Comprendere i contratti in HubSpot

Utilizza l’oggetto “Contratti” in HubSpot come fonte centralizzata e attendibile dei ricavi confermati. Gestendo i contratti in HubSpot, puoi registrare e gestire gli accordi contrattuali esistenti, registrare manualmente i pagamenti o fatturare automaticamente gli acquirenti, apportare aggiornamenti per tutta la durata di un contratto, rinnovare i contratti e riportare con precisione i ricavi.

Puoi creare un contratto direttamente da un record o dalla pagina dell’indice dei contratti (BETA), oppure crearne uno automaticamente quando un acquirente accetta un preventivo:

• Contratti creati direttamente (BETA): crea o importa contratti quando un accordo viene creato al di fuori di HubSpot, quando il contratto non dipende da un preventivo accettato dall’acquirente o se utilizzi un altro sistema per gestire il CPQ. Crea contratti in HubSpot e utilizzali come fonte di riferimento per la reportistica e l’automazione.

• Contratti creati automaticamente dai preventivi: crea contratti a partire da preventivi accettati quando un acquirente deve esaminare e accettare un preventivo prima che venga creato un contratto. Gestisci CPQ e i ricavi end-to-end in HubSpot. 

Scopri come puoi utilizzare i contratti per la tua attività, tra cui:

• Come utilizzare i contratti in combinazione con altri oggetti di HubSpot, quali opportunità, preventivi e fatture.

• Come gestire le modifiche e i rinnovi a contratto in corso.

• Come viene gestito il rateo quando si apportano modifiche al contratto.

Che cos’è un contratto?

I contratti sono la fonte centralizzata di dati affidabili per i ricavi confermati in HubSpot e riportano in dettaglio i prodotti una tantum e ricorrenti prodotti, le metriche relative ai ricavi e le variazioni nel tempo. A differenza delle trattative, che tengono traccia delle singole opportunità di vendita, i contratti sono progettati per supportare l’intero ciclo di vita dell’accordo con il cliente, comprese le modifiche e i rinnovi.

Grazie ai contratti, i tuoi team possono generare report sulle metriche relative ai ricavi, impostare rinnovi e modifiche e allineare le operazioni relative ai ricavi in tutta l’azienda. Scopri di più sulla reportistica relativa ai ricavi.

Un contratto può essere creato direttamente in HubSpot o a partire da un preventivo accettato. Preventivi e contratti possono integrarsi tra loro, ma non è necessario un preventivo per ogni contratto.

Configurazioni dei contratti

Utilizza la tabella sottostante per identificare la configurazione del contratto più adatta alle tue esigenze e i requisiti in HubSpot.

I contratti di HubSpot sostituiscono i contratti legali?

I contratti di HubSpot non sostituiscono i contratti legali, come gli accordi quadro di servizio (MSA) o i contratti in formato PDF firmati. Se hai bisogno di fare riferimento a un contratto legale in HubSpot, potresti creare una proprietà di contratto personalizzata con un tipo di campo "File" o "URL" e caricare il documento o aggiungere il relativo URL. Prima di archiviare un contratto legale in HubSpot, esamina attentamente il documento e scopri di più sull’archiviazione dei dati sensibili in HubSpot.

Come si crea un contratto?

Puoi creare un contratto direttamente in HubSpot (BETA) oppure crearne uno a partire da un preventivo accettato. Il record del contratto fornisce una panoramica dei dettagli chiave del contratto, come le informazioni di contatto e aziendali, il fatturato impegnato e i collegamenti ad altri record.

Creare un contratto direttamente (BETA)

Se sei un superamministratore, puoi attivare per il tuo account la funzione versione beta "Creazione diretta, modifica e rinnovo dei contratti HubSpot" .

Gli utenti autorizzati possono creare un contratto da un record di trattativa, contatto, azienda o ticket, oppure dalla pagina dell’indice dei contratti. Durante la creazione del contratto, gli utenti possono aggiungere dettagli, voci, termini e associazioni direttamente al record del contratto.

