管理發票

建立發票後，您可以從發票索引頁面管理發票，就像管理其他 CRM 記錄一樣。

瞭解如何編輯和管理草擬及最終完成的發票，包括更新付款狀態、傳送、匯出及作廢。

管理發票

管理您的發票：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 管理發票
2. 點選發票名稱。
3. 在右側面板中，您可以使用「擁有者」欄位設定發票擁有者、檢視其屬性、檢視已付款項，以及管理發票的關聯，包括新增聯絡人和公司。

管理草擬的發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 輕觸發票名稱。
2. 按一下發票的名稱。
3. 在右上方，按一下動作，然後選擇選項：
   
   • 編輯： 繼續設定發票。
   • View property historyexternalLink: 檢查 發票過去的屬性值。
   • 克隆： 以相同的詳細資料建立新的發票。
   • 刪除： 刪除發票草稿。

管理最終完成的發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 點選發票名稱。
2. 按一下發票名稱。
3. 在右上方，按一下動作，然後選擇選項：
   
   • 編輯： 如果 已開啟編輯發票的 設定 ，則可 從發票索引頁面編輯最終確定的發票。儲存變更後，建議傳送通訊給客戶，通知他們發票已變更，包括變更的詳細資訊。

• • 記錄付款：透過建立新的付款記錄或套用現有的付款記錄，手動將發票標記為已付款。選擇此選項後：
    • 若要建立新的付款記錄，請填寫右側邊欄中的付款詳細 欄位，然後按一下記錄付款。檢視發票詳細資料時，付款會出現在付款項下。
    • 若要將現有付款套用到發票，請在右側邊欄按一下套用現有索引標籤。然後按付款金額、ID 或與付款相關的聯絡人電子郵件地址搜尋付款記錄。選擇付款，然後按一下套用付款。檢視發票的詳細資訊時，付款會出現在右側面板的付款卡上。

• • • 若要刪除付款，請

• • • • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 刪除付款。
      • 按一下發票名稱。
      • 在右側邊欄的「付款」卡上，按一下檢視相關付款。
      • 按一下付款金額。
      • 在右上方，按一下動作，然後按一下刪除。
      • 按一下刪除記錄以確認。

• • 檢視發票externalLink：在另一個瀏覽器標籤中開啟 發票。
  • View property historyexternalLink: 檢查 發票過去的物業價值。
  • 複製連結：複製發票 URL 傳送給買家。
  • 透過電子郵件傳送：透過電子郵件傳送發票。進一步瞭解如何傳送發票電子郵件。
  • 下載：下載發票的 PDF。
  • 編輯提醒： 刪除即將發出的發票提醒。

• • 記帳付款方式： 將發票記帳至客戶儲存的付款方式。您和客戶都會透過電子郵件收到收據。
  • 複製：以相同的詳細資訊建立新的發票。

• • 刪除： 如果已開啟 刪除發票的設定，則可從發票索引頁刪除未付款的最終發票。發票刪除是永久性的，無法撤銷。

請注意：發票號碼將繼續從最後建立的發票依序遞增（即使該發票或任何其他發票已被刪除）。因此，刪除發票可能會造成發票編號的永久缺口。只有刪除所有發票才能重設編號（但已付發票不能刪除）。您應該諮詢您的會計團隊，以確保它能與您目前的系統搭配使用。

• • 作廢：將發票標記為作廢。將發票標記為無效後，您就不能再收取該發票的付款或將其無效。這是無法撤銷的。
    • 如果已針對發票進行線上付款，則無法將發票作廢，即使已發出退款。
    • 如果已針對發票記錄手動付款，則必須先刪除付款，才能將發票作廢。

篩選和匯出發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 進階篩選器
2. 按一下表格上方的advancedFilters 進階篩選器。
   
   
3. 在右側面板中，搜尋並選擇要篩選的屬性，然後設定篩選條件。
4. 若要選擇另一項物業以加入篩選條件，請按一下+ 加入篩選條件。
5. 若要依您選取的屬性或其他篩選條件進行篩選，請在OR 下方按一下+ 新增篩選條件群組。
6. 設定篩選條件後，按一下面板右上方的X 。進一步瞭解設定篩選器和儲存檢視。
7. 若要編輯顯示在表格中的欄位，請按一下表格右上方的編輯欄位。
8. 按一下表格右上方的匯出 ，以匯出所有發票。在對話方塊中：
   • 在匯出名稱文字方塊中輸入匯出名稱。
   • 按一下檔案格式下拉式功能表，然後選擇一種格式。
   • 按一下欄標題語言下拉式功能表，然後選擇一種語言。
   • 按一下自訂 ，以進一步自訂匯出：
     • 在Properties included in export（匯出包含的屬性）下，選擇要包含在匯出中的屬性選項。
     • 在匯出包含的關聯下，選擇包含關聯 記錄名稱核取方塊，以包含關聯記錄名稱 (例如發票名稱)。
     • 在匯出包含的關聯下，選擇是否包含最多 1,000 個 關聯 記錄，或所有關聯記錄。
   • 按一下匯出。進一步瞭解匯出記錄。

