Créer des propriétés de synchronisation qui copient les données dans les fiches d'informations associées

Le type de champ de synchronisation de propriété dans HubSpot vous permet de synchroniser des valeurs entre des objets associés dans votre CRM. Les propriétés de synchronisation sont automatiquement mises à jour lorsqu'une valeur de propriété est définie ou modifiée dans une fiche d'informations associée, de sorte que vous n'avez pas besoin de mettre à jour manuellement plusieurs fiches d'informations avec les mêmes informations. 

Par exemple, vous souhaitez afficher le numéro de téléphone d’un contact associé à vos transactions afin de réduire la saisie manuelle et d’accéder rapidement aux données. Vous créez la propriété de transaction avec le type de champ de synchronisation de propriété. Le résultat est le numéro de téléphone du contact associé affiché sur la transaction. La propriété de transaction se met à jour automatiquement si la valeur du numéro de téléphone du contact est modifiée.

Le comportement suivant s'applique aux propriétés de synchronisation.

• Les valeurs des propriétés de synchronisation sont en lecture seule.
• Les propriétés Sync ne peuvent pas copier les données des propriétés dont l'accès à la vue et à l'édition est limité à .
• Une association doit exister entre les objets pour qu'une propriété de synchronisation puisse être créée. Découvrez comment associer des fiches d'informations ou, si vous utilisez des objets personnalisés, comment définir des associations d'objets personnalisés.

Si vous avez des workflows existants qui synchronisent les valeurs des propriétés, découvrez-en davantage sur le remplacement de vos workflows par la synchronisation des propriétés. Si vous souhaitez synchroniser des données entre HubSpot et d’autres applications, découvrez-en davantage sur les applications connectées.

Remarque : En fonction de votre abonnement HubSpot, le nombre de propriétés de synchronisation que vous pouvez créer est limité.

Créer des propriétés de synchronisation

Pour créer une propriété de synchronisation :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.
• Cliquez sur Créer un propriété.
• Sélectionnez le type d'objet de la propriété. Il s’agit de l’objet sur lequel vous souhaitez que la propriété apparaisse, avec laquelle des données sont synchronisées (par exemple, sélectionnez Transaction pour remplir la propriété de synchronisation dans les fiches d’informations de transaction).
• Saisissez les autres détails de base de la propriété, puis cliquez sur le Type de champ onglet.
• Pour le type de champ, sélectionnez Property sync.
• Sélectionnez le type de fiche d'informations source. Il s’agit de l’objet dont les données seront extraites de la propriété. (ex : Contact à extraire des fiches d’informations de contact).
• Sélectionner la propriété de l'enregistrement source. Il s'agit de la propriété dont les données seront extraites.
• Si la relation d'objet comporte des libellés d'association, sélectionnez les associations à partir desquelles la synchronisation doit être effectuée :
  • Tous les libellés d'association : synchronisez une fiche d'informations associée, quel que soit son libellé.
  • Sélectionner des libellés d'association : synchronisez à partir d'une fiche d'informations associée avec un libellé d'association spécifique (par exemple, Principal pour synchroniser les données uniquement à partir de l'entreprise principale de la fiche d'informations).

• Sélectionnez les critères qui déterminent la fiche d'informations à partir de laquelle les données doivent être synchronisées. Ceci est nécessaire si la propriété prend en compte toutes les associations entre les objets ou si vous avez sélectionné un libellé qui peut être utilisé par de nombreuses fiches d'informations. Pour spécifier l'enregistrement à partir duquel la synchronisation doit s'effectuer, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner l'objet à synchroniser à partir de , puis sélectionnez une option :
  • Première création : les valeurs seront synchronisées à partir de la fiche associée la plus ancienne. Pour un libellé d'association spécifique, les valeurs seront synchronisées à partir de la plus ancienne fiche d'informations associée à ce libellé.
  • Création la plus récente : les valeurs seront synchronisées à partir de la fiche associée la plus récente. Pour un libellé d'association spécifique, les valeurs seront synchronisées à partir de la dernière fiche d'informations associée à ce libellé.

• Cliquez sur Créer.

Utiliser les propriétés de synchronisation dans le CRM

Une fois que vous avez créé une propriété de synchronisation, lorsque vous set ou update la propriété source, la propriété de synchronisation sera également mise à jour. La synchronisation devrait s'effectuer en moins de cinq secondes, mais peut prendre plus de temps pour les grandes quantités de données. Vous pouvez afficher la valeur synchronisée de la même manière que les autres propriétés dans le CRM. Vous pouvez également afficher l’historique de la source, qui vous indiquera où la valeur a été synchronisée. En utilisant l’exemple de transaction ci-dessus, vous devrez accéder à la transaction pour afficher ces détails. 

Migrer des workflows vers les propriétés de synchronisation

Si vous avez utilisé des workflows pour copier les valeurs des propriétés entre les objets, vous pouvez, dans certains cas, remplacer les workflows par de nouvelles propriétés de synchronisation. 

Les propriétés de synchronisation copient les données dans une direction, en s’appuyant sur un propriété source (par exemple, Numéro de téléphone sur une fiche d'informations d'un contact) pour copier les données dans la propriété de synchronisation que vous créez (par exemple, Synchroniser propriété téléphone sur une transaction fiche d’informations ). Selon la direction des données que vous souhaitez synchroniser, vous pouvez décider de remplacer ou non votre workflow par une propriété de synchronisation :

• Si vous souhaitez mettre à jour la valeur de la propriété des deux côtés, vous devez continuer à utiliser votre workflow existant. Les propriétés de synchronisation ne prennent pas en charge la synchronisation bidirectionnelle.
• Si vous ne souhaitez copier des données que dans un sens, les propriétés de synchronisation peuvent remplacer votre workflow.

Pour passer d'un workflow de synchronisation des données à l'utilisation d'une propriété de synchronisation :

• Créez une propriété de synchronisation pour l'objet cible. Par exemple, si votre workflow synchronise les données à une propriété de transaction, créez une propriété de synchronisation de transaction.
• Dans vos paramètres de propriété, cliquez sur la propriété avec laquelle le workflow synchronise actuellement les données, puis cliquez sur l'onglet Utilisé dans pour consulter les outils qui utilisent la propriété (par exemple, les listes, les rapports, les workflows).
• Remplacez la propriété des outils concernés par votre nouvelle propriété de synchronisation. Avant de procéder au remplacement, il est recommandé de cloner les ressources ou les processus dans lesquels la propriété est utilisée, puis d'ajouter la nouvelle propriété de synchronisation à la version clonée afin de vérifier que la synchronisation fonctionne comme prévu (par exemple, cloner un rapport). Pour les comptes disposant d'un abonnement Entreprise, vous pouvez également tester les remplacements dans un Sandbox.
• Une fois que la propriété de synchronisation a été ajoutée aux outils concernés, désactivez votre workflow. Ne supprimez pas le workflow tant que la synchronisation ne fonctionne pas comme prévu.
• Une fois que votre propriété de synchronisation fonctionne comme prévu, vous pouvez supprimer votre workflow.

Remarque : Pour les ressources ou processus nécessitant des données historiques, vous devez attendre que votre propriété de synchronisation dispose de suffisamment de données avant de remplacer la propriété utilisée précédemment.