Seats toewijzen en beheren

In HubSpot bepalen licenties op basis van je abonnement tot welke tools een gebruiker toegang heeft, terwijl machtigingen bepalen welke specifieke acties ze kunnen uitvoeren, zoals het bekijken, bewerken of verwijderen van gegevens. Elke gebruiker met een Starter-, Professionalof Enterprise abonnement wordt een licentietype toegewezen, variërend van ‘Alleen-lezen’ tot gespecialiseerde licenties voor Verkoop, Service of Omzet. Door de juiste licentie te kiezen, zorgt u ervoor dat uw team over de benodigde tools voor hun functie beschikt, terwijl u tegelijkertijd uw abonnementskosten effectief kunt beheren.

TEr zijn verschillende licentietypen beschikbaar, afhankelijk van uw abonnement, die gebruikers specifieke toegangsniveaus bieden tot tools en functies in uw account. Elke gebruiker in een Starter-, Professionalof Enterprise abonnement is een licentie toegewezen, en het type licentie bepaalt wat gebruikers kunnen bekijken, openen en doen binnen uw abonnementsdiensten.

Van ‘View-Only’-licenties, waarmee gebruikers gegevens kunnen bekijken zonder wijzigingen aan te brengen, tot ‘Core’- en ‘Sales’-, ‘Service’- of ‘Revenue’-licenties die toegang bieden tot specifieke functies. Door de juiste licentie toe te wijzen, zorgt u ervoor dat uw teamleden het juiste toegangsniveau hebben voor hun functie. Het toevoegen van licenties aan uw account en het verwijderen van ongebruikte licenties kan van invloed zijn op de facturering van uw abonnement. 

Het op licenties gebaseerde prijsmodel is alleen van toepassing op nieuwe accounts en abonnementen die na 5 maart 2024 zijn aangemaakt. Accounts die vóór 5 maart 2024 zijn aangemaakt en die nog niet zijn gemigreerd naar het nieuwe prijsmodel, hebben alleen toegang tot aangeschafte betaalde Sales-of Service-licenties voor Legacy Sales Hub en Service Hub Starter-, Professional- en Enterprise -accounts. 

Voordat je aan de slag gaat

Lees het volgende door voordat je met deze functie aan de slag gaat:

• Licenties moeten eerst worden vrijgegeven voordat ze kunnen worden verwijderd.
• Het aantal licenties kan niet worden verlaagd tot onder het minimum dat in je abonnement is vastgelegd. Als je abonnement bijvoorbeeld vijf licenties omvat, kun je dit niet terugbrengen tot vier licenties.
• Het verwijderen van licenties heeft geen invloed op uw huidige factuur. Lees meer over hoe wijzigingen in het aantal licenties de facturering beïnvloeden.

Licentietypen

Er zijn verschillende licentietypen beschikbaar, afhankelijk van de abonnementsdiensten die u aanschaft, en elk licentietype biedt gebruikers verschillende toegangsrechten. 

Elke gebruiker in een Starter-, Professional- of Enterprise-abonnement heeft een licentie. Hieronder volgt een beschrijving van elk licentietype:

• Licentie met alleen-lezen-toegang: hiermee kunnengebruikers uw abonnementsdiensten bekijken. Deze licenties zijn gratis en onbeperkt voor Starter-, Professional- en Enterprise-abonnementen. Gebruikers met een licentie met alleen-lezen-toegang kunnen:

• Bekijk records, dashboards, klantgegevens en rapporten, en filter rapporten.
• Krijg factureringsbeheerdersrechten toegewezen door een superbeheerder.

