จัดการใบแจ้งหนี้

หลังจาก สร้างใบแจ้งหนี้แล้วให้ดูแก้ไขจัดการทำให้เป็นโมฆะลบติดตามและส่งออกใบแจ้งหนี้จากหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้

จัดการใบแจ้งหนี้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
2. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. ในแผงด้านขวาให้แก้ไขรายละเอียดใบแจ้งหนี้:
   • ตั้งค่าเจ้าของ: คลิกเพื่อขยายส่วน เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้นี้ ใต้ เจ้าของให้คลิก เมนูแบบเลื่อนลง และเลือก เจ้าของ
   • ดูคุณสมบัติใบแจ้งหนี้: คลิกเพื่อขยายส่วน เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้นี้เพื่อดูคุณสมบัติใบแจ้งหนี้
   • ดูประวัติใบแจ้งหนี้: คลิกเพื่อขยายส่วน ประวัติเพื่อดูลำดับเวลาของประวัติสำหรับใบแจ้งหนี้
   • ดูการชำระเงินที่ทำ: คลิกเพื่อขยายส่วน การชำระเงินเพื่อดูการชำระเงินเทียบกับใบแจ้งหนี้
   • ดูการเชื่อมโยง: คลิกเพื่อขยายส่วน [วัตถุ] เพื่อดูรายละเอียดของวัตถุที่เกี่ยวข้อง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การเพิ่มและลบการเชื่อมโยง

จัดการใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
2. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการ และเลือกตัวเลือก:
   
   • แก้ไข: ตั้งค่าใบแจ้งหนี้ต่อ
   • ดูประวัติที่พักexternalLink: ตรวจสอบค่าที่พักในอดีตสำหรับใบแจ้งหนี้
   • โคลน: สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ที่มีรายละเอียดเดียวกัน
   • ลบ: ลบร่างใบแจ้งหนี้ 

แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่สรุปแล้ว

หากเปิดการ ตั้งค่าเพื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้ไว้ คุณสามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่สรุปแล้วได้จากหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้ เมื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงแล้วขอแนะนำให้ส่งการสื่อสารไปยังลูกค้าเพื่อแจ้งให้ทราบว่าใบแจ้งหนี้มีการเปลี่ยนแปลงรวมถึงรายละเอียดการเปลี่ยนแปลง

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
2. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการ แล้วเลือก แก้ไข
4. หากต้องการแก้ไขรายละเอียดผู้ติดต่อให้วางเมาส์เหนือผู้ติดต่อแล้วคลิกไอคอนแก้ไข edit อัพเดทรายละเอียดการติดต่อในแผงด้านขวาแล้วคลิก บันทึก การแก้ไขรายละเอียดการติดต่อจะอัปเดตบันทึกการติดต่อใน CRM
5. หากต้องการแทนที่รายชื่อติดต่อให้คลิก ไอคอนแทน replace ที่ เลือกผู้ติดต่อใหม่ในแผงด้านขวา
6. หากต้องการแก้ไขรายละเอียดบริษัทให้เลื่อนเมาส์ไปที่บริษัทแล้วคลิก ไอคอนแก้ไข edit อัปเดตข้อมูลบริษัทในแผงด้านขวาและคลิก บันทึก การแก้ไขบริษัทจะอัปเดตบันทึกของบริษัทใน CRM
7. หากต้องการแทนที่บริษัทให้คลิก ไอคอนแทน replace ที่ เลือก บริษัท ในแผงด้านขวา
8. หากต้องการเพิ่มที่อยู่เรียกเก็บเงินอื่นให้คลิก แก้ไขใต้ที่อยู่เรียกเก็บเงิน ในแผงด้านขวาให้ป้อน รายละเอียดที่อยู่ แล้วคลิก ใช้
9. หากต้องการเพิ่มที่อยู่จัดส่งอื่นให้คลิก แก้ไขใต้ที่อยู่จัดส่ง ในแผงด้านขวาให้ป้อน รายละเอียดที่อยู่ แล้วคลิก ใช้
10. หากต้องการเปลี่ยนวันที่ในใบแจ้งหนี้ให้คลิกช่อง วันที่ในใบแจ้งหนี้ คลิก ตัวเลือกวัน ที่และเลือกวันที่
11. หากต้องการเปลี่ยนเงื่อนไขการชำระเงินที่มุมขวาบนให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลง เงื่อนไขการชำระเงินแล้วเลือกเงื่อนไขการชำระเงิน ช่อง วันที่ครบกำหนดจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อให้ตรงกับคำที่เลือก หากเปิดการตั้งค่าให้ส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติอีเมลจะถูกส่งตามวันที่นี้
12. คุณสมบัติที่กำหนดเองที่ได้รับการกำหนดค่า ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้จะแสดงทางด้านขวาใต้หมายเลขใบแจ้งหนี้ถัดไป แก้ไข ค่าที่พักที่กำหนดเอง หาก การตั้งค่าเพื่อให้ผู้ใช้สามารถแทนที่ฟิลด์เหล่านี้ ได้ถูกเปิดไว้:
    
