Zarządzanie fakturami

Po utworzeniu faktur można je wyświetlać, edytować, zarządzać nimi, unieważniać, usuwać, śledzić i eksportować ze strony indeksu faktur.

Zarządzanie fakturami

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym panelu edytuj szczegóły faktury:
   • Ustaw właściciela: kliknij, aby rozwinąć sekcję O tej faktu rze. W sekcji Właściciel kliknij menu rozwijane i wybierz właściciela.
   • Wyświetl właściwości faktury: kliknij, aby rozwinąć sekcję O tej fakturze w celu wyświetlenia właściwości faktury.
   • Wyświetlanie historii faktur: kliknij, aby rozwinąć sekcję Historia i wyświetlić oś czasu historii danej faktury.
   • Wyświetl dokonane płatności: kliknij, aby rozwinąć sekcję Płatności w celu wyświetlenia płatności za fakturę.
   • Wyświetl powiązania: kliknij, aby rozwinąć sekcję [obiekt] w celu wyświetlenia szczegółów powiązanego obiektu. Dowiedz się więcej o dodawaniu i usuwaniu powiązań.

Zarządzanie sporządzonymi fakturami 

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij Akcje i wybierz opcję:
   
   • Edytuj: kontynuuj ustawianie faktury.
   • Wyświetl historięwłaściwości externalLink: sprawdź przeszłe wartości właściwości dla danej faktury.
   • Clone: utworzenie nowej faktury z tymi samymi danymi.
   • Usuń: usunięcie projektu faktury.

Edycja sfinalizowanych faktur

Jeśliustawienie umożliwiające edycję faktur zostało włączone, można edytować sfinalizowane faktury ze strony indeksu faktur. Po zapisaniu zmian zaleca się wysłanie wiadomości do klienta w celu poinformowania go o zmianie faktury, w tym o szczegółach zmian.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij Akcje i wybierz Edytuj.
4. Aby edytować dane kontaktu, najedź kursorem na kontakt i kliknij ikonę edit edytuj. Zaktualizuj dane kontaktu w prawym panelu i kliknij Zapisz. Edycja danych kontaktu spowoduje aktualizację rekordu kontaktu w CRM.
5. Aby zastąpić kontakt, kliknij ikonę replace zamień. Wybierz nowy kontakt w prawym panelu.
6. Aby edytować dane firmy, najedź na nią kursorem i kliknij ikonę edit edytuj. Zaktualizuj informacje o firmie w prawym panelu i kliknij Zapisz. Edycja firmy spowoduje aktualizację rekordu firmy w CRM.
7. Aby zastąpić firmę, kliknij ikonę replace zamień. Wybierz firmę w prawym panelu.
8. Aby dodać inny adres rozliczeniowy, kliknij Edytuj w sekcji Adres rozliczeniowy. W prawym panelu wprowadź dane adresowe i kliknij przycisk Zastosuj.
9. Aby dodać inny adres wysyłki, kliknij Edytuj w sekcji Adres wysyłki. W prawym panelu wprowadź dane adresowe i kliknij przycisk Zastosuj.
10. Aby zmienić datę faktury, kliknij pole Data faktury . Kliknij przycisk wyboru daty i wybierz datę.
11. Aby zmienić warunki płatności, w prawym górnym rogu kliknij menu rozwijane Warunki płatności i wybierz termin płatności. Pole Termin płatności zostanie automatycznie zaktualizowane, aby pasowało do wybranego terminu. Jeśli ustawienie wysyłania automatycznych wiadomości e-mail z przypomnieniem zostało włączone, wiadomości te będą wysyłane w oparciu o tę datę.
12. Wszelkie niestandardowe właściwości, które zostały skonfigurowane w ustawieniach faktury, będą widoczne po prawej stronie, pod Następny numer faktury. Edytuj wartości właściwości niestandardowych. Jeśli ustawienie umożliwiające użytkownikom zastępowanie tych pól zostało włączone:
    
    • Kliknij add Dodaj pole niestandardowe. Wybierz istniejące niestandardowe właściwości faktury z listy, wyszukaj niestandardową właściw ość, której chcesz użyć, lub kliknij Utwórz nową właściwość faktury externalLink aby skonfigurować nową niestandardową właściwość faktury.
    • Kliknij ikonę delete usuń obok niestandardowej właściwości, aby usunąć ją z faktury.
13. Zaktualizuj pozycje.

