De inbox voor gesprekken instellen

De inbox voor gesprekken is een centrale plek in je HubSpot-account waar berichten uit al je gekoppelde kanalen verschijnen. Je kunt lopende gesprekken bekijken en op berichten reageren.

Afhankelijk van je HubSpot-abonnement kun je de standaardinbox voor gesprekken bewerken of nieuwe inboxen aanmaken .

Let op: bij alle accounts die na 1 april 2024 zijn aangemaakt, is het niet mogelijk om tickets aan te maken vanuit kanalen die aan de inbox zijn gekoppeld. Lees in plaats daarvan hoe je tickets in de helpdesk kunt beheren. Anders kun je de inbox als een gedeelde inbox gebruiken.

De standaardinbox instellen

Wanneer je voor het eerst een HubSpot-account aanmaakt, maakt HubSpot automatisch een conversatie-inbox aan en stelt het een reserve-e-mailadres in. Je kunt het reserve-e-mailadres bewerken of extra kanalen koppelen om berichten in de inbox te ontvangen. Je kunt ook instellen welke gebruikers en teams toegang hebben tot de conversatie-inbox.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox & Helpdesk > Inboxen.
3. Om de inbox een andere naam te geven:
   • Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Inbox hernoemen.
   • Voer in het dialoogvenster een naam voor de inbox in en klik op 'Hernoemen'.
4. Om een kanaal te koppelen zodat je berichten in de inbox ontvangt, klik je op 'Een kanaal koppelen' en selecteer je vervolgens een kanaal. Lees meer over het koppelen van kanalen aan de inbox.
5. Om een Slack-account aan de inbox te koppelen,klikt u in hetgedeelte 'Slack-integratie ' op 'Slack koppelen'. Lees meer over het instellen van de Slack-integratie.
6. Om te beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot de inbox, klik je op het tabblad 'Toegang' en selecteer je een optie:
   
   • Beschikbaar voor iedereen: elke HubSpot-gebruiker in het account heeft toegang tot de inbox.
   • Geselecteerde gebruikers en teams die kunnen bewerken: alleen geselecteerde gebruikers of teams hebben toegang tot deze inbox.
7. Klik op 'Opslaan'.

Het

fallback-e

-

mailadres

bewerken

Een fallback-e-mailadres is een e-mailadres dat HubSpot aanmaakt, zodat je bepaalde HubSpot-tools, zoals ticketautomatisering, kunt gebruiken als je nog geen team-e-mailadres hebt gekoppeld. Het fallback-e-mailadres wordt ook gebruikt als je team-e-mailadres plotseling wordt losgekoppeld van de inbox voor gesprekken.

Bij het instellen van de inbox heb je de mogelijkheid om het fallback-e-mailadres aan te passen, zodat je direct e-mails kunt versturen. Als je het fallback-e-mailadres niet wilt gebruiken, lees dan hoe je een team-e-mailadres koppelt om e-mails in de inbox te ontvangen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox & Helpdesk > Inboxen.
3. Klik naast het reserve-e-mailadres op Bewerken.

4. Om het reserve-e-mailadres in te schakelen voor het verzenden van berichten , vink je op het tabblad Configuratie het selectievakje 'Gebruik het HubSpot-e-mailadres voor het verzenden van berichten' aan.
5. Om de weergegeven 'Van'-naam aan te passen, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Van'-naam en selecteer je een optie.

Let op: je kunt niet voor meerdere reserve-e-mailadressen dezelfde afzendernaam gebruiken. De afzendernaam moet uniek zijn voor het betreffende reserve-e-mailadres.

• • Naam van de medewerker en bedrijfsnaam: de naam van de gebruiker en de bedrijfsnaam worden weergegeven wanneer de contactpersoon een e-mail ontvangt. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
  • Bedrijfsnaam: selecteer deze optie om alleen de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.

6. Om het afzenderadres aan te passen, selecteert u een van de volgende opties: 
   • Standaard gebruiken: het standaard 'Van'-adres voor gebruikers met een betaald account wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hs-inbox.com. De standaardoptie voor gratis gebruikers wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hubspot-inbox.com.

