Gérer votre modèle de données

Dans le CRM de HubSpot, les objets représentent vos clients et des informations sur vos processus commerciaux (par exemple, des contacts ou des transactions). Chaque objet possède des fiches d’informations individuelles qui peuvent être associées aux fiches d’informations d’autres objets (par exemple, Lorelai Gilmore est un contact associé à l’entreprise The Dragonfly Inn). Pour chaque fiche d'informations, les informations sont stockées dans des propriétés et les interactions sont suivies par le biais d'activités. Tout compte HubSpot inclut certains objets, et certaines propriétés et activités par défaut, mais en fonction de votre abonnement, vous pouvez également créer des propriétés personnalisées et des objets personnalisés.

Dans votre compte HubSpot, vous pouvez configurer votre modèle de données, y compris les paramètres de propriété et d’objet personnalisés, les paramètres d’association et l’activation d’objet.

Avant de commencer

• Tous les utilisateurs peuvent voir l’onglet Gérer .
• Pour apporter des modifications dans l’onglet Gérer , vous devez disposer des autorisations Super administrateur .

Créer une propriété personnalisée

Pour créer des propriétés personnalisées :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur l'onglet Manage.
3. Dans la vue graphique, accédez à un objet CRM et cliquez pour développer les propriétés. Cliquez sur le menu déroulant pour afficher les 10 propriétés les plus utilisées ou les propriétés personnalisées récemment créées. Pour afficher toutes les propriétés d’un objet, cliquez sur Tout afficher.

4. Pour créer une propriété pour l’objet CRM, cliquez sur + Créer une propriété.
5. Dans le panneau latéral droit, remplissez les champs pour créer votre propriété (par exemple, Emplacement de l’entreprise), puis cliquez sur Créer une propriété.

Elle apparaît alors dans l’objet CRM.

Vous pouvez également utiliser Breeze Assistant pour créer une propriété personnalisée. Par exemple, accédez à Breeze Assistant et saisissez « Créer la propriété de contact E-mail secondaire ».

Créer un objet personnalisé et afficher les propriétés

Pour créer des objets personnalisés et des propriétés d’affichage :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur l'onglet Manage.
3. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur l’icône Plus à côté de Tous les objets. Si la barre latérale gauche est condensée, cliquez sur l’icône de flèche droite pour la développer.
4. Dans le panneau latéral droit, remplissez les champs pour créer votre objet et afficher les propriétés, puis cliquez sur Créer.

L’objet apparaît désormais dans le modèle de données.

Vous pouvez également utiliser Breeze Assistant pour créer un objet personnalisé. Par exemple, accédez à Breeze Assistant et saisissez « Créer un objet d’emploi ». Vous pouvez également utiliser Breeze Assistant pour renommer un objet. Par exemple, saisissez « Renommer la transaction en opportunité ».

Activer ou désactiver des objets dans l’affichage

Pour activer ou désactiver des objets dans l’affichage :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur l'onglet Manage.
3. Cliquez sur le menu déroulant Affichage de tous les objets .
   • Pour afficher ou masquer un objet ou une activité individuels, sélectionnez ou désélectionnez sa case à cocher.
   • Pour afficher ou masquer un groupe entier d’objets ou d’activités, sélectionnez ou décochez la case située à côté de l’en-tête du groupe (par exemple, objets CRM, objets personnalisés, objets de vente, Activités).

L’objet apparaîtra ou n’apparaîtra plus dans le modèle de données.

Activer ou désactiver un objet

Remarque : Certains objets sont activés par défaut et ne peuvent pas être désactivés.

Pour activer un rendez-vous, une formation, une liste ou un objet de service :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur l'onglet Manage.
3. Pour activer l’objet :
   • Dans la vue graphique, cliquez sur Activer l’objet.

1. • Dans la vue Tableau, cliquez sur l’icône des trois points horizontaux à côté de l’objet, puis cliquez sur Activer l’objet.
2. Cliquez sur Confirmer.

L’objet est maintenant activé. Une fois activé, vous pouvez l’associer à d’autres objets, l’afficher sur une page index du CRM et l’utiliser dans des outils tels que des workflows ou des segments.

Pour désactiver l’objet :

1. Sur l’objet que vous souhaitez désactiver, cliquez sur l’icône des trois points horizontaux dans la vue graphique ou tableau.
2. Cliquez sur Désactiver l’objet, puis sur Confirmer.

L’objet est maintenant désactivé.

Créer des associations et des limites

Pour créer des libellés d’association et des limites :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur l'onglet Manage.
3. Dans la vue graphique, pour afficher les associations d’un objet, cliquez sur Afficher tout à côté du nombre d’objets associés (par exemple, 14 objets associés), ou cliquez sur l’icône des trois points horizontaux et sélectionnez Afficher tous les objets associés.

Pour créer une association d’objet personnalisé :

1. Cliquez sur le bouton + à côté de l’objet CRM.

2. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner une association personnalisée, puis cliquez sur Créer.

Pour activer une association :

1. Cliquez sur l’icône des trois points verticaux sur une association, puis cliquez sur Activer l’association.

2. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Confirmer.

Une fois activée, vous pouvez visualiser l’association sur une page index du CRM et l’utiliser dans des outils tels que des workflows ou des segments.

Pour désactiver une association :

1. Cliquez sur l’icône des trois points verticaux sur une association, puis sur Désactiver l’association.
2. Cliquez sur Confirmer.

