Zarządzanie fakturami

Po utworzeniu faktur można nimi zarządzać ze strony indeksu faktur, podobnie jak innymi rekordami CRM.

Zarządzanie fakturami

Zarządzanie fakturami:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• Kliknij nazwę faktury.
• W prawym panelu możesz ustawić właściciela faktury za pomocą pola Właściciel, wyświetlić jej właściwości, zobaczyć dokonane płatności i zarządzać powiązaniami faktury, w tym dodawać dodatkowe kontakty i firmy.

Zarządzanie wystawionymi fakturami

• Edytuj: kontynuuj konfigurowanie faktury.
• Wyświetl historię właściwości: sprawdzenie wartości właściwości faktury w przeszłości.
• Clone: utworzenie nowej faktury z tymi samymi szczegółami.
• Usuń: usunięcie wersji roboczej faktury.

Zarządzanie sfinalizowanymi fakturami

W przypadku sfinalizowanych faktur można uzyskać dostęp do następujących opcji, klikając menu rozwijane Działania w prawym górnym rogu:

• Edycja: jeśliustawienie umożliwiające edycję faktur zostało włączone, Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach i użytkownicy z uprawnieniami do edycji faktur mogą edytować sfinalizowane faktury ze strony indeksu faktur. Po zapisaniu zmian zaleca się wysłanie wiadomości do klienta w celu poinformowania go o zmianie faktury, w tym o szczegółach zmian.

• Rekord płatności: ręczne oznaczenie faktury jako zapłaconej poprzez utworzenie nowego rekordu płatności lub zastosowanie istniejącego. Po wybraniu tej opcji:
  • Aby utworzyć nowy rekord płatności, wypełnij pola szczegółów płatności na prawym pasku bocznym, a następnie kliknij Rekord płatności. Płatność pojawi się w sekcji Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.
  • Aby zastosować istniejącą płatność do faktury, na prawym pasku bocznym kliknij kartę Zastosuj istniejącą. Następnie wyszukaj rekord płatności według kwoty płatności, identyfikatora lub adresu e-mail kontaktu powiązanego z płatnością. Wybierz płatność, a następnie kliknij przycisk Zastosuj płatność. Płatność pojawi się w sekcji Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.

Uwaga: w przypadkuręcznego oznaczenia faktury jako opłaconej, kontakt nie otrzyma automatycznie pokwitowania. Jeśli wymagane jest pokwitowanie, można je wysłać do kontaktu ze strony indeksu płatności.

• • Aby usunąć płatność:

• • • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
    • Kliknij nazwę faktury.
    • Na prawym pasku bocznym w sekcji Płatności kliknij opcję Wyświetl powiązaną płatność.
    • Kliknij kwotę płatności.
    • Kliknij menu rozwijane Akcje w prawym górnym rogu, a następnie kliknij Usuń.
    • Kliknij Usuń rekord, aby potwierdzić.

• Wyświetl fakturę : otwórz fakturę w osobnej karcie przeglądarki.
• Wyświetl historię właściwości: sprawdzenie wartości właściwości faktury w przeszłości.
• Kopiuj link: skopiuj adres URL faktury, aby wysłać go do kupującego.
• Wyślij: wysłanie faktury w wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o wysyłaniu wiadomości e-mail z fakturami.
• Pobierz: pobranie faktury w formacie PDF.
• Klonuj: utworzenie nowej faktury z tymi samymi szczegółami.

• Usuń: jeśliustawienie umożliwiające usuwanie faktur zostało włączone, Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach i użytkownicy z uprawnieniami do edycji faktur mogą usuwać niezapłacone sfinalizowane faktury ze strony indeksu faktur. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć.

Uwaga: numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). W związku z tym usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że będzie to działać z bieżącymi systemami.

• Void: oznaczenie faktury jako nieważnej. Po oznaczeniu faktury jako nieważnej nie można już pobierać płatności za fakturę ani jej anulować. Nie można tego cofnąć.
  • Jeśli w związku z fakturą dokonano płatności online, nie można anulować faktury, nawet jeśli zostanie wydany zwrot pieniędzy.
  • Jeśli na fakturze zarejestrowano płatność ręczną, należy ją usunąć przed anulowaniem faktury.

Filtrowanie i eksportowanie faktur

• Kliknij Zaawansowane filtry w lewym górnym rogu.
• W prawym panelu kliknij + Dodaj filtr, aby skonfigurować nowy filtr.
• Wyszukaj i wybierz właściwość, według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania.
• Aby wybrać inną właściwość, kliknij AND lub OR. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.
  
  
• Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij opcję Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.
• Kliknij przycisk Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli, aby wyeksportować wszystkie faktury, lub zaznacz pola wyboru obok faktur, które chcesz wyeksportować, a następnie kliknij przycisk Eksportuj. Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.

