Verknüpfen von HubSpot und Salesforce

Verknüpfen Sie HubSpot und Salesforce, um Daten zwischen Ihren Marketing-, Vertriebs- und Kundenteams zu synchronisieren. Die HubSpot-Salesforce-Integration ermöglicht die Synchronisierung von Kontakten, Unternehmen, Deals, Aktivitäten und anderen unterstützten Daten zwischen beiden Plattformen und hilft Teams, systemübergreifend mit konsistenten Informationen zu arbeiten.

Durch die Verbindung von HubSpot und Salesforce können Sie die manuelle Dateneingabe reduzieren, einheitliche Kundendatensätze pflegen und Prozesse wie Leadübergaben, Aktivitäts-Tracking und Berichterstattung unterstützen. Wenn beispielsweise ein Kontakt auf einer Plattform aktualisiert wird, kann die Änderung basierend auf Ihren Integrationseinstellungen mit der anderen Plattform synchronisiert werden.

Wenn Sie zu einer neuen Salesforce-Produktionsorganisation wechseln, erfahren Sie hier, wie Sie eine neue Produktionsorganisation verknüpfen. 

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dieser Funktion beginnen, sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, welche Schritte unternommen werden sollten und welche Einschränkungen die Funktion mit sich bringt und welche Konsequenzen sich daraus ergeben können.

Dies sind die Voraussetzungen:

• Sie verfügen über eine Salesforce-Version mit API-Zugriff oder Salesforce Professional. Die HubSpot-Salesforce-Integration unterstützt auch Salesforce Government Cloud und kann sich damit verbinden. Die Salesforce Group Edition wird jedoch nicht unterstützt. 
• Sie müssen ein Salesforce-Systemadmin sein.

• Sie müssen folgende Benutzerprofil-Administrationsberechtigungen besitzen:
  • API aktiviert.
  • "Setup und Konfiguration anzeigen " ist aktiviert.
  • Alles ändern für alle Objekte (Accounts, Kampagnen, Kontakte, Leads oder Opportunitys), die Sie mit HubSpot synchronisieren möchten. 
  • Berechtigung " Metadaten durch Metadaten-API-Funktionen ändern" (um Daten im HubSpot Embed-Fenster in Salesforce Lead- oder Kontaktdatensätzen anzuzeigen). Dies ist nur erforderlich, wenn Sie das HubSpot Embed-Fenster verwenden und Angebote mit HubSpot synchronisieren möchten. 
  • Sie verfügen über die Berechtigung AppExchange-Pakete herunterladen.
  • Sie verfügen über die Berechtigung "Anwendungsprofil anpassen". Dies ist erforderlich, um das HubSpot Embed-Fenster zu installieren und um das HubSpot Embed-Fenster automatisch zu aktualisieren. 
  • Stellen Sie in Ihrem Benutzerprofil das Feld Aufgabentyp auf "Sichtbar".

Bitte beachten: Wenn Sie die selektive Synchronisierung von Salesforce einrichten, können Ihre spezifischen Einstellungen von den unten beschriebenen standardmäßigen Anforderungen, Einstellungen und Verhaltensweisen abweichen.

Einschränkungen und Wissenswertes

• Die Anzahl der von der Integration pro Tag verwendeten API-Aufrufe ist beschränkt. Eine einzelne Kontaktsynchronisierung kann bis zu vier API-Aufrufe pro Datensatz in Anspruch nehmen. Diese Zahl kann jedoch variieren.
• Um mehrere HubSpot-Konten mit einer Salesforce-Instanz zu verbinden, müssen Sie die Integration in jedem HubSpot-Konto einrichten und installieren. Sie können nur eine Salesforce-Instanz pro HubSpot-Account verknüpfen. 
• Wenn Sie mehrere HubSpot-Accounts mit einer Salesforce-Umgebung integrieren, wird empfohlen, für die Einstellung Erstellen von Kontakten in HubSpot die Option HubSpot-Kontakte nicht automatisch erstellen auszuwählen. Wenn eine der anderen Optionen ausgewählt ist, können Salesforce-Leads oder Kontakte, die von einem HubSpot-Konto erstellt wurden, Kontakte in dem anderen HubSpot-Konto erstellen.
• Die Datensätze werden nach der Installation und Einrichtung der Salesforce-Integration nicht automatisch synchronisiert. Sie können Ihre Salesforce-Datensätze in HubSpot importieren oder eine schrittweise Synchronisierung basierend auf automatischen Synchronisierungstriggern ermöglichen.

• Wenn Ihr Salesforce-Konto IP-Einschränkungen für die Anmeldung verwendet, kann HubSpot möglicherweise keine Verbindung zu Salesforce herstellen. Da HubSpot dynamische IP-Adressen verwendet, können Sie HubSpot-IP-Adressen nicht zu einer Zulassungsliste hinzufügen. Wenn die Einstellung "IP-Einschränkungen für jede Anfrage erzwingen " in Salesforce ausgewählt ist, kann die Integration keine Verbindung herstellen. Um den Zugriff auf Salesforce einzuschränken und gleichzeitig die Integration zu ermöglichen, wird empfohlen, in Salesforce einen Netzwerk-IP-Bereich zu konfigurieren.