Creare un contratto da un preventivo accettato

Se la creazione automatica dei contratti è attivata, è possibile creare un contratto quando un acquirente accetta un'offerta. Il contratto riflette l'accordo rappresentato dall'offerta accettata.

Utilizzo dei contratti con la versione beta di CPQ, Fatturazione e Pagamenti integrati

Se si è iscritti a versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments, puoi gestire il processo dall’offerta al pagamento in HubSpot, dall’accettazione dell’offerta alla fatturazione e all’incasso. Iscriviti alla versione beta se desideri ottenere l’accettazione di un’offerta prima della creazione di un contratto. Se non richiedi l’accettazione dell’offerta, puoi creare direttamente i contratti. Scopridi più sul processo della versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments.

Come utilizzare insieme trattative, preventivi, contratti e fatture

Puoi utilizzare 

• Opportunità: utilizzare le trattative per monitorare un'opportunità di vendita e chiuderla. Quando si utilizzano i contratti, si consiglia di impostare pipeline diverse per i diversi tipi di trattative. Ad esempio, una pipeline per i nuovi affari, una per le estensioni (modifiche in corso di contratto) e una per i rinnovi. Ciò garantisce che le diverse fasi di vendita di un contratto possano essere registrate e riportate singolarmente.

• Preventivi: se lo si desidera, è possibile creare preventivi basati sull’affare e inviarli all’acquirente per la revisione. Se si è iscritti alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments e l’impostazione per la creazione automatica dei contratti è attivata, quando un preventivo viene accettato, viene creato automaticamente un contratto che riflette l’impegno di ricavi del preventivo. Affari, preventivi e contratti possono contenere voci sia una tantum che ricorrenti. 

• Contratti: la fonte centralizzata di informazioni affidabili sui ricavi garantiti. Include i prodotti e i servizi per cui il cliente sta pagando e qualsiasi modifica apportata al contratto. I contratti vengono utilizzati per gestire la fatturazione in corso, la creazione delle fatture e la riscossione dei pagamenti. Scopri di più sui diversi modi per fatturare i tuoi acquirenti.

• Fatture:emetti fatture per il pagamento. Puoi riscuotere i pagamenti online su HubSpot oppure contrassegnare manualmente le fatture come pagate se utilizzi un altro metodo di pagamento.

• Modifiche ai contratti: aggiorna i contratti durante il loro ciclo di vita. Modificadirettamente il contratto (BETA)per aggiornare le informazioni del venditore e dell’acquirente, il processo di incasso, il metodo di pagamento addebitato, le voci del contratto e le impostazioni di checkout. Se desideri utilizzare un processo basato su preventivi per proporre e approvare modifiche a un contratto esistente, scopri di più sulla creazione di preventivi di modifica.

• Preventivi di rinnovo: crea preventivi di rinnovo quando un cliente si avvicina alla scadenza del contratto in corso per ottenere il suo impegno per il periodo successivo. Quando un preventivo di rinnovo viene accettato, viene creato un nuovo contratto che viene automaticamente associato a quello precedente.

Quali informazioni posso visualizzare nel record del contratto?

Utilizza il contratto per visualizzare i seguenti dettagli:

• Stato:visualizza lo stato attuale del contratto.

• Informazioni finanziarie e sui ricavi: visualizza il valore totale del contratto (TCV), il valore annuale del contratto, i ricavi ricorrenti mensili (MRR) e i ricavi ricorrenti annuali (ARR).

• Dettagli di fatturazione:esamina i dettagli di fatturazione, tra cui il referente per la fatturazione, l’importo fatturato, la cronologia delle fatture e i pagamenti imminenti.

• Date di rinnovo: visualizza quando è previsto il rinnovo del contratto.

