De toegang tot je HubSpot-middelen beperken

Beheer de toegang tot content, gegevens en meer, zodat alleen de juiste teams en gebruikers deze kunnen bekijken en bewerken. Dit kan handig zijn als u uw assets gescheiden wilt houden per afdeling of team. Het helpt uw gebruikers ook om gefocust en georganiseerd te blijven.

De assets waartoe u de toegang kunt beperken, zijn afhankelijk van uw HubSpot-abonnement:

Voordat u begint

Voordat u toegang tot uw content en assets instelt, dient u rekening te houden met het volgende:

• Zelfs als de toegang tot specifieke assets is beperkt tot bepaalde teams of gebruikers, kunnen superbeheerdersdeze nog steeds bekijken.
• Assets, zoals sjablonen, sequenties, documenten en playbooks, kunnen alleen worden bekeken door superbeheerders en de teams en gebruikers die toegang hebben. Om meer dan de eerste vijf documenten of sjablonen in een account te kunnen bekijken, moet u eentoegewezenSales Hub- ofServiceHub-licentie hebben.
• A Content of Marketing HubEnterprise -abonnement is vereist om de toegang tot blogberichten en pagina's door teams te beperken.
• Over het algemeen geldt dat als een gebruiker de machtiging 'Toegang beperken per team ' heeft, maar deel uitmaakt van een team dat geen onderliggend team heeft, de optie om aan teams toe te wijzen niet wordt weergegeven.
• Voor assets die niet in de bovenstaande tabel staan, kan de toegang op dit moment niet worden beperkt.
• Als u de toegang tot een tool voor een gebruiker beperkt, maar de machtiging Toegang beperken per team(alleen Enterprise) hebt ingeschakeld, heeft uw gebruiker nog steeds toegang tot de tool als zijn team toegang heeft. Lees hoe u gebruikersrechten kunt bewerken.

Standaardmachtigingen voor marketingcontent instellen

Standaard zijn nieuw aangemaakte marketingassets toegankelijk voor alle gebruikers met machtigingen voor de asset. Het kan echter zijn dat u alleen specifieke gebruikers of teams wilt toestaan om assets aan te maken of te bewerken.

In uw accountinstellingen kunt u de toegang tot nieuw aangemaakte marketingassets automatisch beperken, zodat alleen de maker van de asset en zijn of haar team deze kunnen bekijken en bewerken. Dit geldt niet voor andere asset-typen, zoals bestanden en mappen in de bestandstool. 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarGebruikers en teams.
3. Klik op het tabbladTeams.
4. Klik om de schakelaar Toegang tot nieuwe inhoud beperken in te schakelen.

Toegang beperken

U kunt de toegang tot tools beperken door de onderstaande stappen te volgen. Raadpleeg voor dashboards, CRM-weergaven en e-mailabonnementvoorkeuren het onderstaande gedeelte over de specifieke tool.

1. Ga in uw HubSpot-account naar de tool waartoe u de toegang wilt beperken.
2. Om één asset toe te wijzen, beweeg je de muisaanwijzer over de asset die je wilt toewijzen, klik je vervolgens op hetvervolgkeuzemenu Actiesen selecteer jeToegang beheren. 
3. Om meerdere assets toe te wijzen, schakelt u deselectievakjesin naast de assets die u wilt toewijzen en klikt u vervolgens op Toegang beheren of Gebruikers en teams toewijzen.
   

4. Selecteer in het dialoogvenster Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken. 
5. Om de inhoud toe te wijzen aan teams of gebruikers, klikt u op het tabbladTeams of Gebruikers en vervolgens op hetselectievakje naastde teams en gebruikers die u wilt toewijzen.
6. Klik opOpslaan. De asset is nu alleen zichtbaar voor de geselecteerde gebruikers en teams. 
   
   

Specifieke instructies voor tools

CRM-records

Standaard kunnen gebruikers alle contacten, bedrijven, deals en tickets bekijken en bewerken. U kunt de machtigingen van een gebruiker aanpassen, zodat deze alleen records kan bekijken en bewerken die eigendom zijn van hemzelf of zijn team.

Om de toegang tot CRM-records voor uw gebruikers te beperken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarGebruikers en teams.
3. Beweeg de muisaanwijzer over de naam van de gebruiker die u wilt bewerken. Klik vervolgens op Machtigingen bewerken.
4. Klik in het menu aan de linkerkant op CRM > CRM-objecten om deze uit te vouwen. 
5. Klik op het tabbladCRM op [Object] om het gedeelte uit te vouwen.
   • Klik op de vervolgkeuzemenu's naast de machtigingenWeergeven,Bewerken en Verwijderenvoor een specifiek recordtype.
   • Selecteer Alle contactpersonen, Contactpersonen van hun team of Hun contactpersonen. Bij het configureren van de machtigingen Bewerken of Verwijderen kunt u ook Geen selecteren. 

