Pagina's met roosters delen

Nadat je een afsprakenpagina hebt aangemaakt, kun je deze via een vergaderlink delen met je contactpersonen. Via deze vergaderlink krijgt de contactpersoon toegang tot je afsprakenpagina, zodat hij of zij een afspraak met je kan boeken. Als je je agenda hebt gekoppeld, worden geboekte afspraken gesynchroniseerd met je gekoppelde Gmail- of Office 365-agenda, zodat je afspraken altijd up-to-date zijn.

Als er geen agenda is gekoppeld, staat de afspraakpagina in de offline-modus. Er kunnen dan wel afspraken worden aangevraagd, maar deze worden niet automatisch aan de agenda toegevoegd. Je afspraakpagina kan verouderde beschikbaarheid weergeven totdat je je agenda opnieuw koppelt.

Nadat je je agenda opnieuw hebt gekoppeld, is het mogelijk dat HubSpot mislukte boekingen niet automatisch herstelt of opnieuw verstuurt. De bezoeker moet mogelijk opnieuw boeken, of je moet mogelijk handmatig een agenda-uitnodiging versturen voor het aangevraagde tijdstip.

Als je voorgestelde tijden rechtstreeks in een e-mail wilt invoegen in plaats van een link te delen, lees dan meer over het versturen van voorgestelde vergadertijden in een één-op-één-e-mail.

Let op: als je een sandbox-account gebruikt, kun je alleen afspraken boeken met andere gebruikers in dat sandbox-account.

Deel een planningspagina op je desktop

Je kunt een planningspagina voor jezelf of een andere gebruiker delen via een vergaderlink. Je kunt de vergaderlink rechtstreeks met de contactpersoon delen via een e-mail of een live chatbericht, of deze toevoegen aan een CTA op je website.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Meetingsplanner. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Meetingsplanner.
2. Beweeg de muis over de naam van de vergadering en klik op ‘Link kopiëren’.
3. Deel de link met je contactpersoon.

4. Om de afsprakenpagina van een andere gebruiker te bekijken, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Eigenaar' en selecteer je een andere gebruiker.
5. Afhankelijk van je HubSpot-abonnement kun je de afsprakenwidget ook insluiten op je HubSpot-pagina's of je externe pagina's.
6. Als je klikken op je afspraaklink wilt bijhouden, lees dan hoe je trackingparameters toevoegt voordat je de link deelt. Wanneer een contactpersoon een afspraak boekt via een afspraaklink met trackingparameters, worden de parameterwaarden ingevuld in de eigenschappen 'Campagne van de laatste boeking in afspraken', 'Bron van de laatste boeking in afspraken' en 'Medium van de laatste boeking in afspraken' van de contactpersoon.

Let op: als een nieuw contact, of een bestaand contact waaraan nog geen contactbeheerder is toegewezen, een vergadering boekt, wordt de organisator van de vergadering aangewezen als de contactbeheerder.

Een planningspagina delen via de mobiele HubSpot-app

1. Open de HubSpot-app op je iOS- of Android-app.
2. Tik in het navigatiemenu onderaan op Menu.
3. Tik op 'Vergaderlinks' in de linkerzijbalk.
4. Tik op een specifieke vergadering om de link naar je klembord te kopiëren.
5. Om de link te delen, te kopiëren of een voorbeeld te bekijken, tik je op hetmenu met de drie verticale puntjes (verticalMenu) naast de vergaderlink.

Boekingen ontvangen

Wanneer een contactpersoon op je vergaderlink klikt, wordt er een planningspagina geopend in een ander browsertabblad. De contactpersoon kan vervolgens een datum, tijdstip en duur selecteren als je meerdere opties voor de vergaderduur hebt ingesteld. Na het selecteren van een tijdstip kan de contactpersoon zijn of haar contactgegevens invoeren en eventuele aangepaste vragen beantwoorden die je hebt toegevoegd.