• Associazioni: visualizza i record a cui il contratto è associato, inclusi contatti, aziende, trattative, fatture, voci di fattura, pagamenti, preventivi e abbonamenti.

I clienti possono visualizzare i propri contratti?

L'oggetto "contratto" di HubSpot non è visibile ai tuoi clienti. A loro vengono inviati preventivi (se li crei come parte del processo), fatture, ricevute e altre notifiche relative alla fatturazione per i loro record di fatturazione.

Che cos’è un contratto a rinnovo automatico?

I contratti a rinnovo automatico contengono voci ricorrenti impostate per il rinnovo automatico fino alla cancellazione. Poiché non hanno una data di scadenza, il TCV e l’ACV non vengono calcolati. L’MRR e l’ARR vengono comunque calcolati.

Come modificare e aggiornare i contratti

È possibile modificare i dettagli del contratto, le voci, i termini e le informazioni di fatturazione e pagamento dalla scheda del contratto (BETA). Per i contratti creati direttamente da un preventivo, è possibile creare preventivi di modifica. I preventivi di modifica offrono un processo basato su preventivo per proporre e approvare modifiche a un contratto esistente e devono essere associati a un'opportunità. Si consiglia di impostare delle pipeline (ad esempio, una pipeline di espansione) per le opportunità associate alle modifiche, al fine di prevedere e riportare separatamente le espansioni e le contrazioni.

Nota: se si è iscritti alla versione beta di Connected CPQ, Fatturazione e Pagamenti, qualora sia stata applicata una nota di credito a una fattura, l’importo rettificato della fattura non verrà riportato nel contratto.

Come gestire i rinnovi

È possibile rinnovare un contratto dalla scheda del contratto (BETA) o creandopreventivi di rinnovo. I preventivi di rinnovo offrono un processo basato su preventivi per proporre e approvare i rinnovi e devono essere associati a un'opportunità. Scopri di più sulla gestione del processo di rinnovo in HubSpot qui di seguito.

Visualizza le informazioni sui contratti esistenti

Utilizza la scheda del contratto per visualizzare le informazioni relative ai contratti esistenti, tra cui le prestazioni, le voci associate, il calendario di fatturazione, le informazioni sul rinnovo, la cronologia delle attività e la cronologia. Utilizza queste informazioni per preparare le conversazioni relative al rinnovo prima di inviare il preventivo di rinnovo.

Crea una pipeline dedicata ai rinnovi

Si consiglia di creare una pipeline di rinnovo per le trattative di rinnovo e di creare nuove trattative per i preventivi di rinnovo. In questo modo è possibile generare report sul fatturato derivante da nuove attività rispetto a quello derivante dai rinnovi e gestire i rinnovi separatamente dalle altre trattative attive.

Cosa è incluso in un rinnovo

Per impostazione predefinita, il rinnovo utilizza la stessa durata del contratto esistente (ad esempio, se il contratto esistente era di 12 mesi, il preventivo di rinnovo sarà configurato per 12 mesi). Il rinnovo include:

• Contatti associati al contratto esistente.
• L'azienda associata al contratto esistente.
• Contatti di fatturazione, se sono stati aggiunti al contratto esistente.
• Voci del contratto esistente. Se il contratto è stato aggiornato, il rinnovo includerà anche tali voci. Ad esempio, se un cliente ha iniziato con 10 licenze e in seguito ne ha aggiunte altre 10, il rinnovo includerà 20 licenze per l’intera durata del preventivo.
• Condizioni di pagamento corrispondenti a quelle del contratto esistente.

Utilizza i flussi di lavoro per automatizzare i rinnovi

È possibile utilizzare le proprietà del contratto per creare flussi di lavoro che automatizzino le azioni in HubSpot in prossimità delle date di rinnovo, inclusi i promemoria delle attività, la creazione di trattative di rinnovo e la creazione di preventivi di rinnovo:

• Crea un flusso di lavoro incentrato sulle date di rinnovo per automatizzare altre attività in HubSpot (ad es. promemoria delle attività).

