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請注意::這篇文章的翻譯只是為了方便而提供。譯文透過翻譯軟體自動建立,可能沒有經過校對。因此,這篇文章的英文版本應該是包含最新資訊的管理版本。你可以在這裡存取這些內容。

管理發票

上次更新時間: 2025年10月13日

可搭配下列任何訂閱使用,除非另有註明:

建立發票後,您可以從發票索引頁面管理發票,就像管理其他 CRM 記錄一樣。

瞭解如何編輯和管理草擬及最終完成的發票,包括更新付款狀態、傳送、匯出及作廢。

管理發票

管理您的發票:

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。 管理發票
  2. 點選發票名稱
  3. 在右側面板中,您可以使用「擁有者」欄位設定發票擁有者、檢視其屬性、檢視已付款項,以及管理發票的關聯,包括新增聯絡人和公司。

管理草擬的發票

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。 輕觸發票名稱。
  2. 按一下發票的名稱
  3. 在右上方,按一下動作,然後選擇選項:
    • 編輯: 繼續設定發票。
    • View property historyexternalLink: 檢查 發票過去的屬性值。
    • 克隆: 以相同的詳細資料建立新的發票。
    • 刪除: 刪除發票草稿。

Diagram of the invoice actions dropdown menu for a draft invoice, including options to Edit, View property history, Clone, and Delete.

管理最終完成的發票

需要權限 編輯發票需要超級管理員權限,或發票的編輯權限

需要權限 超級管理員權限,或刪除發票的權限。刪除發票需要超級管理員權限或發票的刪除權限

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。 點選發票名稱。
  2. 按一下發票名稱
  3. 在右上方,按一下動作,然後選擇選項:
    • 編輯: 如果 已開啟編輯發票的 設定 ,則可 從發票索引頁面編輯最終確定的發票。儲存變更後,建議傳送通訊給客戶,通知他們發票已變更,包括變更的詳細資訊。

請注意:

  • 如果已對發票付款,則無法編輯發票。
  • 如果您在編輯發票時,客戶正在付款,則儲存編輯的發票會取消開啟的結帳。如果先付款,則會停用編輯。
  • 從訂閱建立的發票無法編輯。
    • 記錄付款:透過建立新的付款記錄或套用現有的付款記錄,手動將發票標記為已付款。選擇此選項後:
      • 若要建立新的付款記錄,請填寫右側邊欄中的付款詳細 欄位,然後按一下記錄付款。檢視發票詳細資料時,付款會出現在付款項下
      • 若要將現有付款套用到發票,請在右側邊欄按一下套用現有索引標籤。然後按付款金額、ID 或與付款相關的聯絡人電子郵件地址搜尋付款記錄。選擇付款,然後按一下套用付款。檢視發票的詳細資訊時,付款會出現在右側面板的付款卡上。

請注意:

  • 手動將發票標記為已付款時,聯絡人不會自動收到收據。如果需要收據,您可以從付款索引頁面將收據寄給聯絡人
  • 如果付款已經與另一張發票關聯,則無法再與第二張發票關聯。

      • 若要刪除付款,請
        • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。 刪除付款。
        • 按一下發票名稱
        • 在右側邊欄的「付款」卡上,按一下檢視相關付款
        • 按一下付款金額
        • 在右上方,按一下動作,然後按一下刪除
        • 按一下刪除記錄以確認。

GIF demonstrating how to delete a payment associated with an invoice.

    • 檢視發票externalLink:在另一個瀏覽器標籤中開啟 發票。
    • View property historyexternalLink: 檢查 發票過去的物業價值。
    • 複製連結:複製發票 URL 傳送給買家。
    • 透過電子郵件傳送:透過電子郵件傳送發票。進一步瞭解如何傳送發票電子郵件
    • 下載:下載發票的 PDF。
    • 編輯提醒: 刪除即將發出的發票提醒
    • 記帳付款方式: 將發票記帳至客戶儲存的付款方式。您和客戶都會透過電子郵件收到收據。
    • 複製:以相同的詳細資訊建立新的發票。
    • 刪除: 如果已開啟 刪除發票的設定,則可從發票索引頁刪除未付款的最終發票。發票刪除是永久性的,無法撤銷。

請注意:發票號碼將繼續從最後建立的發票依序遞增(即使該發票或任何其他發票已被刪除)。因此,刪除發票可能會造成發票編號的永久缺口。只有刪除所有發票才能重設編號(但已付發票不能刪除)。您應該諮詢您的會計團隊,以確保它能與您目前的系統搭配使用。

    • 作廢:將發票標記為作廢。將發票標記為無效後,您就不能再收取該發票的付款或將其無效。這是無法撤銷的。
      • 如果已針對發票進行線上付款,則無法將發票作廢,即使已發出退款。
      • 如果已針對發票記錄手動付款,則必須先刪除付款,才能將發票作廢。

篩選和匯出發票

若要依特定發票屬性篩選索引頁
  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。 進階篩選器
  2. 按一下表格上方的advancedFilters 進階篩選器