    • คลิก add เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง เลือกคุณสมบัติใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเองที่มีอยู่จากรายการค้นหาคุณสมบัติแบบกำหนดเองที่คุณต้องการใช้หรือคลิกสร้างคุณสมบัติใบแจ้งหนี้ใหม่externalLink เพื่อ ตั้งค่าคุณสมบัติใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเองใหม่
    • คลิก ไอคอน delete ลบถัดจากคุณสมบัติที่กำหนดเองเพื่อลบออกจากใบแจ้งหนี้
13. อัพเด ทไลน์ไอเท็ม

14. แก้ไขภาษีใดๆ:

    • คำนวณภาษีโดยอัตโนมัติ: คำนวณภาษี โดยอัตโนมัติตามที่อยู่ของใบแจ้งหนี้
    • เพิ่มภาษีในแต่ละรายการ: เพิ่มรายการ ภาษีตามรายการจากไลบรารีภาษีของคุณ
    • เพิ่มภาษีแบบจ่ายครั้งเดียวในใบแจ้งหนี้: เพิ่มภาษีแบบจ่ายครั้งเดียว ในใบแจ้งหนี้ทั้งหมด

15. เพิ่มหรือแก้ไขบันทึกเครดิตเพื่อปรับยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้ที่มีเครดิต (เบต้า) ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ใบลดหนี้

    • หากต้องการเปลี่ยนใบลดหนี้ที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ให้คลิกเม นูแบบเลื่อนลงใบลดหนี้แล้วเลือกใบลดหนี้ ในช่อง จำนวนเงินที่ใช้ให้ป้อน จำนวนเครดิต
    • หากต้องการลบบันทึกเครดิตที่มีอยู่ให้คลิก ไอคอน delete ลบถัดจากบันทึกเครดิต
      
      
      
    • หากต้องการเพิ่มบันทึกเครดิตในตารางสรุป ใต้ยอดรวมให้คลิก + เพิ่มเครดิตที่มีอยู่
      
      
      
    • คลิกเม นูแบบเลื่อนลงบันทึกเครดิตและเลือกบันทึกเครดิต
    • ในช่อง จำนวนเงินที่ใช้ให้ป้อน จำนวนเครดิต
16. ในช่องความคิดเห็นให้อัปเดตหรือเพิ่มความคิดเห็นของคุณ
    • ใช้ตัวเลือกข้อความที่ด้านล่างของฟิลด์ข้อความเพื่อจัดรูปแบบข้อความของคุณเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์หรือ แทรกข้อมูลโค้ด (คุณสามารถใช้ข้อมูลโค้ดเพื่อสร้างชิ้นส่วนของข้อความได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณใช้คำเดียวกันในใบแจ้งหนี้เป็นประจำคุณสามารถสร้างเป็นตัวอย่างเพื่อใช้ทุกครั้งที่คุณเพิ่มความคิดเห็นในใบแจ้งหนี้) 
    • คุณสามารถ เพิ่มความคิดเห็นเริ่มต้นที่ จะปรากฏในใบแจ้งหนี้ทุกใบได้ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้
17. ในส่วน การเรียกเก็บเงิน ให้อัพเดทการตั้งค่าการชำระเงิน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การกำหนดค่าการเรียกเก็บเงิน
18. หากต้องการเข้าถึงการตั้งค่าขั้นสูงให้คลิก การตั้งค่าขั้นสูง คุณสามารถปรับแต่งภาษาและภาษาของใบแจ้งหนี้รวมถึง URL ของใบแจ้งหนี้ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการ ตั้งค่าใบแจ้งหนี้ขั้นสูง
19. คลิกอัพเดทใบแจ้งหนี้ ที่ด้านบนขวา ในกล่องโต้ตอบให้คลิก อัปเดต เพื่อยืนยัน 