14. Edytuj dowolne podatki:

    • Automatyzacja obliczeń podatkowych: automatyczne obliczanie podatków na podstawie adresu faktury.
    • Dodawanie podatków do poszczególnych pozycji: dodawanie podatków doposzczególnych pozycji z biblioteki podatków.
    • Dodaj jednorazowy podatek do faktury: dodanie jednorazowego podatku do całej faktury.

15. Dodawanie lub edytowanie noty kredytowej w celu skorygowania salda faktury z kredytem (BETA). Dowiedz się więcej o notach kredytowych.

    • Aby zmienić notę kredytową zastosowaną do faktury, kliknij menu rozwijane Nota kredyt owa i wybierz notę kredytową. W polu Kwota zastosowana wprowadź kwotę kredytu.
    • Aby usunąć istniejącą notę kredytową, kliknij ikonę delete usuń obok noty kredytowej.
      
      
      
      
    • Aby dodać notę kredytową, w tabeli Podsumowanie w obszarze Razem kliknij przycisk + Dodaj dostępny kredyt.
      
      
      
    • Kliknij menu rozwijane Nota kredytowa i wybierz notę kredytową.
    • W polu Kwota zastosowana wprowadź kwotę kredytu.
16. W polu Komentarze zaktualizuj lub dodaj swoje komentarze.
    • Użyj opcji tekstowych w dolnej części pola tekstowego, aby sformatować tekst, dodać hiperłącze lub wstawić fragmenty tekstu (fragmentów można używać do tworzenia fragmentów tekstu). Na przykład, jeśli regularnie używasz tych samych terminów na fakturze, możesz utworzyć je jako fragmenty do użycia za każdym razem, gdy dodajesz komentarze do faktury). 
    • W ustawieniach faktury można dodać domyślny komentarz , który pojawi się na każdej fakturze.
17. W sekcji Windykacja płatności zaktualizuj ustawienia płatności. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu Windykacji płatności.
18. Aby uzyskać dostęp do ustawień zaawansowanych, kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane. Można dostosować język i ustawienia regionalne faktury, a także adres URL faktury. Dowiedz się więcej o zaawansowanych ustawieniach faktur.
19. Kliknij przycisk Aktualizuj fakturę w prawym górnym rogu. W oknie dialogowym kliknij przycisk Aktualizuj , aby potwierdzić. 

Zarządzanie sfinalizowanymi fakturami

Zarządzanie sfinalizowanymi fakturami ze strony indeksu, w tym Rekord płatności ręcznych, anulowanie płatności ręcznych, ręczne pobieranie zapisanej metody płatności, unieważnianie i usuwanie faktur i nie tylko.

Jeśli chcesz dokonać zwrotu płatności za fakturę, dowiedz się więcej na temat zwrotu płatności. Nie jest możliwe unieważnienie faktur z dokonanymi płatnościami. Dowiedz się więcej o unieważnianiu faktur, w tym o tym, jak usunąć powiązanie płatności z fakturą, aby umożliwić jej unieważnienie.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij Akcje i wybierz opcję:

• • Rekord płatności: ręcznie oznacz fakturę jako zapłaconą, tworząc nowy rekord płatności lub stosując istniejący. Po wybraniu tej opcji:
    • Aby utworzyć nowy Rekord płatności, w prawym panelu dodaj szczegóły płatności. Zaznacz pole wyboru Wyślij pokwitowanie na adres e-mail klienta, aby wysłać pokwitowanie na adres e-mail wybranego klienta. Kliknij Rekord płatności. Płatność pojawi się na karcie Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury. Potwierdzenie można również wysłać później ze strony indeksu płatności.
    • Aby zastosować istniejącą płatność do faktury, w prawym panelu kliknij zakładkę Zastosuj istniejącą . Wyszukaj rekord płatności według kwoty płatności, identyfikatora lub adresu e-mail kontaktu powiązanego z płatnością. Wybierz płatność, a następnie kliknij przycisk Zastosuj płatność. Płatność pojawi się na karcie Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.

• • • Aby nie zastosować płatności na fakturze, usuń rekord płatności (nie jest możliwe usunięcie płatności online):

• • • • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
      • Kliknij nazwę faktury.
      • W prawym panelu przewiń do karty Płatności .
      • Kliknij opcję Wyświetl powiązanie płatności. 
      • Na stronie indeksu kliknij kwotę płatności.
      • W prawym górnym rogu kliknij Akcje, a następnie wybierz Usuń.
      • Kliknij przycisk Usuń rekord, aby potwierdzić.

