HubSpot en Salesforce koppelen

Koppel HubSpot en Salesforce aan elkaar om gegevens tussen je marketing-, verkoop- en klantgerichte teams te synchroniseren. Dankzij de HubSpot-Salesforce-integratie kunnen contactpersonen, bedrijven, deals, activiteiten en andere ondersteunde gegevens tussen beide platforms worden gesynchroniseerd, waardoor teams in alle systemen met consistente informatie kunnen werken.

Door HubSpot en Salesforce te koppelen, kunt u handmatige gegevensinvoer verminderen, klantgegevens op één lijn houden en processen ondersteunen zoals het doorgeven van leads, het bijhouden van activiteiten en rapportage. Wanneer bijvoorbeeld een contactpersoon op het ene platform wordt bijgewerkt, kan de wijziging op basis van uw integratie-instellingen worden gesynchroniseerd met het andere platform.

Als u overstapt naar een nieuwe Salesforce-productieorganisatie, lees dan hoe u een nieuwe productieorganisatie kunt koppelen. 

Voordat je aan de slag gaat

Zorg ervoor dat je, voordat je met deze functie aan de slag gaat, volledig begrijpt welke stappen je van tevoren moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Bekijk de vereisten

• Een Salesforce-editie met API-toegang, of Salesforce Professional. De HubSpot-Salesforce-integratie ondersteunt ookSalesforce Government Cloud en kan hiermee worden gekoppeld. Salesforce Group Edition wordt echter niet ondersteund. 
• Je moet een Salesforce-systeembeheerder zijn.

• Beschik over alle volgende beheerdersrechten voor gebruikersprofielen:
  • API ingeschakeld.
  • 'Instellingen en configuratie bekijken' ingeschakeld.
  • 'Alles wijzigen' voor alle objecten (accounts, campagnes, contacten, leads of opportunities) die je met HubSpot wilt synchroniseren. 
  • Beschik over de machtiging 'Metadata wijzigen'(om gegevens te bekijken in het HubSpot Embed-venster bij Salesforce-lead- of contactrecords). Dit is alleen vereist als u het HubSpot Embed-venster wilt gebruiken en deals naar HubSpot wilt synchroniseren. 
  • Beschik over de machtiging 'AppExchange-pakketten downloaden'.
  • Beschik over demachtiging 'Applicatieprofiel aanpassen'. Dit is vereist om het HubSpot Embed-venster te installeren en voor automatische updates van het HubSpot Embed-venster. 
  • Zorg ervoor dat het veld 'Taaktype' in je gebruikersprofiel is ingesteld op 'Zichtbaar'.

Let op: als uSalesforce Selective Sync instelt, kunnen uw specifieke instellingen afwijken van de hieronder beschreven standaardvereisten, instellingen en het standaardgedrag.

Beperkingen en aandachtspunten

• Er geldt een limiet voor het aantal API-aanroepen dat de integratie per dag mag gebruiken. Een enkele contactsynchronisatie kan tot vier API-aanroepen per record in beslag nemen, maar dit aantal kan variëren.
• Om meerdere HubSpot-accounts aan één Salesforce-instantie te koppelen, moet u de integratie in elk HubSpot-account instellen en installeren. U kunt slechtséén Salesforce-instantie per HubSpot-account koppelen. 
• Als je meerdere HubSpot-accounts met één Salesforce-omgeving integreert, geldt voor de instelling 'Contacten aanmaken in HubSpot' instelling aanbevolen om 'HubSpot-contacten niet automatisch aanmaken' te selecteren. Als een van de andere opties wordt geselecteerd, kunnen Salesforce-leads of -contacten die door het ene HubSpot-account zijn aangemaakt, contacten in het andere HubSpot-account aanmaken.
• Records worden niet automatisch gesynchroniseerd na het installeren en instellen van de Salesforce-integratie. Je kunt je Salesforce-records importerenin HubSpot, of ze geleidelijk laten synchroniseren op basis vanautomatische synchronisatietriggers.

• Als je Salesforce-account IP-beperkingen voor het inloggen hanteert, kan HubSpot mogelijk geen verbinding maken met Salesforce. Omdat HubSpot dynamische IP-adressen gebruikt, kun je de IP-adressen van HubSpot niet toevoegen aan een lijst met toegestane adressen. Als in Salesforce de instelling‘IP-beperkingen bij elk verzoek afdwingen’ is geselecteerd, kan de integratie geen verbinding maken. Om de toegang tot Salesforce te beperken terwijl de integratie wel blijft werken, wordt aanbevolen om in Salesforce een netwerk-IP-bereik te configureren.