จัดการใบแจ้งหนี้ที่สรุปแล้ว

จัดการใบแจ้งหนี้ที่สรุปแล้วจากหน้าดัชนีรวมถึงการบันทึกการชำระเงินด้วยตนเองการยกเลิกการใช้การชำระเงินด้วยตนเองการเรียกเก็บเงินด้วยตนเองจากวิธีการชำระเงินที่จัดเก็บไว้การทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะและการลบและอื่นๆอีกมากมาย

หากต้องการคืนเงินสำหรับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การคืนเงิน ไม่สามารถทำให้ใบแจ้งหนี้ที่มีการชำระเงินเป็นโมฆะได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะรวมถึงวิธีลบการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้เพื่อให้สามารถทำให้เป็นโมฆะได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
2. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการ และเลือกตัวเลือก:

• • บันทึกการชำระเงิน: ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้เป็นชำระเงินด้วยตนเองโดยการสร้างบันทึกการชำระเงินใหม่หรือใช้ใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ หลังจากเลือกตัวเลือกนี้:
    • หากต้องการสร้างบันทึกการชำระเงินใหม่ในแผงด้านขวาให้เพิ่ม รายละเอียดการชำระเงิน เลือกช่องทำเครื่องหมาย ส่งใบเสร็จไปยังอีเมลของลูกค้าเพื่อส่งใบเสร็จไปยังอีเมลของลูกค้าที่เลือก คลิก บันทึกการชำระเงิน การชำระเงินจะปรากฏบนบัตรชำระเงิน เมื่อดูราย ละเอียดใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้คุณยังสามารถส่งใบเสร็จรับเงินในภายหลังได้ จากหน้าดัชนีการชำระเงิน
    • หากต้องการใช้การชำระเงินที่มีอยู่กับใบแจ้งหนี้ในแผงด้านขวาให้คลิกแท็บ ใช้ที่มีอยู่ ค้นหาบันทึกการชำระเงินตามจำนวนเงินบัตรประจำตัวหรืออีเมลติดต่อที่เชื่อมโยงกับการชำระเงิน เลือกการ ชำระเงินแล้วคลิก ใช้การชำระเงิน การชำระเงินจะปรากฏบนบัตร ชำระเงิน เมื่อดูราย ละเอียดใบแจ้งหนี้

• • • หากต้องการยกเลิกการใช้การชำระเงินในใบแจ้งหนี้ให้ลบการ ชำระเงินที่บันทึกไว้ (ไม่สามารถลบการชำระเงินออนไลน์ได้):

• • • • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
      • คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
      • ในแผงด้านขวาให้เลื่อนไปที่บัตรชำระเงิน
      • คลิก ดูการชำระเงินที่เกี่ยวข้อง 
      • ในหน้าดัชนีให้คลิก จำนวนเงินที่ต้องชำระ
      • ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือก ลบ
      • คลิกลบบันทึกเพื่อยืนยัน

• • ดูใบแจ้งหนี้ externalLink: เปิดใบแจ้งหนี้ในแท็บเบราว์เซอร์แยกต่างหาก
  • ดูประวัติที่พัก externalLink: ดูค่าที่พักในอดีตสำหรับใบแจ้งหนี้
  • คัดลอกลิงก์: คัดลอก URL ใบแจ้งหนี้เพื่อส่งไปยังผู้ซื้อ
  • ส่งทางอีเมล: ส่งใบแจ้งหนี้ผ่านทางอีเมล ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การส่งอีเมลใบแจ้งหนี้
  • ดาวน์โหลด: ดาวน์โหลด PDF ของใบแจ้งหนี้
  • แก้ไขการแจ้งเตือน: ลบการแจ้ง เตือนใบแจ้งหนี้ที่กำลังจะมาถึง

• • เรียกเก็บเงินจากวิธีการชำระเงิน: เรียกเก็บเงินจากใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อที่จัดเก็บวิธีการชำระเงินไว้ ทั้งคุณและผู้ซื้อจะได้รับใบเสร็จทางอีเมล
  • โคลน: สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ที่มีรายละเอียดเดียวกัน

