Comprendere il CPQ di HubSpot

HubSpot CPQ (Configure, Price, Quote) è una suite di strumenti per la configurazione di prodotti e servizi e per la creazione, la gestione e l’approvazione dei preventivi. Grazie a CPQ, il tuo team di vendita può redigere preventivi standardizzati e inviarli agli acquirenti per la revisione, l’accettazione e il pagamento, il tutto all’interno di HubSpot. Questo articolo illustra gli strumenti disponibili in HubSpot CPQ e un flusso di lavoro tipico per la creazione dei preventivi.

Se desideri gestire l’intero percorso di generazione dei ricavi in HubSpot, scopri di più sulla gestione del processo di generazione dei ricavi end-to-end.

Scopri di più sulla creazione di soluzioni personalizzate utilizzando l’API Quotes.

Prima di iniziare

Scopri quali funzionalità richiedono una licenza del Revenue Hub nel catalogo dei prodotti e dei servizi.

Strumenti di HubSpot CPQ

Libreria prodotti

La libreria prodotti contiene i prodotti e i servizi venduti dalla tua azienda. Utilizza i prodotti per aggiungere voci alle trattative e ai preventivi, in modo che gli acquirenti capiscano cosa stanno acquistando.

I prodotti presenti nella libreria possono essere configurati con diversi modelli di determinazione dei prezzi, tra cui prezzi forfettari, a scaglioni e a livelli, nonché listini prezzi. Ciò aiuta i venditori a utilizzare i prodotti e i prezzi corretti durante il processo di vendita.

Ad esempio, è possibile configurare la libreria dei prodotti nei seguenti modi:

• Utilizzare prezzi a più livelli per gli abbonamenti e applicare listini prezzi regionali diversi per i team di vendita regionali.
• Configurare i servizi di implementazione a tariffa forfettaria insieme a pacchetti di assistenza basati sull’utilizzo fatturati con cadenza ricorrente.

Preventivi

Crea preventivi personalizzati con il tuo marchio nell’editor dei preventivi. Aggiungi le tue informazioni oppure utilizza l’IA per compilare i moduli in base all’affare, alle voci di riga e ai tuoi dati.

• Preventivi generati dall’IA: genera preventivi utilizzando l’IA di HubSpot, in base alle informazioni relative all’affare e alle voci.

• Personalizzazione del marchio: personalizza l’aspetto del preventivo, inclusi caratteri, colori, layout e stile.

• Modelli: crea e modifica modelli di preventivo che i venditori possono utilizzare per standardizzare i preventivi destinati agli acquirenti. Imposta un layout e moduli precompilati, tra cui la lettera di accompagnamento, le voci di riga, i termini, le opzioni di pagamento e il metodo di accettazione. Utilizza moduli con codice personalizzato per personalizzare l’aspetto, il contenuto e la logica del modello.

• Editor dei preventivi: aggiorna il tuo preventivo utilizzando moduli personalizzabili in un editor a pagina singola, con la possibilità di aggiungere lettere di accompagnamento personalizzate, sintesi esecutive e termini.

• Editor delle voci: utilizza l’editor delle voci per aggiungere, modificare o rimuovere voci dalla tua libreria prodotti al tuo preventivo. Le voci verranno automaticamente inserite nel preventivo da un’operazione associata. Imposta sconti e termini di fatturazione e utilizza le voci nei report e nei flussi di lavoro.

• Allegati: aggiungi allegati e includili nella busta di firma. Gli acquirenti possono esaminare gli allegati durante il processo di accettazione del preventivo.

• Agente di chiusura (BETA): attiva l’agente di chiusura (BETA) sui preventivi. Gli acquirenti possono rivolgere domande all’agente in merito al preventivo e quest’ultimo può rispondere in base al preventivo stesso, ai relativi allegati e ai documenti aggiuntivi caricati nelle tue impostazioni.

• Accettazione: scegli come accettare il tuo preventivo tra stampa e firma, firma elettronica o clic per accettare (accettazione senza firma). Aggiungi controfirmatari della tua organizzazione come parte del processo di accettazione.

