- Baza wiedzy
- Handel
- Faktury
- Zarządzanie fakturami
Zarządzanie fakturami
Data ostatniej aktualizacji: 13 października 2025
Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:
Po utworzeniu faktur można nimi zarządzać ze strony indeksu faktur, podobnie jak innymi rekordami CRM.
Dowiedz się, jak edytować i zarządzać wersjami roboczymi i sfinalizowanymi fakturami, w tym aktualizować statusy płatności, wysyłać, eksportować i unieważniać.
Zarządzanie fakturami
Aby zarządzać fakturami:
- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
- Kliknij nazwę faktury.
- W prawym panelu możesz ustawić właściciela faktury za pomocą pola Właściciel, wyświetlić jej właściwości, wyświetlić dokonane płatności i zarządzać powiązaniami faktury, w tym dodawać dodatkowe kontakty i firmy.
Zarządzanie przygotowanymi fakturami
- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
- Kliknij nazwę faktury.
- W prawym górnym rogu kliknij Akcje i wybierz opcję:
- Edytuj : kontynuuj konfigurowanie faktury.
- Wyświetl historię właściwości externalLink:sprawdź poprzednie wartości właściwości dla faktury.
- Clone: utworzenie nowej faktury z tymi samymi szczegółami.
- Usuń: usunięcie wersji roboczej faktury.
Zarządzanie sfinalizowanymi fakturami
Wymagane uprawnienia Do edycji faktur wymagane są uprawnienia superadministratora lub uprawnienia do edycji faktur.
Wymagane uprawnienia . Do usuwania faktur wymagane są uprawnienia superadministratora lub uprawnienia do usuwania faktur.
- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
- Kliknij nazwę faktury.
- W prawym górnym rogu kliknij Akcje i wybierz opcję:
- Edytuj: jeśliustawienie umożliwiające edycję faktur zostało włączone, można edytować sfinalizowane faktury ze strony indeksu faktur. Po zapisaniu zmian zaleca się wysłanie wiadomości do klienta w celu poinformowania go o zmianie faktury, w tym o szczegółach zmian.
Uwaga:
- Nie można edytować faktury, jeśli dokonano na niej płatności.
- Jeśli klient jest w trakcie dokonywania płatności podczas wprowadzania zmian, zapisanie edytowanej faktury spowoduje anulowanie otwartej płatności. Jeśli płatność zostanie dokonana jako pierwsza, edycja zostanie wyłączona.
- Faktury utworzone z subskrypcji nie mogą być edytowane.
-
- Zapisz płatność: ręcznie oznacz fakturę jako opłaconą, tworząc nowy rekord płatności lub stosując istniejący. Po wybraniu tej opcji:
- Aby utworzyć nowy rekord płatności, wypełnij pola szczegółów płatności na prawym pasku bocznym, a następnie kliknij przycisk Zarejestruj płatność. Płatność pojawi się w sekcji Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.
- Aby zastosować istniejącą płatność do faktury, na prawym pasku bocznym kliknij kartę Zastosuj istniejącą. Następnie wyszukaj rekord płatności według kwoty płatności, identyfikatora lub kontaktowego adresu e-mail powiązanego z płatnością. Wybierz płatność, a następnie kliknij przycisk Zastosuj płatność. Płatność pojawi się na karcie Płatności w prawym panelu podczas przeglądania szczegółów faktury.
- Zapisz płatność: ręcznie oznacz fakturę jako opłaconą, tworząc nowy rekord płatności lub stosując istniejący. Po wybraniu tej opcji:
Uwaga:
- W przypadku ręcznego oznaczenia faktury jako opłaconej, kontakty nie otrzymają automatycznie paragonu. Jeśli paragon jest wymagany, można go wysłać do kontaktu ze strony indeksu płatności.
- Jeśli płatność jest już powiązana z inną fakturą, nie można jej powiązać z drugą fakturą.
-
-
- Aby usunąć płatność:
-
-
-
-
- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
- Kliknij nazwę faktury.
- Na prawym pasku bocznym, na karcie Płatności kliknij opcję Wyświetl powiązaną płatność.
- Kliknij kwotę płatności.
