更新されたボードビューで自動化をセットアップする

更新されたボードビューでは、レコードがステージ間またはステータス間を移動したときにアクションをトリガーするようにパイプラインステージの自動化を設定できます。これには、タスクの作成、通知の送信、レコードの更新が含まれます。

ボードを以下の画像と比較して、この記事がご自身のアカウントに適用されることを確認してください。 HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［取引］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［取引］に直接移動します。

パイプラインステージに基づいてテンプレート化された自動化を追加する

取引、チケット、プロジェクトのパイプラインステージに基づいて自動化を作成できます。例えば、取引のステージが変更されたときにタスクを作成したり、内部通知を送信したりできます。

1. レコードに移動します。
   • 取引： HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［取引］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［取引］に直接移動します。
   • プロジェクト：HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［プロジェクト］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［プロジェクト］に直接移動します。
   • チケット： HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］ > ［チケット］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］ ＞［チケット］に直接移動します。
2. 右上の ビュータイプ ドロップダウンメニューをクリックし、[ ボードビュー]を選択します。
   
   
3. 自動化を作成するステージにカーソルを重ねて[ 自動化 ]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
   • タスクを作成して割り当てる:レコードがパイプラインステージに入ったときに、関連付けられたタスクを作成します。パネルでアクションの詳細(名前、担当者、期日など)を設定します。
   • 内部Eメール通知を送信:アカウント内で通知をオンにしているユーザーにEメール通知を送信します。レコードがパイプラインステージに入ると自動化がトリガーされます。パネルでアクションの詳細を設定します。
   • レコードを編集:パイプラインステージに入ったレコードまたは関連付けられたレコードのプロパティー値を編集します。パネルでアクションの詳細(変更されるレコード、更新されるプロパティーなど)を設定します。
4. [ ワークフローの作成 ] をクリックします。ステージ名の横に workflowsIcon アクティブな自動化アイコンが表示されます。

パイプラインステージの自動化を作成する

1. レコードに移動します。
   1. 取引： HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［取引］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［取引］に直接移動します。
   2. プロジェクト：HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［プロジェクト］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［プロジェクト］に直接移動します。
   3. チケット： HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］ > ［チケット］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］ ＞［チケット］に直接移動します。
2. 右上の ビュータイプ ドロップダウンメニューをクリックし、[ ボードビュー]を選択します。
   
   
3. ステージにマウスポインターを置き、 verticalMenuIcon 縦に並んだ 3つのドットのアイコンをクリックして、[ ステージの自動化を管理]を選択します。
4. [ Create workflows from scratch(ワークフローをゼロから作成 )]セクションまでスクロールします。折りたたまれた状態の場合は、[ ワークフローをゼロから作成]をクリックすると、そのセクションが展開されます。
5. [ オブジェクト名]が新しいステージに移動したらアクションをトリガー する]セクションで、[ ワークフローを作成]をクリックします。すでにアクションを追加している場合は、代わりに[ +アクションを追加]アイコンをクリックします 。
6. パネルでアクションを設定します(例: [メモを作成])。
7. 完了したら、[ 保存]をクリックします。
8. [ ワークフローが[ステータス] である]スイッチを切り替えて、ワークフローをオンまたはオフにします。

関連付けられたEメールからチケットステータスを設定

関連するEメールが送信または受信されたときに、チケットのステータスを自動的に更新できます。つまり、チケットから送信されるEメールと、チケットに対する顧客からの返信を意味します。チケットステータス は、パイプライン内のチケットを追跡するためのHubSpotのデフォルトのプロパティーです(例: [コンタクト待ち]ステータス)。

チケットステータスの自動化を有効または編集するには、次のようにします。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの[ データ管理 ]セクションで、[ オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ チケット]を選択します。
4. ［パイプライン］タブをクリックします。
5. 自動化するパイプライン の名前 をクリックします。
6. ［自動化］タブをクリックします。折りたたまれている場合は、[ rightIcon ]をクリックして[ 自動化のテンプレート ]セクションを展開します。
7. チケットステータスの自動化をオンにするには、「チケットステータスを更新」セクションで、チェックボックスをオンにしてトリガーを有効にします。
   • 顧客にEメールが送信された：ユーザーがチケットレコードからコンタクトにEメールを送信したときに、チケットステータスが変更されます。コンタクトレコードから送信されたEメールによってチケットステータスの変更がトリガーされることはありません。
   • 顧客がEメールに返信：チケットが作成されたのと同じスレッドにコンタクトが返信したとき、チケットステータスが変更されます。チケットがクローズされ、再度オープンされた場合、そのチケットに新しいスレッドがあると、チケットの状態も更新されます。 
8. トリガーに基づいてチケットがどのステータスに設定されるかを編集するには、次の手順に従います。
   • 行の上にマウスポインターを置き、[ アクションを編集]をクリックします。
   • パネルで、[ ステータスを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、 ステータスを選択します。
   • ［保存］をクリックします。

チケットステータスの自動化を無効にするか確認するには、次のようにします。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの[ データ管理 ]セクションで、[ オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ チケット]を選択します。
4. ［パイプライン］タブをクリックします。
5. 自動化するパイプライン の名前 をクリックします。
6. ［自動化］タブをクリックします。折りたたまれている場合は、[ rightIcon ]をクリックして[ 自動化のテンプレート ]セクションを展開します。
7. [ チケットステータスを更新 ]チェックボックスをオフにします。