设置“对话”收件箱

“对话收件箱”是您 HubSpot 账户中的一个中央位置，所有已连接渠道的消息都会显示在此处。您可以在此查看正在进行的对话并回复消息。

根据您的HubSpot 订阅类型，您可以编辑默认的 对话收件箱 ，或创建 新的收件箱

。 请注意： 2024 年 4 月 1 日之后创建的所有 账户均无法 从连接到该收件箱的渠道创建工单。 请了解如何在服务台中管理工单。此外

，您

还可以将收件箱用作共享收件箱。

设置默认收件箱

首次创建 HubSpot 账户时，HubSpot 会自动创建一个对话收件箱并配置一个备用电子邮件地址。您可以编辑该备用电子邮件地址，或连接其他渠道以开始在收件箱中接收消息。您还可以设置哪些用户和团队有权访问该对话收件箱。

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“收件箱与服务台” > “收件箱”。
3. 要重命名收件箱：
   • 在“当前视图”下拉 菜单旁边，点击“操作”下拉 菜单，然后选择“重命名收件箱”。
   • 在对话框中，输入收件箱的名称，然后点击“重命名”。
4. 若要连接频道以便在收件箱中接收消息，请点击“连接频道”，然后选择一个频道。了解有关将频道连接到收件箱的更多信息。
5. 若要将 Slack 账户连接到收件箱，请 在“Slack 集成”部分中 点击“连接 Slack”。了解有关 设置 Slack 集成的更多信息 。
6. 若要管理哪些用户和团队可以访问收件箱，请点击“访问”选项卡 并选择一个选项：
   
   • 对所有人开放： 该账户中的每位 HubSpot 用户均可访问收件箱。
   • “仅限选定用户和团队编辑”：只有 选定的用户或团队才能访问此收件箱。
7. 点击“保存”。

编辑

备用

电子邮件地址

备用电子邮件地址是由 HubSpot 提供的电子邮件地址，如果您尚未连接团队电子邮件地址，它可让您使用某些 HubSpot 工具（例如工单自动化）。当您的团队电子邮件地址突然与对话收件箱断开连接时，系统也会使用该备用电子邮件地址。

在设置收件箱时，您可以自定义备用电子邮件地址，以便立即开始发送电子邮件。如果您不想使用备用电子邮件地址，请了解如何连接团队电子邮件地址，以便开始在收件箱中接收电子邮件。

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“收件箱与服务台” > “收件箱”。
3. 在备用邮箱旁边，点击“编辑”。

4. 若要启用备用电子邮件地址用于发送邮件，请在“配置”选项卡中 勾选“使用 HubSpot 电子邮件发送消息”复选框 。
5. 若要自定义显示的“发件人名称”，请点击“发件人名称”下拉 菜单并选择一个选项。

请注意：您不能为多个备用电子邮件地址使用相同的发件人名称。发件人名称必须是该备用电子邮件地址专有的。

• • 客服代表和公司名称： 当联系人收到电子邮件时，将显示用户的姓名 和公司名称。请在文本框中输入公司名称。
  • 公司名称：选择 此选项仅显示公司名称。请在 文本框中 输入公司名称 。

6. 要自定义发件人地址，请选择以下选项之一： 
   • 使用默认值： 付费账户用户的默认发件人地址将 显示为[用户名]@[子域名].hs-inbox.com。 免费用户的默认选项 将显示为[用户名]@[子域名].hubspot-inbox.com。

6. • 自定义发件人地址：如果您输入的电子邮件地址未被识别，则需要验证您对该域名的访问权限。点击“连接您的域名”以连接并验证您的邮件发送域名。
7. 您可以在邮件客户端设置中将备用邮箱配置为转发地址，这样发送到该邮箱的邮件就会被转发到“对话”收件箱。点击“转发地址 ”字段 旁边的 “复制 ”，然后在 邮件客户端设置中将其添加为转发地址 。
8. 要添加团队邮件签名：

1. • 点击“添加团队签名”。此签名仅适用于直接从“对话”收件箱发送的邮件。了解如何为从 CRM 记录发送的邮件设置邮件签名。
   • 在文本框中，您可以在“简易编辑器 ”中自定义团队电子邮件签名，或点击“HTML”并以 HTML 格式编辑签名。
   • 使用底部的富文本工具栏来设置文本格式、插入链接或插入图片。
   • 若要插入可自动填充发件人姓名的个性化令牌，请点击“插入令牌”下拉 菜单，然后选择“全名”、“名字”或“姓氏”。如果您已选择加入 团队邮件签名更多个性化选项（测试版 ），您还可以显示发件人的电子邮件地址、职位和电话号码。

