管理收據

建立收據後，請從收據索引頁面檢視、編輯、管理、作廢、刪除、追蹤和 匯出 發票。

管理收據

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 在右側面板中編輯收 發票 詳細資訊：
   • 設定所有者： 按一下以展開「 關於此 發票 」部分。在「 擁有者」下方，點擊 下拉式選單 ，然後選擇 擁有者。
   • 檢視 發票 屬性：按一下以展開「 關於此 發票 」部分，以檢視 發票 屬性。
   • 檢視 發票 歷史記錄： 按一下以展開「 歷史記錄」部分，以檢視 發票 的歷史記錄 時間表。
   • 查看已付款項： 按一下以展開 「付款」部分，即可根 發票 查看付款。
   • 檢視關聯： 按一下以展開 [物件]區段，以檢視關聯 物件 詳細資訊。進一步了解如何 新增和移除關聯。

管理草擬發票 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 在右上角，按一下操作 ，然後選擇一個選項：
   
   • 編輯：繼續設定 發票。
   • 查看 屬性 紀錄externalLink：查看 發票 的過往 屬性 價值。
   • 複製：使用相同的詳細資料建立新的 發票。
   • 刪除：刪除發 發票 草稿。 

編輯最終收據

如果已開啟編輯收據的設 定， 您可以從收據索引頁面編輯已完成的發票。除了更新 連絡人 人、公司詳細資訊和帳單資訊外，您還可以更新不影響應 金額 發票 屬性。例如：訂單 採購訂單編號、備註和稅務編號。在尚未付款的發票上，可以編輯明細項目，並新增其他明細項目。

儲存變更後，建議傳送更新給顧客，通知對方 發票 已變更，並附上變更詳情。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 在右上角，按一下操作 ，然後選擇編 輯。
4. 若要編輯聯 連絡人 人詳細資訊，請將遊標停留在 連絡人 人上方，然後按一下edit 編輯圖示。更新右側面板中的 連絡人，然後按一下「 儲存」。編輯聯 連絡人 人詳細資訊將更新 CRM 中的 連絡人記錄。
5. 若要更換聯 連絡人 人，請按一下「 replace 更換」圖示。在右側面板中選取新 連絡人 人。
6. 若要編輯公司詳細資訊，請將遊標移至公司上方，然後點擊edit 編輯圖示。在右側面板中更新公司資訊，然後按一下「 儲存」。編輯公司將更新 CRM 中的 公司記錄。
7. 如要更換公司，請按一下 replace 更換圖示。在右側面板中選擇 公司 。
8. 如要新增其他帳單地址，請點擊 「帳單地址」下方的「編輯」。在右側面板中輸入 地址詳細資訊 ，然後按一下「 套用」。
9. 若要新增其他郵寄地址，請在「郵寄地址」下方按一下 「編輯」。在右側面板中輸入 地址詳細資訊 ，然後按一下「 套用」。
10. 若要變更 發票 日期，請按一下「 發票 日期 」欄位。按一下 日期選擇器 ，然後選取日期。
11. 若要變更付款條款，請在右上角按一下「 付款條款」下拉式選單，然後選擇付款條款。「 截止日期」 欄位會自動更新，以符合所選條款。如果已開啟發送自動提醒電子郵件的設定，電子郵件將根據此日期發送。
12. 在發票設 定中設定的任何自訂屬 性都 會顯示在右側的「 下一張 發票 編號」下方。編輯自 訂 屬性 值。如果 允許用戶覆蓋這些欄位的設置 已打開：
    
    • 按一下「 add 新增自訂欄位」。從 清單 中選取現有的自訂 發票 屬性，搜尋要使用的自訂 屬性性，或按一下「建立新的 發票 屬性 」externalLink 以 設定新的自訂 發票 屬性。
    • 按一下自訂屬性旁邊的 delete 刪除 圖示 ，即可將其從 發票 中刪除。
13. 更新 行項目。