Die verknüpften Nutzenden verstehen

Der verknüpfte Benutzer oder Integrationsbenutzer ist der Salesforce-Benutzer, den Sie zur Verknüpfung der Integration verwenden. 

Die Salesforce-Berechtigungen des verknüpften Benutzers bestimmen, welche Aktionen HubSpot in Salesforce durch die Synchronisierung durchführen kann. Wenn HubSpot Datensätze in Salesforce erstellt, aktualisiert oder synchronisiert, werden diese Aktionen gemäß den Berechtigungen des verknüpften Benutzers durchgeführt.

Wenn der verknüpfte Benutzer beispielsweise keine Berechtigung zum Anzeigen des Lead-Objekts hat, werden Leads nicht mit HubSpot synchronisiert. HubSpot kann auch keine Lead-Datensätze in Salesforce über die Synchronisierung erstellen oder aktualisieren.

Installieren Sie die Salesforce-App

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol und wählen Sie dann HubSpot Marketplace aus.
2. Suchen Sie in der Suchleiste nach der Salesforce-App und wählen Sie sie aus.
3. Klicken Sie auf Installieren.
4. Wenn Sie HubSpot mit einer Salesforce-Sandbox verknüpfen, wählen Sie das Kästchen „Ja, es wird eine Verknüpfung mit einer Sandbox hergestellt“ aus.
5. Klicken Sie auf Installieren.

6. Geben Sie im Pop-up-Fenster Ihre Salesforce-Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf „Anmelden“. Nach der Anmeldung werden Sie wieder zurück zu HubSpot geleitet.

Eine neue Salesforce-Produktionsorganisation mit HubSpot verknüpfen

Wenn Sie von einer Salesforce-Produktionsorganisation, in der das HubSpot-Integrationspaket installiert war, zu einer neuen Salesforce-Produktionsorganisation migrieren, müssen Sie die neue Salesforce-Produktionsorganisation mit HubSpot verknüpfen. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf „Salesforce“. 
3. Klicken Sie oben rechts auf den Schalter , um die Integration zu deaktivieren.
4. Installieren Sie das Integrationspaket in Ihrer neuen Salesforce-Produktionsorganisation.
5. Exportieren Sie die HubSpot-Kontakte, die Sie weiterhin mit Ihrer neuen Salesforce-Produktionsorganisation synchronisieren möchten.
6. Importieren Sie die exportierten HubSpot-Kontakte in Ihre neue Salesforce-Produktionsorganisation.
7. Erstellen oder bearbeiten Sie beliebige benutzerdefinierte Feldzuordnungen , die zuvor zwischen Ihrer alten Salesforce-Produktionsorganisation und HubSpot zugeordnet wurden.

Bitte beachten: Bestehende benutzerdefinierte Feldzuordnungen können beibehalten werden, wenn die HubSpot-Eigenschaft einem Salesforce-Feld zugeordnet ist, das auch in der neuen Produktionsorganisation vorhanden ist. Der interne Name des Salesforce-Feldes in der neuen Produktionsorganisation muss auch dem internen Namen des Salesforce-Feldes in der alten Produktionsorganisation entsprechen. Wenn nicht, erstellen Sie neue Feldzuordnungen und löschen Sie alte Feldzuordnungen , um Synchronisierungsfehler zu vermeiden.

8. Verknüpfen Sie nach einer Stunde Ihre neue Salesforce-Produktionsorganisation mit HubSpot.
9. Klicken Sie oben rechts auf den Schalter, um die Integration zu aktivieren.
10. Importieren Sie die Salesforce-Leads/-Kontakte wieder in HubSpot. Beim Import werden die Salesforce-Leads und -Kontakte anhand der vorhandenen HubSpot-Kontakte dedupliziert. Außerdem werden die Salesforce-Datensatz-IDs der bestehenden HubSpot-Kontakte aktualisiert, um sie den Salesforce-Leads und -Kontakten in der neuen Produktionsorganisation zuzuordnen.

Ändern Sie Ihren mit Salesforce verknüpften Benutzer

Um Ihren mit Salesforce verknüpften Benutzer zu ändern, müssen Sie Ihre Salesforce-Anmeldedaten in Ihren Integrationseinstellungen aktualisieren.

Bitte beachten: Bevor Sie Integrationsbenutzer ändern, überprüfen Sie, ob der neue Integrationsbenutzer über gleiche oder höhere Salesforce-Berechtigungen verfügt als der vorherige Integrationsbenutzer.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf „Salesforce“. 
3. Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen und klicken Sie auf Einen anderen Produktionsbenutzer verknüpfen. 

4. Sie werden auf einer neuen Browser-Registerkarte zu Slack weitergeleitet. Geben Sie Ihre Salesforce-Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf Anmelden.
5. Wenn Sie diesen Salesforce-Account bereits früher mit der HubSpot-Software verknüpft haben, werden Sie zu Ihren Salesforce-Integrationseinstellungen in der HubSpot-Software weitergeleitet.
6. Wenn Sie dieses Salesforce-Konto noch nie mit HubSpot verknüpft haben, klicken Sie auf Zulassen , um HubSpot Zugriff auf Ihr Salesforce-Konto zu gewähren.