6. Om te bewerken wie met een record kan communiceren, klikt u in het menu aan de linkerkant op CRM > CRM-tools. 
   • Klik op het vervolgkeuzemenunaast Communiceren.
   • Selecteer Alle records, Records die hun team bezit,Records die zij bezitten ofGeen.
7. Klik na het bijwerken van de machtigingen rechtsboven op Opslaan.

Let op: gebruikers moeten zich afmelden bij hun account en opnieuw aanmelden voordat de wijzigingen in hun machtigingen van kracht worden. Meer informatie over gebruikersmachtigingen

CRM-weergaven

U kunt de toegang tot standaardweergaven niet beperken, maar aangepaste CRM-weergaven kunnen zo worden ingesteld dat ze alleen voor u, voor uw team of voor iedereen zichtbaar zijn.

Om de toegang tot een aangepaste CRM-weergave te beperken:

1. Ga naar uw records(bijvoorbeeldCRM>Contacten).
2. Klik bovenaan op Alle weergaven.
3. Beweeg de muisaanwijzer overde naam van de weergave en klik vervolgens op Opties. SelecteerDelen beheren in het vervolgkeuzemenu.
4. Selecteer in het dialoogvenster een van de volgende opties:
   • Privé: de weergave is alleen zichtbaar voor u.
   • Mijn team: de weergave is alleen zichtbaar voor gebruikers in uw team. 
   • Iedereen: de weergave is zichtbaar voor alle gebruikers in je HubSpot-account.
5. Klik opOpslaan.

Inbox met gesprekken

Nadat je een inbox hebt aangemaakt, kun je bewerken welke gebruikers en teams deze kunnen bekijken door de instellingen voor toegang tot je inbox te bewerken. Lees hoe je de gebruikers van je inbox kunt beheren. 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox & Helpdesk > Inboxen.
3. Beweeg de muisaanwijzer over de inbox die u wilt beheren en klik op Bewerken. 
4. Klik bovenaan op het tabblad Toegang . 
5. Selecteer onder Toegang de optie Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.  

Dashboards

1. Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
2. Klik rechtsboven op de toegewezen [toegang].
   

3. Selecteer in het rechterpaneel een van de volgende opties:
   • Beperkt tot superbeheerders en eigenaren: alleen superbeheerders en de eigenaar van het dashboard mogen het dashboard zien.
   • Privé voor eigenaar: alleen de eigenaar van het dashboard mag het dashboard zien.
   • Iedereen toestaan om te bekijken en te bewerken: alle gebruikerstoestaan om het dashboard te bekijken en te bewerken. 
   • Iedereen mag bekijken: laat alle gebruikers het dashboard bekijken.
   • Teams en gebruikers toewijzen (alleenEnterprise): alleen specifieke teams en gebruikers toegang geven tot het dashboard.
4. Klik opOpslaan.

Objectpijplijnen

Superbeheerderskunnen beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot specifieke pijplijnen. Voor elke pijplijn kunnen superbeheerders toegang verlenen aan alle gebruikers in het account, of de toegang beperken tot individuele gebruikers en teams.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten en selecteer vervolgens hetobject met de pijplijn waarvoor u de toegang wilt beheren.
3. Klik bovenaan op het tabblad Pipelines.
4. Klik in het gedeelte Selecteer een pijplijn op het vervolgkeuzemenu en selecteer een pijplijn om te bewerken.
5. Klik op Acties en selecteer vervolgens Toegang beheren.
6. Selecteer in het rechterpaneel Privé voor mij, Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.

Door een gebruiker of team expliciet toegang te geven tot een pijplijn, wordt de toegang voor alle anderen beperkt. Als een gebruiker geen toestemming heeft om de pijplijn te bekijken:

• Beperkte pijplijnen worden grijs weergegeven in het HubSpot-account op de desktop en in de mobiele app.
• Ze kunnen een specifiek record bekijken als ze een directe link ontvangen van een gebruiker die toegang heeft tot de pijplijn.
• Ze kunnen records uit beperkte pijplijnen bekijken in rapporten.
• Ze kunnen records uit beperkte pijplijnen bekijken als koppelingen op records.
• Ze kunnen zoeken naar records binnen de pijplijn.
• Ze kunnengeen nieuwe records aanmaken binnen de pijplijn. 