傳送建立的發票

建立發票後，您可以透過電子郵件、使用直接連結、下載 PDF 或在 CRM 記錄和會談收件匣中撰寫訊息時插入發票來分享發票。

如果您想自動發送發票，請遵循以下步驟。

透過電子郵件傳送發票

若要透過電子郵件傳送發票，請

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 透過電子郵件傳送發票
2. 按一下發票名稱。
3. 在右上方，按一下動作，然後選擇傳送。
4. 在「傳送發票電子郵件 」標籤中 ，設定電子郵件地址欄位：
   • 收件人 欄位會自動填入與發票相關聯的聯絡人的電子郵件地址。若要變更此地址，請按 一下下拉功能表 並選擇 聯絡人。您也可以輸入新的 電子郵件地址 ，HubSpot 會在發送後自動為其建立聯絡人記錄。
   • 若要新增電子郵件地址到抄送欄位，請按一下 新增抄送收件人。按一下 下拉式功能表，選擇聯絡人，或輸入自訂的 電子郵件地址。您最多可以在 抄送 欄位中加入九個電子郵件地址 。
   • 如果已在發票設定中設定預設電子郵件地址，則「 寄件人 」欄位會自動填入預設電子郵件地址。否則，會填入您的個人電子郵件地址。如果已設定預設電子郵件地址，但 已開啟 允許使用者從 其個人電子郵件 或 他們可以存取的 其他 團隊電子郵件 傳送發票 的設定 ，您就可以選擇不同的電子郵件。
   • 如果未設定預設電子郵件地址，您所選擇的電子郵件地址將成為未來傳送發票的預設地址，但可在每次傳送前變更。
   • 此電子郵件的回覆將傳送到寄件者 位址。如果您選擇的電子郵件地址是用於 連線收件匣，包括共用的 團隊電子郵件收件匣，您就可以 在 HubSpot 的會話收件匣中管理跟進。
5. 當您更新欄位時，欄位右方會顯示即時預覽。若要傳送電子郵件
   • 按一下「發送發票電子郵件 」以發送顯示的電子郵件。買家隨後會收到一封包含發票詳細資料的電子郵件，其中附有在瀏覽器中檢視發票的連結，以及 PDF 版本的發票附件。
   • 若要手動撰寫一封包含發票連結的一對一電子郵件，請按一下CRM 中的「建立自訂電子郵件」。

透過連結或 PDF 傳送發票

複製連結傳送發票，或下載 PDF 格式的發票：

請注意：如果您以手動撰寫的電子郵件或插入連結的方式傳送發票，最後寄送日期屬性將不會更新。進一步瞭解發票屬性。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 點選發票名稱。
2. 按一下發票的名稱。
3. 在右上方，按一下動作，然後選擇選項：
   1. 複製連結： 複製發票的連結。
   2. 下載：下載發票的 PDF 版本。

將發票插入一對一電子郵件或會話收件匣中的訊息

若要在會談收件匣的一對一電子郵件或訊息中插入發票，請

1. 在訊息組成程式中，按一下插入，然後選擇發票。
2. 選取發票 或按一下管理導覽到發票索引頁。

選取發票後，會使用發票號碼在訊息中加入超連結。

檢視編輯歷史

您可以檢視發票的編輯歷史，包括任何狀態變更，以及發票電子郵件的傳送時間、執行動作的使用者，以及動作發生的日期和時間。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 按一下發票的名稱。
3. 在右側面板中，向下捲動至歷程記錄卡。
4. 使用搜尋列搜尋活動。
5. 按一下建立活動下拉式功能表，然後選取一個活動 ，建立與發票相關聯的活動。例如，您可以建立任務 或備註。

下一步

• 將發票與 HubSpot 內建的會計整合使用，例如QuickBooks和Xero。
• 進一步了解報價。
• 進一步了解訂閱。