Een persoonlijk zakelijk e-mailadres koppelen

Koppel een persoonlijk zakelijk e-mailadres aan HubSpot om één-op-één-e-mails vanuit het CRM te versturen , e-mailreacties in het CRM te registreren , e-mailreeksen te versturen en HubSpot Sales te installeren om vanuit je inbox toegang te krijgen tot de verkooptools.

Dit e-mailaccount moet uniek zijn voor uw gebruiker en mag door niemand anders in uw team worden gebruikt. Het moet het e-mailadres zijn dat je gewoonlijk gebruikt om e-mails te versturen naar je contactpersonen, zoals het e-mailadres van je bedrijf. Door je persoonlijke zakelijke e-mailadres te koppelen, geef je HubSpot toestemming om e-mails naar je contactpersonen te sturen via de e-mailservers van je bedrijf. Voor sommige HubSpot-tools is een koppeling met een persoonlijk e-mailadres voor werkdoeleinden vereist . Je kunt meerdere persoonlijke zakelijke e-mailadressen koppelen aan HubSpot, die je vervolgens kunt gebruiken om e-mails te versturen.

Een team-e-mailadres is een e-mailadres waartoe meerdere gebruikers toegang hebben en dat zij gebruiken om met klanten te communiceren. Je kunt een e-mailadres van je team koppelen aan de inbox van de gesprekken of aan de helpdesk , zodat je team e-mails op één plek kan bekijken, beheren en beantwoorden. 

Voordat je begint

Lees de vereisten en beperkingen door voordat je je persoonlijke zakelijke e-mailadres koppelt.

Vereisten

• Om een Exchange-inbox te koppelen, moet u bij uw IT-team navragen of op uw Exchange-server Exchange 2010 SP2 of een nieuwere versie draait. 

• Om uw inbox via IMAP te koppelen, dient u samen met uw IT-team te controleren of aan alle technische vereisten is voldaan.

Beperkingen en overwegingen

• Gebruikers met een ‘View-Only’-licentie kunnen hun persoonlijke zakelijke e-mailadressen niet koppelen aan HubSpot. Lees meer over het beheren van licenties.

• Je kunt in HubSpotéén e-mailaccount niet tegelijkertijdgebruiken als je persoonlijke zakelijke e-mailadres en als team-e-mailadres. 
• De volgende e-mailaccounts worden niet ondersteund bij het koppelen van een persoonlijk zakelijk e-mailadres:
  • Gmail-accounts die gebruikmaken van het Advanced Protection Program van Google.
  • Gedeelde mailboxen in Microsoft 365.
  • ActiveSync. Als je ActiveSync in je e-mailprogramma gebruikt, koppel je je account dan via de HubSpot-Exchange-verbinding.
  • Amazon SES en Amazon WorkMail. Als je problemen ondervindt met je gekoppelde e-mail en je maakt gebruik van een van deze e-mailproviders voor je e-mail, dan is het aan te raden om over te stappen naar Gmail of Microsoft 365.

Een persoonlijk zakelijk e-mailadres koppelen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga naar Algemeen in het zijbalkmenu aan de linkerkant.
3. Klik op het tabblad 'E-mail '.
4. Klik op ‘E-mailaccount koppelen’.

5. Om de automatiseringsfuncties voor de inbox in te schakelen wanneer u verbinding maakt, vinkt u in het dialoogvenster hetselectievakje ‘Inboxautomatisering inschakelen’ aan .
6. Klik op ‘Je inbox koppelen’.
7. Voer in het tekstveld je e-mailadres in en klik vervolgens op Volgende.
   