Inzicht in de gekoppelde gebruiker

De gekoppelde gebruiker of integratiegebruiker is de Salesforce-gebruiker die je gebruikt om de integratie te koppelen.

De Salesforce-machtigingen van de gekoppelde gebruiker bepalen wat HubSpot via de synchronisatie in Salesforce kan doen. Wanneer HubSpot records in Salesforce aanmaakt, bijwerkt of synchroniseert, worden die acties uitgevoerd op basis van de machtigingen van de gekoppelde gebruiker.

Als de gekoppelde gebruiker bijvoorbeeld geen toestemming heeft om het lead-object te bekijken, worden leads niet gesynchroniseerd naar HubSpot. HubSpot kan dan ook geen leadrecords aanmaken of bijwerken in Salesforce via de synchronisatie.

Installeer de Salesforce-app

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek in de zoekbalk naar de Salesforce-app en selecteer deze.
3. Klik op 'Installeren'.
4. Als je HubSpot koppelt aan een Salesforce-sandbox, vink dan het selectievakje Ja, hiermee wordt verbinding gemaakt met een sandbox aan.
5. Klik op ‘Installeren’.

6. Voer in het pop-upvenster je Salesforce-inloggegevens in en klik op 'Inloggen'. Nadat je bent ingelogd, word je teruggeleid naar HubSpot.

Een nieuwe Salesforce-productieorganisatie koppelen aan HubSpot

Als je migreert van een Salesforce-productieorganisatie waarop het HubSpot-integratiepakket was geïnstalleerd naar een nieuwe Salesforce-productieorganisatie, moet je de nieuwe Salesforce-productieorganisatie koppelen aan HubSpot. 

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Salesforce. 
3. Klik rechtsboven op de schakelaar om deze uit te schakelen en de integratie te deactiveren.
4. Installeer het integratiepakket in je nieuwe Salesforce-productieorganisatie.
5. Exporteer de HubSpot-contactendie je wilt blijven synchroniseren met je nieuwe Salesforce-productieomgeving.
6. Importeer de geëxporteerde HubSpot-contactenin je nieuwe Salesforce-productieomgeving.
7. Maak eventuele aangepaste veldtoewijzingen aan of bewerk deze die eerder waren toegewezen tussen je oude Salesforce-productieorganisatie en HubSpot.

Let op:bestaande toewijzingen van aangepaste velden kunnen worden behouden als de HubSpot-eigenschap is toegewezen aan een Salesforce-veld dat ook in de nieuweproductieorganisatie bestaat. De interne naam van het Salesforce-veld in de nieuwe productieorganisatie moet ook overeenkomen met de interne naam van het Salesforce-veld in de oude productieorganisatie. Als dat niet het geval is, maak dan nieuwe veldtoewijzingen aan en verwijder oude veldtoewijzingen om synchronisatiefouten te voorkomen.

8. Wacht een uur en koppel vervolgens je nieuwe Salesforce-productieorganisatie aan HubSpot.
9. Klik rechtsboven op deschakelaarom de integratie in te schakelen.
10. Importeer de Salesforce-leads/contacten terug naar HubSpot. Tijdens het importeren worden de Salesforce-leads en -contacten vergeleken met de bestaande HubSpot-contacten om dubbele records te verwijderen. Ook worden de Salesforce-record-ID'svan de bestaande HubSpot-contacten vernieuwd om ze te koppelen aan de Salesforce-leads en -contacten in de nieuwe productieorganisatie.

Wijzig je gekoppelde Salesforce-gebruiker 

Om je gekoppelde Salesforce-gebruiker te wijzigen, moet je je Salesforce-inloggegevens bijwerken in je integratie-instellingen.

Let op:controleer voordat u de integratiegebruiker wijzigt of de nieuwe integratiegebruiker Salesforce-machtigingenheeftdie gelijk zijn aan of hoger zijn dan die van de vorige integratiegebruiker. 

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Salesforce. 
3. Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties en klik vervolgens op Een andere productiegebruiker koppelen. 

4. Je wordt in een nieuw browsertabblad doorgestuurd naar de inlogpagina van Salesforce. Voer je Salesforce-inloggegevens in en klik op'Inloggen'.
5. Als je dit Salesforce-account al eerder met HubSpot hebt gekoppeld, word je doorgestuurd naar je Salesforce-integratie-instellingen in HubSpot.
6. Als je dit Salesforce-account nog nooit met HubSpot hebt gekoppeld, klik je op'Toestaan' om HubSpot toegang te geven tot je Salesforce-account.