Overzicht van e-mailverificatie

Om ervoor te zorgen dat uw marketing-e-mails die via HubSpot worden verzonden, voldoen aan de authenticatienormen en verzendbeleidsregels van de belangrijkste e-mailproviders (zoals Gmail en Yahoo Mail), wordt aanbevolen om uw e-mailverzenddomein aan HubSpot te koppelen. Het koppelen van het domein omvat het instellen van vier afzonderlijke soorten DNS-records in de instellingen van je DNS-provider: MX, DKIM, SPF en DMARC.

Dit artikel biedt een overzicht van wat deze records zijn en hoe de bijbehorende authenticatieprotocollen werken. Lees meer over het koppelen van een e-mailverzendingsdomein.

Let op: je HubSpot-accountmanager of medewerkers van HubSpot Support kunnen je helpen inzicht te krijgen in de best practices en het gebruik van HubSpot-tools om authenticatie in te stellen, maar zij kunnen deze beslissingen niet voor je nemen en evenmin je DNS-instellingen beheren. Je zult met je IT-team of je e-mailbeheerder moeten samenwerken om de e-mailauthenticatie volledig in te stellen. Je kunt ook contact opnemen met een externe DMARC-advies- of rapportageservice voor extra hulp.

Begrijp de impact van geauthenticeerde e-mails

Niet-geauthenticeerde e-mails en variabele e-maildomeinen

Alle marketing- en transactionele e-mails die via HubSpot worden verzonden en geen gebruikmaken van een gekoppeld e-mailverzenddomein, vallen onder een variabel domein dat door HubSpot wordt beheerd. Dit maakt het mogelijk om uw niet-geauthenticeerde domein automatisch te detecteren en te verwijderen zonder de verzending te annuleren. Dit proces kan een negatieve invloed hebben op de manier waarop uw ontvangers op uw e-mails reageren.

Als je bijvoorbeeld een e-mail probeert te verzenden vanaf een niet-geauthenticeerd domein, zoals user@yourcompany.com, dan past HubSpot het e-mailadres aan zodat er een door HubSpot beheerd domein wordt gebruikt (bijv. hs-domain.com), waardoor het uiteindelijke afzenderadres er als volgt uitziet: user=yourcompany.com@hs-domain.com.

Lees meer over het controleren van je geautomatiseerde e-mails om te zien of ze een geauthenticeerd ‘Van’-adres vereisen.

Gevolgen voor je HubSpot-account

Hoewel DKIM, SPF en DMARC niet strikt vereist zijn om e-mails via HubSpot te versturen, kun je geen e-mails versturen met je domein in het ‘Van’-adres (bijv. user@company.com) totdat je dat domein aan HubSpot koppelt door DKIM in te stellen. Dit verbetert ook de afleverbaarheid van e-mails voor dat domein.

Domeinen die niet als e-mailverzenddomein aan je account zijn gekoppeld, worden gewijzigd in een door HubSpot gehost systeemdomein.

Gevolgen voor de e-mailprestaties

De meeste e-mailproviders geven de voorkeur aan e-mails die via DKIM zijn geauthenticeerd. E-mails die zonder DKIM-authenticatie worden verzonden, hebben een grotere kans om te worden teruggestuurd, in quarantaine te worden geplaatst of als spam te worden gecategoriseerd. E-mails in quarantaine worden in HubSpot weergegeven als 'bezorgd', maar zijn voor de meeste ontvangers niet zichtbaar. Het wordt daarom ten zeerste aanbevolen om DKIM in te stellen om de bezorgbaarheid te verbeteren.

Let op: sommige e-mailproviders, zoals Google en Yahoo, eisen dat DMARC, DKIM en SPF volledig zijn ingesteld op elk domein dat bulk-e-mails naar hun gebruikers verstuurt. Als je niet aan deze vereisten voldoet, worden e-mails van je domein teruggestuurd. Deze teruggestuurde e-mails worden gecategoriseerd als een DMARC- of beleidsgerelateerde bounce .

Handleiding voor DKIM

DKIM (DomainKeys Identified Mail) is een methode voor e-mailverificatie die tot doel heeft e-mailspoofing te voorkomen. Dit is een techniek die door kwaadwillende actoren wordt gebruikt om e-mails te versturen met vervalste afzenderadressen.

Om DKIM in HubSpot in te stellen, word je begeleid bij het instellen van DKIM met behulp van twee CNAME-records bij je DNS-provider. Zodra je je DKIM-records bij je DNS-provider hebt geconfigureerd met behulp van een openbare sleutel die HubSpot je verstrekt, kan een ontvangende e-mailserver (bijvoorbeeld Gmail) de handtekening van je verzonden e-mail verifiëren die aan je domein is gekoppeld.

