Comprendere il CPQ di HubSpot

HubSpot CPQ (Configure, Price, Quote) è una suite di strumenti per la configurazione di prodotti e servizi e per la creazione, la gestione e l’approvazione dei preventivi. Grazie a CPQ, il tuo team di vendita può creare preventivi standardizzati e inviarli ai clienti per la revisione, l’accettazione e il pagamento, il tutto all’interno di HubSpot. Questo articolo illustra gli strumenti disponibili in HubSpot CPQ e un flusso di lavoro tipico per la creazione dei preventivi.

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Risorse per gli sviluppatori

Scopri di più sulla creazione di soluzioni personalizzate utilizzando l’API Quotes.

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Comprendi i requisiti

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Strumenti CPQ di HubSpot

Libreria prodotti

La libreria prodotti contiene i prodotti e i servizi venduti dalla tua azienda. Utilizza i prodotti per aggiungere voci alle trattative e ai preventivi, in modo che gli acquirenti comprendano cosa stanno acquistando.

I prodotti presenti nella libreria possono essere configurati con diversi modelli di determinazione dei prezzi, tra cui prezzi forfettari, a scaglioni e a livelli, nonché listini prezzi. Ciò aiuta i venditori a utilizzare i prodotti e i prezzi corretti durante il processo di vendita.

Ad esempio, è possibile configurare la libreria dei prodotti nei seguenti modi:

• Utilizzare prezzi a più livelli per gli abbonamenti e applicare listini prezzi regionali diversi per i team di vendita regionali.
• Configurare i servizi di implementazione a tariffa forfettaria insieme a pacchetti di assistenza basati sull’utilizzo fatturati con cadenza ricorrente.

Preventivi

Crea preventivi personalizzati con il tuo marchio nell’editor dei preventivi. Aggiungi le tue informazioni o utilizza l’IA per compilare i moduli in base all’affare, alle voci di riga e ai tuoi dati inseriti.

• Preventivi generati dall’IA: genera preventivi utilizzando l’IA di HubSpot, sulla base delle informazioni relative all’affare e alle voci di prezzo.

• Personalizzazione del marchio: personalizza l’aspetto del preventivo, inclusi caratteri, colori, layout e stile.

• Modelli: crea e modifica modelli di preventivo che i venditori possono utilizzare per standardizzare i preventivi destinati agli acquirenti. Imposta un layout e moduli precompilati, tra cui la lettera di accompagnamento, le voci di riga, i termini, le opzioni di pagamento e il metodo di accettazione. Utilizza moduli con codice personalizzato per personalizzare l’aspetto, il contenuto e la logica del modello.

• Editor dei preventivi: aggiorna il tuo preventivo utilizzando moduli personalizzabili in un editor a pagina singola, con la possibilità di aggiungere lettere di accompagnamento personalizzate, sintesi esecutive e termini.

• Editor delle voci: utilizza l’editor delle voci per aggiungere, modificare o rimuovere voci dalla tua libreria prodotti al tuo preventivo. Le voci verranno automaticamente inserite nel preventivo da un’operazione associata. Imposta sconti e termini di fatturazione e utilizza le voci nei report e nei flussi di lavoro.

• Allegati: aggiungi allegati e includili nella busta di firma. Gli acquirenti possono esaminare gli allegati durante il processo di accettazione del preventivo.

• Agente di chiusura (BETA): attiva l’agente di chiusura (BETA) sui preventivi. Gli acquirenti possono rivolgere domande all’agente in merito al preventivo e quest’ultimo può rispondere sulla base del preventivo stesso, dei relativi allegati e dei documenti aggiuntivi caricati nelle tue impostazioni.

• Accettazione: scegli come accettare il tuo preventivo tra stampa e firma, firma elettronica o clic per accettare (accettazione senza firma). Aggiungi controfirmatari della tua organizzazione come parte del processo di accettazione.

• Fatturazione e pagamenti: modifica i termini di pagamento e utilizza fatture e abbonamenti per gestire i pagamenti ricorrenti. Accetta pagamenti online tramite HubSpot Payments o Stripe. Puoi anche integrare piattaforme di contabilità, come QuickBooks, per sincronizzare le informazioni di pagamento con HubSpot.
• Monitoraggio del coinvolgimento: monitora le visualizzazioni, i download e le stampe dei preventivi, nonché le attività correlate tramite il registro delle attività dei preventivi.