• • ลบ: ลบใบแจ้งหนี้ การลบใบแจ้งหนี้เป็นแบบถาวรและยกเลิก ไม่ ได้ คุณยัง ลบใบแจ้งหนี้หลายรายการได้จากหน้าดัชนี
    • หากคุณไม่มีตัวเลือกในการลบใบแจ้งหนี้โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการ  ตั้งค่าในการลบใบแจ้งหนี้ เปิดอยู่
    • หากต้องการลบใบแจ้งหนี้ที่มีการ ชำระเงินด้วยตนเองที่เกี่ยวข้องให้ ลบ การชำระเงินที่เกี่ยวข้องจากนั้นลบใบแจ้งหนี้

• • โมฆะ: ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะ หลังจากทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะแล้วคุณจะเรียกเก็บเงินในใบแจ้งหนี้หรือทำให้เป็นโมฆะไม่ได้อีกต่อไป การดำเนินการนี้ไม่สามารถยกเลิกได้
    • หากมีการ ชำระเงินออนไลน์ใน ใบแจ้งหนี้จะทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะไม่ได้แม้ว่าจะมีการคืนเงินก็ตาม
    • หากมีการบันทึกการ ชำระเงินด้วยตนเอง กับใบแจ้งหนี้การชำระเงินจะต้องถูก ลบ ก่อนที่คุณจะสามารถทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะได้

กรองใบแจ้งหนี้

วิธี กรองหน้าดัชนี ตามคุณสมบัติใบแจ้งหนี้ที่ระบุ:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
2. คลิก ตัวกรองขั้นสูง เหนือตาราง
3. ในแผงด้านขวาให้คลิก + เพิ่มตัวกรอง ค้นหาแล้วเลือกที่ พัก ที่ต้องการกรองจากนั้นตั้งเกณฑ์ตัวกรอง หากต้องการเพิ่มตัวกรองอื่นในกลุ่มตัวกรองใต้ และให้คลิก + เพิ่มตัวกรอง
4. หากต้องการเพิ่มกลุ่มตัวกรองเพิ่มเติมภายใต้ หรือคลิก + เพิ่มกลุ่มตัวกรอง
5. คลิก X ที่มุมขวาบนของแผงเมื่อคุณตั้งค่าตัวกรองแล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การตั้งค่าตัวกรองและการบันทึกมุมมอง
6. หากต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่ปรากฏในตารางให้คลิก แก้ไขคอลัมน์ที่มุมขวาบนของตาราง

ส่งออกใบแจ้งหนี้

1. คลิก ส่งออก ที่มุมขวาบนของตาราง
2. ในกล่องโต้ตอบ:
   • ในช่อง ชื่อการส่งออก ให้ป้อน ชื่อการส่งออก
   • คลิกเมนูดรอปดาวน์รูปแบบไฟล์ แล้วเลือกรูปแบบ
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภาษาของส่วนหัวคอลัมน์ และเลือกภาษา
   • คลิกเพื่อขยายส่วนปรับแต่งเพื่อปรับแต่งการส่งออกเพิ่มเติม:
     • ใต้คุณสมบัติที่รวมอยู่ในการส่งออก ให้เลือกคุณสมบัติ ที่จะรวมไว้ในการส่งออก
     • ภายใต้การเชื่อมโยงที่รวมอยู่ในการส่งออกให้เลือกช่องทำเครื่องหมายรวมชื่อระเบียน ที่เกี่ยวข้องเพื่อรวมชื่อระเบียนที่เกี่ยวข้อง (เช่นชื่อการสมัครใช้งาน)
     • ภายใต้การเชื่อมโยงที่รวมอยู่ในการส่งออกให้เลือกว่า จะรวม ระเบียนที่เกี่ยวข้องถึง 1,000 รายการหรือระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
   • คลิกส่งออก เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การส่งออกบันทึก

ลบและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้หลายรายการ

คุณสามารถลบและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้จำนวนมากได้จากหน้าดัชนี การลบใบแจ้งหนี้เป็นแบบถาวรและยกเลิก ไม่ ได้