Lees hoe je deze records toevoegt door de instructies in dit artikel te volgen.

Zodra je deze DNS-records hebt toegevoegd en ze zijn geverifieerd door HubSpot en je DNS-provider, wordt de DKIM-handtekening opgenomen in de headers van je verzonden e-mails, wat overeenkomt met de bijbehorende CNAME-vermeldingen die je hebt geconfigureerd.

Handleiding voor SPF

SPF (Sender Policy Framework) is een standaard voor e-mailverificatie die wordt gebruikt om te controleren of de verzendende e-mailserver bevoegd is om e-mail namens een specifiek domein te verzenden.

SPF is traditioneel vereist voor het ‘envelope return path’-domein, het adres waarnaar terugstuurberichten worden verzonden. HubSpot heeft dit al geconfigureerd voor marketing-e-mails die via de gedeelde servers worden verzonden. Alle klanten met een dedicated IP-adres moeten SPF configureren op hun ‘envelope return path’-domein als onderdeel van hun initiële IP-configuratie.

Het wordt ook ten zeerste aanbevolen om het SPF-record van HubSpot toe te voegen aan het domein van je ‘Van’-adres. Dit wordt ingesteld als een TXT-record bij je DNS-provider, met behulp van de waarde die wordt vermeld in je HubSpot-domeininstellingen. Dit record bevat een regelmatig bijgewerkte lijst met IP-adressen die HubSpot gebruikt om marketing-e-mails te versturen vanuit het domein van je ‘Van’-adres.

Je kunt deze handleiding volgen om HubSpot aan je SPF-record toe te voegen.

Zodra je het SPF-record hebt toegevoegd en het verificatieproces is voltooid, kan een e-mailserver bij het verwerken van een door jou verzonden e-mail controleren of HubSpot op de lijst met toegestane afzenders van je domein staat.

Handleiding voor DMARC

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) is een e-mailverificatieprotocol dat eigenaren van e-maildomeinen extra beschermt tegen e-mailspoofing en ander ongeoorloofd gebruik van hun domein.

Door een DMARC-record te configureren, kunnen e-mailproviders bepalen hoe e-mails die vanaf uw domein worden verzonden en die de SPF- en DKIM-controles niet doorstaan, moeten worden verwerkt. Een DMARC biedt domeineigenaren ook een rapportagemechanisme waarmee ze kunnen zien hoe vaak servers van ontvangers wereldwijd e-mails ontvangen die vanaf hun domein zijn verzonden, en welk percentage correct is geauthenticeerd.

Lees in de onderstaande paragrafen meer over de beschikbare beleidswaarden en enkele voorbeeldbeleidsregels. Als u klaar bent om uw DMARC-record in te stellen, raadpleeg dan de instructies in dit artikel.

Beleidswaarden

Een DMARC-beleid kan worden gedefinieerd door een TXT-record toe te voegen in de instellingen van je DNS-provider, met een waarde die de volgende, door puntkomma's gescheiden eigenschappen kan bevatten:

• v: de DMARC-versie.
• p: het beleidstype dat bepaalt hoe e-mails die niet voldoen, moeten worden verwerkt. Het beleid kan worden ingesteld op een van de volgende typen:
  
  • none: wordt gebruikt om feedback te verzamelen en inzicht te krijgen in e-mailstromen zonder bestaande stromen te beïnvloeden.
  • quarantine: e-mails die de authenticatie niet doorstaan,worden naar de quarantaine van de ontvangergefilterd .
  • reject: e-mails die de authenticatie niet doorstaan, worden teruggestuurd.
• sp: wordt gebruikt om een beleid toe te passen op een subdomein van het DMARC-record.
• pct: het percentage van het totale aantal unieke verzendingen dat de authenticatie niet heeft doorstaan en waarop dit beleid wordt toegepast. Als uw DMARC-record bijvoorbeeld p=reject; pct=25 bevat en 100 e-mails de authenticatie niet hebben doorstaan, worden er slechts 25 teruggestuurd, terwijl de overige 75 bij de ontvangers worden afgeleverd.
  
