Zarządzanie fakturami

Po utworzeniu faktur można nimi zarządzać, edytować i śledzić je ze strony indeksu faktur, podobnie jak w przypadku zarządzania innymi rekordami CRM. W tym artykule dowiesz się, jak aktualizować statusy płatności, wysyłać, eksportować, unieważniać faktury i nie tylko.

Zarządzanie fakturami

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym panelu edytuj szczegóły faktury:
   • Ustaw właściciela: kliknij, aby rozwinąć sekcję O tej fakturze . W sekcji Właściciel kliknij menu rozwijane i wybierz właściciela.
   • Wyświetl właściwości faktury: kliknij, aby rozwinąć sekcję O tej fakturze i wyświetlić właściwości faktury.
   • Wyświetl historię faktury: kliknij, aby rozwinąć sekcję Historia w celu wyświetlenia osi czasu historii faktury.
   • Wyświetl dokonane płatności: kliknij, aby rozwinąć sekcję Płatności w celu wyświetlenia płatności dotyczących faktury.
   • Wyświetl skojarzenia: kliknij, aby rozwinąć sekcję [obiekt] w celu wyświetlenia szczegółów skojarzonego obiektu. Dowiedz się więcej o dodawaniu i usuwaniu powiązań.

Zarządzanie projektami faktur

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij Akcje i wybierz opcję:
   
   • Edytuj : kontynuuj konfigurowanie faktury.
   • Wyświetl historię właściwości externalLink:sprawdź poprzednie wartości właściwości dla faktury.
   • Clone: utworzenie nowej faktury z tymi samymi szczegółami.
   • Usuń: usunięcie wersji roboczej faktury.

Zarządzanie sfinalizowanymi fakturami

Po skonfigurowaniu i sfinalizowaniu faktury można nią zarządzać ze strony indeksu faktur:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij Akcje i wybierz opcję:
   
   • Edytuj: jeśliustawienie umożliwiające edycję faktur zostało włączone, możesz edytować sfinalizowane faktury ze strony indeksu faktur. Po zapisaniu zmian zaleca się wysłanie wiadomości do klienta w celu poinformowania go o zmianie faktury, w tym o szczegółach zmian.

• • Zapisz płatność: ręcznie oznacz fakturę jako opłaconą, tworząc nowy rekord płatności lub stosując istniejący. Po wybraniu tej opcji:
    • Aby utworzyć nowy rekord płatności, w prawym panelu dodaj pola szczegółów płatności, a następnie kliknij przycisk Zarejestruj płatność. Płatność pojawi się na karcie Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.
    • Aby zastosować istniejącą płatność do faktury, w prawym panelu kliknij kartę Zastosuj istniejącą. Wyszukaj rekord płatności według kwoty płatności, identyfikatora lub kontaktowego adresu e-mail powiązanego z płatnością. Wybierz płatność, a następnie kliknij przycisk Zastosuj płatność. Płatność pojawi się na karcie Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.

• • • Aby usunąć powiązanie płatności z fakturą, należy usunąć zarejestrowaną płatność:

• • • • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
      • Kliknij nazwę faktury.
      • W prawym panelu przewiń do karty Płatności.
      • Kliknij opcję Wyświetl powiązaną płatność.
      • Na stronie indeksu kliknij kwotę płatności.
      • W prawym górnym rogu kliknij Akcje, a następnie wybierz Usuń.
      • Kliknij Usuń rekord, aby potwierdzić.

• • Wyświetl fakturę externalLink: otwórz fakturę w osobnej karcie przeglądarki.
  • Wyświetl historię nieruchomości externalLink: wyświetl poprzednie wartości nieruchomości dla faktury.
  • Kopiuj link: skopiuj adres URL faktury, aby wysłać go do kupującego.
  • Wyślij e-mailem: wyślij fakturę e-mailem. Dowiedz się więcej o wysyłaniu wiadomości e-mail z fakturami.
  • Pobierz: pobranie faktury w formacie PDF.
  • Edytuj przypomnienia : usunięcie nadchodzącego przypomnienia o fakturze.

• • Obciąż metodę płatności: obciążenie faktury metodą płatności zapisaną przez kupującego. Zarówno Ty, jak i kupujący otrzymacie potwierdzenie e-mailem.
  • Klonuj: utwórz nową fakturę z tymi samymi danymi.

• • Usuń : usunięcie faktury. Jeśli nie możesz usunąćfaktury, upewnij się, żeustawienie umożliwiające usuwanie faktur zostało włączone. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć.

Uwaga: numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). Dlatego usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby zapewnić zgodność z bieżącymi systemami.

• • Void: oznacz fakturę jako nieważną. Po oznaczeniu faktury jako nieważnej nie można już pobierać płatności za fakturę ani jej anulować. Czynności tej nie można cofnąć.
    • Jeśli w związku z fakturą dokonano płatności online, nie jest możliwe anulowanie faktury, nawet jeśli zostanie wydany zwrot pieniędzy.
    • Jeśli w związku z fakturą zarejestrowano płatność ręczną, płatność musi zostać usunięta przed anulowaniem faktury.

Filtrowanie i eksportowanie faktur

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
2. Kliknij advancedFilters Zaawansowane filtry w górnej części tabeli.
   
