Opprett og administrer kreditnotaer

Linjeposter for kreditnotaer

Når du oppretter en kreditnota, kan du legge til linjeelementer, inkludert rabatter, avgifter og gebyrer.

Legg til, rediger eller slett en linje fra en kreditnota

• Opprett en kreditnota.
• Klikk på rullegardinmenyen Valuta og velg en valuta. Les mer om hvilke valutaer som støttes.

• Slik legger du til en linje:
  • Klikk på Legg til linjeelement øverst til høyre, og velg deretter ett av følgende:
    • Velg fra produktbibliotek: Legg til en linje basert på et produkt i produktbiblioteket ditt, inkludert linjer opprettet ved hjelp av HubSpot-Shopify-integrasjonen. Når du har valgt dette alternativet, kan du søke etter produktnavn, produktbeskrivelse eller SKU, eller klikke på Avanserte filtre for å avgrense søket. Merk av i boksene i høyre panel ved siden av produktene du vil basere linjen på. Klikk deretter på Legg til.

• • • • Hvis du legger til et produkt med gjentakende faktureringsfrekvens, endres faktureringsfrekvensen til engangs. Produktene i produktbiblioteket ditt påvirkes ikke.
    • Opprett tilpasset linjeelement: Hvis du har tillatelse til å opprette tilpassede linjeelementer , vil dette alternativet opprette et nytt tilpasset linjeelement som er unikt for denne fakturaen. Når du har valgt dette alternativet, bruker du høyre panel til å angi detaljene for linjeelementet og velger om du vil lagre det tilpassede linjeelementet i produktbiblioteket. Klikk deretter på Lagre eller Lagre og legg til et til.

• For å redigere, klone eller slette en linje, hold musepekeren over produktet, klikk på Handlinger og velg deretter et alternativ:

• • Rediger: Rediger kun linjeelementet for denne kreditnotaen. Produktbiblioteket vil ikke bli påvirket.
    • Du kan også redigere detaljene for enkeltposter i kolonnene i postredigeringsverktøyet, inkludert enhetspris, antall og rabattbeløp. Skriv inn en ny verdi i den aktuelle kolonnen. Lær hvordan du legger til eller fjerner kolonner.

• • Slett: Slett linjeelementet.
  • Klon: opprett en ny linje med samme detaljer.
  • For å omorganisere linjepostene, klikk og dra en linjepost ved hjelp av drahåndtaket « dragHandle » (Omorganiser linjeposter).

Legg til rabatter, gebyrer og avgifter til en kreditnota

I delen Sammendrag kan du legge til engangsrabatter, gebyrer og avgifter for delsummen på kreditnotaen.

Hvis du vil legge til skattesatser som skal brukes på alle produktene og tjenestene dine, i stedet for å legge til engangsskatter til subtotalen, kan du lese denne artikkelen.

• For å legge til en engangsskatt, avgift eller rabatt, klikker du på +Legg til [skatt/avgift/rabatt]. Lær mer om rabatter.
• Skriv inn et navn for skatten, avgiften eller rabatten og en verdi i tekstfeltet. Skatten, avgiften eller rabatten kan baseres på et bestemt beløp i valuta eller en prosentandel (%) av totalbeløpet.

• Fjern eventuelle skatter, avgifter eller rabatter ved å klikke på ikonet for å slette [ delete ] ved siden av valuta-feltet.

Gå gjennom sammendraget av en kreditnota

Når du har lagt til linjepostene, kan du gå gjennom subtotalen, inkludert eventuelle rabatter, i delen Sammendrag.

Bruk kreditnotaer til å opprette en saldo eller et beløp som en kunde skylder på en faktura. Administrer kreditnotaer i HubSpot sammen med fakturaene dine.

Hvis du er superadministrator, kan du lære hvordan du melder kontoen din på betaversjonen.