เมื่อลบใบแจ้งหนี้โปรดคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ไม่สามารถลบใบแจ้ง หนี้ที่เชื่อมโยงกับใบลดหนี้การชำระเงินออนไลน์หรือ การ สมัครสมาชิก ได้ หากต้องการลบใบแจ้งหนี้ที่มีการ ชำระเงินด้วยตนเองที่เกี่ยวข้องให้ ลบ การชำระเงินที่เกี่ยวข้องจากนั้นลบใบแจ้งหนี้
• หมายเลขใบแจ้งหนี้จะยังคงเพิ่มขึ้นตามลำดับจากใบแจ้งหนี้ที่สร้างล่าสุด (แม้ว่าหรือใบแจ้งหนี้อื่นๆจะถูกลบไปแล้วก็ตาม) ดังนั้นการลบใบแจ้งหนี้อาจสร้างช่องว่างถาวรในการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ การกำหนดหมายเลขจะสามารถรีเซ็ตได้ก็ต่อเมื่อใบแจ้งหนี้ทั้งหมดถูกลบ (แต่ไม่สามารถลบใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินได้) คุณควรปรึกษากับทีมบัญชีของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับระบบปัจจุบันของคุณ
• ผู้ใช้ที่ปิด การตั้งค่าเพื่อลบใบแจ้งหนี้จะไม่สามารถลบใบแจ้งหนี้ได้

เมื่อดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ให้คำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ใบแจ้งหนี้ที่ดาวน์โหลดมาอยู่ในรูปแบบ PDF และจัดส่งในรูปแบบไฟล์ ZIP ผ่านทางอีเมล 
• ใบแจ้งหนี้ที่มีสถานะแบบร่าง และใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงินไม่ได้จะถูกตัดออกจากไฟล์ ZIP สามารถ ตั้งค่าใบแจ้งหนี้เป็น "เรียกเก็บเงินไม่ได้" ผ่าน API เท่านั้น (เช่นเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ผ่าน API หรือหากแอปของบุคคลที่สามซิงค์ใบแจ้งหนี้กับ HubSpot)
• ใบแจ้งหนี้ที่ซิงค์ผ่านการ ซิงค์ข้อมูล จะถูกตัดออกจากไฟล์ ZIP
• หากคุณเลือกใบแจ้งหนี้มากกว่า 500 รายการใบแจ้งหนี้ที่ดาวน์โหลดมาจะถูกแบ่งออกเป็นไฟล์ ZIP หลายไฟล์ ตัวอย่างเช่นหากคุณดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ 700 รายการ 500 รายการจะอยู่ในไฟล์ซิปเดียว ส่วนที่เหลือจะอยู่ในไฟล์ซิปที่สอง

วิธีลบหรือดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้จำนวนมาก:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
2. กรองหน้าดัชนี
3. เลือกช่องทำเครื่องหมาย ถัดจากใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการลบหรือดาวน์โหลด หรือเลือกช่องทำเครื่องหมาย ที่ด้านบนของตารางเพื่อเลือกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่แสดงในหน้าดัชนี
4. วิธีลบใบแจ้งหนี้:
   • ที่ด้านบนให้คลิกdelete ลบ
     
     
     
   • ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ ถูกลบจากนั้นคลิกลบ
5. วิธีดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้:
   • ที่ด้านบนให้คลิกdownloadดาวน์โหลด
     
     
     
   • ในกล่องโต้ตอบให้คลิกดาวน์โหลด
   • ไฟล์ ZIP ที่มีใบแจ้งหนี้ PDF จะถูกส่งให้คุณทางอีเมล

ส่งใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น

หลังจากสร้างใบแจ้งหนี้แล้วคุณสามารถแชร์ผ่านอีเมลใช้ลิงก์โดยตรงดาวน์โหลด PDF หรือแทรกใบแจ้งหนี้ในขณะที่เขียนข้อความในบันทึก CRM และกล่องข้อความการสนทนา