8. Klik op ‘Verbinden met [e-mailprovider]’.
   

9. Als uw e-mailprovider niet in de lijst staat, klik danop ‘Ik wil mijn e-mailprovider zelf kiezen’. Selecteer vervolgens uwe-mailprovider .  
10. Volg de onderstaande stappen voor uw specifieke e-mailprovider:
    • Google/Gmail
    • Microsoft Outlook
    • Microsoft Exchange
    • Microsoft Outlook (GCC High) (BETA)
    • Andere e-mailprovider (IMAP)

Gmail

1. Lees wat je kunt verwachten wanneer je de Gmail-inbox koppelt aan HubSpot. Klik vervolgens op Doorgaan.

Belangrijke mededeling: wanneerje je Google-account koppelt aan het HubSpot-platform, kun je een aantal Google-diensten aan je HubSpot-account koppelen. Hierdoor krijgt HubSpot toegang tot gegevens en informatie uit je Google-account. Deze diensten en soorten gegevens worden hieronder beschreven;

Gmail: Je kunt in de HubSpot-app Gmail-berichten verzenden en ontvangen, het verzenden van e-mails inplannen en e-mailconcepten bewerken. Je kunt ook e-mails die je via de app verstuurt, registreren en bijhouden. HubSpot krijgt toegang tot je Gmail-gegevens, zoals e-mailheaders, onderwerpregels en e-mailteksten.

We gebruiken je Google-gegevens uitsluitend om verschillende onderdelen van ons product te ondersteunen die aansluiten op de Google Workspace-tools die je dagelijks gebruikt. Het zijn jouw gegevens. We willen je gewoon helpen om je verder te ontwikkelen. Je kunt de integratie in de HubSpot-app verwijderen door naar Instellingen > Integraties > E-mailintegraties te gaan en op 'Uitschakelen' te klikken. Je kunt de toegang van HubSpot ook intrekken vanuit je Google-account door de instructies te volgen die hier worden vermeld. Raadpleeg ons privacybeleid voor meer informatie over de integratie met Google en de soorten gegevens waartoe wij toegang hebben.

2. Je wordt gevraagd om in te loggen bij je Gmail-account. Voer het e-mailadres in van het Google-account dat je wilt gebruiken. Als je al bent aangemeld bij een of meer Gmail-accounts, kies je het account dat je wilt koppelen.
3. Controleer de vereiste machtigingen. Klik vervolgens op Toestaan.

4. Je wordt teruggeleid naar je instellingen en er verschijnt een dialoogvenster waarin wordt aangegeven dat je Gmail-inbox is gekoppeld aan HubSpot.

Noodzakelijke informatie: door gebruik te maken van de Gmail-e-mailintegratie met HubSpot, verleen HubSpot toegang tot informatie die is gekoppeld aan jouw account, waaronder contactpersonen, e-mails, agenda, distributielijsten, onderwerpregels en URL's van gevolgde koppelingen uit je e-mail, indien je gebruikmaakt van de e-mailtrackingfunctie. Bovendien kan HubSpot e-mails lezen, wijzigen, aanmaken en verzenden vanuit jouw gekoppelde Gmail-account. HubSpot scant de inhoud van je e-mails om te bepalen welke e-mails je hebt gekozen om te volgen, om je de meldingsfunctie te bieden. HubSpot slaat antwoorden, uitgaande e-mail, e-mailheaders, onderwerpregels, distributielijsten, aliassen, tijd verzonden, en hoofdtekst van e-mail op. Je e-mail kan gevoelige informatie bevatten, zoals de namen van je contactpersonen, je privémededelingen, of financiële of medische informatie. Je begrijpt dat de correspondentie die je volgt, zichtbaar is voor andere gebruikers in je HubSpot-account.

Als je jouw Gmail-account koppelt via IMAP (of een generieke inbox-koppeling), heeft de abonnementsservice alleen toegang tot het e-mailadres, het wachtwoord, de servergegevens, de metagegevens van e-mail, en de hoofdtekst van berichten. Bovendien hoef je geen andere G Suite-toepassingen te koppelen als je je Gmail-account via IMAP koppelt.