Opprett kreditnotaer

1. Klikk på Opprett kredittnota øverst til høyre.
2. Du kan når som helst lagre kreditnotaen som utkast ved å klikke på Lagre øverst til venstre. Utkast til kreditnotaer kan administreres fra kreditnota-indekssiden.
3. For å knytte kreditnotaen til en kontakt
   • Klikk på Legg til kontakt.
   • I høyre panel søker du etter og velger en kontakt for å legge den til kredittnotaen. Eller klikk på fanen Opprett ny for å opprette en ny kontaktoppføring som skal brukes på kredittnotaen. Skriv inn kontaktopplysningene og klikk på Opprett.
   • edit For å redigere kontaktopplysningene, hold musepekeren over kontakten og klikk på ikonet for å redigere kontaktopplysninger. Oppdater kontaktopplysningene i høyre panel og klikk på Lagre. Når du redigerer kontaktopplysningene, oppdateres kontaktoppføringen i CRM.
   • For å erstatte kontakten, klikk på ikonet « replace replace»(Erstatt kontakt). Velg en ny kontakt i høyre panel.
   • Under opprettelsen kan hver kreditnota knyttes til én kontakt. Når den er opprettet, kan du legge til flere kontakter ved å bruke tilknytningene i høyre sidefelt.
4. Hvis kontakten er knyttet til et selskap, blir selskapet automatisk lagt til. Hvis det ikke er knyttet noe selskap, kan du knytte kreditnotaen til et selskap ved å:
   • Klikk på Legg til selskap.
   • I høyre panel søker du etter og klikker på et selskap for å legge det til kredittnotaen. Eller klikk på fanen Opprett nytt for å opprette en ny selskapsoppføring som skal brukes på kredittnotaen. Skriv inn selskapsopplysningene og klikk på Opprett.
   • For å redigere bedriftsopplysningene, hold musepekeren over bedriften og klikk på ikonet for å redigere « edit ». Oppdater bedriftsinformasjonen i høyre panel og klikk på «Save». Når du redigerer bedriften, oppdateres bedriftsoppføringen i CRM.
   • For å erstatte selskapet, klikk på ikonet Erstatt i replace. Velg selskapet i høyre panel.
   • For å slette selskapet fra kreditnotaen, klikk på ikonet « delete delete» (rediger og slett).
   • Under opprettelsen kan hver kredittnota knyttes til ett selskap. Når den er opprettet, kan du legge til flere selskaper ved å bruke tilknytningene i høyre sidefelt.
5. Slik legger du til en fakturaadresse til kreditnotaen:
   • Hvis du har valgt et selskap, merker du av for Samme som selskapsadresse for å bruke samme adresse som i selskapsoppføringen.
   • For å legge til en annen adresse, klikk på Rediger under Fakturaadresse.
   • Skriv inn adresseopplysningene i høyre panel.
   • Klikk på Bruk.
6. Slik legger du til en leveringsadresse på kreditnotaen:
   • Hvis du har valgt et selskap, merker du av for Samme som selskapsadresse for å bruke samme adresse som i selskapsoppføringen.
   • For å legge til en annen adresse, klikk på « add » og deretter «Add shipping address».
   • Skriv inn adresseopplysningene i høyre panel.
   • Klikk på «Save»(Lagre).
   • For å redigere leveringsadressen, klikk på «Edit» (Rediger).
   • For å slette leveringsadressen, klikk på Delete(Slett).
7. I delen Linjeposter legger du til varene som skal krediteres kjøperen. Lær hvordan du bruker linjeposter med kreditnotaer.
8. I kommentarfeltet kan du legge til eventuelle merknader til kjøperen. Du kan for eksempel legge til betalingsbetingelser, juridisk informasjon eller annen viktig informasjon i kommentarene. Bruk tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn et utdrag (du kan bruke utdrag til å lage tekstdeler. Hvis du for eksempel regelmessig bruker de samme vilkårene på en kreditnota, kan du opprette det som et utdrag som du kan bruke hver gang).
9. Klikk på Avanserte innstillinger for å angi språk, språkinnstillinger, domene og innholdsslug for kreditnotaen:
   • Som standard er språket som brukes for titler og etiketter på siden satt til engelsk. For å oppdatere dette til et annet språk, klikker du på rullegardinmenyen Språk og velger et språk. Titler, etiketter og kreditnotaens valuta vises på det valgte språket.
   • Som standard vil dato- og adresseformatet bruke formatet for USA. For å oppdatere dette til et annet format, klikker du på rullegardinmenyen Lokalisering og velger en lokalisering.
   • For å angi en tilpasset kredittnota-URL ved hjelp av et av dine tilkoblede domener, klikker du på rullegardinmenyen for domene og velger deretter et domene. Du kan også skrive inn en tilpasset slug i feltet Innholdsslug . En forhåndsvisning av kredittnota-URL-en vises under URL-feltene.
10. Øverst til høyre klikker du på Forhåndsvisning for å forhåndsvise kredittnotaen.
11. Øverst til høyre klikker du på Fullfør for å opprette kreditnotaen.

