Créer des propriétés de synchronisation qui copient les données vers les fiches associées (BETA)

Pour assurer la cohérence des données entre les fiches associées, vous pouvez créer des propriétés de synchronisation. Les propriétés de synchronisation sont automatiquement mises à jour lorsque la valeur d'une propriété est définie ou modifiée dans une fiche associée, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de mettre à jour manuellement plusieurs fiches avec les mêmes informations. Par exemple, si vous mettez à jour une propriété d'une entreprise, une propriété de synchronisation pourrait automatiquement synchroniser la valeur avec un contact associé.

Si vous avez des workflows existants qui synchronisent les valeurs de propriété, découvrez si vos workflows pourraient être remplacés par la synchronisation des propriétés.

Modifier la note : les propriétés sync sont en lecture seule et ne peuvent pas copier les données des propriétés avec un accès restreint pour Visualiser et modifier.

Créer des propriétés de synchronisation

Pour créer une propriété de synchronisation :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.
• Cliquez sur Créer une propriété.
• Sélectionner le type d'objet de la propriété. Il s'agit de l'objet sur lequel vous souhaitez que la propriété apparaisse et dont les données sont synchronisées avec lui (par exemple, sélectionnez Contact pour que la propriété de synchronisation apparaisse sur les enregistrements de contacts, ou Deal pour qu'elle apparaisse sur les enregistrements d'affaires).
• Saisissez les autres informations de base de la propriété, puis cliquez sur Next.
• Pour le type de champ, sélectionnez Synchronisation propriété, puis cliquez sur Next.
• Sélectionnez le type d'enregistrement source. Il s'agit de l'objet dont les données relatives à la propriété seront extraites. Les propriétés de synchronisation ne sont actuellement disponibles que pour les associations 1-to-1 entre les contacts, les entreprises et les transactions.
• Sélectionner la propriété de l'enregistrement source. Il s'agit de la propriété dont les données seront extraites.
• Si la relation d'objet comporte des libellés d'association , sélectionnez les associations à partir desquelles la synchronisation doit être envisagée :
  • Tous les libellés d'association: synchronisation d'une fiche associée quel que soit son libellé.
  • Sélectionner les libellés d'association: synchroniser à partir d'un dossier associé avec un libellé d'association spécifique (par exemple, Primary pour synchroniser uniquement les données de l'entreprise principale du dossier).

• Sélectionnez les critères qui déterminent l'enregistrement à partir duquel synchroniser les données. Cette opération est nécessaire si la propriété prend en compte toutes les associations entre les objets ou si vous avez sélectionné un Libellé d'association qui peut être utilisé dans de nombreux Dossiers associés. Pour spécifier l'enregistrement à partir duquel la synchronisation doit s'effectuer, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner l'objet à synchroniser à partir de , puis sélectionnez une option :
  • Première création : les valeurs seront synchronisées à partir de la fiche associée la plus ancienne. Pour un libellé d'association spécifique, les valeurs seront synchronisées à partir de la plus ancienne fiche associée à ce libellé.
  • Création la plus récente : les valeurs seront synchronisées à partir de la fiche associée la plus récente. Pour un libellé d'association spécifique, les valeurs seront synchronisées à partir de la plus récente fiche associée à ce libellé.

• Cliquez sur Créer.

Une fois que vous avez créé une propriété de synchronisation, lorsque vous set ou update la propriété source, la propriété de synchronisation sera également mise à jour. La synchronisation devrait se faire en moins de cinq secondes, mais peut prendre plus de temps pour les grandes quantités de données.

Migrer des workflows vers la synchronisation des propriétés

Si vous avez utilisé des workflows pour copier les valeurs de propriété entre les objets, vous pouvez, dans certains cas, remplacer les workflows par de nouvelles propriétés de synchronisation. 

Les propriétés de synchronisation copient les données dans un sens, en s'appuyant sur une propriété source (par exemple, Nom de l'entreprise sur un enregistrement d'entreprise) pour copier les données dans la propriété de synchronisation que vous créez (par exemple, Nom de l'entreprise (sync) sur un enregistrement de contact). En fonction de la direction des données que vous souhaitez synchroniser, vous pouvez décider de remplacer ou non votre workflow par une propriété de synchronisation :

• Si vous souhaitez mettre à jour la valeur de la propriété sur des deux côtés, vous devez continuer à utiliser votre workflow existant. Les propriétés de synchronisation ne pas prennent en charge la synchronisation bidirectionnelle.
• Si vous ne souhaitez copier des données que dans un sens, les propriétés de synchronisation peuvent remplacer votre workflow.

Pour passer d'un workflow de synchronisation des données à l'utilisation d'une propriété de synchronisation :

• Créer une propriété de synchronisation pour l'objet cible. Par exemple, si votre workflow synchronise les données à une propriété du contact, créez une propriété du contact.
• Dans vos paramètres de propriété, cliquez sur la propriété vers laquelle le workflow synchronise actuellement les données, puis cliquez sur l'onglet Utilisé dans pour comprendre quels outils utilisent la propriété (par exemple, les listes, les rapports, les workflows).

• Remplacez la propriété dans les outils concernés par votre nouvelle propriété de synchronisation. Avant de procéder au remplacement, il est recommandé de cloner les ressources ou les processus dans lesquels la propriété est utilisée, puis d'ajouter la nouvelle propriété de synchronisation à la version clonée afin de confirmer que la synchronisation fonctionne comme prévu (par exemple, clone a report). Pour les comptes disposant d'un abonnement Entreprise, vous pouvez également tester les remplacements dans un compte bac à sable .
• Une fois la propriété de synchronisation ajoutée aux outils concernés, désactive votre workflow. Ne supprimez pas le workflow tant que la synchronisation ne fonctionne pas comme prévu.
• Une fois que votre propriété de synchronisation fonctionne comme prévu, vous pouvez supprimer votre workflow.

Remarque : pour les actifs ou les processus nécessitant des données historiques, vous devez attendre que votre propriété de synchronisation dispose de suffisamment de données avant de remplacer la propriété précédemment utilisée.