14. 編輯任何稅費：

    • 自動計算稅 金 ：根據 發票 地址自動計算稅金。
    • 為個別行項目新增稅費： 從稅務資料庫中新增以 明細項目 為基礎的稅費。
    • 在 發票 票上新增一次性 稅項：在整張發 發票 上新增 一次性稅項 。

15. 新增或編輯點數備註，以調整有點數 發票 餘額。進一步了解點 數備忘錄。

    • 若要變更應用於 發票 的點數備忘錄，請按一下點數備忘錄 下拉式選單，然後選取點數備忘錄。在「 金額 」欄位中，輸入點 金額 。
    • 若要刪除現有的點數備忘錄，請按一下點數備忘錄旁邊的刪除圖示。
      
      
      
      delete
    • 若要新增旅行基金備註，請在「摘要 」表格中的「總額」下方，按一下「+新增可用旅行基金」。
      
      
      
    • 按一下點數備註 下拉式選單，然後選取點數備註。
    • 在「 金額 」欄位中，輸入點 金額 。
16. 在「評論」欄位中，更新或新增評論。
    • 使用文字欄位底部的文字選項來設定文字格式、新增超連結或 插入 常用回覆 （您可以使用片段來建立文字片段。例如，如果您經常在 發票 上使用相同的術語，您可以將其建立為 常用回覆，以便每次在 發票 上新增評論時使用）。 
    • 您可以在 發票 據設定中 新增預設評論，該評論 會顯示在每張 發票 上。
17. 在 「收取 款項」部分，更新所有付款設定。進一步了解如何 設定收款方式。
18. 若要存取進階設定，請按一下 進階設定。您可以自訂 發票 的語言和地區設定，以及 發票 網址。進一步了解 進階 發票 設定。
19. 按一下右上角的「更新 發票 」。在對話方塊中，按一下 更新 以確認。 

管理已確定的收據

從索引頁面管理已確定的收據，包括記錄手動付款、取消套用手動付款、手動向儲存的付款方式收費、撤銷和刪除收據等。

如果你想退還 發票 款項，請進一步了解如何 退還款項。無法撤銷已付款的收據。進一步了解 撤銷收據的方法，包括如何刪除與收 發票 相關的付款，以允許撤銷收據。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 在右上角，按一下操作 ，然後選擇一個選項：

• • 記錄 付款： 透過建立新的付款記 付款記錄，手動將 發票 標記為已付款。選擇此選項後：
    • 若要建立新的 付款記錄，請在右側面板中新增 付款詳細資訊。選取「 傳送電子明細給顧客電子郵件 核取方塊，即可將電子明細傳送給選定的顧客電子郵件按一下 記錄 付款。查看收據 詳情時，款項會顯示在  付款 卡上。您也可以稍後從付款索引頁面傳送電子明細 。
    • 若要將現有付款套用至 發票，請在右側面板中按一下 套用現有 分頁。按與付款相關的付款 金額、ID或 連絡人 電郵地址搜尋付款紀 付款記錄。選擇 付款方式，然後按一下「 套用付款方式」。查看收據 詳情時，款項會顯示在  付款 卡上。

• • • 若要在 發票 上取消付款，請刪除 記錄的付款 （無法刪除線上付款） ：

• • • • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
      • 按一下 發票 名稱 。
      • 在右側面板中，捲動至付款 卡。
      • 按一下「 檢視相關付款」。 
      • 在索引頁面上，按一下 付款 金額。
      • 在右上角，按一下操作，然後選擇 刪除。
      • 按一下刪除 記錄以確認。

• • 檢視 發票 externalLink：在單獨的瀏覽器分頁中開啟 發票 據。
  • 查看 屬性 歷史 externalLink：查看 發票 的過去 屬性 價值。
  • 複製連結： 複製 發票 網址以傳送給買家。
  • 透過電子郵件傳送： 透過電子郵件傳送發 發票。進一步了解如何 傳送 發票 電郵。
  • 下載： 下載發 發票 的PDF檔。
  • 編輯提醒：刪除即將到來的 發票 提醒。