• • Wyświetl fakturę externalLink: otwórz fakturę w osobnej karcie przeglądarki.
  • Wyświetl historię właściwości externalLink: wyświetl przeszłe wartości właściwości dla danej faktury.
  • Kopiuj link: skopiuj adres URL faktury, aby wysłać go do kupującego.
  • Wyślij e-mailem: wyślij fakturę za pośrednictwem wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o wysyłaniu wiadomości e-mail z fakturami.
  • Pobierz: pobierz fakturę w formacie PDF.
  • Edytuj przypomnienia: usuwanie przypomnienia o nadchodzącej fakturze.

• • Obciąż metodę płatności: obciąż fakturę metodą płatności zapisaną przez kupującego. Zarówno Ty, jak i kupujący otrzymacie pokwitowanie pocztą elektroniczną.
  • Clone: utworzenie nowej faktury z tymi samymi danymi.

• • Usuń: usuwa fakturę. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć. Można również usunąć wiele faktur ze strony indeksu.
    • Jeśli nie masz możliwości usunięcia faktury, upewnij się, żeustawienie umożliwiające usuwanie faktur zostało włączone.
    • Aby usunąć fakturę z powiązaną płatnością ręczną, usuń powiązaną płatność, a następnie usuń fakturę.

• • Void: oznaczenie faktury jako nieważnej. Po oznaczeniu faktury jako nieważnej nie można już pobierać płatności za fakturę ani jej anulować. Tego działania nie można cofnąć.
    • Jeśli płatność online została dokonana na podstawie faktury, nie jest możliwe anulowanie faktury, nawet jeśli zostanie wydany zwrot pieniędzy.
    • Jeśli na fakturze została zarejestrowana płatność ręczna , płatność ta musi zostać usunięta przed anulowaniem faktury.

Filtrowanie faktur

Aby filtrować stronę indeksu według określonych właściwości faktur:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij Zaawansowane filtry nad tabelą.
3. W prawym panelu kliknij + Dodaj filtr. Wyszukaj i wybierz właściwość , według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania. Aby dodać kolejny filtr do grupy filtrów, w sekcji i kliknij przycisk + Dodaj filtr.
4. Aby dodać dodatkową grupę filtrów, w sekcji lub kliknij przycisk + Dodaj grupę filtrów.
5. Po skonfigurowaniu filtra kliknij X w prawym górnym rogu panelu. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.
6. Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.

Eksport faktur

1. Kliknij Eksport w prawym górnym rogu tabeli.
2. W oknie dialogowym:
   • W polu Nazwa eksportu wprowadź nazwę eksportu.
   • Kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format.
   • Kliknij menu rozwijane Język nagłówków kolumn i wybierz język.
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję Dostosuj w celu dalszego dostosowania eksportu:
     • W sekcji Właściwość uwzględniona w eksporcie wybierz, które właściwości mają zostać uwzględnione w eksporcie.
     • W sekcji Powiązania uwzględnione w eksporcie zaznacz pole wyboru Uwzględnij powiązane nazwy rekordów , aby uwzględnić powiązane nazwy rekordów (np. nazwę subskrypcji).
     • W sekcji Powiązania uwzględnione w eksporcie wybierz, czy chcesz uwzględnić do 1000 powiązanych rekordów, czy wszystkie powiązane rekordy.
   • Kliknij Eksport. Dowiedz się więcej o eksporcie rekordów.

Usuwanie i pobieranie wielu faktur

Ze strony indeksu można masowo usuwać i pobierać faktury. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć.

Podczas usuwania faktur należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Faktury powiązane z notą kredytową, płatnością online lub subskrypcją nie mogą zostać usunięte. Aby usunąć fakturę z powiązaną płatnością ręczną, usuń powiązaną płatność, a następnie usuń fakturę.
• Numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). W związku z tym usunięcie faktury może spowodować powstanie trwałej luki w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko po usunięciu wszystkich faktur (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem ds. konta, aby zapewnić zgodność z obecnymi systemami.
• Użytkownicy, którzy wyłączyli opcję usuwania faktur, nie mogą usuwać faktur.