6. • Afzenderadres aanpassen: alsje een e-mailadres invoert dat niet wordt herkend, moet je verifiëren dat je toegang hebt tot dat domein. Klikop ‘Je domein koppelen’omje e-mailverzenddomein te koppelen ente verifiëren.
7. U kunt het reserve-e-mailadres configureren als doorstuuradres in de instellingen van uw e-mailclient, zodat e-mails die naar dat e-mailadres worden verzonden, worden doorgestuurd naar de inbox 'Conversaties'. Klikop 'Kopiëren' naast het veld 'Doorstuuradres ' en voeg het vervolgens toe als doorstuuradres in de instellingen vanuw e-mailclient.
8. Om een team-e-mailhandtekening toe te voegen:

1. • Klik op 'Teamhandtekening toevoegen'. Deze handtekening is alleen van toepassing op e-mails die rechtstreeks vanuit de Conversations-inbox worden verzonden. Lees hier hoe je je e-mailhandtekening instelt voor e-mails die vanuit CRM-records worden verzonden.
   • Pas in het tekstvak uw team-e-mailhandtekening aan in de eenvoudige editor , of klik op HTML en bewerk de handtekening in HTML.
   • Gebruik de werkbalk voor opmaaktekst onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen of een afbeelding toe te voegen.
   • Om een personalisatietoken in te voegen waarmee de naam van de afzender wordt ingevuld, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Token invoegen' en selecteer je 'Volledige naam', 'Voornaam' of 'Achternaam'. Als je je hebt aangemeld voor de bèta-versie van 'Meer personalisatieopties voor e-mailhandtekeningen van het team ', kunt u ook het e-mailadres, de functietitel en het telefoonnummer van de afzender opnemen.

9. Bekijk aan de rechterkant hoe de afzendernaam, het e-mailadres van de afzender en de e-mailhandtekening in de inbox van de contactpersoon zullen verschijnen, en klik vervolgens op ‘Opslaan’.
10. Standaard wordt een e-mail, wanneer deze naar de inbox wordt doorgestuurd, geregistreerd in het contactrecord van de oorspronkelijke afzender. Om deze instelling uit te schakelen, zodat e-mails worden geregistreerd bij de afzender die de e-mail heeft doorgestuurd, klik je op de schakelaar ‘Oorspronkelijke afzender van doorgestuurde e-mails kiezen’ om deze uit te schakelen.

Let op: alleen de oorspronkelijke CC-ontvangers worden weergegeven in de conversatie-inbox en de tijdlijn van het contactrecord. Ontvangers die bij het doorsturen van de e-mail aan het CC-veld zijn toegevoegd, worden niet weergegeven.

11. Klik op het tabblad ‘Automatisering’ om uw toewijzingsregels te configureren.
12. Als je bent toegewezen aan een Sales- of Service-seat, kun je doorstuurregels instellen om inkomende e-mails automatisch door te sturen naar specifieke gebruikers en teams in uw account:
    • Klik om de schakelaar ‘Gesprekken automatisch toewijzen’ in te schakelen.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Toewijzen aan’ en selecteer een routeringsoptie:

• • • Klantenservicemedewerker: wijs een door AI aangestuurde klantenservicemedewerker toe om supportvragen te beantwoorden. Als de klantenservicemedewerker het niet kan beantwoorden, wordt het gesprek opnieuw toegewezen op basis van je overdrachtsinstellingen. Ontdek hoe je het doorverwijzingsproces van de klantagent in te stellen en aan te passen.
      
    • Specifieke gebruikers en teams: wijs inkomende e-mailstoe aan de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers of teams in het vervolgkeuzemenu ‘Specifieke gebruikers en teams ’.
    • Contactpersoon-eigenaar: wijs inkomende e-mailstoe aan de eigenaar van een contactpersoon. Aan het record van de contactpersoon moet een eigenaar zijn toegewezen en deze moet via een cookie worden bijgehouden. Als de eigenaar offline is, wordt de aanvraag per e-mail doorgestuurd naar de eigenaar van de bezoeker.
  • Standaard worden inkomende gesprekken alleen toegewezen aan beschikbare medewerkers. Als er geen beschikbare medewerkers zijn, blijft de e-mailconversatie niet toegewezen. U kunt het selectievakje ‘Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers’ uitschakelen om toewijzing op basis van de beschikbaarheid van medewerkers uit te schakelen.