    Screenshot of the advanced filters section on the invoice index page.
  3. 在右側面板中,搜尋並選擇要篩選的屬性,然後設定篩選條件。
  4. 若要選擇另一項物業以加入篩選條件,請按一下+ 加入選條件
  5. 若要依您選取的屬性或其他篩選條件進行篩選,請在OR 下方按一下+ 新增篩選條件群組
  6. 設定篩選條件後,按一下面板右上方的X 。進一步瞭解設定篩選器和儲存檢視
  7. 若要編輯顯示在表格中的欄位,請按一下表格右上方的編輯欄位
  8. 按一下表格右上方的匯出 ,以匯出所有發票。在對話方塊中:
    • 匯出名稱文字方塊中輸入匯出名稱
    • 按一下檔案格式下拉式功能表,然後選擇一種格式
    • 按一下欄標題語言下拉式功能表,然後選擇一種語言
    • 按一下自訂 ,以進一步自訂匯出:
      • Properties included in export(匯出包含的屬性)下,選擇要包含在匯出中的屬性選項
      • 匯出包含的關聯下,選擇包含關聯 記錄名稱核取方塊,以包含關聯記錄名稱 (例如發票名稱)。
      • 匯出包含的關聯下,選擇是否包含最多 1,000 個 關聯 記錄,或所有關聯記錄
    • 按一下匯出。進一步瞭解匯出記錄

傳送建立的發票

建立發票後,您可以透過電子郵件、使用直接連結、下載 PDF 或在 CRM 記錄和會談收件匣中撰寫訊息時插入發票來分享發票。

如果您想自動發送發票,請遵循以下步驟

透過電子郵件傳送發票

若要透過電子郵件傳送發票,請

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。 透過電子郵件傳送發票
  2. 按一下發票名稱
  3. 在右上方,按一下動作,然後選擇傳送
  4. 在「傳送發票電子郵件 」標籤 ,設定電子郵件地址欄位:
    • 收件人 欄位會自動填入與發票相關聯的聯絡人的電子郵件地址。若要變更此地址,請按 一下下拉功能表 並選擇 聯絡人。您也可以輸入新的 電子郵件地址 ,HubSpot 會在發送後自動為其建立聯絡人記錄。
    • 若要新增電子郵件地址到抄送欄位,請按一下 新增抄送收件人。按一下 下拉式功能表,選擇聯絡人,或輸入自訂的 電子郵件地址。您最多可以在 抄送 欄位中加入九個電子郵件地址
    • 如果已在發票設定中設定預設電子郵件地址,則「 寄件人 」欄位會自動填入預設電子郵件地址。否則,會填入您的個人電子郵件地址。如果已設定預設電子郵件地址,但 已開啟 允許使用者從 其個人電子郵件 他們可以存取的 其他 團隊電子郵件 傳送發票 的設定 ,您就可以選擇不同的電子郵件。
    • 如果未設定預設電子郵件地址,您所選擇的電子郵件地址將成為未來傳送發票的預設地址,但可在每次傳送前變更。
    • 此電子郵件的回覆將傳送到寄件者 位址。如果您選擇的電子郵件地址是用於 連線收件匣,包括共用的 團隊電子郵件收件匣,您就可以 在 HubSpot 的會話收件匣中管理跟進
  5. 當您更新欄位時,欄位右方會顯示即時預覽。若要傳送電子郵件
    • 按一下「發送發票電子郵件 」以發送顯示的電子郵件。買家隨後會收到一封包含發票詳細資料的電子郵件,其中附有在瀏覽器中檢視發票的連結,以及 PDF 版本的發票附件。
    • 若要手動撰寫一封包含發票連結的一對一電子郵件,請按一下CRM 中的「建立自訂電子郵件」。

invoice-send-email-with-preview-from-index-page

透過連結或 PDF 傳送發票

複製連結傳送發票,或下載 PDF 格式的發票:

請注意:如果您以手動撰寫的電子郵件或插入連結的方式傳送發票,最後寄送日期屬性將不會更新。進一步瞭解發票屬性

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。 點選發票名稱。
  2. 按一下發票的名稱
  3. 在右上方,按一下動作,然後選擇選項:
    1. 複製連結: 複製發票的連結。
    2. 下載:下載發票的 PDF 版本。

將發票插入一對一電子郵件或會話收件匣中的訊息

若要在會談收件匣的一對一電子郵件或訊息中插入發票,請

  1. 在訊息組成程式中,按一下插入,然後選擇發票
  2. 選取發票 或按一下管理導覽到發票索引頁。

Screenshot of the Insert menu in the message composer, with the Invoices option highlighted.

選取發票後,會使用發票號碼在訊息中加入超連結。

檢視編輯歷史

您可以檢視發票的編輯歷史,包括任何狀態變更,以及發票電子郵件的傳送時間、執行動作的使用者,以及動作發生的日期和時間。

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
  2. 按一下發票的名稱
  3. 在右側面板中,向下捲動至歷程記錄卡。
  4. 使用搜尋列搜尋活動
  5. 按一下建立活動下拉式功能表,然後選取一個活動 ,建立與發票相關聯的活動。例如,您可以建立任務 或備註

Screenshot of the invoice history panel in the right sidebar, showing a list of actions taken on the invoice.

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