Documenten, playbooks, sequenties en verkoopsjablonen

Beheer het toegangsniveau voor uw documenten, playbooks, sequenties of sjablonen. U kunt ze privé maken voor de eigenaar, delen met iedereen of delen met specifieke gebruikers en teams. 

Lees hoe u de toegang tot verkoopcontent kunt beperken. 

Domeinen

Standaard kunnen gebruikers met domeininstellingenrechten alle domeinen bekijken en bewerken, en content op alle domeinen publiceren. U kunt ook beperken welke gebruikers content op bepaalde domeinen kunnen bewerken of publiceren.

Leer hoe u domeinpublicatierechten aan teams kunt toewijzen.

Sociale accounts

Houd rekening met het volgende wanneer u de toegang tot uw sociale accounts beperkt:

• Als er meerdere gebruikers zijn verbonden met een sociaal account, kunnen alleen superbeheerders beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot dat sociale account.
• Als er slechts één gebruiker is verbonden met het sociale account, kunnen zowel superbeheerders als de gebruiker die het account heeft verbonden de toegang tot dat account beheren.

Door een gebruiker of team expliciet toegang te geven tot een social media-account, wordt de toegang voor alle anderen beperkt. Gebruikers of teams zonder toegang kunnen berichten van dat account niet bekijken of beheren in de social media-tool. Lees meer over het beheren van de sociale publicaties en accounttoegang van uw gebruikers.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarMarketing > Social.
3. Beweeg de muisaanwijzer over uw sociale account en klik in de kolom Accounttoegang op Bewerken.

4. Selecteer in het rechterpaneel Privé voor mij, Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken. Alleen klanten met een Marketing Hub Enterprise-abonnement kunnen de toegang door gebruikers en teams beperken. 
5. • Als u specifieke gebruikers of teams selecteert, zoek dan in de zoekbalk naar de gebruiker of het team en schakel het selectievakje links van de gebruiker of het team in.
   • Om de toegang van een account te verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de naam van de gebruiker of het team uit of klikt u op de X in het gedeelte Wie heeft toegang.
6. Klik onderaan het paneel op Opslaan.

E-mails

Wijs bewerkingsrechten voor specifieke marketing-e-mails toe aan individuele gebruikers of teams vanuit het e-maildashboard met behulp van de algemene instructies. E-mails die aan een team zijn toegewezen, kunnen alleen worden bewerkt door gebruikers van dat team. Alle e-mails die niet zijn toegewezen, zijn toegankelijk voor alle gebruikers en teams met de e-mailgebruikersrechten.

Als een gebruiker in uw HubSpot-account geen toegang heeft om een specifieke e-mail te bewerken, kan hij of zij toegang aanvragen door de onderstaande stappen te volgen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > E-mail.
2. Klik op denaam van de e-mail waartoe u bewerkingsrechten wilt.
3. Beweeg de muisaanwijzer rechtsboven over de knopControleren en verzenden en klik vervolgens opToestemmingsupdate aanvragen.
4. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Goedkeurder en selecteer een beheerder in uw team.
5. U kunt desgewenst eenbericht invoeren om uit te leggen waarom u bewerkingsrechten voor de e-mail nodig hebt.
6. Klikop Verzoek verzenden. De door u geselecteerde goedkeurder krijgt een melding dat u toegang tot de e-mail hebt aangevraagd. Nadat de goedkeurder toegang heeft verleend, ontvangt u een bevestigingsmail.

Bestanden 

Beheer de toegang tot afzonderlijke bestanden, mappen en submappen in de bestandstool om verder te bepalen welke gebruikers of teams deze kunnen bekijken of bewerken.

Bij het configureren van uw bestandstoegang kunt u alle gebruikers of teams toegang geven tot een hoofdmap, maar de toegang tot een submap beperken. U kunt geenmaptoegangsinstellingen configureren voor systeemmappen die door HubSpot zijn gegenereerd.

Om de toegang tot uw bestanden of mappen te beperken:

1. Ga in je HubSpot account naar Inhoud > Bestanden. Als je de gratis tools van HubSpot gebruikt, ga je naar Marketing > E-mail. Klik rechtsboven op E-mailtools en selecteer Bestanden.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een bestand ofmapen klik opActies. Selecteer vervolgensToegang beheren. 