Let op: inkomende berichten kunnen alleen automatisch worden doorgestuurd naar gebruikers met toegewezen Sales-of Service-licenties. Als de gebruiker geen toegang heeft tot een betaalde licentie, kunt u deze niet opnemen in uw regels voor automatische toewijzing.

13. Om de standaardticketkenmerken, waaronder de ticketpijplijn en -fase, te bewerken:
• Klik op 'Ticket bewerken' naast de instelling 'Inkomende gesprekken behandelen als supporttickets '.
• Gebruik in het rechterpaneel de vervolgkeuzemenu’s om de eigenschappen te bewerken.
• Als u automatische toewijzingsregels in de inbox hebt ingesteld, is de ticketeigenaar standaard dezelfde als de eigenaar van het gesprek. Om de ticketeigenaar te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Ticketeigenaar' en selecteert u een andere optie.

• • Klik op 'Opslaan'.

14. Klik op 'Opslaan' om het bewerken van uw reserve-e-mailadres te voltooien.

Als u wijzigingen hebt aangebracht in uw configuratie of routeringsregels, zien uw contactpersonen de bijgewerkte afzendernaam, het afzenderadres en de e-mailhandtekening wanneer ze een e-mail van u ontvangen.

Een nieuwe inbox aanmaken 

Door meerdere inboxen aan te maken, kunt u uw berichten voor verschillende teams ordenen en segmenteren. U kunt bijvoorbeeld een verkoopinbox aanmaken om vragen over prijzen en pakketten te beheren en een klantenservice-inbox voor uw supportteam om inkomende verzoeken te beheren.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox & Helpdesk > Inboxen.
3. Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Nieuwe inbox aanmaken.
4. Voer in het veld ‘Naam team-inbox’ een naam in voor je inbox.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Wie heeft toegang tot de inbox ' om te kiezen wie deze inbox kan zien. Je kunt ook teamleden toevoegen of verwijderen nadat je je inbox hebt aangemaakt.
   • Iedereen: elke HubSpot-gebruiker in het account heeft toegang tot de inbox.
   • Specifieke gebruikers en teams: alleen geselecteerde gebruikers of teams hebben toegang tot de inbox.

Let op: inkomende gesprekken kunnen alleen automatisch worden toegewezen aan gebruikers met een betaald account, maar gratis gebruikers kunnen nog steeds niet-toegewezen gesprekken toewijzen en beantwoorden als ze toegang hebben tot de inbox.

Als u 'Specifieke gebruikers en teams' kiest, kunnen gebruikers met accounttoegang of superbeheerdersrechten alle gespreksinboxen in het portaal bekijken, maar kunnen ze geen acties in de inbox uitvoeren, zoals reageren op een thread, tenzij ze zijn geselecteerd als teamlid in de toegangsinstellingen van de inbox .

6. Klik op ‘Volgende’.
7. Selecteer een kanaal om te koppelen, of klik op 'Een kanaal later koppelen'.

Lees meer over het koppelen van kanalen aan de conversatie-inbox.

Wanneer u naar de instellingen van de inbox navigeert, verschijnt er een lijst met gekoppelde kanalen. U kunt de instellingen van de bestaande kanalen bewerken of extra kanalen koppelen. Ontdek hoe u e-mails kunt opstellen en beantwoorden in de inbox of kunt chatten met uw websitebezoekers.

Kanaalstatus beheren

U kunt een gekoppeld kanaal uitschakelen in de instellingen van uw inbox:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox & Helpdesk > Inboxen.
3. Klik om destatusschakelaarvoor een gekoppeld kanaal in of uit te schakelen.

Als een kanaal is uitgeschakeld, kun je vanuit HubSpot geen

berichten

meer via dat kanaal versturen. Bovendien verschijnen inkomende berichten voor dat kanaal niet meer in de conversatietool en worden ze niet meer geregistreerd in het CRM.

De conversatie-inbox gebruiken

Nadat je de conversatie-inbox hebt ingesteld, kun je leren hoe je berichten opstelt, op conversaties reageert en je inbox beheert.