de labels van de veldwaarden, in plaats van de record-ID’s van de veldwaarden.

Fouten in veldtoewijzingen oplossen

Wanneer een veldtoewijzing fouten bevat of moet worden bijgewerkt, is het mogelijk dat gegevens niet tussen HubSpot en Salesforce kunnen worden uitgewisseld. Om veldtoewijzingen te corrigeren of te vernieuwen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op'Salesforce'.
3. Ga naar het tabblad 'Gegevenssynchronisatie '. 
4. Op het tabblad 'Synchronisatiestatus', if er synchronisatiefouten of waarschuwingen zijn, worden deze weergegeven in het gedeelte 'Synchronisatiefouten '. Klik op het type synchronisatiefout om meer informatie en de betreffende records te bekijken en verdere acties te ondernemen. 
5. Als een toewijzing een Salesforce-keuzelijstveld bevat, kun je het veld vernieuwen om te controleren of er nieuwe keuzelijstopties in Salesforce zijn en de opties toevoegen aan de bijbehorende dropdown-menu-eigenschap in HubSpot. Beweeg hiervoor de muisaanwijzer over de toewijzing en klik op Vernieuwen. 

Let op: bij het in bulk opnieuw synchroniseren van veldtoewijzingen voor bedrijven/accounts kan HubSpot niet meer dan 200.000 bedrijven tegelijk synchroniseren. Dit kan leiden tot de foutmelding ‘We konden niet al je updates voor deze toewijzing synchroniseren ’.

Aangepaste veldtoewijzingen verwijderen

Als je geen gegevens meer wilt synchroniseren tussen een HubSpot-eigenschap en een Salesforce-veld in een aangepaste veldtoewijzing, kun je de toewijzing verwijderen.

Let op: alleen aangepaste veldtoewijzingen kunnen in HubSpot worden verwijderd. Standaard veldtoewijzingen kunnen niet worden verwijderd, maar de gegevenssynchronisatie kan worden gestopt door de updateregel in te stellen op 'Niet synchroniseren'. Dit geldt niet voor deeigenschap 'Afgemeld voor allee-mailcontacten'. 

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op'Salesforce'.
3. Ga naar het tabblad Gegevenssynchronisatie. 
4. Klik in het menu in de linkerzijbalk opop het objecttabblad voor je mapping. 
5. Klik vervolgens op Eigenschapstoewijzingen. 
6. Beweeg de muisaanwijzer over de toewijzing en klik op'Toewijzing verwijderen'.

Veldtoewijzingen exporteren

Om de lijst met veldtoewijzingen te exporteren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op'Salesforce'. 
3. Ga naar het tabblad 'Gegevenssynchronisatie '. 
4. Klik in het menu in de linkerzijbalk opop het objecttabblad voor de toewijzingen die u wilt exporteren. 
5. Klik vervolgens op Eigenschapstoewijzingen. 
6. Klik opVeldtoewijzingen exporteren (CSV).