Hallitse laskuja

Kun olet luonut laskuja, voit hallita niitä laskujen indeksisivulta, kuten muitakin CRM-tietueita.

Opi muokkaamaan ja hallitsemaan laskuluonnoksia ja valmiita laskuja, mukaan lukien maksutilanteen päivittäminen, lähettäminen, vienti ja mitätöinti.

Laskujen hallinta

Voit hallita laskuja:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Oikeanpuoleisessa paneelissa voit määrittää laskun omistajan Omistaja-kentän avulla, tarkastella laskun ominaisuuksia, tarkastella suoritettuja maksuja ja hallita laskun yhdistyksiä, kuten lisätä uusia yhteystietoja ja yrityksiä.

Laadittujen laskujen hallinta

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse vaihtoehto:
   
   • Muokkaa: jatka laskun määrittämistä.
   • Näytä omaisuushistoria externalLink: tarkista laskun aiemmat omaisuusarvot.
   • Kloonaa: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.
   • Poista: poista laskuluonnos.

Valmiiden laskujen hallinta

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse vaihtoehto:
   
   • Muokkaa: Jos -asetus laskujen muokkaamiseen on otettu käyttöön, muokkaa viimeisteltyjä laskuja laskujen hakemistosivulta. Kun muutokset on tallennettu, on suositeltavaa lähettää asiakkaalle viesti, jossa ilmoitetaan, että lasku on muuttunut, ja jossa ilmoitetaan muutosten yksityiskohdat.

• • Maksun kirjaaminen: Merkitse lasku manuaalisesti maksetuksi luomalla uusi maksutietue tai soveltamalla olemassa olevaa. Kun olet valinnut tämän vaihtoehdon:
    • Luo uusi maksutietue täyttämällä oikeassa sivupalkissa olevat maksun yksityiskohtia koskevat kentät ja valitse sitten Tallenna maksu. Maksu näkyy tämän jälkeen kohdassa Maksut, kun tarkastelet laskun tietoja.
    • Jos haluat soveltaa olemassa olevaa maksua laskuun, napsauta oikeassa sivupalkissa Käytä olemassa olevaa -välilehteä. Etsi sitten maksutietue maksun määrän, tunnuksen tai maksuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen perusteella. Valitse maksu ja napsauta sitten Käytä maksua. Maksu näkyy tämän jälkeen oikean paneelin Maksut-kortissa, kun tarkastelet laskun tietoja.

• • • Voit poistaa maksun:

• • • • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
      • Napsauta laskun nimeä.
      • Napsauta oikeassa sivupalkissa Maksut-kortissa Näytä liittyvä maksu.
      • Napsauta maksun määrää.
      • Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Poista.
      • Vahvista valinta valitsemalla Poista tietue.

• • Näytä lasku externalLink: avaa lasku erillisessä selaimen välilehdessä.
  • Näytä omaisuushistoria externalLink: tarkista laskun aiemmat omaisuusarvot.
  • Kopioi linkki: kopioi laskun URL-osoite lähetettäväksi ostajalle.
  • Lähetä sähköpostitse: lähetä lasku sähköpostitse. Lisätietoja laskun lähettämisestä sähköpostitse.
  • Lataa: lataa laskun PDF-tiedosto.
  • Muokkaa muistutuksia: poista tuleva laskumuistutus.

• • Veloita maksutapa: veloita lasku asiakkaan tallennetulta maksutavalta. Sekä sinä että asiakas saavat kuitin sähköpostitse.
  • Kloonaa: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.

• • Poista: jos -asetus laskujen poistamiseen on otettu käyttöön, poista maksamattomat viimeistellyt laskut laskujen hakemistosivulta. Laskujen poisto on pysyvä eikä sitä voi perua.