Approvazioni dei preventivi

Garantisci la standardizzazione utilizzando le approvazioni dei preventivi e le regole. Imposta i flussi di lavoro di approvazione per attivare le approvazioni da parte degli utenti HubSpot:

• Approvazioni standard: consentono l’approvazione dei preventivi da parte di uno qualsiasi o di tutti gli approvatori.
• Approvazioni avanzate: utilizza flussi di lavoro di approvazione personalizzati, basati sulle proprietà del preventivo. Imposta regole basate sulle informazioni del preventivo, quali sconti, importi, durata dei termini e altro, e definisci l’ordine degli approvatori per il processo di approvazione.
• Notifiche e monitoraggio delle approvazioni: ricevi una notifica se sei un approvatore e visualizza l’attività di approvazione nel registro delle attività del preventivo.

Utilizza le regole dei preventivi per visualizzare avvisi quando gli utenti creano preventivi o per impedire loro di pubblicarli finché non vengono soddisfatti i requisiti delle regole.

Caso d’uso di HubSpot CPQ

Di seguito è riportato un esempio di caso d’uso di HubSpot CPQ.

Gestione delle trattative e dei preventivi per i team di vendita

Le organizzazioni di vendita in crescita devono affrontare inefficienze e attriti causati dalla creazione manuale dei preventivi e da processi di approvazione complessi. Ciò porta spesso a ritardi nella chiusura delle trattative, incoerenze nei prezzi e una mancanza di chiara visibilità sulle prestazioni di vendita.

Punti critici

• Creazione di preventivi che richiede molto tempo: i rappresentanti di vendita impiegano tempo a configurare manualmente i preventivi, soprattutto in presenza di offerte di prodotti variegate e prezzi a più livelli, il che spesso porta a errori.

• Colli di bottiglia nelle approvazioni: ottenere le approvazioni necessarie per sconti o condizioni specifiche comporta molteplici passaggi manuali, con conseguenti ritardi.

• Sistemi frammentati: affidarsi a strumenti scollegati tra loro per la preparazione dei preventivi, il CRM e la fatturazione può portare alla creazione di silos di dati, a reportistica incoerente e a un carico di formazione aggiuntivo per i team addetti alle operazioni di revenue.

• Visibilità limitata: i responsabili delle vendit i non dispongono di informazioni in tempo reale sullo stato dei preventivi, sul coinvolgimento degli acquirenti e sull’avanzamento complessivo delle trattative, il che rende difficile prevedere con precisione i ricavi e guidare i propri team.

Come può aiutare lo strumento CPQ di HubSpot

• Creazione di preventivi con l’IA: i rappresentantidi vendita possono generare bozze di preventivi utilizzando l’IA, compilando automaticamente le voci di riga e personalizzando contenuti come lettere di accompagnamento e sintesi esecutive in base alle informazioni relative alla trattativa. Possono utilizzare l’editor a pagina singola per personalizzare modelli di prezzo complessi, come i prezzi a livelli.

• Flussi di lavoro di approvazione: è possibile utilizzare approvazioni standard o avanzate, comprese regole basate su logica per sconti o condizioni. I team di vendita ricevono informazioni su ciò che determina un’approvazione, con notifiche agli approvatori.

• Esperienza dell’acquirente: gli acquirenti possono firmare digitalmente i preventivi e selezionare le modalità di fatturazione e pagamento direttamente dall’interfaccia del preventivo.

• Monitoraggio e reportistica: i venditori possono monitorare il coinvolgimento degli acquirenti con i preventivi, incluse visualizzazioni, download e stampe, e ricevere notifiche su queste attività. Questi dati sono integrati nell’area di lavoro delle vendite, offrendo approfondimenti ai responsabili commerciali per monitorare le prestazioni, analizzare l’attività di fatturato e creare previsioni. I team di gestione del fatturato hanno il controllo centralizzato sui modelli e sulle regole di determinazione dei prezzi.