Konfigurera inkorgen för konversationer

Konversationsinkorgen är en central plats i ditt HubSpot-konto där meddelanden från alla dina anslutna kanaler visas. Du kan se pågående konversationer och svara på meddelanden.

Beroende på vilket HubSpot-abonnemang du har kan du antingen redigera standardinkorgen för konversationer eller skapa nya inkorgar.

Observera: alla konton som skapats efter den 1 april 2024 kan inte skapa ärenden från kanaler som är anslutna till inkorgen. Läs istället om hur du hanterar ärenden i helpdesken. Annars kan du använda inkorgen som en delad inkorg.

Konfigurera standardinkorgen

När du skapar ett HubSpot-konto för första gången skapar HubSpot automatiskt en konversationsinkorg och tilldelar en reserv-e-postadress. Du kan redigera reserv-e-postadressen eller ansluta ytterligare kanaler för att börja ta emot meddelanden i inkorgen. Du kan också redigera vilka användare och team som har åtkomst till konversationsinkorgen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Inkorgen & Helpdesk > Inkorgar.
3. Så här byter du namn på inkorg:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj Byt namn på inkorg.
   • Ange ett namn för inkorgen i dialogrutan och klicka på Byt namn.
4. För att ansluta en kanal så att du börjar ta emot meddelanden i inkorgen klickar du på Anslut en kanal och väljer sedan en kanal. Läs mer om hur du ansluter kanaler till inkorgen.
5. Så här ansluter du ett Slack-konto till inkorgen: Iavsnittet Slack-integration klickar du på Anslut Slack. Läs mer om hur du konfigurerar Slack-integrationen.
6. Om du vill hantera vilka användare och team som har åtkomst till inkorgen klickar du på fliken Åtkomst och väljer ett alternativ:
   
   • Tillgänglig för alla: alla HubSpot-användare i kontot har åtkomst till inkorgen.
   • Välj användare och team som kan redigera: endast utvalda användare eller team har åtkomst till den här inkorgen.
7. Klicka på Spara.

Redigera

reserv

-e-postadressen

En reserv-e-postadress är en e-postadress som HubSpot tillhandahåller och som gör att du kan använda vissa HubSpot-verktyg, till exempel automatisering av ärenden, om du ännu inte har kopplat en team-e-postadress. Reserv-e-postadressen används också om din team-e-postadress plötsligt kopplas bort från konversationsinkorgen.

När du konfigurerar inkorgen har du möjlighet att anpassa reserv-e-postadressen för att omedelbart börja skicka e-postmeddelanden. Om du inte vill använda reserv-e-postadressen kan du läsa om hur du kopplar en team-e-postadress för att börja ta emot e-postmeddelanden i inkorgen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Inkorgen & Helpdesk > Inkorgar.
3. Klicka på Redigera bredvid reserv-e-postadressen.

4. För att aktivera reserv-e-postadressen för utgående meddelanden markerar du kryssrutan Använd HubSpot-e-postadressen för att skicka meddelanden på fliken Konfiguration .
5. För att anpassa det avsändarnamn som visas klickar du på rullgardinsmenyn Avsändarnamn och väljer ett alternativ.

Observera: du kan inte använda samma avsändarnamn för flera reserv-e-postadresser. Värdet för avsändarnamnet måste vara unikt för reserv-e-postadressen.

• • Agent- och företagsnamn: användarensnamn och företagsnamnet visas när kontakten tar emot ett e-postmeddelande. Ange företagsnamnet i textfältet.
  • Företagsnamn: välj detta alternativ för att endast visa företagsnamnet. Ange företagsnamnet i textfältet.

6. För att anpassa avsändaradressen väljer du ett av följande alternativ: 
   • Använd standard: standardavsändaradressen för användare med ett betalkonto visas som [användarnamn]@[underdomän].hs-inbox.com. Standardalternativet för gratisanvändare visas som [användarnamn]@[underdomän].hubspot-inbox.com.

6. • Anpassa avsändaradress: omdu anger en e-postadress som inte känns igen måste du verifiera att du har åtkomst till den domänen. Klicka påAnslut din domänför attansluta ochautentisera din e-postavsändningsdomän.
7. Du kan konfigurera reserv-e-postadressen som en vidarebefordringsadress i inställningarna för din e-postklient så att e-postmeddelanden som skickas till den e-postadressen vidarebefordras till konversationsinkorgen. Klickapå Kopiera bredvid fältet Vidarebefordringsadress och lägg sedan till den som en vidarebefordringsadress i inställningarna fördin e-postklient.
8. Så här lägger du till en e-postsignatur för teamet:

1. • Klicka på Lägg till teamsignatur. Denna signatur gäller endast e-postmeddelanden som skickas direkt från konversationsinkorgen. Läs om hur du ställer in din e-postsignatur för e-postmeddelanden som skickas från CRM-poster.
   • I textrutan kan du anpassa ditt teams e-postsignatur i den enkla redigeraren eller klicka på HTML och redigera signaturen i HTML.
   • Använd verktygsfältet för rik text längst ned för att formatera texten, infoga en länk eller infoga en bild.
   • Om du vill infoga en personaliseringstoken som fyller i avsändarens namn klickar du på rullgardinsmenyn Infoga token och väljer Fullständigt namn, Förnamn eller Efternamn. Om du har valt att delta i Fler anpassningsalternativ för teamets e-postsignaturer (beta )kan du även ange avsändarens e-postadress, befattning och telefonnummer.