Podczas pobierania faktur należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Pobrane faktury są w formacie PDF i dostarczane w pliku ZIP pocztą elektroniczną. 
• Faktury o statusie Wersja robocza i faktury niepodlegające rozliczeniu są pomijane w pliku ZIP. Fakturę można ustawić jako niepodlegającą rozliczeniu tylko za pośrednictwem API (np. podczas tworzenia faktury za pośrednictwem API lub jeśli aplikacja innej firmy synchronizuje faktury z HubSpot).
• Faktury zsynchronizowane za pomocą synchronizacji danych są pomijane w pliku ZIP.
• W przypadku wybrania więcej niż 500 faktur, pobrane faktury zostaną podzielone na wiele plików ZIP. Na przykład, jeśli pobierzesz 700 faktur, 500 z nich znajdzie się w jednym pliku ZIP. Reszta znajdzie się w drugim pliku ZIP.

Usuwanie lub pobieranie faktur zbiorczo:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Filtrowanie strony indeksu.
3. Zaznacz pola wyboru obok faktur, które chcesz usunąć lub pobrać. Lub zaznacz pole wyboru w górnej części tabeli, aby wybrać wszystkie faktury wyświetlane na stronie indeksu.
4. Aby usunąć faktury:
   • U góry kliknij przycisk delete Usuń.
     
     
     
   • W oknie dialogowym wprowadź liczbę usuwanych faktur , a następnie kliknij przycisk Usuń.
5. Aby pobrać faktury:
   • Na górze kliknij download Pobierz.
     
     
     
   • W oknie dialogowym kliknij przycisk Pobierz.
   • Pliki ZIP zawierające faktury w formacie PDF zostaną przesłane pocztą elektroniczną.

Wysyłanie utworzonych faktur

Po utworzeniu faktury można ją udostępnić za pośrednictwem wiadomości e-mail, korzystając z bezpośredniego linku, pobierając plik PDF lub wstawiając faktury podczas tworzenia wiadomości w rekordach CRM i skrzynce odbiorczej rozmów.

Dowiedz się więcej o automatyzacji faktur.

Wyślij fakturę pocztą elektroniczną

Aby wysłać fakturę pocztą elektroniczną:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Wyślij e-mailem.
4. W zakładce Wyślij e-mail z fakturą skonfiguruj swój adres e-mail:
   • Pole Do zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail kontaktu powiązanego z fakturą. Aby zmienić ten adres e-mail, kliknijmenu rozwijane i wybierz kontakt. Możesz również wprowadzić nowyadres e-mail , a HubSpot automatycznie utworzy rekord kontaktu po wysłaniu.
   • Aby dodać adres e-mail dopola Cc , kliknij przycisk Dodaj odbiorców Cc. Kliknijmenu rozwijane i wybierz kontakty lub wprowadź niestandardowe adresy e-mail. W polu CC można dodać maksymalnie dziewięć adresów e-mail.
   • Jeśli domyślny adres e-mail został skonfigurowany w ustawieniach faktury, poleOd zostanie automatycznie wypełnione domyślnym adresem e-mail. W przeciwnym razie zostanie on wypełniony osobistym adresem e-mail. Jeśli ustawiono domyślny adres e-mail, ale ustawienie umożliwiające użytkownikom wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych adresów e-mail zespołu jest włączone, można wybrać inny adres e-mail.
   • Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, wybrany adres e-mail stanie się domyślnym adresem dla przyszłych wysyłek faktur, ale można go zmienić przed każdą wysyłką.
   • Odpowiedzi na tę wiadomość e-mail będą kierowane na adres From . Jeśli wybierzesz adres e-mail, który jest używany dlapołączonej skrzynki odbiorczej , w tym wspólnych skrzynek odbiorczych zespołu, możesz zarządzać działaniami następczymi w skrzynce odbiorczej rozmów HubSpot.
   • Edytuj temat.
   • Dodaj treść wiadomości e-mail.
5. APodczas aktualizacji pól, podgląd na żywo będzie wyświetlany po prawej stronie pól. Aby wysłaćwiadomość e-mail na adres:
   • Kliknij przycisk Wyślij wiadomość e-mail z fakturą , aby wysłać wiadomość e-mail w wyświetlonej formie. Kupujący otrzyma wówczas wiadomość e-mail zawierającą dane faktury wraz z linkiem umożliwiającym wyświetlenie faktury w przeglądarce, a także wersję faktury w formacie PDF jako załącznik.
   • Aby zamiast tego ręcznie skomponować indywidualną wiadomość e-mail z linkiem do faktury, kliknij opcję Utwórz niestandardową wiadomość e-mail w CRM.

