Conectar HubSpot y Salesforce

Conecta HubSpot y Salesforce para sincronizar los datos entre tus equipos de marketing, ventas y atención al cliente. La integración entre HubSpot y Salesforce permite sincronizar contactos, empresas, negocios, actividades y otros datos compatibles entre ambas plataformas, lo que ayuda a los equipos a trabajar con información coherente en todos los sistemas.

Al conectar HubSpot y Salesforce, podrás reducir la introducción manual de datos, mantener los registros de clientes sincronizados y facilitar procesos como el traspaso de leads, el seguimiento de actividades y la elaboración de informes. Por ejemplo, cuando se actualiza un contacto en una plataforma, el cambio se puede sincronizar con la otra plataforma según la configuración de integración.

Si se traslada a una nueva organización de producción de Salesforce, aprenda a conectar una nueva organización de producción. 

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla.

Comprender los requisitos

• Tener una edición de Salesforce con acceso a la API o Salesforce Pro. La integración HubSpot-Salesforce también admite y puede conectarse a la nube de gobierno de Salesforce. Sin embargo, no es compatible con Salesforce Group Edition. 
• Ser administrador de sistemas de Salesforce.

• Tener todos los siguientes permisos administrativos de perfil de usuario:
  • API activado.
  • Ver Configuración y Configuración activados.
  • Modificar todo en cualquier objeto (cuentas, campañas, contactos, leads u oportunidades) que quieras sincronizar con HubSpot. 
  • Tener el permiso Modificar metadatos (para ver datos en la ventana HubSpot Insertar en registros de leads o contactos de Salesforce). Esto solo es necesario si quieres utilizar la ventana HubSpot Embed, y sincronizar negocios con HubSpot. 
  • Tener el permiso de Descarga de paquetes de AppExchange.
  • Debes tener el permiso para personalizar el perfil de la aplicación. Esto es necesario para instalar la ventana de HubSpot Embed y para las actualizaciones automáticas a la ventana de HubSpot Embed. 
  • Tener el campo Tipo de tarea configurado como Visible en su perfil de usuario.

Nota: si estás configurandoSalesforce Selective Sync, es posible que tu configuración específica difiera de los requisitos, ajustes y comportamiento estándar que se describen a continuación.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Hay un límite para el número de llamadas de API utilizadas por la integración por día. Una única sincronización de contactos puede tomar hasta cuatro llamadas API por registro, pero este número puede variar.
• Para conectar varias cuentas de HubSpot a una instancia de Salesforce, debes configurar e instalar la integración en cada cuenta de HubSpot. Sólo puedes conectar una instancia de Salesforce por cuenta de HubSpot. 
• Si vas a integrar varias cuentas de HubSpot con un único entorno de Salesforce, en la configuración «Creación de contactos en HubSpot », se recomienda seleccionar «No crear automáticamente contactos de HubSpot». Si seleccionas cualquiera de las otras opciones, las oportunidades de venta de Salesforce o los contactos creados por una cuenta de HubSpot pueden crear contactos en la otra cuenta de HubSpot.
• Los registros no se sincronizarán automáticamente después de instalar y configurar la integración con Salesforce. Puedes importar tus registros de Salesforcea HubSpot o dejar que se sincronicen progresivamente mediantelos desencadenantes de sincronización automática.

• Si tu cuenta de Salesforce utiliza restricciones de IP para el inicio de sesión, es posible que HubSpot no pueda conectarse a Salesforce. Dado que HubSpot utiliza direcciones IP dinámicas, no es posible añadir las direcciones IP de HubSpot a una lista de direcciones permitidas. Si en Salesforce se selecciona la opción«Aplicar restricciones de IP en cada solicitud» , la integración no podrá conectarse. Para restringir el acceso a Salesforce y, al mismo tiempo, permitir que la integración funcione, se recomienda configurar un rango de direcciones IP de red en Salesforce.

