Po utworzeniu faktur można nimi zarządzać ze strony indeksu faktur, podobnie jak innymi rekordami CRM.
Zarządzanie fakturami
Aby zarządzać fakturami:
- .
- Kliknij nazwę faktury.
- W prawym panelu możesz ustawić właściciela faktury za pomocą pola Właściciel, wyświetlić jej właściwości, wyświetlić dokonane płatności i zarządzać powiązaniami faktury, w tym dodawać dodatkowe kontakty i firmy.
Zarządzanie przygotowanymi fakturami
W przypadku przygotowanych faktur można uzyskać dostęp do następujących opcji, klikając menu rozwijaneAkcje w prawym górnym rogu:
- Edytuj : kontynuuj konfigurowanie faktury.
- Wyświetl historię właściwości: sprawdzenie poprzednich wartości właściwości dla faktury.
- Klonuj: utworzenie nowej faktury z tymi samymi szczegółami.
- Usuń: usunięcie wersji roboczej faktury.
Zarządzanie sfinalizowanymi fakturami
W przypadku sfinalizowanych faktur można uzyskać dostęp do następujących opcji, klikając menu rozwijane Działania w prawym górnym rogu:
Uwaga:
- Nie można edytować faktury, jeśli dokonano na niej płatności.
- Jeśli klient jest w trakcie dokonywania płatności podczas wprowadzania zmian, zapisanie edytowanej faktury spowoduje anulowanie otwartej realizacji zakupu. Jeśli płatność zostanie dokonana jako pierwsza, edycja zostanie wyłączona.
- Faktury utworzone z subskrypcji nie mogą być edytowane.
- Zapisz płatność: ręcznie oznacz fakturę jako opłaconą, tworząc nowy rekord płatności lub stosując istniejący. Po wybraniu tej opcji:
- Aby utworzyć nowy rekord płatności, wypełnij pola szczegółów płatności na prawym pasku bocznym, a następnie kliknij przycisk Zarejestruj płatność. Płatność pojawi się w sekcji Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.
- Aby zastosować istniejącą płatność do faktury, na prawym pasku bocznym kliknij kartę Zastosuj istniejącą. Następnie wyszukaj rekord płatności według kwoty płatności, identyfikatora lub kontaktowego adresu e-mail powiązanego z płatnością. Wybierz płatność, a następnie kliknij przycisk Zastosuj płatność. Płatność pojawi się w sekcji Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.
Uwaga:
- W przypadku ręcznego oznaczenia faktury jako opłaconej, kontakty nie otrzymają automatycznie paragonu. Jeśli paragon jest wymagany, możesz wysłać go do kontaktu ze strony indeksu płatności.
- Jeśli płatność jest już powiązana z inną fakturą, nie można jej powiązać z drugą fakturą.
-
-
- .
- Kliknij nazwę faktury.
- Na prawym pasku bocznym w sekcji Płatności kliknij opcję Wyświetl powiązaną płatność.
- Kliknij kwotę płatności.
- Kliknij menu rozwijane Akcje w prawym górnym rogu, a następnie kliknij Usuń.
- Kliknij Usuń rekord, aby potwierdzić.
- Wyświetl fakturę : otwórz fakturę w osobnej karcie przeglądarki.
- Wyświetl historię nieruchomości: sprawdź poprzednie wartości nieruchomości dla faktury.
- Kopiuj link: skopiuj adres URL faktury, aby wysłać go do kupującego.
- Wyślij: wysłanie faktury w wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o wysyłaniu wiadomości e-mail z fakturami.
- Pobierz: pobranie faktury w formacie PDF.
- Edytuj przypomnienia : usunięcie nadchodzącego przypomnienia o fakturze.
- Obciąż metodę płatności: obciążenie faktury zapisaną metodą płatności klienta. Zarówno Ty, jak i klient otrzymacie potwierdzenie e-mailem.
- Klonuj: utwórz nową fakturę z tymi samymi danymi.
Uwaga: numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). W związku z tym usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że będzie to działać z bieżącymi systemami.
- Unieważnij: oznacz fakturę jako unieważnioną. Po oznaczeniu faktury jako nieważnej nie można już pobierać płatności za fakturę ani jej anulować. Nie można tego cofnąć.
- Jeśli w związku z fakturą dokonano płatności online, nie jest możliwe anulowanie faktury, nawet jeśli zostanie wydany zwrot pieniędzy.
- Jeśli na fakturze zarejestrowano płatność ręczną, płatność musi zostać usunięta przed anulowaniem faktury.
Filtrowanie i eksportowanie faktur
Aby filtrowaćstronę indeksuwedług określonych właściwości faktury:
- Kliknij Zaawansowane filtry w lewym górnym rogu.
- W prawym panelu kliknij + Dodaj filtr, aby skonfigurować nowy filtr.
- Wyszukaj i wybierz właściwość, według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania.
- Aby wybrać inną właściwość, kliknij AND lub OR. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.
- Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij opcję Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.
- Kliknij przycisk Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli, aby wyeksportować wszystkie faktury. Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.