3. Configureer in het rechterpaneel de toegang tot uw bestanden of mappen: 
   • Privé voor mij: beperk de toegang tot alleen uw gebruikersaccount.
   • Beschikbaar voor iedereen:alle gebruikers kunnen het bestand of de map bekijken en bewerken. 
   • Selecteer gebruikers en teams die toegang hebben: alleen geselecteerde gebruikers kunnen het bestand of de map bewerken. Als u een Professional- of Enterprise-abonnement hebt, kunt u de toegang ook beperken per toegewezen team. Meer informatie over het beheren van teams.
     • Schakel hetselectievakje in naast de gebruikers of teams waaraan u toegang wilt verlenen. 
     • Om de toegang van een team te verwijderen, schakelt u hetselectievakje naastde naam van de gebruiker of het team uit of klikt u op deXin het gedeelteWie heeft toegang.
4. Klik onderaan het paneel opOpslaan.

Eigenschappen

Superbeheerderskunnen de toegang tot een eigenschap beperken, zodat alleen specifieke gebruikers en teams de eigenschap in records kunnen bewerken. Een beperkte eigenschap blijft zichtbaar voor alle gebruikers.

Gebruikers en teams die geen toegang hebben, krijgen het berichtU hebt geen toestemming om de waarde van dit veld te bewerken te zien wanneer ze de muisaanwijzer op de eigenschap in een record plaatsen. Lees hoe u de bewerkingsrechten voor eigenschappen kunt beperken.

Recordzijbalken

U kunt de zijbalken die worden weergegeven bij contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords aanpassen, zodat verschillende teams verschillende weergaven hebben. Lees hoe u recordzijbalken voor specifieke teams kunt personaliseren.

Rapporten

Er zijn meerdere manieren om de toegang tot rapporten te beperken:

• Als een rapport niet aan een dashboard is toegevoegd, kunt u de toegang ertoe afzonderlijk beperken vanuit de rapportagetool.
• Als een rapport aan een dashboard is toegevoegd, kunt u de toegang tot het dashboard beperken door toegang tot het dashboard toe te wijzen.

U kunt de toegang tot rapporten in de sectie analysetools of individuele aangepaste analyseweergaven niet beperken.

Segmenten

Superbeheerderskunnen instellen welke teams zichtbaarheid hebben op welke segmenten door de toegang tot segmenten te bewerken. U kunt de toegang ook verder beheren door segmenten toe te wijzen en records te beperken op basis van recordbezit.

Workflows

Wijs workflows toe aan een specifiek team vanuit het workflows-dashboard met behulp van de algemene instructies.

Workflows die aan een team zijn toegewezen, kunnen alleen worden bekeken en bewerkt door gebruikers van dat team. Alle workflows die niet zijn toegewezen, zijn toegankelijk voor alle gebruikers en teams met degebruikersmachtiging voor workflows.

Campagnes

Beperk de toegang tot uw marketingcampagnes zodat bepaalde teams de details van de campagne kunnen beheren en kunnen wijzigen welke assets aan de campagne zijn gekoppeld. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Campagnes.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een campagne waarvan u de toegang wilt bewerken, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenuActies en selecteer Toegang beheren.
3. Selecteer in het rechterdeelvensterBeschikbaar voor iedereen ofSelecteer teams die kunnen bewerken.
4. Zoek in de zoekbalk naar hetselectievakje links van de naam van het team waaraan u toegang tot de campagne wilt geven en schakel dit in.
5. Om de toegang tot de campagne te verwijderen, schakelt u hetselectievakje naast de naam van het team uit of klikt u op deX in hetgedeelte Wie heeft toegang.
6. Klik onderaan het paneel opOpslaan.

Advertenties

Nadat je Google-, Facebook- of LinkedIn-advertentieaccounts hebt gekoppeld aan HubSpot, kun je deze toewijzen aan specifieke gebruikers en teams.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarMarketing >Advertenties.
3. Beweeg de muisaanwijzer over een advertentieaccount waarvan je de toegang wilt bewerken en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Toegang beheren.
4. Selecteer in het rechterpaneelBeschikbaar voor iedereen ofSelecteer teams die kunnen bewerken.
5. Zoek in de zoekbalk naar hetselectievakje links van de naam van het team waaraan je toegang tot het advertentieaccount wilt geven en schakel het in.
6. Om de toegang tot de campagne te verwijderen, schakelt u hetselectievakje naast de naam van het team uit of klikt u op deX in hetgedeelte Wie heeft toegang.
7. Klik onderaan het paneel opOpslaan.