Comprender al usuario conectado

El usuario conectado o usuario de integración es el usuario de Salesforce que se utiliza para conectar la integración. 

Los permisos de Salesforce del usuario conectado determinan lo que HubSpot puede hacer en Salesforce a través de la sincronización. Cuando HubSpot crea, actualiza o sincroniza registros en Salesforce, dichas acciones se llevan a cabo de acuerdo con los permisos del usuario conectado.

Por ejemplo, si el usuario conectado no tiene permiso para ver el objeto «lead», los leads no se sincronizarán con HubSpot. Además, HubSpot no podrá crear ni actualizar registros de leads en Salesforce a través de la sincronización.

Instalar la aplicación Salesforce

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono Mercado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de HubSpot.
2. En la barra de búsqueda, busca y selecciona la aplicación Salesforce .
3. Haz clic en Instalar.
4. Si conectas HubSpot a un entorno de prueba de Salesforce, selecciona la casilla de comprobación Sí, esto se conectará a un entorno de pruebas.
5. Haz clic en Instalar.

6. En la ventana emergente, introduce las credenciales de Salesforce y haz clic en Iniciar sesión. Una vez que hayas iniciado sesión, se realizará el redireccionamiento de nuevo a HubSpot.

Conecte una nueva organización de producción de Salesforce a HubSpot

Si está migrando de una organización de producción de Salesforce en la que se instaló el paquete de integración de HubSpot a una nueva organización de producción de Salesforce, deberá conectar la nueva organización de producción de Salesforce a HubSpot. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Salesforce. 
3. En la parte superior derecha, haz clic para activar el interruptor para desactivar la integración.
4. Instale el paquete de integración en su nueva organización de producción de Salesforce.
5. Exporta los contactos de HubSpot que deseas seguir sincronizando con tu nueva organización de producción de Salesforce.
6. Importa los contactos exportados de HubSpot a tu nueva organización de producción de Salesforce.
7. Crea o edita cualquier asignación de campo personalizada que se haya asignado previamente entre tu antigua organización de producción de Salesforce y HubSpot.

Nota: las asignaciones de campos personalizados existentes se pueden mantener si la propiedad de HubSpot se asigna a un campo de Salesforce que también existe en la nueva organización de producción. El nombre interno del campo de Salesforce en la nueva organización de producción también debe coincidir con el nombre interno del campo Salesforce en la antigua organización de producción. Si no, crea nuevas asignaciones de campos y elimina las antiguas asignaciones de campos para evitar errores de sincronización.

8. Una vez transcurrida una hora, conecte su nueva organización de producción de Salesforce a HubSpot.
9. En la parte superior derecha, haz clic para activar el interruptor para activar la integración.
10. Importa los leads/contactos de Salesforce de nuevo a HubSpot. La importación desduplicará los leads y contactos de Salesforce contra los contactos existentes de HubSpot. También actualizará los ID de registro de Salesforce de los contactos de HubSpot existentes para asociarlos con los leads y contactos de Salesforce en la nueva organización de producción.

Cambiar el usuario conectado a Salesforce 

Para cambiar el usuario conectado a Salesforce, debes actualizar tus credenciales de Salesforce en la configuración de la integración.

Nota: antes de cambiar los usuarios de integración, compruebe que el nuevo usuario de integración tiene permisos de Salesforce iguales o superiores a los del usuario de integración anterior.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Salesforce. 
3. En la parte superior derecha, haga clic en el menú desplegable Acciones y haga clic en Conectar otro usuario de producción. 

4. Se te redireccionará a la página de inicio de sesión de Salesforce en una nueva pestaña del navegador. Introduce tus credenciales de Salesforce y haz clic en Iniciar sesión.
5. Si previamente conectaste esta cuenta de Salesforce con HubSpot, serás redirigido a tu configuración de integración de Salesforce en HubSpot.
6. Si nunca has conectado esta cuenta de Salesforce con HubSpot, haz clic en Permitir para darle acceso a HubSpot a tu cuenta de Salesforce.