Pour créer un libellé d'association :

1. Cliquez sur une association, puis sur +Créer un libellé d’association.

2. Dans le panneau latéral droit, remplissez les champs, puis cliquez sur Créer.

Pour créer une limite d’association :

1. Cliquez sur Plusieurs-à-plusieurs à côté d’une association.
2. Dans le panneau latéral droit, remplissez les champs afin d’autoriser l’association de nombreuses entreprises ou d’un montant personnalisé, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également utiliser Breeze Assistant pour créer un libellé d’association. Par exemple, accédez à Breeze Assistant et saisissez « Configurer des libellés d’association entre les tickets et les contacts. Un pour « client » et un pour « plombier ».

Exportez une image de la toile

Pour exporter une image de la toile :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur l'onglet Manage.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Plus , puis sélectionnez Exporter le modèle de données en tant qu’image.

L’image sera téléchargée sur votre bureau.

Utiliser l’affichage en tableau

Pour accéder à la vue Tableau :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur l'onglet Manage.
3. Par défaut, tous les objets et toutes les activités sont affichés en vue tableau. Pour afficher des objets dans un graphique, cliquez sur l’icône graphique dans l’angle supérieur gauche. Cliquez sur l’icône du tableau pour revenir à la vue Tableau.

4. Pour gérer les objets et les activités inclus, cliquez sur le menu déroulant Afficher tous les objets :
   • Pour afficher ou masquer un objet ou une activité individuels, sélectionnez ou désélectionnez sa case à cocher.

• • Pour afficher ou masquer un groupe entier, sélectionnez ou décochez la case située à côté de l’en-tête du groupe (par exemple, objets CRM, objets personnalisés, objets de vente, activités).

Pour visualiser les relations d'un objet ou d'une activité :

1. Dans la vue graphique, cliquez sur Afficher tout à côté du nombre d’objets associés ou cliquez sur l’icône des trois points horizontaux et sélectionnez Afficher tous les objets associés.
2. Dans la vue Tableau, cliquez sur un objet ou une activité, puis sur l’onglet Objets associés et libellés .

Pour afficher plus d’informations sur un objet en vue Tableau, cliquez sur le nom de l’objet :

• Dans l’onglet Propriétés , affichez toutes les propriétés pour ce type d’objet. Pour modifier une propriété, cliquez sur l’icône Crayon. Découvrez-en davantage sur la gestion des propriétés.
• Dans l’onglet Groupes de propriétés , affichez les groupes de propriétés de cet objet. Pour modifier un nom de groupe, cliquez sur Modifier, saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur Enregistrer.
• Dans l’onglet Objets et libellés associés , affichez les associations et libellés définis pour l’objet. Pour créer une nouvelle association, cliquez sur + Créer une association, sélectionnez un objet dans le menu déroulant, puis cliquez sur Créer.
• Dans l’onglet Logique conditionnelle , contrôlez quand des propriétés supplémentaires s’affichent ou exigent une valeur en fonction de la saisie précédente d’un utilisateur. Découvrez-en davantage sur la configuration de la logique conditionnelle pour les propriétés d’énumération.

Pour accéder à la page index d’un objet ou d’une activité en vue Tableau, cliquez sur [x] fiches d’informations à côté de l’objet souhaité.

Une fois que vous connaissez mieux votre modèle de données, apprenez à gérer votre base de données CRM. Si votre compte dispose d’un abonnement Data Hub Pro ou Entreprise , vous pouvez également utiliser des outils de qualité des données pour surveiller la qualité des données.

Analyser les tendances des données

Dans l’onglet Analyse , vous pouvez afficher des graphiques et des tableaux pour comprendre comment vos fiches d’informations ont été créées, mises à jour, supprimées ou fusionnées au fil du temps. Découvrez-en davantage sur les valeurs source utilisées dans les rapports.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur l’onglet Analyse .
3. Par défaut, les données de contact sont affichées. Pour afficher un autre objet, cliquez sur Contacts, puis sélectionnez l’objet.
4. Pour modifier la plage de dates, cliquez sur les sélecteurs de dates, puis sélectionnez une date de début et de fin, ou une plage de temps relative (par exemple, Ce mois-ci).
5. Pour filtrer par type d’action, cliquez sur le menu déroulant Types d’action , puis sélectionnez une option :
   • Toutes les actions : affichez toutes les données d’action de fiche d’informations, y compris comment et quand les fiches d’informations ont été créées, supprimées, mises à jour ou fusionnées.
   • Créer : affichez les données concernant la manière dont et quand les fiches d’informations ont été créées.
   • Supprimer : affichez les données concernant comment et quand les fiches d’informations ont été supprimées.
   • Mettre à jour : affichez les données concernant comment et quand les fiches d’informations ont été mises à jour.
   • Fusionner : affichez les données concernant la façon dont les fiches d’informations ont été fusionnées et à quel moment.
6. Pour filtrer par source, cliquez sur le menu déroulant Types de sources , puis sélectionnez les cases à cocher des sources que vous souhaitez afficher. Pour revenir aux sélections par défaut, cliquez sur Sélectionner les types de sources principales par défaut. Pour supprimer toutes les sélections, cliquez sur Effacer toutes les sélections.

Dans le graphique, chaque source est représentée par une couleur et une ligne uniques indiquant le nombre de fiches d’informations impactées. Placez le curseur sur un point de données pour afficher le nombre total de fiches d’informations impactées à cette date, ventilées par source. Dans le tableau, chaque ligne représente un jour et chaque colonne une source.

Suivez vos limites de données et votre utilisation

Dans l’onglet Limites , vous pouvez consulter vos limites d’utilisation pour les fiches d’informations, les associations, les pipelines, les propriétés personnalisées et calculées, les libellés d’association et les objets personnalisés. Découvrez comment suivre les limites et l’utilisation de votre CRM.