管理收據

建立發票後，您可以從發票索引頁面管理發票，就像管理其他CRM記錄一樣。

管理收據

若要管理收據，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下收據名稱。
• 在右側面板中，您可以使用「所有者」欄位設定收據所有者、檢視其屬性、檢視付款和管理收據的關聯，包括添加其他聯絡人和公司。

管理草擬發票 

• 編輯：繼續設定收據。
• 查看旅居紀錄：查看發票的過往旅居價值。
• 複製：使用相同的詳細資料建立新的發票。
• 刪除：刪除發票草稿。 

管理已確定的收據

對於已確定的收據，你可以按一下右上角的「操作」下拉式選單，以存取以下選項：

• 編輯：如果已開啟編輯發票的設定 ，超級管理員和擁有發票編輯權限的使用者可以從發票索引頁面編輯已完成的發票。 儲存變更後，建議向顧客傳送通知，告知收據已變更，包括變更詳情。

• 記錄付款：透過建立新的付款記錄或套用現有的付款記錄，手動將發票標記為已付款。 選擇此選項後：
  • 若要建立新的付款紀錄，請填寫右側邊欄的付款詳細資訊 欄位，然後按一下「記錄付款」。 查看收據詳情時，款項會顯示在「付款」下方。
  • 若要將現有付款方式套用至收據，請在右側欄中按一下套用現有分頁。 然後，按與付款相關的付款金額、身分證件或聯絡電郵地址搜尋付款紀錄。 選擇付款方式，然後按一下「套用付款方式」。 查看收據詳情時，款項會顯示在「付款」下方。

請注意：如果手動將收據標記為已付款，客服案件將不會自動收到收據。如果需要電子明細，您可以從付款索引頁面將電子明細傳送給客服案件。

• • 若要刪除付款，請按照以下步驟

• • • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
    • 按一下收據名稱。
    • 在右側邊欄的「付款」部分，點擊「查看相關付款」。 
    • 按一下付款金額。
    • 按一下右上角的「操作」下拉式選單，然後按一下「刪除」。
    • 按一下刪除記錄以確認。

• 檢視收據：在單獨的瀏覽器分頁中開啟收據。
• 查看旅居紀錄：查看發票的過往旅居價值。
• 複製連結：複製發票網址以傳送給買家。
• 發送：透過電子郵件發送發票。 進一步了解如何傳送收據電郵。
• 下載：下載發票的PDF檔。
• 複製：使用相同的詳細資料建立新的發票。

• 刪除：如果已開啟刪除發票的設定 ，超級管理員和擁有發票編輯權限的使用者可以從發票索引頁面刪除未付款的已確定發票。 發票刪除是永久性的，無法復原。

請注意：發票號碼將繼續從上次創建的發票中順序增加（即使該發票或任何其他發票已被刪除）。因此，刪除發票可能會造成發票編號的永久缺口。只有在刪除所有發票時才能重設編號（但無法刪除已付款發票）。您應該諮詢您的會計團隊，以確保它能夠與您目前的系統配合使用。

• 無效：將收據標記為無效。 將收據標記為無效後，你便無法再收取款項或作廢收據。 此操作無法復原。
  • 如果已根據發票進行線上付款，即使已發放退款，也無法撤銷發票。
  • 如果已根據發票記錄手動付款，則必須先刪除付款，然後才能作廢發票。

篩選和匯出收據

• 按一下左上角的「進階篩選條件」。
• 在右側面板中，按一下+新增篩選條件以設定新的篩選條件。
• 搜尋並選取要篩選的旅居，然後設定篩選條件。
• 如要選擇其他旅居，請按一下「 AND」或「OR」。 進一步了解如何設定篩選條件和儲存檢視。
  
  
• 若要編輯表格中顯示的欄，請按一下表格右上角的編輯欄。
• 按一下表格右上角的「匯出」以匯出所有發票，或勾選要匯出的發票旁的核取方塊，然後按一下「匯出」。 深入瞭解如何匯出記錄。

傳送已建立的發票

建立發票後，您可以透過電子郵件或直接連結分享，或在CRM記錄和對話收件匣中撰寫訊息時插入發票。

透過電子郵件傳送發票

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下收據名稱。
• 在右側邊欄中，按一下操作，然後選取傳送。
• 在對話方塊中，設定電子郵件地址欄位：

• • 「收件人」欄位將自動填寫與發票相關聯的聯絡人的電子郵件地址。 若要變更此地址，請按一下下拉式選單，然後選擇聯絡人。 您也可以輸入新的電子郵件地址， HubSpot會在傳送後自動為他們建立聯絡人記錄。
  • 若要新增電子郵件地址至「副本」欄位，請點擊下拉式選單、選取聯絡人，或輸入自訂電子郵件地址。 您最多可以在「副本」欄位中新增9個電子郵件地址。
  • 如果已在發票設定中設定預設電子郵件地址，「寄件人」欄位將自動填寫預設電子郵件地址。 否則，系統會填寫你的個人電郵地址。 如果已設定預設電子郵件，但允許使用者透過個人電子郵件或其他團隊電子郵件傳送發票的設定已開啟，您可以選擇其他電子郵件。
    • 如果未設定預設電子郵件地址，您選擇的電子郵件地址將成為未來發送發票的預設地址，但可以在每次發送之前進行更改。
    • 對此電子郵件的回覆將發送至寄 件人地址。 如果您選擇用於連結收件匣的電子郵件地址，包括共用團隊電子郵件收件匣，您可以在HubSpot的對話收件匣中管理後續追蹤。 

• 按一下「傳送發票」。然後，買家將收到一封包含發票詳細資訊的電子郵件，其中包含在瀏覽器中檢視發票的連結，以及PDF版本的發票附件。

手動發送一對一電子郵件，並附上發票連結

若要手動傳送附有收據連結的電子郵件，請按照以下步驟操作：

請注意：如果您透過手寫電子郵件或插入連結發送發票，上次發送日期屬性將不會更新。深入瞭解收據屬性。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下收據名稱。
• 在右側邊欄中，按一下操作，然後選取傳送。
• 在對話方塊中，按一下手動撰寫電子郵件。 然後，系統會將您重新導向至與發票相關的交易記錄，您可以在其中撰寫電子郵件。 收據的連結將自動包含在電子郵件正文中。
• 撰寫電子郵件後，按一下「傳送」。

在對話收件匣中的一對一電子郵件或訊息中插入發票

若要在對話收件匣中的一對一電子郵件或訊息中插入收據，請按照以下步驟操作：

• 在訊息編輯器中，按一下「插入」，然後選取「發票」。
• 選取收據或按一下「管理」，即可前往收據索引頁面。

選擇發票後，系統會使用發票號碼將超連結新增至訊息。

取得收據連結以分享

若要取得收據連結，以便在您偏好的平臺上分享，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下收據名稱。
• 在右側邊欄中，按一下操作，然後選擇複製連結。
• 然後，您可以將連結插入偏好的訊息平臺，買家可以按一下連結，在建立發票時設定的網址查看發票。 

查看編輯紀錄

您可以檢視發票的編輯紀錄，包括任何狀態變更、發票電子郵件的傳送時間、執行動作的使用者，以及動作的發生日期和時間。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下收據名稱。
• 在右側面板中，向下捲動至「歷史紀錄」面板。

請注意：目前， HubSpot建立的帳戶整合（如Quickbooks Online和Xero ）不支援從HubSpot同步發票。不過，您可以匯出發票記錄，並將其上傳到您的會計系統。你可以填寫此表格，訂閱收據整合功能的最新消息，例如收據同步功能。