Begrijp hoe je kopers factureert

Gebruik de factureringsfunctie om eenmalige of terugkerende betalingen van kopers aan te vragen. Afhankelijk van je abonnement, accountconfiguratie en de tool die je gebruikt, kan de factureringsfunctie facturen, abonnementen, contracten of betalingsschema’s genereren. Bij terugkerende facturering kunnen betalingen automatisch worden geïnd, of moeten kopers elke factuur mogelijk handmatig betalen. In dit artikel wordt uitgelegd hoe facturering werkt met facturen, betalingslinks, offertes, contracten en abonnementen, zodat je de optie kunt kiezen die het beste bij je verkoopproces past.

Opties voor factureringsfrequentie

Een factureringsfrequentie bepaalt of u eenmalig of volgens een terugkerend schema om betaling vraagt. Gebruik eenmalige betalingen voor afzonderlijke transacties of terugkerende betalingen voor doorlopende facturering.

• Een koper eenmalig factureren: vraag een eenmalige betaling aan via facturen, betalingslinks of offertes.

• Een koper herhaaldelijk factureren: stuur terugkerende facturen naar kopers om betaling te vragen. Betalingen kunnen door de koper op elke factuurdatum worden gedaan of automatisch worden geïnd.

Eenmalige facturering

Gebruik eenmalige facturering wanneer een koper eenmalig moet worden gefactureerd in plaats van op basis van een terugkerend schema. Gebruik dit bijvoorbeeld voor een op zichzelf staand product of een op zichzelf staande dienst, een eenmalige vergoeding of een individuele aankoop waarvoor geen toekomstige betalingen nodig zijn.

Voor eenmalige kosten kun je, afhankelijk van je verkoopproces, een van de volgende tools gebruiken:

• Contracten (BETA): maak een contract aan voor een koper en stuur hem via het contract een factuur. Ook op basis van geaccepteerde offertes kunnen contracten worden aangemaakt.
• Facturen: breng een eenmalige kostenpost rechtstreeks in rekening bij een koper. Maak een factuur aan en verstuur deze om betaling aan te vragen. Selecteer 'Eenmalige factuur' bij het aanmaken van de factuur.
• Betalingslinks: incasseer een eenmalige betaling zonder een factuur aan te maken waarin om betaling wordt gevraagd. Er wordt pas een factuur naar de koper verzonden wanneer de betaling is voltooid.
• Offertes en oude offertes: verstuur een offerte om betaling aan te vragen of te innen.

Lees meer over het aanmaken van facturen, het aanmaken van betalingslinks,het aanmaken van offertes en het aanmaken van oudere offertes.

Terugkerende facturering met contracten

Gebruik terugkerende facturering met contracten wanneer de facturering gekoppeld is aan een lopende overeenkomst met een koper. Met deze optie worden de factuurregels, de startdatum van de facturering, de betalingsvoorwaarden en de instellingen voor het innen van betalingen die worden gebruikt om de koper te factureren, in het contract vastgelegd.

Facturering kan op accountniveau worden geconfigureerd in de factureringsinstellingen, of afzonderlijk bij het rechtstreeks aanmaken van een contract (BETA). Ook uit geaccepteerde offertes kunnen contracten worden aangemaakt. 

Meer informatie over contracten.

Terugkerende facturering via facturen

Gebruik terugkerende facturering met facturen wanneer u rechtstreeks vanuit een factuur een abonnement wilt aanmaken. Met deze optie kunt u terugkerende kosten definiëren en kiezen of betalingen automatisch worden geïnd of op elke factuurdatum bij de koper worden aangevraagd.

Selecteer bij het aanmaken van een factuur de optie 'Terugkerende facturen aanmaken' om een abonnement in te stellen waarmee kopers doorlopend worden gefactureerd. Abonnementen kunnen zo worden ingesteld dat betalingen op elke factuurdatum automatisch worden geïnd, dat de koper op elke factuurdatum om betaling wordt gevraagd, of dat online betalingen niet beschikbaar zijn om betaling via andere methoden mogelijk te maken (in deze gevallen kunnen facturen handmatig als betaald worden gemarkeerd).

Lees meer over het aanmaken van abonnementen.

Terugkerende facturering met betalingslinks

Gebruik terugkerende facturering met betalingslinks wanneer je wilt dat kopers een abonnement starten via het afrekenproces. Deze optie is handig wanneer je een link moet delen waarmee de eerste betaling wordt geïnd en automatische afschrijvingen voor toekomstige factureringsdata worden ingesteld.

Voeg bij het aanmaken van een betalingslink terugkerende posten toe om een abonnement aan te maken waarmee kopers doorlopend worden gefactureerd. Wanneer een koper de eerste betaling via de betalingslink verricht, wordt gedurende de looptijd van het abonnement op elke factuurdatum automatisch hetzelfde betaalmiddel belast.

Lees meer over het aanmaken en delen van betalingslinks.