- W prawym górnym rogu kliknij Akcje, a następnie kliknij Usuń.
- Kliknij Usuń rekord, aby potwierdzić.
-
-
-
- Wyświetl fakturę externalLink: otwórz fakturę w osobnej karcie przeglądarki.
- Wyświetl historię nieruchomości externalLink: sprawdź poprzednie wartości nieruchomości dla faktury.
- Kopiuj link: skopiuj adres URL faktury, aby wysłać go do kupującego.
- Wyślij e-mailem: wyślij fakturę e-mailem. Dowiedz się więcej o wysyłaniu wiadomości e-mail z fakturami.
- Pobierz: pobranie faktury w formacie PDF.
- Edytuj przypomnienia : usunięcie nadchodzącego przypomnienia o fakturze.
-
- Obciąż metodę płatności: obciążenie faktury zapisaną metodą płatności klienta. Zarówno Ty, jak i klient otrzymacie potwierdzenie e-mailem.
- Klonuj: utwórz nową fakturę z tymi samymi danymi.
-
- Usuń : jeśliustawienie do usuwania faktur zostało włączone, usuń niezapłacone sfinalizowane faktury ze strony indeksu faktur. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć.
Uwaga: numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). Dlatego usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że będzie to działać z bieżącymi systemami.
-
- Unieważnij: oznacz fakturę jako unieważnioną. Po oznaczeniu faktury jako nieważnej nie można już pobierać płatności za fakturę ani jej anulować. Nie można tego cofnąć.
- Jeśli w związku z fakturą dokonano płatności online, nie jest możliwe anulowanie faktury, nawet jeśli zostanie wydany zwrot pieniędzy.
- Jeśli na fakturze zarejestrowano płatność ręczną, płatność musi zostać usunięta przed anulowaniem faktury.
- Unieważnij: oznacz fakturę jako unieważnioną. Po oznaczeniu faktury jako nieważnej nie można już pobierać płatności za fakturę ani jej anulować. Nie można tego cofnąć.
Filtrowanie i eksportowanie faktur
Aby filtrowaćstronę indeksuwedług określonych właściwości faktury:- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
- Kliknij advancedFilters Zaawansowane filtry nad tabelą.
- W prawym panelu wyszukaj i wybierz właściwość, według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania.
- Aby wybrać inną nieruchomość do dodania do filtra, kliknij + Dodaj filtr.
- Aby filtrować według wybranej właściwości lub innego filtra, w sekcji LUB kliknij + Dodaj grupę filtrów.
- Po skonfigurowaniu filtra kliknij X w prawym górnym rogu panelu. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.
- Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij opcję Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.
- Kliknij przycisk Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli, aby wyeksportować wszystkie faktury. W oknie dialogowym:
- Wprowadź nazwę eksportu w polu tekstowym Nazwa eksportu.
- Kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format.
- Kliknij menu rozwijane Język nagłówków kolumn i wybierz język.
- Kliknij przycisk Dostosuj , aby jeszcze bardziej dostosować eksport:
- W sekcji Właściwości uwzględnione w eksporcie wybierz opcję, które właściwości mają zostać uwzględnione w eksporcie.
- W obszarze Asocjacje uwzględnione w eksporcie zaznacz pole wyboru Uwzględnij powiązaną nazwę rekordu, aby uwzględnić powiązane nazwy rekordów (np. nazwę faktury).
- W obszarze Asocjacje uwzględnione w eksporcie wybierz, czy chcesz uwzględnić do 1000 powiązanych rekordów, czy wszystkie powiązane rekordy.
- Kliknij przycisk Eksportuj. Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.
Wysyłanie utworzonych faktur
Po utworzeniu faktury można ją udostępnić za pośrednictwem wiadomości e-mail, korzystając z bezpośredniego łącza, pobierając plik PDF lub wstawiając faktury podczas tworzenia wiadomości w rekordach CRM i skrzynce odbiorczej konwersacji.
Jeśli chcesz zautomatyzować wysyłanie faktur, wykonaj następujące kroki.
Wyślij fakturę przez e-mail
Aby wysłać fakturę pocztą e-mail:
- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
- Kliknij nazwę faktury.
- W prawym górnym rogu kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Wyślij.