9. 在右侧预览“发件人姓名”、“发件人邮箱”和“邮件签名”在联系人收件箱中的显示效果，然后点击“保存”。
10. 默认情况下，当电子邮件被转发至收件箱时，该邮件将记录在原始发件人的联系人记录中。若要关闭此设置，使邮件记录在转发该邮件的发件人名下，请点击切换“选择邮件转发的原始发件人”开关，将其关闭。

请注意：只有原始抄送（CC）收件人会显示在对话收件箱和记录时间轴中。转发邮件时添加到抄送（CC）字段的任何收件人均不会显示。

11. 要配置分配规则，请点击“自动化”选项卡 。
12. 如果您已被分配到销售或 服务席位，您可以 设置路由规则 ，将收到的电子邮件自动路由至您账户中的特定用户和团队：
    • 点击以开启“自动分配对话”开关 。
    • 点击“分配给”下拉 菜单，并选择一个路由选项：

• • • 客户服务专员： 指派由 AI 驱动的客户服务专员来回复支持问题。如果客户服务专员无法回答，对话将根据您的交接设置进行重新分配。了解如何 设置和自定义客户服务机器人的交接流程。
      
    • 特定用户和团队：将 收到的电子邮件分配 给选定的用户或团队。请从“特定用户和团队”下拉菜单中选择用户或团队。
    • 联系人所有者：将 收到的邮件分配给 联系人的所有者。该联系人的记录中必须已分配所有者，且通过 Cookie 进行追踪。如果所有者处于离线状态，提交内容将通过电子邮件发送给访客的所有者。
  • 默认情况下，收到的对话只会分配给可用的客服代表。如果没有可用的客服代表，该邮件对话将保持未分配状态。您可以取消勾选“仅分配给可用用户”复选框，以关闭基于客服代表可用性的分配功能。

请注意：收到的消息只能自动路由给已分配销售或服务席位的用户。如果用户没有付费席位的访问权限，则无法将其纳入自动分配规则。

13. 要编辑默认工单属性（包括工单流程和阶段）：
• 点击“将传入对话视为支持工单 ”设置 旁边的“编辑工单 ”。
• 在右侧面板中，使用下拉菜单编辑相关属性。
• 默认情况下，如果您已在收件箱中设置了自动分配规则，工单所有者将与对话所有者相同。若要更改工单所有者，请点击“工单所有者”下拉菜单并选择其他选项。

• • 点击“保存”。

14. 要完成备用电子邮件地址的编辑，请点击“保存”。

如果您对配置或路由规则进行了任何更改，当您的联系人收到您的电子邮件时，将看到更新的发件人姓名、发件人地址和电子邮件签名。

创建新的收件箱 

通过创建多个收件箱，您可以针对不同团队对消息进行整理和分类。例如，您可以创建一个销售收件箱来管理有关定价和包装的咨询，并为支持团队创建一个客户支持收件箱来处理收到的请求。

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“收件箱与服务台” > “收件箱”。
3. 在“当前视图”下拉 菜单旁边，点击“操作”下拉 菜单，然后选择“创建新收件箱”。
4. 在“团队收件箱名称”字段中 ，输入收件箱的名称。
5. 点击“谁有权访问收件箱”下拉菜单，选择可以查看此收件箱的人员。创建收件箱后，您还可以添加或移除团队成员。
   • 所有人： 该账户中的每位 HubSpot 用户均可访问该收件箱。
   • 特定用户和团队：仅 选定的用户或团队可以访问该收件箱。

请注意：收到的 对话只能自动分配给 拥有付费席位的用户，但免费用户如果拥有收件箱访问权限，仍可分配和回复未分配的对话。

如果您选择“特定用户和团队”，拥有“账户访问”或“超级管理员”权限的用户可以在门户中查看任何对话收件箱，但无法在收件箱中执行操作（例如回复对话），除非他们在收件箱的“访问 设置”中被选为团队成员。

6. 点击“下一步”。
7. 选择一个 频道 进行连接，或点击“稍后连接频道”。

了解有关将频道连接到对话收件箱的更多信息。

当您导航至收件箱设置时，将显示已连接频道的列表。您可以编辑现有频道的设置或连接其他频道。了解如何在收件箱中撰写和回复电子邮件，或与网站访客聊天。

管理频道状态

您可以在收件箱设置中关闭已连接的频道：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“收件箱与客服中心” > “收件箱”。
3. 点击已连接频道的“状态”开关，即可将其开启或关闭。

如果某个渠道被关闭，您将无法再通过 HubSpot 从该渠道发送消息。此外，发送到该渠道的任何消息都不会显示在对话工具中，也不会记录到 CRM 中。

使用对话收件箱

设置好对话收件箱后，了解如何撰写消息、回复对话以及管理收件箱。