管理發票

建立發票後，可從發票索引頁面管理、編輯和追蹤發票，就像管理其他 CRM 記錄一樣。本文將介紹如何更新付款狀態、傳送、匯出、作廢發票等。

管理發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 管理發票
2. 按一下發票名稱。
3. 在右側面板中，編輯發票詳細資料：
   • 設定所有者：按一下以展開「關於此發票 」部分。在所有者下，點擊下拉式功能表並選擇所有者。
   • 檢視發票內容： 按一下展開「關於此發票 」部分，以檢視發票內容。
   • 檢視發票歷史：按一下展開歷史 部分，以檢視發票的歷史時間軸。
   • 檢視已付款項：按一下以展開付款項 部分，檢視發票的付款項目。
   • 檢視關聯：按一下以展開[物件] 區段，檢視關聯物件的詳細資訊。進一步瞭解新增和移除關聯。

管理草擬的發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 輕觸發票名稱。
2. 按一下發票名稱。
3. 在右上方，按一下動作，然後選擇選項：
   
   • 編輯： 繼續設定發票。
   • View property historyexternalLink: 檢查 發票過去的屬性值。
   • 克隆： 以相同的詳細資料建立新的發票。
   • 刪除： 刪除發票草稿。

管理最終完成的發票

當您設定並完成發票後，您可以從發票索引頁面管理它們：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下發票名稱。
3. 在右上方，按一下動作，然後選擇一個選項：
   
   • 編輯： 如果 已開啟編輯發票的 設定 ， 則可從發票索引頁面編輯已完成的發票。儲存變更後，建議傳送通訊給客戶，通知他們發票已變更，包括變更的詳細資訊。

• • 記錄付款：透過建立新的付款記錄或套用現有的付款記錄，手動將發票標記為已付款。選擇此選項後：
    • 若要建立新的付款記錄，請在右側面板中，新增付款詳細 欄位，然後按一下記錄付款。檢視發票詳細資訊時，付款會顯示在付款卡上。
    • 若要將現有付款套用至發票，請在右側面板中按一下套用現有索引標籤。依據與付款相關的付款金額、ID 或聯絡人電子郵件地址搜尋付款記錄。選取付款，然後按一下套用付款。檢視發票詳細資料時，付款會出現在付款卡上。

• • • 若要取消套用發票上的付款，請刪除已記錄的付款：

• • • • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 刪除已記錄的付款。
      • 按一下發票的名稱。
      • 在右側面板中，捲動至付款卡。
      • 按一下檢視相關付款。
      • 在索引頁中，按一下付款金額。
      • 在右上方，按一下動作，然後選擇刪除。
      • 按一下刪除記錄以確認。

• • 檢視發票externalLink：在另一個瀏覽器標籤中開啟 發票。
  • View property historyexternalLink: 檢視 發票過去的物業價值。
  • 複製連結：複製發票 URL 傳送給買家。
  • 透過電子郵件傳送：透過電子郵件傳送發票。進一步瞭解如何傳送發票電子郵件。
  • 下載：下載發票的 PDF。
  • 編輯提醒： 刪除即將發出的發票提醒。

• • 扣除付款方式：將 發票扣除至買家儲存的付款方式。您和買家都會透過電子郵件收到收據。
  • 複製：以相同的詳細資料建立新的發票。

• • 刪除： 刪除發票。如果無法刪除，請確定 刪除發票的設定已開啟。發票刪除是永久性的，無法撤銷。

請注意：發票號碼將繼續從最後建立的發票依序遞增（即使該發票或任何其他發票已被刪除）。因此，刪除發票可能會造成發票編號的永久缺口。只有刪除所有發票才能重設編號（但已付發票不能刪除）。您應該諮詢您的會計團隊，以確保符合您目前的系統。

• • 無效：將發票標記為無效。將發票標記為無效後，您就不能再收取該發票的付款或將其無效。此動作無法撤銷。
    • 如果已針對發票進行線上付款，則無法將發票作廢，即使已發出退款也是如此。
    • 如果已針對發票記錄手動付款，則必須先刪除付款，才能將發票作廢。

篩選和匯出發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下表格上方的advancedFilters 進階篩選器。
   
   
3. 在右側面板中，搜尋並選擇要篩選的屬性，然後設定篩選條件。
4. 若要選擇另一個屬性加入篩選條件，按一下+ 新增篩選條件。
5. 若要依您選取的屬性或其他篩選條件進行篩選，請在OR 下方按一下+ 新增篩選群組。
6. 設定篩選條件後，按一下面板右上方的X 。進一步瞭解設定篩選器和儲存檢視。
7. 若要編輯顯示在表格中的欄位，請按一下表格右上方的編輯欄位。
8. 若要匯出發票的 CSV、XLS 或 XLSX 檔案：
   