Als je de betalingstool gebruikt en een betalingslink aan je planningspagina hebt toegevoegd, wordt de prijs boven de beschikbare tijdvakken weergegeven. Nadat de contactpersoon een tijdstip heeft geselecteerd en zijn of haar contactgegevens heeft ingevoerd, wordt hij of zij gevraagd om de betalingsgegevens in te voeren op een afrekenpagina.

Afhankelijk van de instellingen van je afsprakenpagina kan het volgende gebeuren wanneer een contactpersoon een afspraak boekt:

• Als een contactpersoon in het verleden al eens een afspraak heeft geboekt en de instelling‘Velden vooraf invullen met bekende waarden’ is ingeschakeld voor de afsprakenpagina, herkent HubSpot de cookie in zijn of haar browser en het apparaat dat hij of zij gebruikte, en vult het formulier automatisch in met informatie uit het contactrecord dat eerder op dat apparaat is ingediend. Het formulier wordt ook vooraf ingevuld als een bekend contactpersoon een afspraak boekt op een afsprakenpagina die wordt gehost op een aangepast domein of is ingebed op je website, en de contactpersoon eerder een marketingformulier heeft ingediend op datzelfde domein.
• Als de instelling‘Formulier automatisch verzenden wanneer alle velden vooraf zijn ingevuld’ is ingeschakeld, wordt het formulier automatisch verzonden met de vooraf ingevulde gegevens van het contact, tenzij uw afsprakenpagina aangepaste formuliervragen bevat. Aangepaste formuliervragen worden niet vooraf ingevuld, omdat deze antwoorden niet worden opgeslagen als een eigenschap.

Wanneer een afspraak wordt geboekt, ontvangt u een e-mailmelding met het tijdstip van de boeking en de naam van de contactpersoon. U kunt doorklikken om de contactpersoon in het CRM te bekijken of de agenda-afspraak in uw gekoppelde standaard persoonlijke agenda te bekijken. De contactpersoon ontvangt ook een bevestigingsbericht en een agenda-uitnodiging met alle details van de afspraak.

Als er een herinneringsmail wordt verzonden, wordt daarbij de tijdzone gebruikt die op de planningspagina is geselecteerd. Als je een betaling hebt ontvangen, verschijnt er een bevestigingsbericht waarin de contactpersoon wordt geïnformeerd dat de betaling is verwerkt en de afspraak is ingepland. Lees meer over wat er gebeurt nadat een betaling is ontvangen in HubSpot.

In je agenda-afspraak wordt aangegeven dat de contactpersoon nog niet heeft gereageerd, totdat hij of zij de agenda-uitnodiging in zijn of haar agenda heeft geaccepteerd.

Contactpersonen kunnen de afspraak annuleren of verzetten via de uitnodiging of melding door op ‘Verzetten’ of ‘Annuleren’ te klikken. Als je de links voor annuleren of verzetten niet in de beschrijving van de afspraak wilt opnemen, kun je in de overzichtsinstellingen van de planningspagina lezen hoe je deze kunt uitschakelen.

Wanneer de vergadering wordt geannuleerd, wordt de uitkomst van de vergadering bijgewerkt naar 'Geannuleerd' en krijgt de gebruiker een melding over de annulering. Als de vergadering wordt verplaatst, krijgt de HubSpot-gebruiker een melding en wordt de vergaderbetrokkenheid automatisch bijgewerkt met de nieuwe datum en tijd.

Als je de mobiele HubSpot-app gebruikt, worden je aankomende vergaderingen ook weergegeven op het tabblad ‘Vandaag ’.

Een vergaderresultaat toevoegen

Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, kun je een vergaderresultaat toewijzen om je vergaderactiviteiten met je contactpersonen beter bij te houden.

1. Ga naar je records:
   • Contacten: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
   • Deals: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
   • Tickets: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Tickets. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Tickets.
   • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object bevat, plaats je de muisaanwijzer op Aangepaste objecten en selecteer je vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een vergaderactie, klik op het vervolgkeuzemenu ‘Acties ’ en selecteer vervolgens ‘Bewerken’.

3. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Resultaat' en selecteer een resultaat voor de vergadering.
4. Klik op 'Opslaan'.