Microsoft Outlook

1. Lees door wat je kunt verwachten wanneer je je Microsoft 365-inbox koppelt aan HubSpot, en klik vervolgens op ‘Doorgaan’.
2. Je wordt gevraagd om in te loggen op je Microsoft 365-account. Voer het e-mailadres in van het Microsoft 365-account dat u wilt gebruiken. Als je al bent aangemeld bij een of meer e-mailaccounts, kies je het account dat je wilt koppelen.
3. Je wordt teruggeleid naar de instellingen waar de verbinding wordt gecontroleerd en voltooid. Er verschijnt een dialoogvenster waarin wordt aangegeven dat je Microsoft 365-inbox is gekoppeld aan HubSpot.

Belangrijke mededeling: als je de Outlook-e-mailintegratie met HubSpot gebruikt, krijgt HubSpot toegang tot informatie die aan je account is gekoppeld, waaronder contactpersonen, e-mails, agenda, distributielijsten, onderwerpregels en URL’s van bijgehouden links uit je e-mails, indien je de functie voor het bijhouden van e-mails gebruikt. HubSpot scant de inhoud van je e-mails om te bepalen welke e-mails je hebt gekozen om te volgen, om je de meldingentool te bieden. HubSpot slaat antwoorden, uitgaande e-mail, e-mailheaders, onderwerpregels, distributielijsten, aliassen, tijd verzonden, en hoofdtekst van e-mail op. Correspondenties die je volgt, zijn zichtbaar voor andere gebruikers in je HubSpot-account.

Microsoft Exchange

Let op: Microsoft heeftBasic Authentication voor Exchange Online in oktober 2022 afgeschaft en vereist nuModern Authentication. De Exchange-integratie van HubSpot maakt gebruik van basisauthenticatie, maar is bedoeld voorExchange On-Premises- -instanties, die niet door deze wijziging worden beïnvloed en blijven functioneren met basisauthenticatie. Als u een Exchange Online-gebruiker bent, kunt u in plaats daarvan verbinding maken met de Outlook-integratie van HubSpot . Het is compatibel met Exchange in de cloud en maakt gebruik van OAuth, een vorm van moderne authenticatie. Je kunt je inbox op elk moment opnieuw koppelen via de Outlook-integratie.

Je Exchange-e-mailadres en wachtwoord zijn nodig om verbinding te maken met je inbox. Afhankelijk van de configuratie van uw Exchange-server kan het zijn dat er aanvullende informatie nodig is om verbinding te maken. Raadpleeg de onderstaande tabel om te controleren of u over alle benodigde informatie beschikt:

1. Lees wat je kunt verwachten wanneer je jouw inbox koppelt aan HubSpot. Klik vervolgens op Doorgaan. Je kunt ook het privacyoverzicht van HubSpot Sales doornemen voordat je verbinding maakt.
2. Voer in het dialoogvenster uw Exchange-e-mailadres en wachtwoord in. 

3. Klik op ‘Optionele velden weergeven’om uwgebruikersnaam en Exchange-URLin te voeren. De functie Autodiscover in Exchange wordt standaard gebruikt om de Exchange-URL te bepalen aan de hand van de DNS-instellingen van uw domein.
4. Als de Exchange-URL niet automatisch wordt herkend, voer dan de volgende gegevens handmatig in:

• • Gebruikersnaam: voer je gebruikersnaam in. Meestal staat dit vóór het @-teken in het e-mailadres, of is het je gebruikersnaam.
  • Exchange-URL: voer de URL in waarmee u toegang krijgt tot uw Exchange-server.

Let op: de Exchange-URL van uw Exchange-server heeft doorgaans de volgende indeling: https://mail.domain.com/ews/exchange.asmx. Als je niet zeker weet wat je moet invoeren, log dan via een webbrowser in op je Exchange-mailbox, kopieer de URL en plak deze in het veld ‘Exchange-URL ’. De juiste Exchange-URL wordt standaard herkend en voorgesteld.

5. Klik op Inbox koppelen.
6. Je verbinding wordt gecontroleerd en tot stand gebracht, waarna een dialoogvenster verschijnt waarin wordt aangegeven dat je Exchange-inbox is gekoppeld aan HubSpot.