• • 向付款方式收費：向買家儲存的付款方式收取 發票 費用。您和買家都會透過電子郵件收到收據。
  • 複製：使用相同的詳細資料建立新的 發票。

• • 刪除：刪除 發票。發票 刪除是永久性的， 無法 復原。您也可以 從索引頁面刪除多張收據。
    • 如果你沒有刪除 發票 的選項，請確保已開啟刪除收據的設定 。
    • 若要刪除具有相關 手動付款的 發票， 請先刪除 相關付款，然後再刪除 發票。

• • 無效：將 發票 標記為無效。將收 發票 標記為無效後，你便無法再收取款項或作廢收 發票。此操作無法復原。
    • 如果已根 發票 進行 線上付款 ，即使已發放退款，也無法撤銷發 發票。
    • 如果已根 發票 記錄 手動付款 ，則必須先 刪除 付款，然後才能作廢 發票。

篩選收據

若要 按特定 發票 屬性 篩選索引頁面 ：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下表格上方的「 進階篩選條件 」。
3. 在右側面板中，按一下 +新增篩選條件。搜尋並選取要篩選的 屬性 ，然後設定篩選條件。若要將另一個篩選器新增到篩選器羣組，請在 和下方，按一下 +新增篩
4. 若要新增其他篩選器羣組，請在 或下方，按一下 +新增篩選器羣組。
5. 設定篩選條件後，按一下面板右上角的 X。進一步了解如何 設定篩選條件和儲存檢視。
6. 若要編輯表格中顯示的欄，請按一下表格右上角的 編輯欄。

匯出 發票

1. 按一下表格右上角的「 匯出 」。
2. 在對話框中：
   • 在 匯出 名稱 欄位中，輸入 匯出 名稱。
   • 單擊文件格式 下拉菜單，然後選擇一種格式。
   • 單擊列標題的語言 下拉菜單，然後選擇一種語言。
   • 按一下以展開「自訂」部分，進一步自訂 匯出：
     • 在「 匯出 中包含的 屬性 」下，選擇要包含在 匯出 中的屬性。
     • 在匯出 中包含的關聯下方，選取包含關聯的 記錄 名稱 核取方塊，以包含關聯的 記錄 名稱（例如 訂閱 名稱）。
     • 在匯出 中包含的關聯下方，選擇 最多包含1,000個 關聯記錄，還是所有關聯記錄。
   • 按一下匯出。深入瞭解如何 匯出記錄。

刪除並下載多張收據

您可以從索引頁面批量刪除和下載發票。發票 刪除是永久性的， 無法 復原。

刪除收據時，請注意以下事項：

• 無法刪除與點 數備註、線上付款 或 訂閱 相關的發票。若要刪除具有相關 手動付款的 發票， 請先刪除 相關付款，然後再刪除 發票。
• 發票 號碼將繼續從上次創建的 發票 中依序增加（即使該發票或任何其他 發票 已被刪除）。因此，刪除 發票 可能會造成發 發票 編號的永久缺口。只有在刪除所有發票時才能重設編號（但無法刪除已付款發票）。您應該諮詢您的會計團隊，以確保符合您目前的系統。
• 已關閉 刪除收據設定的用戶無法刪除收據。

下載收據時，請注意以下事項：

• 下載的發票為PDF格式，並透過電子郵件以ZIP檔案傳送。 
• ZIP檔案會略過草稿 狀態的發票和非收費發票。發票 只能透過API 設定為不可收費(例如，透過 API 建立 發票 時，或第三方應用程式將發票同步至HubSpot時)。
• 通過 數據同步同步處 理的發票將從ZIP文件中省略。
• 如果您選擇的收據超過500張，下載的收據將被拆分為多個ZIP檔案。舉例來說，如果你下載700張發票，其中500張會放在一個ZIP檔案中。其餘的會放在第二個ZIP檔案中。