   
3. W prawym panelu wyszukaj i wybierz właściwość, według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania.
4. Aby wybrać inną właściwość do dodania do filtra, kliknij + Dodaj filtr.
5. Aby filtrować według wybranej właściwości lub innego filtra, w obszarze LUB kliknij + Dodaj grupę filtrów.
6. Po skonfigurowaniu filtrów kliknij X w prawym górnym rogu panelu. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.
7. Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij opcję Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.
8. Aby wyeksportować plik CSV, XLS lub XLSX z fakturami:
   
   • Kliknij przycisk Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli. W oknie dialogowym:
     • W polu Nazwa eksportu wprowadź nazwę eksportu.
     • Kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format.
     • Kliknij menu rozwijane Język nagłówków kolumn i wybierz język.
     • Kliknij, aby rozwinąć sekcję Customize w celu dalszego dostosowania eksportu:
       • W sekcji Właściwości uwzględnione w eksporcie wybierz, które właściwości mają zostać uwzględnione w eksporcie.
       • W obszarze Asocjacje uwzględnione w eksporcie zaznacz pole wyboru Uwzględnij powiązaną nazwę rekordu, aby uwzględnić powiązane nazwy rekordów (np. nazwę faktury).
       • W obszarze Asocjacje uwzględnione w eksporcie wybierz, czy chcesz uwzględnić do 1000 powiązanych rekordów, czy wszystkie powiązane rekordy.
     • Kliknij przycisk Eksportuj. Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.

Wysyłanie utworzonych faktur

Po utworzeniu faktury można ją udostępnić za pośrednictwem wiadomości e-mail, korzystając z bezpośredniego łącza, pobierając plik PDF lub wstawiając faktury podczas tworzenia wiadomości w rekordach CRM i skrzynce odbiorczej konwersacji.

Dowiedz się więcej o automatyzacji faktur.

Wyślij fakturę pocztą e-mail

Aby wysłać fakturę pocztą e-mail:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Wyślij e-mailem.
4. Na karcie Wyślij e-mail z fakturą skonfiguruj swój adres e-mail:
   • Pole Do zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail kontaktu powiązanego z fakturą. Aby zmienić ten adres e-mail, kliknij menu rozwijane i wybierz kontakt. Możesz również wprowadzić nowy adres e-mail, a HubSpot automatycznie utworzy rekord kontaktu po wysłaniu.
   • Aby dodać adres e-mail dopola Cc , kliknij opcję Dodaj odbiorców Cc. Kliknij menu rozwijane i wybierz kontakty lub wprowadź niestandardowe adresy e-mail. W poluDW można dodać maksymalnie dziewięć adresów e-mail .
   • Jeśli domyślny adres e-mail został skonfigurowany w ustawieniach faktury, pole Od zostanie automatycznie wypełnione domyślnym adresem e-mail. W przeciwnym razie zostanie wypełnione osobistym adresem e-mail. Jeśli ustawiono domyślny adres e-mail, ale włączono ustawienie zezwalające użytkownikom na wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych e-maili zespołu, możesz wybrać inny adres e-mail.
   • Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, wybrany adres e-mail stanie się domyślnym adresem dla przyszłych wysyłek faktur, ale można go zmienić przed każdym wysłaniem.
   • Odpowiedzi na tę wiadomość e-mail będą kierowane naadres Od .Jeśli wybierzesz adres e-mail, który jest używany dla połączonej skrzynki odbiorczej, w tym współdzielonych skrzynek e-mail zespołów, możesz zarządzać działaniami następczymi w skrzynce odbiorczej konwersacji HubSpot.
   • Edytuj temat.
   • Dodaj treść wiadomości e-mail.
5. Podczas aktualizacji pól, podgląd na żywo będzie wyświetlany po prawej stronie pól. Aby wysłaćwiadomość e-mail:
   • Kliknij Wyślij wiadomość e-mail z fakturą, aby wysłać wiadomość e-mail w wyświetlonej formie. Kupujący otrzyma wiadomość e-mail zawierającą szczegóły faktury z linkiem do wyświetlenia faktury w przeglądarce, wraz z wersją PDF faktury jako załącznikiem.
   • Aby zamiast tego ręcznie utworzyć wiadomość e-mail z linkiem do faktury, kliknij opcję Utwórz niestandardową wiadomość e-mail w CRM.

Wyślij fakturę za pośrednictwem łącza lub pliku PDF

Aby wysłać fakturę za pośrednictwem łącza lub pobrać jej plik PDF:

Uwaga: jeśli wyślesz fakturę w ręcznie napisanej wiadomości e-mail lub wstawiając łącze, właściwość Data ostatniego wysłania nie zostanie zaktualizowana. Dowiedz się więcej o właściwościach faktur.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję:
   • Kopiuj link: skopiuj link do faktury.
   • Pobierz: pobranie wersji PDF faktury.

Wstaw fakturę do wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej konwersacji

Aby wstawić fakturę do wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej konwersacji:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza..
2. W lewym dolnym rogu kliknij opcję Utwórz.
3. W kompozytorze wiadomości kliknij pozycję Wstaw, a następnie wybierz pozycję Faktury.
4. Wybierz fakturę lub kliknij Zarządzaj, aby przejść do strony indeksu faktur.

Po wybraniu faktury do wiadomości zostanie dodane hiperłącze do faktury.

Przeglądanie historii edycji

Możesz wyświetlić historię edycji faktury, w tym wszelkie zmiany statusu, kiedy zostały wysłane wiadomości e-mail z fakturami, którzy użytkownicy wykonali daną czynność oraz datę i godzinę jej wykonania.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. Przewiń do karty Historia.
4. Użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać działania.

Następne kroki

• Korzystaj z faktur z wbudowanymi w HubSpot integracjami księgowymi, takimi jak QuickBooks i Xero.
• Zarządzaj płatnościami.
• Twórz i wysyłaj oferty.
• Twórz subskrypcje.