Huomaa: laskujen numerot kasvavat edelleen juoksevasti viimeksi luodusta laskusta (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu). Siksi laskujen poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon laskujen numerointiin. Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettuja laskuja ei voi poistaa). Kannattaa neuvotella kirjanpitoryhmän kanssa varmistaakseen, että tämä toimii nykyisten järjestelmiesi kanssa.

• • Mitätön: Merkitse lasku mitätöidyksi. Kun olet merkinnyt laskun mitätöidyksi, et voi enää periä laskusta maksua tai mitätöidä sitä. Tätä ei voi peruuttaa.
    • Jos laskua vastaan on suoritettu verkkomaksu, laskua ei voi mitätöidä, vaikka hyvitys olisi annettu.
    • Jos laskua vastaan on kirjattu manuaalinen maksu, maksu on poistettava, ennen kuin voit mitätöidä laskun.

Laskujen suodattaminen ja vienti

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta taulukon yläpuolella olevaa advancedFilters Advanced filters (Tarkennetut suodattimet ) -painiketta.
   
   
3. Etsi ja valitse oikeassa paneelissa ominaisuus, jonka mukaan haluat suodattaa, ja aseta suodatusperusteet.
4. Voit valita toisen ominaisuuden lisättäväksi suodattimeen valitsemalla + Lisää suodatin.
5. Jos haluat suodattaa valitsemasi ominaisuuden tai jonkin muun suodattimen perusteella, napsauta kohdassa TAI + Lisää suodatinryhmä.
6. Napsauta paneelin oikeassa yläkulmassa olevaa X-kohtaa , kun olet määrittänyt suodattimen. Lisätietoja suodattimien määrittämisestä ja näkymien tallentamisesta.
7. Jos haluat muokata taulukossa näkyviä sarakkeita, napsauta Taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Muokkaa sarakkeita -painiketta.
8. Voit viedä kaikki laskut valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevan vaihtoehdon Vie . Valitse valintaikkuna:
   • Kirjoita viennin nimi Export name (Vientinimi ) -tekstiruutuun.
   • Napsauta Tiedostomuoto-pudotusvalikkoa ja valitse muoto.
   • Napsauta Sarakeotsikoiden kieli -pudotusvalikkoa ja valitse kieli.
   • Mukauta vientiä edelleen valitsemalla Mukauta :
     • Valitse Kohdassa Viennissä mukana olevat ominaisuudet (Properties included in export ) vaihtoehto sille, mitkä ominaisuudet otetaan mukaan vientiin.
     • Valitse viennissä mukana olevat yhdistelmät-kohdassa Sisällytä liittyvän tietueen nimi -valintaruutu, jos haluat sisällyttää siihen liittyvien tietueiden nimet (esim. laskun nimi).
     • Valitse Vientiin sisältyvät assosioinnit-kohdassa, sisällytetäänkö vientiin enintään 1 000 assosioitua tietuetta vai kaikki assosioituneet tietueet.
   • Valitse Vie. Lisätietoja tietueiden viennistä.

Luodun laskun lähettäminen

Kun olet luonut laskun, voit jakaa sen sähköpostitse, käyttämällä suoraa linkkiä, lataamalla PDF-tiedoston tai lisäämällä laskut, kun laadit viestejä CRM-tietueissa ja keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Jos haluat automatisoida laskujen lähettämisen, noudata seuraavia ohjeita.