若要批次刪除或下載收據，請按照以下步驟操作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 篩選索引頁面。
3. 勾選要刪除或下載的收據旁的核取 方塊。或選取表格頂部的核取方塊 ，以選取索引頁面上顯示的所有收據。
4. 若要刪除收據，請按照以下步
   • 在頂部按一下「delete 刪除」。
     
     
     
   • 在對話方塊中，輸入要刪除的發票數量 ，然後按一下刪除。
5. 若要下載收據，請按照以下步
   • 在頂部按一下「下download載」。
     
     
     
   • 在對話方塊中，按一下下載。
   • 包含PDF發票的ZIP檔案將透過電子郵件傳送給您。

傳送已建立的發票

建立 發票 後，您可以透過電子郵件、直接連結、下載PDF或在 CRM 記錄和 對話收件匣 中撰寫訊息時插入收據。

深入瞭解如何 自動開立收據。

透過電子郵件 發票

若要透過電子郵件傳送 發票，請按照以下步驟

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 在右上角，按一下操作，然後選取 透過電子郵件傳送。
4. 在「 傳送 發票 電郵」標籤頁中，設定電郵：
   • 「收件人」欄位將自動填寫與 發票 相關 連絡人 人的電子郵件地址。若要變更此電子郵件地址，請按一下下 拉式選單，然後選擇連絡人人。您也可以輸入新的 電子郵件地址， HubSpot會在傳送後自動建立 連絡人記錄。
   • 若要將電子郵件地址新增至「 Cc 」欄位，請按一下「新增 Cc 收件人」。按一下下 拉式選單 ， 然後選取 聯絡人，或輸入自訂電子郵件地址。您最多可以在「CC本」欄位中新增9個電子郵件地址。
   • 如果已在 發票 設定中設定預設電子郵件地址 ，「寄件人」 欄位將自動填寫預設電子郵件地址。否則，系統會填寫你的個人電郵地址。如果已設 定預設電子郵件地址，但允許使用者透過個人電子郵件或其他團隊電子郵件傳送發票的設定已開啟，您可以選擇其他電子郵件地址。
   • 如果未設定預設電子郵件地址，您選擇的電子郵件地址將成為未來發送發 發票 的預設地址，但可以在每次發送之前進行更改。
   • 對此電子郵件的回覆將發送至寄 件人地址。如果您選擇用於 連結收件匣的電子郵件地址，包括共用團隊電子郵件 匣，您可以在HubSpot的 對話收件匣 中管理後續追蹤。
   • 編輯主旨。
   • 新增 電子郵件內文。
5. 當您更新欄位時，即時預覽將顯示在欄位右側。若要傳送電子郵件，請按照以下步驟操作
   • 按一下「傳送發 發票 電子郵件 」，即可傳送顯示的電子郵件。然後，買家將收到一封包含 發票 詳情的電子郵件，其中包含在瀏覽器中查看 發票 的連結，以及PDF版本的 發票 附件。
   • 若要手動撰寫一對一電子郵件，並附上 發票 連結，請按一下 CRM 中的「建立自訂電子郵件」。

透過連結或PDF傳送 發票

若要透過連結傳送 發票，或下載收 發票 的PDF檔案，請按照以下步驟操作：

請注意： 如果您透過手寫電子郵件或插入連結發送發 發票，上 次發送日期 屬性 將不會更新。深入瞭解 發票 屬性。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 在右上角，按一下操作，然後選擇一個選項：
   • 複製連結：複製收 發票 連結。
   • 下載：下載PDF版本的 發票。

在對話 發票 件 對話收件匣 中的一對一電子郵件或訊息中插入發票

若要在對 對話收件匣 中的一對一電子郵件或訊息中插入收 發票，請按照以下步驟操作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「收件匣」。
2. 在左下角，單擊撰寫。
3. 在訊息編輯器中，按一下「 插入」，然後選取「發票」。
4. 選取 發票 或按一下 「管理」 ，即可前往收據索引頁面。