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล

วิธีส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
2. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือก ส่งทางอีเมล
4. ในแท็บส่ง อีเมลใบแจ้งหนี้ให้ตั้งค่าอีเมลของคุณ:
   • ฟิลด์ถึงจะเต็มไปด้วยที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ หากต้องการเปลี่ยนที่อยู่อีเมลนี้ให้คลิก เมนูแบบเลื่อนลงและเลือกผู้ติดต่อ นอกจากนี้คุณยังสามารถป้อนที่ อยู่อีเมลใหม่และ HubSpot จะสร้างบันทึกการติดต่อโดยอัตโนมัติหลังจากส่ง
   • หากต้องการเพิ่มที่อยู่อีเมลในฟิลด์ Cc ให้คลิกเพิ่มผู้รับ Cc คลิก เมนูแบบเลื่อนลง และ เลือก ผู้ติดต่อหรือป้อนที่อยู่อีเมลที่กำหนดเอง คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลได้สูงสุดเก้าที่อยู่ในช่อง CC
   • หากตั้งค่าที่ อยู่อีเมลเริ่มต้น ไว้ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ ช่องจากจะเต็มไปด้วยที่อยู่อีเมลเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ มิฉะนั้นอีเมลจะถูกกรอกด้วยที่อยู่อีเมลส่วนตัวของคุณ หากมีการตั้งค่าที่อยู่อีเมลเริ่มต้นแต่ การตั้งค่าเพื่อให้ผู้ใช้สามารถส่งใบแจ้งหนี้จากอีเมลส่วนตัวหรืออีเมลทีมอื่นๆได้คุณสามารถเลือกที่อยู่อีเมลอื่นได้
   • หากไม่มีการตั้งค่าที่อยู่อีเมลเริ่มต้นที่อยู่อีเมลที่คุณเลือกจะกลายเป็นที่อยู่เริ่มต้นสำหรับการส่งใบแจ้งหนี้ในอนาคตแต่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ก่อนที่จะส่งแต่ละครั้ง
   • การตอบกลับอีเมลนี้จะถูกส่งไปยัง ที่อยู่ผู้ส่ง หากเลือกที่อยู่อีเมลที่ใช้สำหรับกล่องจดหมายที่ เชื่อมต่อรวมถึงกล่องจดหมายอีเมลของทีมที่แชร์คุณสามารถจัดการการติดตามผลได้ในกล่องจดหมายการสนทนาของ HubSpot
   • แก้ไขหัวเรื่องของคุณ
   • เพิ่ม เนื้อหาข้อความอีเมลของคุณ
5. คุณอัปเดตฟิลด์การแสดงตัวอย่างสดจะแสดงทางด้านขวาของฟิลด์ วิธีส่งอีเมล:
   • คลิกส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ เพื่อส่งอีเมลตามที่แสดง จากนั้นผู้ซื้อจะได้รับอีเมลที่มีรายละเอียดใบแจ้งหนี้พร้อมลิงก์เพื่อดูใบแจ้งหนี้ในเบราว์เซอร์ของตนพร้อมกับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF เป็นเอกสารแนบ
   • หากต้องการเขียนอีเมลแบบตัวต่อตัวพร้อมลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองให้คลิก สร้างอีเมลที่กำหนดเองใน CRM ของคุณ

ส่งใบแจ้งหนี้ผ่านลิงก์หรือ PDF

วิธีส่งใบแจ้งหนี้ผ่านลิงก์หรือดาวน์โหลด PDF ของใบแจ้งหนี้:

โปรดทราบ: หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ในอีเมลที่เขียนด้วยตนเองหรือโดยการแทรกลิงก์คุณสมบัติ วันที่ที่ส่งล่าสุด จะไม่ได้รับการอัปเดต ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับที่ พักในใบแจ้งหนี้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
2. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกตัวเลือก:
   • คัดลอกลิงค์: คัดลอกลิงค์ใบแจ้งหนี้
   • ดาวน์โหลด: ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF

แทรกใบแจ้งหนี้ลงในอีเมลหรือข้อความแบบตัวต่อตัวในกล่องข้อความการสนทนา

วิธีแทรกใบแจ้งหนี้ลงในอีเมลหรือข้อความแบบตัวต่อตัวในกล่องข้อความการสนทนา:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > กล่องข้อความ
2. ที่ด้านล่างซ้ายให้คลิกเขียน
3. ในโปรแกรมเขียนข้อความให้คลิก แทรกแล้วเลือกใบแจ้งหนี้
4. เลือกใบ แจ้งหนี้หรือคลิก จัดการ เพื่อไปยังหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้

หลังจากเลือกใบแจ้งหนี้แล้วไฮเปอร์ลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้จะถูกเพิ่มลงในข้อความ

ตรวจสอบประวัติการแก้ไข

คุณสามารถดูประวัติการแก้ไขใบแจ้งหนี้รวมถึงการเปลี่ยนแปลงสถานะเมื่อมีการส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ผู้ใช้ที่ดำเนินการและวันที่และเวลาที่เกิดการดำเนินการ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
2. คลิกชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. เลื่อนไป ที่การ์ดประวัติ
4. ใช้แถบค้นหาเพื่อ ค้นหา กิจกรรม