• Basislicentie: biedt toegang tot de belangrijkste functies en tools van de abonnementsdiensten die u hebt aangeschaft.
  • Voor Sales HubStarter en Service HubStarter hebben gebruikers aan wie een Core Seat is toegewezen toegang tot Sales Hub en Service Hub . Sales Hub en Service Hub licenties zijn alleen van toepassing op Professional- of Enterprise-abonnementen.
  • Voor omzet HubProfessional en Enterprise hebben gebruikers met een toegewezen Core-licentie wel toegang tot offertes, maar kunnen deze niet aanmaken of bewerken.
  • Lees meer in de catalogus met producten en diensten van HubSpot.
• Sales Seat (Sales Hub Professional of Enterprise): biedt toegang tot alle functies die zijn inbegrepen bij Sales HubProfessional of Enterprise.
• Service Seat (Service Hub Professional of Enterprise): biedt toegang tot alle functies die zijn inbegrepen bij Service HubProfessional of Enterprise.
• Revenue-licentie (Revenue HubProfessional of Enterprise): biedt toegang tot alle functies van Revenue HubProfessional of Enterprise.
• Partner-licentie: een gratis licentie waarmee in aanmerking komende medewerkers van HubSpot Solutions Partners toegang krijgen tot alle functies in het account van een klant.
• Developer Seat: een gratis licentie die uitsluitend toegang biedt tot het ontwikkelaarsplatform.

Let op: Developer-licenties kunnen niet worden gecombineerd met een andere licentie of met Super Admin-rechten. Als je een gebruiker met een licentie toegang wilt geven tot het ontwikkelaarsplatform, kan een Super Admin de gebruiker de toegangsrechten voor de ontwikkelaarstools toekennen.

Raadpleeg de catalogus met producten en diensten van HubSpot voor meer informatie over wat elke licentie precies omvat.

Facturering van licenties

Je abonnement omvat een vast aantal licenties en je kunt op elk moment extra licenties aanschaffen tegen het huidige tarief van je abonnementsniveau. Zodra licenties zijn aangeschaft, kan het totale aantal niet meer worden verlaagd tot je volgende verlengingsdatum. Het verwijderen van niet-toegewezen licenties wordt de wijziging ingepland voor je volgende factureringsperiode en wordt je huidige factuur niet aangepast.

Als u een upgrade uitvoert van de gratis HubSpot-tools naar een Starter-abonnement abonnement, worden de gratis licenties verwijderd zodra je de upgrade uitvoert. Je moet tijdens het afrekenen het totale aantal licenties selecteren dat je team nodig heeft. Lees hier hoe je je HubSpot-abonnement kunt upgraden.

Om te begrijpen welk type licenties je gebruikers nodig hebben, kun je meer lezen over licentietypen. Als je advies nodig hebt over welke en hoeveel licenties je gebruikers nodig hebben, neem dan contact op met je Customer Success-team of -manager.

Licenties toevoegen

Om extra licenties aan te schaffen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik bovenaan op het tabblad Licenties. Bekijk de licentietoewijzingen, uitnodigingsstatussen en laatste actieve datums voor de gebruikers in je account.
4. Om extra licenties toe te voegen, klikt u in het midden, onder het licentietype waarvoor u licenties wilt toevoegen, op Licenties toevoegen.
   
   
   
5. Klik op de aankooppagina voor licenties op de pijltjes omhoog om het aantal licenties te verhogen en klik vervolgens op 'Doorgaan'.
   
   
   
6. Controleer de toegevoegde licenties bij het afrekenen en klik op 'Opslaan en doorgaan'.
7. Klik op 'Aankoop voltooien' om te bevestigen.

Verwijder niet-toegewezen licenties

Verwijder ongebruikte licenties uit je abonnement nadat ze zijn vrijgegeven. Het verwijderen van licenties wordt ingepland voor je volgende factureringsperiode. Lees meer over hoe wijzigingen in het aantal licenties van invloed zijn op de facturering. Neem voor meer informatie contact op met het verkoopteam of het contractbeheerteam van HubSpot.

Let op: als je gebruikers met een toegewezen licentie verwijdert, moet je eerst eventuele Sales Hub of Service Hub toegang die zij hebben tot verkoop- of servicetools in de gebruikersrechten.