Bruk en kreditnota på en faktura

Før du bruker en kredittnota på en faktura, må du være oppmerksom på følgende:

• Kredittnotaer kan brukes på engangsfakturaer, ikke på gjentakende fakturaer.
• Kredittnotaer kan ikke brukes på betalte eller annullerte fakturaer.
• Kredittnotaen og fakturaen må ha samme faktureringskontakt.
• Kreditter kan være for et delbeløp eller hele fakturabeløpet.

Slik bruker du en kreditnota på en faktura:

1. Klikk på fakturanummeret til fakturaen du vil legge til kreditnotaen til. I høyre panel, øverst til høyre, klikker du på Handlinger og velger deretter Rediger. Eller opprett en ny faktura.
2. I oversiktstabellen, under Totalt, klikker du på + Legg til tilgjengelig kreditt.
   
   
3. Klikk på rullegardinmenyen Kredittnota og velg en kredittnota.
4. I feltet Beløp brukt angir du kredittbeløpet.
5. Øverst til høyre klikker du på Oppdater faktura hvis du redigerer en eksisterende faktura, eller Opprett hvis du oppretter en ny faktura.
6. Velg om du vil sende fakturaen via e-post, kopiere fakturalenken eller laste ned en PDF-versjon av fakturaen.
7. For å se den tilknyttede kreditnotaen og justert saldo:
   • Klikk på fakturanummeret til fakturaen du har brukt kreditten på.
   • Den justerte saldoen vises på kortet Om denne fakturaen. Den anvendte kreditnotaen vises på kortet Kreditnotaer.
     
     
   • Klikk på Vis tilhørende kreditnota externalLink.
     
     

Slette en kreditnota fra en faktura

1. Klikk på navnet på fakturaen.
2. Øverst til høyre klikker du på Handlinger og velger Rediger.
3. delete Klikk på ikonet for å slette kredittnotaen ved siden av kredittnotaen.
   
   

Kredittnotastatus

Kredittnotaer kan ha forskjellige statuser, avhengig av hvordan de er brukt.

• Utkast: kreditnotaen er under utarbeidelse, men er ikke ferdigstilt. Utkast til kreditnotaer kan ikke brukes på fakturaer.
• Ikke brukt: Kredittnotaen er opprettet, men ikke brukt på en faktura ennå.
• Delvis brukt: Kredittnotaens beløp er delvis brukt på en faktura (f.eks. er 50 av en kredittnota på 100 brukt på fakturaen).
• Brukt: Helebeløpet på kreditnotaen er brukt på en faktura.
• Annullert: kredittnotaen er annullert.

Administrer kredittnotaer

Vis og administrer kreditnotaer fra kreditnota-indekssiden. Nedenfor kan du lære hvordan du filtrerer, forhåndsviser, redigerer og eksporterer kreditnotaer.

Vise og filtrere kredittnotaer

Slik viser du kredittnotaer:

1. Du kan se alle kreditnotaer i tabellen. For å redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.
2. Slik viser du en enkelt kredittnota:
   • Hold musepekeren over en kreditnota og klikk på Forhåndsvisning. I høyre sidefelt kan du se detaljene for kreditnotaen og andre poster knyttet til kreditnotaen.
   • Klikk på Handlinger øverst til høyre i høyre panel.

1. • Klikk på Vis kreditnota externalLink.
     
   • Kredittnotaen åpnes i en ny nettleserfane eller et nytt vindu.
2. For å filtrere indekssiden etter bestemte kredittnotaegenskaper:
   
   • Klikk på advancedFilters Avanserte filtre over tabellen.
   • I høyre panel søker du etter og velger egenskapen du vil filtrere etter, og angir deretter filterkriteriene.
   • For å velge en annen egenskap som skal legges til i filteret, klikker du på + Legg til filter.
   • For å filtrere etter egenskapen du har valgt, eller et annet filter, klikker du på + Legg til filtergruppe under ELLER.
   • Klikk på X øverst til høyre i panelet når du har konfigurert filteret. Les mer om hvordan du konfigurerer filtre og lagrer visninger.