Lähetä lasku sähköpostitse

Voit lähettää laskun sähköpostitse:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Valitse oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Lähetä.
4. Määritä Sähköpostilaskun lähetys -välilehdellä sähköpostiosoitekentät:
   • To-kenttään lisätään automaattisesti laskuun liitetyn yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Jos haluat muuttaa tätä osoitetta, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse yhteyshenkilö. Voit myös syöttää uuden sähköpostiosoitteen, jolloin HubSpot luo sille automaattisesti yhteystietueen lähettämisen jälkeen.
   • Voit lisätä sähköpostiosoitteenCc-kenttään valitsemalla Lisää cc-vastaanottajia. Napsauta pudotusvalikkoa, valitse yhteystiedot tai syötä mukautettuja sähköpostiosoitteita. Voit lisätä CC-kenttään enintään yhdeksän sähköpostiosoitetta .
   • Jos laskun asetuksissa on määritetty oletussähköpostiosoite, Lähettäjä-kenttään lisätään automaattisesti oletussähköpostiosoite. Muussa tapauksessa se täytetään henkilökohtaisella sähköpostiosoitteellasi. Jos oletussähköposti on määritetty , mutta asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat lähettää laskuja henkilökohtaisesta sähköpostistaan tai muista tiimin sähköposteista, joihin heillä on pääsy, on otettu käyttöön, voit valita toisen sähköpostin.
   • Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, valitsemastasi sähköpostiosoitteesta tulee oletusosoite tulevia laskujen lähetyksiä varten, mutta sitä voi muuttaa ennen jokaista lähetystä.
   • Vastaukset tähän sähköpostiin ohjataan lähettäjän osoitteeseen. Jos valitset sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhdistettyyn postilaatikkoon, mukaan lukien jaetut tiimien sähköpostilaatikot, voit hallita seurantaa HubSpotin keskustelujen postilaatikossa.
5. Kun päivität kenttiä, kenttien oikealla puolella näkyy live-esikatselu. Voit lähettääsähköpostin:
   • Lähetä sähköpostiviesti näytön mukaisesti napsauttamalla Lähetä laskusähköposti. Ostaja saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, joka sisältää laskun tiedot ja linkin, jonka avulla hän voi tarkastella laskua selaimessaan, sekä PDF-version laskusta liitetiedostona.
   • Jos haluat sen sijaan laatia manuaalisesti henkilökohtaisen sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun, napsauta Luo mukautettu sähköpostiviesti CRM:ssä.

Lähetä lasku linkin tai PDF-tiedoston kautta

Voit kopioida linkin laskun lähettämistä varten tai ladata laskun PDF-tiedoston:

Huomaa: jos lähetät laskun manuaalisesti kirjoitetussa sähköpostissa tai lisäämällä linkin, Viimeisin lähetyspäivä -ominaisuutta ei päivitetä. Lisätietoja laskun ominaisuuksista.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Valitse oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten vaihtoehto:
   1. Kopioi linkki: Kopioi linkki laskuun.
   2. Lataa: lataa laskun PDF-versio.

Lisää lasku henkilökohtaiseen sähköpostiviestiin tai viestiin keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Voit lisätä laskun kahdenkeskiseen sähköpostiviestiin tai viestiin keskustelujen saapuneet-kansiossa:

1. Valitse viestin koostamisessa Lisää ja valitse sitten Laskut.
2. Valitse lasku tai siirry laskujen hakemistosivulle valitsemalla Hallitse.

Kun olet valinnut laskun, viestiin lisätään hyperlinkki, jossa käytetään laskun numeroa.

Tarkastele muokkaushistoriaa

Voit tarkastella laskun muokkaushistoriaa, mukaan lukien kaikki tilamuutokset, ja milloin laskun sähköpostiviestit lähetettiin, ketkä käyttäjät suorittivat toiminnon sekä päivämäärä ja kellonaika, jolloin toiminto tapahtui.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Selaa oikeassa paneelissa alaspäin historiakorttiin.
4. Käytä hakupalkkia toimintojen etsimiseen.
5. Napsauta Luo aktiviteetteja -pudotusvalikkoa ja valitse aktiviteetti luodaksesi laskun kanssa yhdistettävän aktiviteetin. Voit esimerkiksi luoda tehtävän tai huomautuksen.

Seuraavat vaiheet

• Käytä laskuja HubSpotin luomien kirjanpitointegraatioiden, kuten QuickBooksin ja Xeron, kanssa.
• Lue lisää tarjouksista.
• Lue lisää tilauksista.