Wysyłanie utworzonych faktur
Po utworzeniu faktury można ją udostępnić za pośrednictwem wiadomości e-mail, korzystając z bezpośredniego łącza, pobierając plik PDF lub wstawiając faktury podczas tworzenia wiadomości w rekordach CRM i skrzynce odbiorczej konwersacji.
Jeśli chcesz zautomatyzować wysyłanie faktur, wykonaj następujące kroki.
Wyślij fakturę przez e-mail
Aby wysłać fakturę pocztą e-mail:
- .
- Kliknij nazwę faktury.
- Na prawym pasku bocznym kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Wyślij.
- Na karcie Wyślij e-mail z fakturą skonfiguruj pola adresu e-mail:
-
- Pole Do zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail kontaktu powiązanego z fakturą. Aby zmienić ten adres, kliknij menu rozwijane i wybierz kontakt. Możesz także wprowadzić nowy adres e-mail, a HubSpot automatycznie utworzy dla niego rekord kontaktu po wysłaniu.
- Aby dodać adres e-mail do pola Cc , kliknij opcję Add cc recipients. Kliknij menu rozwijane, wybierz kontakty lub wprowadź niestandardowe adresy e-mail. W polu DW można dodać maksymalnie dziewięć adresów e-mail.
- Jeśli domyślny adres e-mail został skonfigurowany w ustawieniach faktury, pole Od zostanie automatycznie wypełnione domyślnym adresem e-mail. W przeciwnym razie zostanie wypełnione osobistym adresem e-mail. Jeśli ustawiono domyślny adres e-mail, ale włączono ustawienie zezwalające użytkownikom na wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych e-maili zespołu, do których mają dostęp, będziesz mógł wybrać inny adres e-mail.
Podczas aktualizacji pól, podgląd na żywo będzie wyświetlany po prawej stronie pól. Aby wysłać wiadomość e-mail:
- Kliknij przycisk Wyślij wiadomość e-mail z fakturą, aby wysłać wiadomość e-mail w wyświetlonej formie. Kupujący otrzyma wiadomość e-mail zawierającą szczegóły faktury z linkiem do wyświetlenia faktury w przeglądarce, wraz z wersją PDF faktury jako załącznikiem.
- Aby zamiast tego ręcznie utworzyć wiadomość e-mail z linkiem do faktury, kliknij opcję Utwórz niestandardową wiadomość e-mail w CRM.
Wyślij fakturę za pośrednictwem łącza lub pliku PDF
Aby skopiować łącze w celu wysłania faktury lub pobrać plik PDF faktury:
Uwaga: jeśli wyślesz fakturę w ręcznie napisanej wiadomości e-mail lub wstawiając łącze, właściwość Data ostatniego wysłania nie zostanie zaktualizowana. Dowiedz się więcej o właściwościach faktur.
- Kliknij nazwę faktury.
- Na prawym pasku bocznym kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Wyślij.
- Kliknij łącze Kopiuj, zakładkę Pobierz PDF. Podgląd faktury zostanie wyświetlony w prawej części okna.
- Kliknij Kopiuj link, aby skopiować link do faktury.
- Kliknij Pobierz PDF, aby pobrać plik PDF faktury.
- Po zakończeniu kliknij X lub Zamknij.
Wstawianie faktury do wiadomości e-mail typu one-to-one lub wiadomości w skrzynce odbiorczej konwersacji
Aby wstawić fakturę do wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej konwersacji:
- W kompozytorze wiadomości kliknij opcję Wstaw, a następnie wybierz opcję Faktury.
- Wybierz fakturę lub kliknij Zarządzaj, aby przejść do strony indeksu faktur.
Po wybraniu faktury do wiadomości zostanie dodane hiperłącze z numerem faktury.
Pobierz link do faktury do udostępnienia
Aby uzyskać link do faktury do udostępnienia na preferowanej platformie:
- .
- Kliknij nazwę faktury.
- Na prawym pasku bocznym kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Kopiuj link.
- Następnie możesz wstawić link do preferowanej platformy do przesyłania wiadomości, a kupujący może kliknąć link, aby wyświetlić fakturę pod adresem URL skonfigurowanym podczas tworzenia faktury.
Przeglądanie historii edycji
Możesz wyświetlić historię edycji faktury, w tym wszelkie zmiany statusu oraz kiedy wysłano wiadomości e-mail z fakturami, którzy użytkownicy wykonali akcję oraz datę i godzinę wykonania akcji.
- Kliknij nazwę faktury.
- W prawym panelu przewiń w dół do panelu historii.
Uwaga: obecnie wbudowane w HubSpot integracje kont, takie jak Quickbooks Online i Xero, nie obsługują synchronizacji faktur z HubSpot. Możesz jednak wyeksportować rekordy faktur i przesłać je do swojego systemu księgowego. Możesz subskrybować aktualizacje dotyczące nowych funkcji integracji faktur, takich jak synchronizacja faktur, wypełniając ten formularz.