   • 按一下表格右上方的匯出。在對話方塊中：
     • 在匯出名稱欄位中，輸入匯出名稱。
     • 按一下檔案格式下拉式功能表，並選擇一種格式。
     • 按一下欄標題語言下拉式功能表，並選擇一種語言。
     • 按一下以展開自訂 部分，進一步自訂匯出：
       • 在Properties included in export（包含在匯出中的屬性）下，選擇要包含在匯出中的 屬性。
       • 在匯出包含的關聯下，選擇包含關聯 記錄名稱核取方塊，以包含關聯記錄名稱（例如發票名稱）。
       • 在匯出包含的關聯下，選擇是否包含最多 1,000 個 關聯 記錄，或所有關聯記錄。
     • 按一下匯出。進一步瞭解匯出記錄。

傳送建立的發票

建立發票後，您可以透過電子郵件、使用直接連結、下載 PDF 或在 CRM 記錄中撰寫訊息時插入發票，以及在收件匣對話中分享發票。

進一步了解自動化發票。

透過電子郵件傳送發票

透過電子郵件傳送發票：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 透過電子郵件傳送發票
2. 按一下發票名稱。
3. 在右上方，按一下動作，然後選擇透過電子郵件傳送。
4. 在「發送發票電子郵件 」標籤中 ，設定您的電子郵件：
   • 收件人 欄位會自動填入與發票相關聯的聯絡人的電子郵件地址。若要變更此電子郵件地址，請按 一下下拉功能表 並選擇 聯絡人。您也可以輸入新的 電子郵件地址 ，HubSpot 會在發送後自動建立聯絡人記錄。
   • 若要新增電子郵件地址到抄送 欄位，請按一下 新增抄送收件人。按一下 下拉式功能表 並選擇聯絡人，或輸入自訂的 電子郵件地址。您最多可以在 抄送 欄位中加入九個電子郵件地址 。
   • 如果已在發票設定中設定預設電子郵件地址，則「 寄件人 」欄位會自動填入預設電子郵件地址。否則，會填入您的個人電子郵件地址。如果已設定預設電子郵件地址，但 允許使用者 從個人電子郵件 或其他 團隊電子郵件 傳送發票 的設定 已開啟，您可以選擇不同的電子郵件地址。
   • 如果沒有設定預設電子郵件地址，您所選擇的電子郵件地址將成為未來傳送發票的預設地址，但可以在每次傳送前變更。
   • 此電子郵件的回覆將傳送到寄件者 位址。如果您選擇的電子郵件地址是用於 連線的收件匣，包括共用的 團隊電子郵件收件匣，您可以 在 HubSpot 的會話收件匣中管理跟進。
   • 編輯您的主旨。
   • 新增您的電子郵件訊息正文。
5. 當您更新欄位時，欄位右方會顯示即時預覽。發送電子郵件：
   • 按一下Send invoice email（發送發票電子郵件 ）以發送顯示的電子郵件。買家隨後會收到一封包含發票詳細資料的電子郵件，其中附有在瀏覽器中檢視發票的連結，以及 PDF 版本的發票附件。
   • 若要手動撰寫一封包含發票連結的一對一電子郵件，請按一下CRM 中的「建立自訂電子郵件」。

透過連結或 PDF 傳送發票

透過連結傳送發票，或下載 PDF 格式的發票：

請注意：如果您以手動撰寫的電子郵件或插入連結的方式傳送發票，最後寄送日期屬性將不會更新。進一步瞭解發票屬性。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 點選發票名稱。
2. 按一下發票的名稱。
3. 在右上方，按一下動作，然後選擇選項：
   • 複製連結： 複製發票連結。
   • 下載：下載發票的 PDF 版本。

將發票插入一對一電子郵件或會話收件匣中的訊息

若要在會談收件匣的一對一電子郵件或訊息中插入發票，請

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「收件匣」。
2. 在左下方，按一下撰寫。
3. 在訊息撰寫器中，按一下插入，然後選擇發票。
4. 選取發票 或按一下管理導覽到發票索引頁。

選取發票後，發票的超連結將加入訊息中。

檢視編輯歷史

您可以檢視發票的編輯歷史，包括任何狀態變更、發票電子郵件的發送時間、執行動作的使用者，以及動作發生的日期和時間。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下發票的名稱。
3. 捲動至「歷史」卡。
4. 使用搜尋列 搜尋活動。

下一步

• 與 HubSpot 內建的會計整合使用發票，例如QuickBooks和Xero。
• 管理您的付款。
• 建立並傳送報價。
• 建立訂閱。