• Crea le trattative di rinnovo prima della data di rinnovo del contratto per gestire la comunicazione con il cliente in merito al rinnovo (ad es. e-mail, riunioni, chiamate). 

• Crea preventivi prima delle date di rinnovo. Scopri di più sulla creazione di preventivi di rinnovo da un flusso di lavoro.

Come viene calcolato il pro rata del contratto?

Se l’ impostazione di ripartizione proporzionale è attivata, il rateo adegua l’importo di una voce quando una modifica ha effetto durante un periodo di fatturazione esistente. Ad esempio, se modifichi la quantità o il prezzo di una voce a metà di un periodo di fatturazione, il periodo viene suddiviso in porzioni separate. Ciascuna porzione viene addebitata in base al numero di mesi o giorni che copre.

HubSpot utilizza un approccio ibrido per calcolare l’importo proporzionale:

• Ogni mese di un periodo di fatturazione ha lo stesso peso:ogni mese di un periodo di fatturazione trimestrale rappresenta un terzo del totale, anche se i mesi hanno un numero diverso di giorni.

• I mesi parziali utilizzano il numero esatto di giorni coperti: se un periodo include 3 giorni su 30 in un mese, quel mese contribuisce con 3/30 della sua quota mensile.

• Scala di ripartizione proporzionale finale: il contributo totale dei mesi coperti diviso per il numero di mesi del periodo di fatturazione completo.

Come vengono calcolati i mesi di fatturazione

Ai fini del rateo, un mese si basa sul periodo di fatturazione, non sul mese di calendario. Inizia alla data di inizio della voce di fatturazione e termina il giorno prima della stessa data del mese successivo.

Ad esempio, se una voce ha inizio il 15 marzo, i mesi di fatturazione sono:

• Dal 15 marzo al 14 aprile
• Dal 15 aprile al 14 maggio
• Dal 15 maggio al 14 giugno

Per una voce di fatturazione trimestrale, ogni mese di fatturazione completo contribuisce in misura uguale (un terzo dell’importo totale), indipendentemente dal fatto che contenga 28, 30 o 31 giorni. Solo il mese parziale rimanente viene ripartito proporzionalmente in base al numero esatto di giorni.

Esempio di ripartizione proporzionale

Una voce trimestrale ha inizio il 15 marzo con un importo di 3.000 $ per trimestre. Il 18 aprile viene sostituita con una nuova voce da 4.500 $ per trimestre.

I mesi di fatturazione per questo trimestre sono:

• Dal 15 marzo al 14 aprile
• Dal 15 aprile al 14 maggio
• Dal 15 maggio al 14 giugno

Poiché la modifica avviene durante il secondo mese di fatturazione, il periodo trimestrale viene suddiviso tra le due voci. La scala di ripartizione rappresenta la quota del trimestre assegnata a ciascuna voce.

La somma delle scale di ripartizione è pari a uno, quindi le due quote coprono l’intero periodo di fatturazione trimestrale. Questo approccio utilizza calcoli giornalieri esatti per i mesi di fatturazione parziali, trattando ogni mese di fatturazione completo allo stesso modo.

Se l’ impostazione di ripartizione proporzionale è disattivata, le modifiche al contratto a metà periodo entreranno in vigore nel ciclo di fatturazione successivo.

Nota: se una modifica ha effetto durante un periodo di fatturazione in corso, vengono emesse una fattura pro rata e una nota di credito pro rata per la parte non utilizzata del periodo di servizio corrente.

Prossimi passaggi

• Scopri di più su come configurare i contratti nel tuo account HubSpot.

• Scopri di più sulla creazione diretta dei contratti (BETA) o a partire da preventivi accettati.

• Scopri di più sulla visualizzazione e la gestione dei contratti, compreso come rescindere i contratti, associarli ad altri record ed esportarli.