• Fatturazione e pagamenti: modifica i termini di pagamento e utilizza fatture e abbonamenti per gestire i pagamenti ricorrenti. Accetta pagamenti online tramite HubSpot Payments o Stripe. Puoi anche integrare piattaforme di contabilità, come QuickBooks, per sincronizzare le informazioni di pagamento con HubSpot.
• Monitoraggio del coinvolgimento: monitora le visualizzazioni, i download e le stampe dei preventivi, nonché le attività correlate tramite il registro delle attività dei preventivi.

Approvazioni dei preventivi

Garantisci la standardizzazione utilizzando le approvazioni dei preventivi e le regole. Imposta i flussi di lavoro di approvazione per attivare le approvazioni da parte degli utenti HubSpot:

• Approvazioni standard: consentono l’approvazione dei preventivi da parte di uno qualsiasi o di tutti gli approvatori.
• Approvazioni avanzate: utilizza flussi di lavoro di approvazione personalizzati, basati sulle proprietà del preventivo. Imposta regole in base alle informazioni del preventivo, quali sconti, importi, durata dei termini e altro, e definisci l’ordine degli approvatori per il processo di approvazione.
• Notifiche e monitoraggio delle approvazioni: ricevi una notifica se sei un approvatore e visualizza l’attività di approvazione nel registro delle attività del preventivo.

Utilizza le regole dei preventivi per visualizzare avvisi quando gli utenti creano preventivi o per impedire loro di pubblicarli finché non vengono soddisfatti i requisiti delle regole.

Caso d’uso di HubSpot CPQ

Di seguito è riportato un esempio di caso d’uso di HubSpot CPQ.

Gestione delle trattative e dei preventivi per i team di vendita

Le organizzazioni di vendita in crescita devono affrontare inefficienze e attriti causati dalla creazione manuale dei preventivi e dai complessi processi di approvazione. Ciò porta spesso a ritardi nella chiusura delle trattative, incoerenze nei prezzi e una mancanza di chiara visibilità sulle prestazioni di vendita.

Punti critici

• Creazione di preventivi che richiede molto tempo: i rappresentanti di vendita impiegano tempo a configurare manualmente i preventivi, soprattutto in presenza di offerte di prodotti variegate e prezzi a più livelli, il che spesso porta a errori.

• Colli di bottiglia nelle approvazioni: ottenere le approvazioni necessarie per sconti o condizioni specifiche comporta molteplici passaggi manuali, con conseguenti ritardi.

• Sistemi frammentati: affidarsi a strumenti scollegati tra loro per la preparazione dei preventivi, il CRM e la fatturazione può portare a silos di dati, reportistica incoerente e ulteriori oneri di formazione per i team che si occupano delle operazioni di revenue.

• Visibilità limitata: i responsabili delle vendit i non dispongono di informazioni in tempo reale sullo stato dei preventivi, sul coinvolgimento degli acquirenti e sull’andamento complessivo delle trattative, il che rende difficile prevedere con precisione i ricavi e guidare i propri team.

In che modo lo strumento CPQ di HubSpot può essere d’aiuto

• Creazione di preventivi con l’AI: i rappresentantidi vendita possono generare bozze di preventivi utilizzando l’intelligenza artificiale, compilando automaticamente le voci di riga e personalizzando contenuti come lettere di accompagnamento e sintesi esecutive in base alle informazioni relative all’affare. Possono utilizzare l’editor a pagina singola per personalizzare modelli di prezzo complessi, come i prezzi a più livelli.

• Flussi di lavoro di approvazione: è possibile utilizzare approvazioni standard o avanzate, comprese regole basate su logica per sconti o condizioni. I team di vendita ricevono informazioni su ciò che determina un’approvazione, con notifiche agli approvatori.

• Esperienza dell’acquirente: gli acquirenti possono firmare digitalmente i preventivi e selezionare le modalità di fatturazione e pagamento direttamente dall’interfaccia del preventivo.

• Monitoraggio e reportistica: i venditori possono monitorare il coinvolgimento degli acquirenti con i preventivi, inclusi visualizzazioni, download e stampe, e ricevere notifiche su queste attività. Questi dati sono integrati nell’area di lavoro delle vendite, offrendo approfondimenti ai responsabili delle vendite per monitorare le prestazioni, analizzare l’attività di fatturato e creare previsioni. I team delle operazioni di fatturato hanno il controllo centralizzato sui modelli e sulle regole di determinazione dei prezzi.