Om niet-toegewezen licenties te verwijderen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik bovenaan op het tabblad 'Seats '. Bekijk de toewijzingen van seats, de uitnodigingsstatussen en de laatste actieve datums voor de gebruikers in uw account.
4. Gebruik de zoekbalk en de filters bovenaan de tabel om specifieke gebruikers te bekijken.
5. Klik in het midden, onder het licentietype waarvoor u licenties wilt verwijderen, op 'Niet-toegewezen licenties verwijderen'.
   
   
   
6. Selecteer in het dialoogvenster het vervolgkeuzemenu 'Niet-toegewezen licenties' en kies het aantal licenties dat u wilt verwijderen.
   • In het vak ‘Huidig abonnement ’ wordt het aantal weergegeven dat u momenteel hebt.
   • Het vakje ‘Automatische verlenging’ geeft de facturatieaanpassing weer die van kracht wordt aan het begin van uw volgende abonnementsperiode.
7. Klik op [#] zitplaatsen verwijderen.
   
   
   
8. Controleer in het dialoogvenster de wijziging in het aantal licenties. Klik op ‘Terug naar account en facturering’ om het dialoogvenster te sluiten.
9. Nadat u het verwijderen van licenties hebt ingepland, wordt de bevestigingsbanner weergegeven. Om het verwijderen van licenties te annuleren, klikt u op ‘Deze verwijdering annuleren’. Klik vervolgens nogmaals op ‘Deze verwijdering annuleren’.

Let op: als u een licentie die gepland staat om te worden verwijderd vóór de ingangsdatum van de downgrade opnieuw toewijst, wordt de downgrade geannuleerd.

Seats toewijzen, ontkoppelen en wijzigen

Het toewijzen van een licentie aan een gebruiker wijzigt het licentietype, maar het wijzigen van de licentie van een gebruiker wijzigt niet automatisch zijn of haar rechten. Het verwijderen van een licentie bij een gebruiker maakt de toewijzing ongedaan, maar je blijft ervoor gefactureerd worden. Verwijder de niet-toegewezen licentie om de facturering aan te passen.

Om Core-, Sales-, Service- of Revenue-licenties toe te wijzen, moet u een betaald HubSpot-abonnement hebben en gebruikmaken van het op licenties gebaseerde prijsmodel.

Let op: alsje de licentie van een gebruiker wijzigt van een Core-, Sales-, Service- of Revenue-licentie naar een View-Only-licentie, moet zijn of haar account actief zijn. Als het account van de gebruiker is gedeactiveerd, kun je de gebruiker opnieuw activeren om de betaalde licentie te ontkoppelen en de gebruiker vervolgens weer deactiveren.

Om een licentie toe te wijzen, de toewijzing ongedaan te maken of te wijzigen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Beweeg in de tabel 'Gebruikers' de muisaanwijzer over de gebruiker, klik op 'Acties' en selecteer vervolgens 'Licentie wijzigen'.
4. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Licenties en selecteer het licentietype. De beschikbare licentietypen zijn afhankelijk van uw abonnement (bijvoorbeeld Core en Alleen-lezen voor Starter-abonnementen, Verkoop of Service voor Professional- en Enterprise-abonnementen ).
5. Om een licentie voor een gebruiker te verwijderen, klikt u op de 'x' naast de licentie.
6. Klik onderaan op ‘Opslaan’. 

Je kunt licenties ook toewijzen door naar de instellingen voor ‘Gebruikers en teams’ te gaan, op het tabblad ‘Licenties’ te klikken, de muisaanwijzer op een gebruiker te plaatsen en op ‘Licentie wijzigen’ te klikken.

Een Core-licentie overdragen

Om een Core-licentie over te dragen aan een andere gebruiker, als je er slechts één in je account hebt:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik bovenaan op het tabblad 'Seats '.
4. Beweeg in de gebruikerstabel de muisaanwijzer over de gebruiker en klik op 'Licentie overdragen'.
5. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu 'Kies een gebruiker ' en selecteer de gebruiker naar wie u de licentie wilt overdragen. Klik op 'Licentie overdragen'. Klik vervolgens nogmaals op 'Licentie overdragen'.