Als je een foutmelding krijgt bij het koppelen van je Exchange-account, lees dan meer over het oplossen van problemen met het koppelen van accounts.

Belangrijke mededeling: . Als u uw e-mailaccount via Exchange koppelt, heeft HubSpot toegang tot uw e-mailadres, wachtwoord, servergegevens, e-mailmetadata en de inhoud van uw berichten. Met deze inloggegevens krijgt HubSpot toegang tot andere gegevens die aan uw account zijn gekoppeld, zoals uw agenda, contactpersonen en distributiegroepen.

Andere e-mailprovider (IMAP) 

Let op: je moet aan alletechnische vereisten voldoen om je inbox te koppelen. 

1. Lees wat je kunt verwachten wanneer je jouw inbox koppelt aan HubSpot. Klik vervolgens op Doorgaan. Je kunt ook het privacyoverzicht van HubSpot Sales raadplegen.
2. Voer hierna het E-mailadres en Wachtwoord in dat je gebruik om in te loggen bij je e-mailaccount. In de meeste gevallen kan HubSpot de IMAP- en SMTP-instellingen van je server detecteren nadat je je e-mailadres en wachtwoord hebt ingevoerd. Of, als een beheerder in uw account de IMAP-instellingen voor uw domein al heeft geconfigureerd, worden de gegevens van uw IMAP- en SMTP-server automatisch ingevuld.

Let op: als je e-mailaccount gebruikmaakt van tweefactorauthenticatie, moet je een app-wachtwoord van een derde partij invoeren. Raadpleeg de documentatie van je e-mailprovider (bijvoorbeeld Yahoo Mail of iCloud) voor instructies over het aanmaken van een app-wachtwoord voor een externe app. Lees meer over het koppelen van je inbox aan tweefactorauthenticatie op de Community.

3. Als HubSpot de IMAP- en SMTP-instellingen van je server niet detecteert, klik dan om de geavanceerde opties uit te vouwen.
   • Als uw uitgaande e-mail (SMTP) niet dezelfde inloggegevens gebruikt als uw inkomende e-mail (IMAP), schakel dan het selectievakje ‘Uitgaande e-mail gebruikt dezelfde inloggegevens als inkomende e-mail ’ uit en voer vervolgens de inloggegevens voor zowel de uitgaande als de inkomende e-mailserver in.
   • Voer anders de gebruikersnaam van uw server, de IMAP-server en -poort, en de SMTP-server en -poort in de daarvoor bestemde velden in.
   • Indien nodig kunt u ook het selectievakje naast ‘Elk certificaat vertrouwen’ aanvinken. Ontdek hoe u deze servergegevens in uw e-mailprogramma kunt vinden.

4. Klik op Inbox koppelen.
5. Je verbinding wordt gecontroleerd en tot stand gebracht, waarna er een dialoogvenster verschijnt waarin wordt aangegeven dat je inbox is gekoppeld aan HubSpot.

Noodzakelijke informatie: als je jouw e-mailaccount koppelt via IMAP (of een generieke inbox-koppeling), heeft de abonnementsservice alleen toegang tot het e-mailadres, het wachtwoord, de servergegevens, de metagegevens van e-mail, en de hoofdtekst van berichten. Bovendien hoef je voor het koppelen van je Outlook-account via IMAP geen andere Microsoft-toepassingen te koppelen.

Problemen met e-mailverbindingen oplossen

Als je een foutmelding krijgt bij het koppelen van een privé-e-mailadres van je werk, raadpleeg dan de stappen voor probleemoplossing van je specifieke e-mailprovider:

• Problemen met de verbinding tussen de inbox en de agenda in Gmail of Microsoft Outlook oplossen. 

• Problemen met het koppelen van een Exchange-account oplossen.

• Problemen oplossen bij het koppelen van een inbox via IMAP en SMTP.