- Na karcie Wyślij e-mail z fakturą skonfiguruj pola adresu e-mail:
- Pole Do zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail kontaktu powiązanego z fakturą. Aby zmienić ten adres, kliknij menu rozwijane i wybierz kontakt. Możesz również wprowadzić nowy adres e-mail, a HubSpot automatycznie utworzy dla niego rekord kontaktu po wysłaniu.
- Aby dodać adres e-mail dopola Cc , kliknij opcję Add cc recipients. Kliknij menu rozwijane, wybierz kontakty lub wprowadź niestandardowe adresy e-mail. W poluDW można dodać maksymalnie dziewięć adresów e-mail .
- Jeśli domyślny adres e-mail został skonfigurowany w ustawieniach faktury, pole Od zostanie automatycznie wypełnione domyślnym adresem e-mail. W przeciwnym razie zostanie wypełnione osobistym adresem e-mail. Jeśli ustawiono domyślny adres e-mail, ale włączono ustawienie zezwalające użytkownikom na wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych e-maili zespołu, do których mają dostęp, będziesz mógł wybrać inny adres e-mail.
- Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, wybrany adres e-mail stanie się domyślnym adresem dla przyszłych wysyłek faktur, ale można go zmienić przed każdym wysłaniem.
- Odpowiedzi na tę wiadomość e-mail będą kierowane naadres Od .Jeśli wybierzesz adres e-mail, który jest używany dla połączonej skrzynki odbiorczej, w tym współdzielonych skrzynek odbiorczych zespołu, możesz zarządzać działaniami następczymi w skrzynce odbiorczej konwersacji HubSpot.
- Podczas aktualizacji pól, podgląd na żywo będzie wyświetlany po prawej stronie pól. Aby wysłaćwiadomość e-mail:
- Kliknij przycisk Wyślij wiadomość e-mail z fakturą, aby wysłać wiadomość e-mail w wyświetlonej formie. Kupujący otrzyma wiadomość e-mail zawierającą szczegóły faktury z linkiem do wyświetlenia faktury w przeglądarce, wraz z wersją PDF faktury jako załącznikiem.
- Aby zamiast tego ręcznie utworzyć wiadomość e-mail z linkiem do faktury, kliknij opcję Utwórz niestandardową wiadomość e-mail w CRM.
Wyślij fakturę za pośrednictwem łącza lub pliku PDF
Aby skopiować łącze w celu wysłania faktury lub pobrać plik PDF faktury:
Uwaga: jeśli wyślesz fakturę w ręcznie napisanej wiadomości e-mail lub wstawiając łącze, właściwość Data ostatniego wysłania nie zostanie zaktualizowana. Dowiedz się więcej o właściwościach faktur.
- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
- Kliknij nazwę faktury.
- W prawym górnym rogu kliknij Akcje, a następnie wybierz opcję:
- Kopiuj link: skopiuj link do faktury.
- Pobierz: pobranie wersji PDF faktury.
Wstaw fakturę do wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej konwersacji
Aby wstawić fakturę do wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej konwersacji:
- W kompozytorze wiadomości kliknij opcję Wstaw, a następnie wybierz opcję Faktury.
- Wybierz fakturę lub kliknij Zarządzaj, aby przejść do strony indeksu faktur.
Po wybraniu faktury do wiadomości zostanie dodane hiperłącze z numerem faktury.
Przeglądanie historii edycji
Można wyświetlić historię edycji faktury, w tym wszelkie zmiany statusu oraz kiedy wysłano wiadomości e-mail z fakturami, którzy użytkownicy wykonali daną czynność, a także datę i godzinę wykonania czynności.
- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
- Kliknij nazwę faktury.
- W prawym panelu przewiń w dół do karty historii.
- Użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać działania.
- Kliknij menu rozwijane Utwórz działania i wybierz działanie , aby utworzyć działanie powiązane z fakturą. Możesz na przykład utworzyć zadanie lub notatkę.
Następne kroki
- Używaj faktur z wbudowanymi w HubSpot integracjami księgowymi, takimi jak QuickBooks i Xero.
- Dowiedz się więcej o ofertach.
- Dowiedz się więcej o subskrypcjach.