Wyślij fakturę za pośrednictwem linku lub pliku PDF

Aby wysłać fakturę za pośrednictwem linku lub pobrać fakturę w formacie PDF:

Uwaga: w przypadku wysłania faktury w ręcznie napisanej wiadomości e-mail lub poprzez wstawienie linku, właściwość Data ostatniego wysłania nie zostanie zaktualizowana. Dowiedz się więcej o właściwościach faktur.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij Akcje, a następnie wybierz opcję:
   • Kopiuj link: kopiowanie linku do faktury.
   • Pobierz: pobierz fakturę w formacie PDF.

Wstaw fakturę do wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów

Aby wstawić fakturę do pojedynczej wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. W lewym dolnym rogu kliknij Kompozytor.
3. W kompozytorze wiadomości kliknij Wstaw, a następnie wybierz Faktura.
4. Wybierz fakturę lub kliknij Zarządzaj , aby przejść do strony indeksu faktur.

Po wybraniu faktury do wiadomości zostanie dodane hiperłącze do faktury.

Ocena historii edycji

Można wyświetlić historię edycji faktury, w tym wszelkie zmiany statusu, kiedy wysłano wiadomości e-mail z fakturami, którzy użytkownicy wykonali daną czynność oraz datę i godzinę wykonania danej czynności.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. Przewiń do karty Historia .
4. Użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać aktywności.

Wykorzystanie danych z faktur w innych narzędziach HubSpot

Używaj właściwości faktur w innych narzędziach, takich jak przepływy pracy i segmenty, aby zautomatyzować i zorganizować dane faktur w HubSpot.

Identyfikacja klientów z zaległymi fakturami

Utwórz segment dla faktur, które są przeterminowane. Użyj segmentu, aby utworzyć działania obserwujące, powiadomić menedżera konta lub przedstawiciela handlowego i wyróżnić brakujące przychody w raportach.

1. Utwórz segment, wybierając obiekt Faktura podczas tworzenia segmentu.
2. Dodaj filtr, w którym termin płatności przypada ponad siedem dni temu.
   
   
   
3. Użyj segmentu w przepływie pracy , aby wysyłać przypomnienia, tworzyć zadania dla zespołu lub tworzyć raporty , które podkreślają brakujące przychody.

Nagradzanie wartościowych kupujących

Utwórz segment, aby zidentyfikować kontakty lub firmy o wysokiej łącznej kwocie faktur. Taguj ich jako VIP, aby móc kierować ich zapytania do wyższego szczebla wsparcia i zapisywać się do programów i kampanii VIP.

1. Utwórz niestandardową właściwość firmy lub kontaktu, aby wyświetlić ich całkowitą kwotę faktury:
   1. Utwórz właściwość Rollup o nazwie Kwota faktury. 
   2. Ustaw typ Rollup jako Suma.
   3. Ustaw format liczb jako Waluta.
   4. Ustaw powiązany typ rekordu jako Faktury.
   5. Ustaw powiązaną właściwość rekordu jako Kwota zapłacona.
      
      
      
2. Utwórz właściwość niestandardową , aby tagować firmę jako VIP. Na przykład, utwórz Pojedyncze pole wyboru właściwość o nazwie VIP.
3. Utwórz przepływ pracy , który ustawia właściwość VIP na Tak, gdy Łączna kwota faktury firmy przekracza ustawioną wartość. Uwzględniaj tylko firmy, których data ostatniej faktury mieści się w określonym przedziale czasu (np. 180 dni), dzięki czemu uwzględnisz tylko aktywne firmy.
   
   
   
4. Utwórz segment, wybierając obiekt Firmy podczas tworzenia.
5. Dodaj filtr, w którym Właściwość VIP ma wartość Tak.
   
   
   
6. Użyj segmentu do tworzenia widoków klientów VIP do obsługi klienta, zapisywania się tych klientów do kampanii VIP i nie tylko.

Następne kroki

• Korzystaj z faktur dzięki wbudowanym w HubSpot integracjom z kontami, takimi jak QuickBooks i Xero.
• Zarządzanie płatnościami.
• Tworzenie i wysyłanie wycen.
• Tworzenie subskrypcji.