Laskujen hallinta

Kun olet luonut laskuja, voit hallita niitä laskujen indeksisivulta, kuten muitakin CRM-tietueita.

Hallitse laskuja

Laskujen hallintaan:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Oikeanpuoleisessa paneelissa voit määrittää laskun omistaja Omistaja avulla, tarkastella laskun ominaisuuksia, tarkastella suoritettuja maksuja ja hallita laskun yhdistyksiä, kuten lisätä uusia yhteystietoja ja yrityksiä.

Hallitse laadittuja laskuja

• Edit: jatka laskun määrittämistä.
• Näytä ominaisuus: Tarkista laskun aiemmat ominaisuus.
• Kloonaa: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.
• Poista: poista laskuluonnos.

Valmiiden laskujen hallinnointi

Lopullisesti laadittujen laskujen osalta pääset seuraaviin vaihtoehtoihin napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa:

• Muokkaa: joslaskujen muokkaamista koskeva -asetus on otettu käyttöön, pääkäyttäjät ja käyttäjät, joilla on laskujen muokkausoikeus, voivat muokata viimeisteltyjä laskuja laskujen indeksisivulta. Kun muutokset on tallennettu, on suositeltavaa lähettää asiakkaalle viesti, jossa ilmoitetaan, että lasku on muuttunut, ja jossa ilmoitetaan muutosten yksityiskohdat.

• Maksun kirjaaminen: merkitse lasku manuaalisesti maksetuksi luomalla uusi maksutietue tai soveltamalla olemassa olevaa. Kun olet valinnut tämän vaihtoehdon:
  • Luo uusi maksutietue täyttämällä oikeassa sivupalkissa olevat maksun yksityiskohtia koskevat kentät ja napsauttamalla sitten Tallenna maksu. Maksu näkyy tämän jälkeen kohdassa Maksut, kun tarkastelet laskun tietoja.
  • Jos haluat soveltaa olemassa olevaa maksua laskuun, napsauta oikeassa sivupalkissa Käytä olemassa olevaa -välilehteä. Etsi sitten maksutietue maksun määrän, tunnuksen tai maksuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen perusteella. Valitse maksu ja napsauta sitten Käytä maksua. Maksu näkyy tämän jälkeen kohdassa Maksut, kun tarkastelet laskun tietoja.

Huomaa: kun lasku merkitään manuaalisesti maksetuksi, yhteyshenkilöt eivät saa kuittia automaattisesti. Jos kuitti tarvitaan, voit lähettää sen yhteystiedolle maksujen indeksisivulta.

• • Maksun poistaminen:

• • • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
    • Napsauta laskun nimeä.
    • Napsauta oikean sivupalkin Maksut-osiossa Näytä liittyvä maksu.
    • Napsauta maksun määrää.
    • Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse sitten Poista.
    • Vahvista valinta valitsemalla Poista tietue.

• Näytä lasku: avaa lasku erillisessä selaimen välilehdessä.
• Näytä ominaisuus: Tarkista laskun aiemmat ominaisuus.
• Kopioi linkki: kopioi laskun URL-osoite lähetettäväksi ostajalle.
• Lähetä: lähetä lasku sähköpostitse. Lisätietoja laskun lähettämisestä sähköpostitse.
• Lataa: lataa laskun PDF-tiedosto.
• Kloonaa: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.

• Poista: Joslaskujen poistamista koskeva -asetus on otettu käyttöön, pääkäyttäjät ja käyttäjät, joilla on laskujen muokkausoikeus, voivat poistaa maksamattomia viimeisteltyjä laskuja laskujen indeksisivulta. Laskujen poisto on pysyvä eikä sitä voi perua.

Huomaa: laskunumerot kasvavat edelleen juoksevasti viimeksi luodusta laskusta (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu). Näin ollen laskun poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon laskujen numerointiin. Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettuja laskuja ei voi poistaa). Kannattaa neuvotella kirjanpitoryhmän kanssa varmistaakseen, että tämä toimii nykyisten järjestelmiesi kanssa.

• Mitätön: merkitse lasku mitätöidyksi. Kun olet merkinnyt laskun mitättömäksi, et voi enää periä laskusta maksua tai mitätöidä sitä. Tätä ei voi peruuttaa.
  • Jos laskua vastaan on suoritettu verkkomaksu, laskua ei voi mitätöidä, vaikka hyvitys olisi annettu.
  • Jos laskua vastaan on kirjattu manuaalinen maksu, maksu on poistettava, ennen kuin voit mitätöidä laskun.

Suodata ja viedä laskuja

• Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Lisäsuodattimet-painiketta.
• Määritä uusi suodatin valitsemalla oikeassa paneelissa + Lisää suodatin.
• Etsi ja valitse ominaisuus jonka mukaan haluat suodattaa, ja määritä suodatusperusteet.
• Voit valita toisen ominaisuus valitsemalla AND> tai OR.> Lisätietoja suodattimien määrittämisestä ja näkymien tallentamisesta.
  