9. Till höger kan du förhandsgranska hur avsändarnamn, avsändar-e-postadress och e-postsignatur kommer att visas i kontaktens inkorg. Klicka sedan på Spara.
10. Som standard registreras ett e-postmeddelande i den ursprungliga avsändarens kontaktpost när det vidarebefordras till inkorgen. För att inaktivera den här inställningen så att e-postmeddelanden registreras hos den avsändare som vidarebefordrade e-postmeddelandet, klickar du för att stänga av växeln Välj ursprunglig avsändare för vidarebefordrade e-postmeddelanden.

Observera: endast de ursprungliga CC-mottagarna visas i konversationsinkorgen och i tidslinjen för kontaktposten. Eventuella mottagare som läggs till i CC-fältet vid vidarebefordran av e-postmeddelandet visas inte.

11. För att konfigurera dina tilldelningsregler klickar du på fliken ”Automatisering ”.
12. Om du är tilldelad en sälj- eller servicestol kan du ställa in vidarebefordringsregler för att automatiskt vidarebefordra inkommande e-postmeddelanden till specifika användare och team i ditt konto:
    • Klicka för att aktivera alternativet Tilldela konversationer automatiskt .
    • Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj ett vidarebefordringsalternativ:

• • • Kundagent: tilldela en AI-driven kundagent för att svara på supportfrågor. Om kundagenten inte kan svara kommer konversationen att omfördelas enligt dina inställningar för överlämning. Läs mer om hur du konfigurera och anpassa kundtjänstagentens överlämningsprocess.
      
    • Specifika användare och team: tilldela inkommande e-postmeddelanden till de valda användarna eller teamen. Välj användare eller team från rullgardinsmenyn Specifika användare och team.
    • Kontaktägare: tilldela inkommande e-postmeddelanden till en kontakts ägare. Kontakten måste ha en ägare tilldelad till sin post och spåras med en cookie. Om ägaren är offline skickas inlägget via e-post till besökarens ägare.
  • Som standard tilldelas inkommande konversationer endast till agenter som är tillgängliga. Om inga agenter är tillgängliga kommer e-postkonversationen att vara otilldelad. Du kan avmarkera kryssrutan Tilldela endast tillgängliga användare för att inaktivera tilldelning baserad på agenternas tillgänglighet.

Observera: inkommande meddelanden kan endast vidarebefordras automatiskt till användare med tilldelade sälj-eller servicelicenser. Om användaren inte har tillgång till en betald licens kan du inte inkludera denne i dina regler för automatisk tilldelning.

13. Så här redigerar du standardegenskaperna för ärenden, inklusive ärendepipeline och ärendestadium:
• Klicka på Redigera ärende bredvid inställningen Behandla inkommande konversationer som supportärenden .
• Använd rullgardinsmenyerna i den högra panelen för att redigera egenskaperna.
• Som standard, om du har ställt in regler för automatisk tilldelning i inkorgen, kommer ärendeägaren att vara samma person som konversationsägaren. För att ändra ärendeägaren klickar du på rullgardinsmenyn ”Ärendeägare” och väljer ett annat alternativ.

• • Klicka på Spara.

14. Klicka på Spara för att avsluta redigeringen av din reserv-e-postadress.

Om du har gjort några ändringar i din konfiguration eller dina vidarebefordringsregler kommer dina kontakter att se det uppdaterade avsändarnamnet, avsändaradressen och e-postsignaturen när de får ett e-postmeddelande från dig.

Skapa en ny inkorg 

Genom att skapa flera inkorgar kan du organisera och segmentera dina meddelanden för olika team. Du kan till exempel skapa en inkorg för försäljning för att hantera förfrågningar om priser och paket samt en inkorg för kundsupport där ditt supportteam kan hantera inkommande förfrågningar.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inkorgen & Helpdesk > Inkorgar.
3. Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj Skapa ny inkorg.
4. I fältet Namn på teaminkorg anger du ett namn på din inkorg.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Vem har åtkomst till inkorg för att välja vem som kan se den här inkorg. Du kan också lägga till eller ta bort teammedlemmar efter att du har skapat din inkorg.
   • Alla: alla HubSpot-användare i kontot har åtkomst till inkorgen.
   • Specifika användare och team: endast utvalda användare eller team har åtkomst till inkorgen.

Observera: inkommande konversationer kan endast tilldelas automatiskt till användare med en betald licens, men gratisanvändare kan fortfarande tilldela och svara på icke-tilldelade konversationer om de har åtkomst till inkorgarna.

Om du väljer ”Specifika användare och team” kan användare med kontoåtkomst eller superadministratörsbehörighet se alla konversationer i inkorgarna i portalen, men de kan inte utföra åtgärder i inkorgarna, till exempel svara på en tråd, såvida de inte har valts ut som teammedlemmar i inkorgensåtkomstinställningar.

6. Klicka på Nästa.
7. Välj en kanal som du vill ansluta, eller klicka på Anslut en kanal senare.

Läs mer om hur du ansluter kanaler till konversationsinkorgen.

När du navigerar till inställningarna för inkorgen visas en lista över anslutna kanaler. Du kan redigera inställningarna för befintliga kanaler eller ansluta ytterligare kanaler. Lär dig hur du skriver och svarar på e-postmeddelanden i inkorgen eller chattar med besökarna på din webbplats.

Hantera kanalstatus

Du kan inaktivera en ansluten kanal i inställningarna för inkorgen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Inkorgen & Helpdesk > Inkorgar.
3. Klicka för att slå på eller stänga avstatusknappenför en ansluten kanal.

Om en kanal är inaktiverad kan du inte längre skicka meddelanden från kanalen i HubSpot. Dessutom kommer inga inkommande meddelanden till kanalen att visas i konversationsverktyget och de kommer inte att loggas i CRM-systemet.

Använd konversationsinkorgen

När du har konfigurerat konversationsinkorgen kan du lära dig hur du skriver meddelanden, svarar på konversationer och hanterar din inkorg.