Rediger utkast til kredittnotaer

Kredittnotaer med statusen Utkast kan redigeres. Kredittnotaer med andre statuser kan ikke redigeres.

1. Hold musepekeren over en kreditnota og klikk på Forhåndsvisning.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre i panelet til høyre.
3. Klikk på Rediger.
4. Fortsett å konfigurere kreditnotaen.

Kopier lenken eller last ned en kreditnota

En lenke til en kreditnota kan kopieres, eller en kreditnota kan lastes ned hvis den har statusen Ikke brukt, Delvis brukt, Brukt eller Annullert. Lenker kan ikke kopieres, og kreditnotaer kan ikke lastes ned hvis de har en annen status.

1. Hold musepekeren over en kreditnota og klikk på Forhåndsvisning.
2. I høyre panel, øverst til høyre, klikker du på Handlinger.
   • Klikk på Kopier lenke for å kopiere en lenke til kreditnotaen. Du kan for eksempel lime inn lenken i en e-post som du sender til kjøperen.
   • Klikk på Last ned for å laste ned en PDF-versjon av kreditnotaen.

Annuller eller slett kredittnotaer

• Kredittnotaer med statusen Ikke brukt kan annulleres. Kredittnotaer med andre statuser kan ikke annulleres.
• Kredittnotaer med statusen Utkast, Ikke brukt eller Annullert kan slettes. Kredittnotaer med andre statuser kan ikke slettes.

1. Hold musepekeren over en kreditnota og klikk på Forhåndsvisning.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre i høyre panel.
   • Klikk på Annuller for å annullere kreditnotaen. Klikk på Annuller i dialogboksen for å bekrefte.
   • Klikk på Slett for å slette kreditnotaen. Skriv inn antall kreditnotaer som skal slettes i dialogboksen, og klikk deretter på Slett for å bekrefte.
3. Du kan også slette kredittnotaer i bulk:
   • Merk av i boksene ved siden av kreditnotatene du vil slette.
   • delete Klikkpå Slett over tabellen.
     
     
   • Skriv inn antall kredittnotaer du vil slette i dialogboksen, og klikk deretter på Delete for å bekrefte.

Knytt andre poster til kredittnotaer

Legg til tilknytninger til kreditnotaer fra kreditnota-indekssiden. Du kan knytte kreditnotaer til kontakter, selskaper og avtaler. Kreditnotaer kan bare knyttes til fakturaer ved å bruke en kreditnota på en faktura.

1. Hold musepekeren over en kreditnota og klikk på Forhåndsvisning.
2. I høyre sidefelt klikker du på + Legg til på et tilknytningskort (f.eks. Kontakter).
3. I høyre panel søker du etter og merker av i boksene ved siden av postene du vil legge til. Klikk på Lagre for å legge dem til kredittnotaen. Eller klikk på fanen Opprett ny for å opprette en ny post som skal brukes på kredittnotaen. Skriv inn detaljene for den nye posten og klikk på Opprett for å legge den til kredittnotaen, eller Opprett og legg til en til for å opprette en ny post.

Eksporter kreditnotaer

1. Klikk på Eksporter øverst til høyre i tabellen for å eksportere kreditnotaer.
2. I dialogboksen:
   • Skriv inn et eksportnavn i tekstboksen Eksportnavn.
   • Klikk på rullegardinmenyen Filformat, og velg et format.
   • Klikk på rullegardinmenyen Språk for kolonneoverskrifter og velg et språk.
   • Klikk på Tilpass for å tilpasse eksporten ytterligere:
     • Under Egenskaper inkludert i eksport velger du et alternativ for hvilke egenskaper som skal inkluderes i eksporten.
     • Under Tilknytninger som skal inkluderes i eksporten, merker du av for Inkluder tilknyttet postnavn for å inkludere tilknyttede postnavn (f.eks. fakturanavnet).
     • Under Tilknytninger inkludert i eksport velger du om du vil inkludere opptil 1000 tilknyttede poster eller alle tilknyttede poster.
   • Klikk på Eksporter. Lær mer om eksport av poster.