Terugkerende facturering via offertes

Gebruik terugkerende facturering met offertes wanneer de facturering begint als onderdeel van een verkoopproces waarvoor akkoord van de koper vereist is. Nadat de offerte is geaccepteerd, bepaalt je accountconfiguratie of HubSpot een contract, facturen, een abonnement of een betalingsschema aanmaakt.

Facturering kan op accountniveau worden geconfigureerd in de factureringsinstellingen, of afzonderlijk bij het aanmaken van een offerte of een oudere offerte. Wanneer facturering is ingeschakeld, worden de regelitems van de offerte, de startdatums van de facturering, de betalingsvoorwaarden en de instellingen voor het innen van betalingen gebruikt om te bepalen wat er gebeurt nadat een offerte is geaccepteerd.

Gekoppelde CPQ, facturering en betalingen

Je kunt het proces van offerte tot betaling in HubSpot beheren, van het accepteren van de offerte tot facturering en incasso. Ontdek hoe facturering werkt wanneer de factureringsinstelling is in- of uitgeschakeld.

Factureringsinstelling ingeschakeld

Als de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' en defactureringsinstellingen zijn ingeschakeld, wordt er automatisch een contract aangemaakt wanneer een koper een offerte accepteert.

Het contract regelt de doorlopende facturering, het aanmaken van facturen en het innen van betalingen. Betalingen worden geïnd via facturen in plaats van rechtstreeks via de offerte. Voor offertesmet regelitems met een terugkerende factureringsfrequentie, zoals maandelijkse facturering, is het innen van betalingen gebaseerd op het incassoproces dat is ingesteld in je factureringsinstellingen:

• Automatische incasso: facturen worden op elke factuurdatum automatisch in rekening gebracht via de betaalmethode van de koper.
• Handmatige incasso: op elke factuurdatum worden facturen verzonden. De koper moet elke factuur handmatig betalen.

Als u abonnementen wilt gebruiken voor terugkerende facturering in plaats van contracten, schakelt u de optie instelling ‘Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes’ uit.

Lees meer over het beheren van end-to-end-omzet in HubSpot.

Factureringsinstelling uitgeschakeld

Als de factureringsinstelling is uitgeschakeld, blijft de incasso gekoppeld aan het rechtstreeks aangemaakte contract (BETA), de offerte of de verouderde offerte. Lees meer over terugkerende facturering met behulp van contracten.

Offertes: als de instelling ‘Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes’ is uitgeschakeld, worden er automatisch facturen en abonnementen aangemaakt zodra de offerte is geaccepteerd. De betaalmethode die bij het afrekenen is opgegeven, wordt op elke factuurdatum automatisch belast. Als de instelling 'Automatisch contracten aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' is ingeschakeld, worden contracten aangemaakt wanneer een offerte wordt geaccepteerd. Er wordt ook een bestelling aangemaakt, die aan het contract wordt gekoppeld. Contracten worden gebruikt voor het beheer van doorlopende facturering, het aanmaken van facturen en het innen van betalingen.

Oude offertes:voorterugkerende posten wordt automatisch een abonnement aangemaakt waarmee kopers doorlopend worden gefactureerd. Abonnementen kunnen zo worden ingesteld dat betalingen op elke factuurdatum automatisch worden geïnd, dat de koper op elke factuurdatum om betaling wordt gevraagd, of dat online betalingen niet beschikbaar zijn om betaling via andere methoden mogelijk te maken (in deze gevallen kunnen facturen handmatig als betaald worden gemarkeerd). Voor eenmalige posten wordt afzonderlijk een factuur aangemaakt.

Lees meer over het beheren van abonnementen.

Factureringsopties

De volgende factureringsopties bepalen wanneer kopers worden gefactureerd en wanneer facturen moeten worden voldaan.

Factureringsschema’s en toekomstige betalingen

Factureringsstartdata bepalen wanneer kopers worden gefactureerd voor posten. Standaard begint de facturering op de ingangsdatum van de betalingslink, offerte of het abonnement. U kunt ook een aangepaste factureringsstartdatum instellen of de facturering met een aantal dagen of maanden uitstellen.

In het overzicht van de betalingslink, offerte of het abonnement wordt weergegeven hoe de koper wordt gefactureerd:

• Subtotaal: omvat alleen artikelen die bij het afrekenen moeten worden betaald.
• Toekomstige betalingen: omvat artikelen die op een latere datum in rekening worden gebracht.
• Totaal: omvat alle artikelen, ongeacht de vervaldatum van de betaling.

Betalingsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden bepalen wanneer facturen moeten worden voldaan. Facturen kunnen direct na ontvangst verschuldigd zijn of er kunnen nettobetalingsvoorwaarden gelden. Als er voor nettobetalingsvoorwaarden wordt gekozen, moet elke factuur een bepaald aantal dagen na de factuurdatum worden voldaan.

Volgende stappen

• Lees meer over het bekijken en beheren van contracten.
• Meer informatie over het beheren van facturen.
• Meer informatie over het maken en delen van betalingslinks.
• Meer informatie over het bekijken en beheren van abonnementen.