Pijplijnautomatiseringen voor objecten instellen

In de bordweergave kunt u automatisering voor pijplijnfasen instellen om acties te activeren wanneer records van de ene fase of status naar de andere worden verplaatst. Hieronder vallen onder meer het aanmaken van taken, het versturen van meldingen of het bijwerken van records.

Automatisering op basis van pijplijnfasen toevoegen

U kunt automatiseringen maken op basis van de fasen in de pijplijn van deals, tickets en projecten. U kunt bijvoorbeeld een taak aanmaken of een interne melding versturen wanneer de fase van een deal verandert.

1. Ga naar je records:
   • Deals: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
   • Projecten: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Projecten. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Projecten.
   • Tickets: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Tickets. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Tickets.
2. Klik op de naam van een opgeslagen weergavetabblad dat is geconfigureerd voor de bordweergave (bijv. Alle deals).
   
3. Beweeg de muisaanwijzer over de fase waarvoor u een automatisering wilt maken, klik op het vervolgkeuzemenu 'Automatiseren' en selecteer een optie:
   • Een taak aanmaken en toewijzen: hiermee wordt een taak aangemaakt die aan het record is gekoppeld zodra het de pijplijnfase bereikt. Configureer de details van de actie (bijv. naam, toegewezen persoon, vervaldatum) in het paneel.
   • Interne e-mailmelding verzenden: hiermee wordt een e-mailmelding verzonden naar gebruikers in uw account die hun meldingen hebben ingeschakeld. De automatisering wordt geactiveerd wanneer een record de pijplijnfase bereikt. Configureer de details van de actie in het paneel.
   • Record bewerken: hiermee wordt een eigenschapwaarde van het record of het gekoppelde record bewerkt wanneer het de pijplijnfase bereikt. Configureer de details van de actie (bijv. het record dat wordt gewijzigd, de eigenschap die wordt bijgewerkt) in het paneel.
4. Klik op ‘Workflow maken’. Het pictogram ‘ workflowsIcon -actieve automatisering’ verschijnt naast de naam van de fase.

Automatiseringen voor pijplijnfasen maken

1. Ga naar je records:
   • Deals: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
   • Projecten: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Projecten. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Projecten.
   • Tickets: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Tickets. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Tickets.
2. Klik op de naam van een tabblad met een opgeslagen weergave die is geconfigureerd voor de bordweergave (bijv. Alle deals).
   
3. Beweeg de muis over een fase, klik op het pictogram met de drie verticale puntjes( verticalMenuIcon ) en selecteer vervolgens ‘Vanaf nul maken’. Je instellingen voor de objectpijplijn worden in een nieuw tabblad geopend.
4. Scroll naar het gedeelte 'Workflows helemaal opnieuw maken '. Als dit gedeelteis ingeklapt, klik je op 'Workflows helemaal opnieuw maken' om het uit te vouwen.
5. Klik in het gedeelte 'Acties activeren wanneer een [objectnaam] naar een nieuwe fase gaat ' op 'Workflow maken'. Als u al acties hebt toegevoegd, klikt u in plaats daarvan op het pictogram '+ actie toevoegen '.
6. Stel in het paneel een actie in (bijv. 'Notitie aanmaken').
7. Klik op 'Opslaan' als je klaar bent.
8. Schakel de schakelaar ‘Workflow is [status]’ in of uit om de workflow in of uit te schakelen.

Configureer de ticketstatus op basis van gekoppelde e-mails

Je kunt de status van tickets automatisch bijwerken wanneer gekoppelde e-mails worden verzonden of ontvangen. Dit omvat zowel e-mails die vanuit het ticket worden verzonden als antwoorden van je klanten op het ticket. De ticketstatus is de standaard-eigenschap van HubSpot waarmee tickets binnen je pijplijn worden bijgehouden (bijv. de status ‘In afwachting van contact’ ).

Om automatisering van de ticketstatus in te schakelen of te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Tickets'.
4. Klik op het tabblad 'Pijplijnen '.
5. Klik op de naam van de pijplijn die u wilt automatiseren.
6. Klik op het tabblad 'Automatiseren '. Als het gedeelte 'Automatiseringen op basis van sjablonen ' is ingeklapt, klikt u op ' rightIcon ' om het uit te vouwen.
7. Om de automatisering van de ticketstatus in te schakelen, vink je in het gedeelte 'Ticketstatus bijwerken' een selectievakje aan om een trigger in te schakelen:
   • Er wordt een e-mail naar een klant verzonden: de ticketstatus verandert wanneer een gebruiker vanuit het ticketrecord een e-mail naar een contactpersoon stuurt. E-mails die vanuit het contactrecord worden verzonden, leiden niet tot een wijziging van de ticketstatus.
   • Een klant beantwoordt een e-mail: de ticketstatus verandert wanneer een contactpersoon reageert op dezelfde thread waarin het ticket is aangemaakt. Als het ticket is gesloten en vervolgens opnieuw is geopend, zorgen nieuwe threads in het ticket er ook voor dat de ticketstatus wordt bijgewerkt.
8. Om aan te passen op welke status het ticket wordt gezet op basis van de trigger:
   • Beweeg de muisaanwijzer over een rij en klik vervolgens op de actie ‘Bewerken’.
   • Klik in het paneel op het vervolgkeuzemenu 'Status selecteren' en selecteer vervolgens een status.
   • Klik op 'Opslaan'.

Om de automatisering van de ticketstatus uit te schakelen of te bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Tickets'.
4. Klik op het tabblad Pipelines.
5. Klik op de naam van de pijplijn die u wilt automatiseren.
6. Klik op het tabblad 'Automatiseren '. Als het gedeelte 'Automatiseringen op basis van sjablonen ' is ingeklapt, klikt u op ' rightIcon ' om het uit te vouwen.
7. Schakel de selectievakjes 'Ticketstatus bijwerken' uit.