ใช้ข้อมูลใบแจ้งหนี้ในเครื่องมือ HubSpot อื่นๆ

ใช้คุณสมบัติใบแจ้งหนี้ในเครื่องมืออื่นๆเช่นเวิร์กโฟลว์และ เซกเมนต์เพื่อทำให้ข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั่ว HubSpot เป็นอัตโนมัติและจัดระเบียบ

ระบุลูกค้าที่มีใบแจ้งหนี้ค้างชำระ

สร้างเซกเมนต์สำหรับใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด ใช้กลุ่มเพื่อสร้างการติดตามผลแจ้งเตือนผู้จัดการบัญชีหรือตัวแทนฝ่ายขายและเน้นรายได้ที่ขาดหายไปในรายงาน

1. สร้างเซกเมนต์โดยเลือกออบ เจ็กต์ใบแจ้งหนี้ เมื่อสร้างเซกเมนต์
2. เพิ่มตัวกรองที่มีวันครบกำหนดมากกว่าเจ็ดวันที่ผ่านมา
   
   
   
3. ใช้เซกเมนต์ใน เวิร์กโฟลว์เพื่อ ส่งการแจ้งเตือนสร้าง งาน ให้ทีมของคุณหรือสร้าง รายงาน ที่เน้นรายได้ที่ขาดหายไป

ให้รางวัลแก่ผู้ซื้อที่มีมูลค่าสูง

สร้างเซกเมนต์เพื่อระบุผู้ติดต่อหรือบริษัทที่มีจำนวนใบแจ้งหนี้รวมมูลค่าสูง แท็กพวกเขาเป็น VIP เพื่อให้สามารถส่งคำถามของพวกเขาไปยังระดับการสนับสนุนที่สูงขึ้นและลงทะเบียนพวกเขาในโปรแกรม VIP และแคมเปญ

1. สร้างทรัพย์สินที่กำหนดเอง สำหรับบริษัทหรือผู้ติดต่อเพื่อแสดงจำนวนใบแจ้งหนี้ทั้งหมด:
   1. สร้างคุณสมบัติ Rollup ที่เรียกว่าจำนวนใบแจ้งหนี้ทั้งหมด 
   2. ตั้งค่าประเภท Rollup เป็นผลรวม
   3. ตั้งค่ารูปแบบตัวเลข เป็นสกุลเงิน
   4. ตั้งค่าประเภทระเบียนที่เกี่ยวข้องเป็นใบแจ้งหนี้
   5. ตั้งคุณสมบัติเรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องเป็นจำนวนเงินที่จ่าย
      
      
      
2. สร้างทรัพย์สินที่กำหนดเอง เพื่อติดแท็กบริษัทเป็น VIP ตัวอย่างเช่นสร้างช่องทำเครื่องหมายเดียว ที่เรียกว่า VIP
3. สร้าง เวิร์กโฟลว์ที่ ตั้งค่าคุณสมบัติ VIP เป็นใช่เมื่อจำนวนใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ของบริษัทสูงกว่าค่าที่คุณตั้งไว้ รวมเฉพาะบริษัทที่มีวันที่ออกใบแจ้งหนี้ล่าสุดภายในระยะเวลาที่กำหนด (เช่น 180 วัน) ดังนั้นคุณจึงรวมเฉพาะบริษัทที่ใช้งานอยู่เท่านั้น
   
   
   
4. สร้างเซกเมนต์เลือกออบเจ็กต์บริษัทเมื่อสร้าง
5. เพิ่มตัวกรองที่ที่พัก VIP คือใช่
   
   
   
6. ใช้เซกเมนต์เพื่อ สร้างมุมมอง ของลูกค้า VIP สำหรับการสนับสนุนลูกค้าลงทะเบียนลูกค้าเหล่านั้นในแคมเปญ VIP และอื่นๆอีกมากมาย

ขั้นตอนต่อไป

• ใช้ใบแจ้งหนี้กับการผสานรวมบัญชีที่สร้างโดย HubSpot เช่น QuickBooks และ Xero
• จัดการการชำระเงินของคุณ
• สร้างและส่ง ใบเสนอราคา
• สร้าง การสมัครสมาชิก