選取 發票 後，系統會在訊息中新增 發票 的超連結。

查看編輯紀錄

您可以檢視 發票 的編輯記錄，包括任何狀態變更、發 發票 電子郵件的傳送時間、執行動作的使用者，以及動作的發生日期和時間。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 捲動至「 歷史紀錄」 卡片。
4. 使用搜尋列 搜尋 活動。

將發票 關聯 其他記錄關聯

收據可以與HubSpot中的其他記錄相關聯，以跟蹤對象內部和之間的關係。

自動關聯

• 收據及其來源記錄： 收據會自動與從中建立的 記錄 相關聯。如果您 從 連絡人 人、公司或 交易 建立 發票，或 建立 報價單，則 發票 會自動與該 記錄 相關聯。從報價單建立 發票 時，報價 單的相關 連絡人 人和公司也會複製到 發票 中。這會將聯 連絡人 人、公司、交易、報價 和 發票 連結起來。從 訂閱 自動創建的發票與生成發票的 訂閱 相關聯（並繼承與 訂閱 相同的 連絡人 人、公司和 交易 關係）。

• 發票和付款：如果發票是根據 付款連結、 報價或 訂閱的付款建立，則 發票 會自動與 付款記錄相關聯。

• 收據、聯絡人和公司： 收據會自動與你在「 帳 單」部分新增的 連絡人 人和公司相關聯。建立 發票時，您可以新增一個主要 連絡人 人和公司。您可以在建立 發票 後新增其他相關聯絡人和公司。

• 發票與點數備忘錄： 當您 將點數備忘錄套用至發 發票時，該發 發票 會與點數備忘錄相關聯。只有將信用備忘錄套用至發票，才能將信用備忘錄與 發票 關聯。

手動 關聯 發票與其他記錄關聯

您可以手動 關聯，以跟蹤對象內部和之間的關係。收據可以手動關聯到：

• 聯系人
• 公司
• 優惠

深入瞭解如何手動關聯記錄。

在其他HubSpot工具中使用 發票 據資料

在工作流程和 區段等其他工具中使用 發票 屬性，以跨HubSpot自動化和組織 發票 資料。

識別 有逾期發票的客戶

為逾期的發票建立 分群。使用 分群 建立後續追蹤、提醒客 帳戶 經理或銷售代表，並在報告中強調缺少的收入。

1. 建立 分群，在建立區 分群 時選擇 發票 物件。
2. 新增截止日期超過七天的篩選條件。
   
   
   
3. 使用 工作流程 的 分群 來傳送提醒、為團隊建立 任務 ，或建立 報告 來強調缺少的收入。

獎勵高價值買家

建立 分群，以 識別 具有高價值 發票 總額的聯絡人或公司。將他們標記為VIP ，以便將查詢轉交給更高 層級 的支援，並為他們 註冊 VIP計劃和活動。

1. 為公司或 連絡人 人建立自訂 屬性 ，以顯示其 發票 總 金額：
   1. 建立名為「 發票 總 金額」的 彙總 屬性。 
   2. 將彙總類型 設定為Sum。
   3. 將數字格式 設為貨幣。
   4. 將關聯的 記錄 類型設置為發票。
   5. 將關聯的 記錄 屬性 設定為金額 。
      
      
      
2. 建立自訂 屬性 ，將公司標記為VIP。例如，建立一個名為VIP的單一 核取方塊 屬性。
3. 建立 工作流程 ，當公司的 發票 總 金額 高於您設定的值時，將VIP 屬性 設定為「是」。僅包括最後 發票 日期在特定期間（例如180天）內的公司，因此您僅包括活躍的公司。
   
   
   
4. 建立 分群，在建立時選擇公司 物件。
5. 新增VIP 屬性 為「是」的篩選條件。
   
   
   
6. 使用此 分群 建立VIP顧客的觀看次 數，以獲得客服支援，並將這些顧客 註冊 VIP推廣活動等。

後續步驟

• 將發票與HubSpot內建的會計整合（如 QuickBooks 和 Xero ）一起使用。
• 管理您的付款。
• 建立並傳送 報價。
• 建立 訂閱。