管理收據
上次更新時間: 一月 27, 2025
创建发票后,您可以从发票索引页面对其进行管理,就像管理其他 CRM 记录一样。
管理发票
管理您的发票:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
- 单击发票名称。
- 在右侧面板中,您可以使用 "所有者"字段设置发票所有者、查看其属性、查看已付款项以及管理发票关联,包括添加其他联系人和公司。
管理起草的发票
对于草拟的发票,您可以通过单击 行动右上角的下拉菜单:- 编辑: 继续设置发票。
- 查看属性历史: 查看发票过去的属性值。
- 克隆:创建具有相同详细信息的新发票。
- 删除:删除发票草稿。
管理最终确定的发票
对于最终确定的发票,您可以通过单击右上角的操作下拉菜单访问以下选项:
请注意:
- 如果发票上已付款,则不能对其进行编辑。
- 如果您在编辑发票时客户正在付款,保存编辑后的发票将取消未结算。如果先付款,则将禁用编辑。
- 无法编辑通过订阅创建的发票。
- 记录付款:通过创建新的付款记录或应用现有记录,手动将发票标记为已付款。选择此选项后:
- 要创建新的付款记录,请填写右侧边栏中的付款详情 字段,然后单击记录付款。然后,在查看发票详情时,付款将出现在付款下。
- 要将现有付款应用到发票,请在右侧边栏单击 "应用现有"选项卡。然后,根据付款金额、ID 或与付款相关的联系人电子邮件地址搜索付款记录。选择付款,然后单击应用付款。然后,在查看发票详细信息时,付款将出现在付款下。
请注意: 手动标记发票已付时,联系人不会自动收到收据。如果需要收据,您可以从付款索引页面向联系人发送收据。
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- 删除付款:
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- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
- 单击发票名称。
- 在右侧边栏的 "付款"部分,单击 "查看关联付款"。
- 单击付款金额。
- 单击右上角的操作下拉菜单,然后单击删除。
- 单击删除记录确认。
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- 查看发票: 在单独的浏览器标签页中打开发票。
- 查看属性历史:查看 发票过去的属性值。
- 复制链接:复制发票 URL 发送给买家。
- 发送:通过电子邮件发送发票。了解有关发送发票电子邮件的更多信息。
- 下载:下载 PDF 格式的发票。
- 编辑提醒: 删除即将发出的发票提醒。
- 充值付款方式: 将发票充值到客户存储的付款方式中。您和客户都将通过电子邮件收到收据。
- 克隆:用相同的细节创建新发票。
请注意:发票号码将继续从最后创建的发票开始按顺序递增(即使该发票或任何其他发票已被删除)。因此,删除发票可能会造成发票编号的永久性空白。只有删除所有发票才能重置编号(但不能删除已付款发票)。您应咨询您的会计团队,以确保它能与您当前的系统配合使用。
- 作废:将发票标记为作废。将发票标记为作废后,您就不能再收取发票款项或将其作废。此操作无法撤销。
过滤和导出发票
至 过滤索引页 按特定的发票属性:- 单击左上角的高级筛选器。
- 在右侧面板中,点击+ 添加筛选器来设置新筛选器。
- 搜索并选择要筛选的属性,然后设置筛选条件。
- 要选择其他属性,请单击AND> 或OR.> 了解有关设置筛选器和保存视图的更多信息。
- 要编辑表格中的列,请单击表格右上方的编辑列。
- 单击表右上角的导出 可导出所有发票,或选择要导出的发票旁边的复选框,然后单击导出。了解有关导出记录的更多信息。
发送创建的发票
创建发票后,您可以通过电子邮件、直接链接、下载 PDF 或在 CRM 记录和对话收件箱中撰写信息时插入发票来共享发票。
如果您想自动发送发票,请按照以下步骤操作。
通过电子邮件发送发票
通过电子邮件发送发票:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
- 单击发票名称。
- 在右侧边栏中单击操作,然后选择发送。
- 在发送发票电子邮件 选项卡中 ,设置电子邮件地址字段:
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- 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改该地址,请单击下拉菜单并选择联系人。您也可以输入新的电子邮件地址,HubSpot 会在发送后自动为其创建联系人记录。
- 要在抄送字段中添加电子邮件地址,请单击添加抄送收件人。点击下拉菜单,选择联系人,或输入自定义电子邮件地址。抄送栏最多可添加 9 个电子邮件地址。
- 如果已在发票设置中设置了默认电子邮件地址,则 " 发件人 " 字段将自动填入默认电子邮件地址。否则,它将填入你的个人电子邮件地址。如果已经设置了默认电子邮件,但 允许用户通过 个人电子邮件 或 他们可以访问的 其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已经打开,则可以选择不同的电子邮件。
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- 如果没有设置默认电子邮件地址,您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址,但可以在每次发送前更改。
- 对该电子邮件的回复将转发到发件人 地址。如果您选择的电子邮件地址用于连接的收件箱(包括共享的团队电子邮件收件箱),您就可以在 HubSpot 的对话收件箱中管理跟进。
更新字段时,字段右侧会显示实时预览。发送电子邮件
- 单击发送发票电子邮件,发送显示的电子邮件。然后,买方将收到一封包含发票详细信息的电子邮件,其中带有在浏览器中查看发票的链接,以及作为附件的 PDF 版本发票。
- 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件,请单击CRM 中的创建自定义电子邮件。
通过链接或 PDF 发送发票
复制链接以发送发票,或下载 PDF 格式的发票:
请注意:如果以手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票,最后发送日期属性将不会更新。了解有关发票属性的更多信息。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
- 单击发票名称。
- 在右侧边栏单击操作,然后选择发送。
- 单击复制链接,下载 PDF选项卡。发票预览将显示在窗口右侧。
- 单击 "复制链接 "复制发票链接。
- 单击下载 PDF可下载发票的 PDF 文件。
- 完成后单击X或单击关闭。
在对话收件箱中的一对一电子邮件或信息中插入发票
在对话收件箱的一对一电子邮件或信息中插入发票:
- 在信息组成器中单击插入,然后选择发票。
- 选择发票 或单击管理导航到发票索引页。
选择发票后,信息中将添加一个使用发票号码的超链接。
获取要共享的发票链接
获取发票链接,以便在您喜欢的平台上共享:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
- 单击发票名称。
- 在右侧边栏单击操作,然后选择复制链接。
- 然后,您就可以将链接插入您喜欢的信息平台,买家就可以点击链接,在您创建发票时配置的 URL 上查看发票。
回顾编辑历史
您可以查看发票的历史编辑记录,包括任何状态更改、发票电子邮件的发送时间、执行操作的用户以及操作发生的日期和时间。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
- 单击发票名称。
- 在右面板中,向下滚动到历史面板。
请注意:目前,HubSpot 内置的账户集成(如Quickbooks Online和Xero)不支持从 HubSpot 同步发票。不过,你可以导出发票记录并上传到你的会计系统。您可以填写此表单,订阅有关新发票集成功能(如发票同步)的更新。