Wysyłanie utworzonych faktur

Po utworzeniu faktury można ją udostępnić za pośrednictwem wiadomości e-mail lub bezpośredniego linku, albo wstawić faktury podczas tworzenia wiadomości w rekordach CRM i skrzynce odbiorczej rozmów.

Wyślij fakturę w wiadomości e-mail

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• Kliknij nazwę faktury.
• Na prawym pasku bocznym kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Wyślij.
• W oknie dialogowym skonfiguruj pola adresu e-mail:

• • Pole Do zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail kontaktu powiązanego z fakturą. Aby zmienić ten adres, kliknij menu rozwijane i wybierz kontakt. Możesz również wprowadzić nowy adres e-mail, a HubSpot automatycznie utworzy dla niego Rekord kontaktu po wysłaniu.
  • Aby dodać adres e-mail do pola Cc , kliknij menu rozwijane, wybierz kontakty lub wprowadź niestandardowe adresy e-mail. W polu DW można dodać maksymalnie dziewięć adresów e-mail.
  • Jeśli domyślny adres e-mail został skonfigurowany w ustawieniach faktury, pole Od zostanie automatycznie wypełnione domyślnym adresem e-mail. W przeciwnym razie zostanie wypełnione osobistym adresem e-mail. Jeśli ustawiono domyślny adres e-mail, ale włączono ustawienie umożliwiające użytkownikom wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, będzie można wybrać inny adres e-mail.
    • Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, wybrany adres e-mail stanie się domyślnym adresem dla przyszłych wysyłek faktur, ale można go zmienić przed każdym wysłaniem.
    • Odpowiedzi na tę wiadomość e-mail będą kierowane na adres Od . Jeśli wybierzesz adres e-mail, który jest używany dla połączonej skrzynki odbiorczej, w tym współdzielonych skrzynek e-mail zespołu, możesz zarządzać skrzynką odbiorczą rozmów w HubSpot.

• Kliknij Wyślij fakturę. Nabywca otrzyma wiadomość e-mail zawierającą szczegóły faktury wraz z linkiem umożliwiającym wyświetlenie faktury w przeglądarce, a także wersję faktury w formacie PDF jako załącznik.

Ręczne wysyłanie wiadomości e-mail z linkiem do faktury

Aby ręcznie wysłać wiadomość e-mail z linkiem do faktury:

Uwaga: jeśli wyślesz fakturę w ręcznie napisanej wiadomości e-mail lub wstawiając link, właściwość Data ostatniego wysłania nie zostanie zaktualizowana. Dowiedz się więcej o właściwościach faktur.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• Kliknij nazwę faktury.
• Na prawym pasku bocznym kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Wyślij.
• W oknie dialogowym kliknij opcję Napisz wiadomość e-mail ręcznie. Nastąpi przekierowanie do Rekordu transakcji powiązanego z fakturą, gdzie można utworzyć wiadomość e-mail. Link do faktury zostanie automatycznie umieszczony w treści wiadomości e-mail.
• Po skomponowaniu wiadomości e-mail kliknij przycisk Wyślij.

Wstaw fakturę do wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów

Aby wstawić fakturę do pojedynczej wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów:

• W Kompozytorze wiadomości kliknij Wstaw, a następnie wybierz Faktury.
• Wybierz fakturę lub kliknij Zarządzaj, aby przejść do strony indeksu faktur.

Po wybraniu faktury do wiadomości zostanie dodane hiperłącze wykorzystujące numer faktury.

Uzyskaj link do faktury do udostępnienia

Aby uzyskać link do faktury do udostępnienia na preferowanej platformie:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• Kliknij nazwę faktury.
• Na prawym pasku bocznym kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Kopiuj link.
• Następnie możesz wstawić link do preferowanej platformy do przesyłania wiadomości, a kupujący może kliknąć link, aby wyświetlić fakturę pod adresem URL skonfigurowanym podczas tworzenia faktury.

Przejrzyj historię edycji

Można wyświetlić historię edycji faktury, w tym wszelkie zmiany statusu oraz kiedy zostały wysłane wiadomości e-mail z fakturami, którzy użytkownicy wykonali daną czynność, a także datę i godzinę wykonania danej czynności.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• Kliknij nazwę faktury.
• W prawym panelu przewiń w dół do panelu historii.

Uwaga: obecnie wbudowane w HubSpot integracje kont, takie jak Quickbooks Online i Xero, nie obsługują synchronizacji faktur z HubSpot. Możesz jednak wyeksportować rekordy faktur i przesłać je do swojego systemu księgowego. Możesz subskrybować aktualizacje dotyczące nowych funkcji integracji faktur, takich jak synchronizacja faktur, wypełniając ten formularz.