  • Door deze eigenschap in te stellen, kunt u uw authenticatiebeleid geleidelijk opschalen om er zeker van te zijn dat het naar behoren werkt.
  • Houd er rekening mee dat deze parameter soms door bepaalde aanbieders van e-maildiensten wordt genegeerd.
• ruf & rua: twee optionele parameters waarmee een e-mailadres wordt opgegeven waarnaar DMARC-rapportagegegevens moeten worden verzonden. Deze moeten worden opgegeven in de URI-mailto-indeling (bijv. mailto:reporting@example.com). De verzonden rapportagegegevens verschillen afhankelijk van de parameter:
  • rua: een geaggregeerd rapport van al het verkeer van uw domein.
  • ruf: rapportagegegevens over mislukkingen, inclusief bewerkte kopieën van individuele berichten waarbij de authenticatie is mislukt.
• adkim & aspf: hiermee wordt de afstemmingsmodus voor DKIM en SPF gespecificeerd. Deze moeten beide worden ingesteld op r (d.w.z. een soepele afstemming). Een soepele afstemming moet de standaardinstelling zijn voor DMARC bij DNS-diensten.

Zodra u het DMARC-record bij uw DNS-provider hebt toegevoegd en geverifieerd, kunnen alle ontvangende e-mailservers inkomende e-mails van uw domein authenticeren en eventuele fouten afhandelen volgens het door u opgegeven beleid.

Voorbeeldbeleidsregels

U kunt uw DMARC-beleid aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. Hier volgen enkele voorbeelden:

Neutraal beleid

v=DMARC1; p=none;

Dit is een voorbeeld van een neutraal DMARC-beleid zonder aanvullende parameters. Een neutraal beleid is handig voor afzenders die net beginnen met DMARC. Dit is het absolute minimum om DMARC te laten functioneren.

Streng beleid met geaggregeerde rapportage

v=DMARC1; p=reject; rua=mailto:reporting@example.com;

Het bovenstaande voorbeeld definieert een strikt DMARC-beleid waarbij e-mails die de authenticatie niet doorstaan, worden teruggestuurd, en geeft een e-mailadres op waarnaar geaggregeerde rapportagegegevens moeten worden verzonden.

Quarantainebeleid met rapportage bij mislukking

v=DMARC1; p=quarantine; pct=25; ruf=mailto:reporting@example.com;

Dit voorbeeld definieert een beleid waarbij 25% van de e-mails die de authenticatie niet doorstaan in quarantaine wordt geplaatst, terwijl de overige 75% van de e-mails die de authenticatie niet doorstaan, wel mag worden afgeleverd. Het beleid voorziet ook in een rapportageadres waarvoor een individuele melding kan worden verzonden voor elke e-mail die de authenticatie niet doorstaat.

Door een waarde in te stellen voor de eigenschap ` pct ` kun je een willekeurige steekproef van berichten testen die de DMARC-controle niet hebben doorstaan, zodat je kunt controleren of legitieme e-mails nog steeds correct worden afgeleverd.

Let op: HubSpot Support kan je niet helpen bij het instellen van DMARC-records. Het DMARC-beleid dat je instelt, is afgestemd op de specifieke behoeften van je bedrijf en je DNS-provider. Neem contact op met je IT-beheerder of degene die je DNS-instellingen beheert voor hulp bij het instellen van DMARC. Je kunt ook een beroep doen op externe DMARC-advies- of rapportagediensten voor aanvullende ondersteuning.

Handleiding voor MX

MX-records (Mail Exchanger) zijn DNS-vermeldingen die aangeven welke mailservers bevoegd zijn om e-mail voor een domein te ontvangen. Hoewel MX-records voornamelijk verband houden met inkomende e-mail, kunnen ze ook van invloed zijn op het verzenden van e-mail.

Een null-MX-record, geconfigureerd als MX 0 ., geeft aan ontvangende mailservers door dat je domein geen inkomende e-mail accepteert. Sommige e-mailproviders weigeren e-mails die worden verzonden vanaf domeinen met een null-MX-record. Wanneer dit gebeurt, kunnen e-mails worden teruggestuurd met een permanente foutmelding, wat je verzendreputatie kan schaden.

Als u een aangepast verzenddomein of subdomein gebruikt om marketing-e-mails via HubSpot te versturen, controleer dan het MX-record van uw domein met behulp van een DNS-opzoektool, zoals MXToolbox.

• Het wordt aanbevolen om een null MX-record (MX 0 .) uit je domein te verwijderen.
• Als het domein uitsluitend wordt gebruikt voor verzending en je geen inkomende e-mail wilt ontvangen, laat het MX-record dan oningevuld in plaats van een null MX-record te publiceren. Het ontbreken van een MX-record brengt niet hetzelfde risico op afwijzing van e-mail met zich mee als een null MX-record.