  
• Jos haluat muokata taulukossa näkyviä sarakkeita, napsauta Taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Muokkaa sarakkeita -painiketta.
• Voit viedä kaikki laskut napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Vie-painiketta tai valitsemalla vietävien laskujen vieressä olevat valintaruudut ja napsauttamalla sitten Vie-painiketta. Lisätietoja tietueiden viennistä.

Lähetä luodut laskut

Kun olet luonut laskun, voit jakaa sen sähköpostitse, käyttämällä suoraa linkkiä, lataamalla PDF-tiedoston tai lisäämällä laskut, kun laadit viestejä CRM-tietueissa ja keskustelut saapuneet-kansiossa.

Lähetä lasku sähköpostitse

Laskun lähettäminen sähköpostitse:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Valitse oikeassa sivupalkissa Toiminnot ja valitse sitten Lähetä.
• Määritä Sähköpostilaskun lähetys -välilehdellä sähköpostiosoitekentät:

• • To-kenttään lisätään automaattisesti laskuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Jos haluat muuttaa tätä osoitetta, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse yhteyshenkilö. Voit myös syöttää uuden sähköpostiosoitteen, jolloin HubSpot luo hänelle automaattisesti yhteystietueen lähettämisen jälkeen.
  • Voit lisätä sähköpostiosoitteen Cc-kenttään valitsemalla Lisää cc-vastaanottajia. Napsauta pudotusvalikkoa, valitse yhteystiedot tai syötä mukautettuja sähköpostiosoitteita. Voit lisätä CC-kenttään enintään yhdeksän sähköpostiosoitetta.
  • Jos laskun asetuksissa on määritetty oletussähköpostiosoite, Lähettäjä-kenttään lisätään automaattisesti oletussähköpostiosoite. Muussa tapauksessa se täytetään henkilökohtaisella sähköpostiosoitteellasi. Jos oletussähköposti on määritetty , mutta asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat lähettää laskuja henkilökohtaisesta sähköpostistaan tai muista tiimin sähköposteista, joihin heillä on pääsy, on otettu käyttöön, voit valita toisen sähköpostin.

• • Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, valitsemastasi sähköpostiosoitteesta tulee oletusosoite tulevia laskujen lähetyksiä varten, mutta sitä voi muuttaa ennen jokaista lähetystä.
  • Vastaukset tähän sähköpostiin ohjataan lähettäjän osoitteeseen. Jos valitset sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhdistettyyn postilaatikkoon, mukaan lukien jaetut tiimisähköposti, voit hallita seurantaa HubSpotin keskustelut postilaatikossa.

Kun päivität kenttiä, kenttien oikealla puolella näkyy reaaliaikainen esikatselu. Sähköpostin lähettäminen:

• Lähetä sähköpostiviesti näytetyllä tavalla napsauttamalla Lähetä lasku sähköpostitse. Ostaja saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, joka sisältää laskun tiedot ja linkin, jonka avulla hän voi tarkastella laskua selaimessaan, sekä PDF-version laskusta liitetiedostona.
• Jos haluat sen sijaan laatia manuaalisesti henkilökohtaisen sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun, napsauta Luo mukautettu sähköpostiviesti CRM:ssä.

Lähetä lasku linkin tai PDF-tiedoston kautta

Voit kopioida linkin laskun lähettämistä varten tai ladata laskun PDF-tiedoston:

Huomaa: jos lähetät laskun manuaalisesti kirjoitetussa sähköpostissa tai lisäämällä linkin, Viimeisin lähetyspäivä ominaisuus ei päivitetä. Lisätietoja laskun ominaisuuksista.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Valitse oikeassa sivupalkissa Toiminnot ja valitse sitten Lähetä.
• Napsauta Kopioi-linkkiä, lataa PDF-välilehteä. Laskun esikatselu näkyy ikkunan oikeassa reunassa.
• Voit kopioida laskun linkin napsauttamalla Kopioi linkki.
• Lataa laskun PDF-tiedosto napsauttamalla Lataa PDF-tiedosto.
• Napsauta X tai napsauta Sulje, kun olet valmis.
  
  

Lisää lasku henkilökohtaiseen sähköpostiviestiin tai viestiin keskustelut saapuneet-kansiossa

Laskun lisääminen kahdenkeskiseen sähköpostiviestiin tai viestiin keskustelut saapuneet-kansiossa:

• Napsauta viestien composer Lisää ja valitse sitten Laskut.
• Valitse lasku tai siirry laskujen hakemistosivulle valitsemalla Hallitse.

Kun olet valinnut laskun, viestiin lisätään hyperlinkki laskun numeron avulla.

Hanki linkki laskun jakamiseen

Saat laskun linkin jaettavaksi haluamallasi alustalla:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Valitse oikeassa sivupalkissa Toiminnot ja valitse sitten Kopioi linkki.
• Tämän jälkeen voit lisätä linkin haluamaasi viestialustaan, ja ostaja voi napsauttaa linkkiä nähdäkseen laskun URL-osoitteessa, jonka määrittelit laskun luomisen yhteydessä.

Tarkista muokkaushistoriaa

Voit tarkastella laskun muokkaushistoriaa, mukaan lukien kaikki tilamuutokset, sekä sitä, milloin laskun sähköpostiviestit lähetettiin, ketkä käyttäjät suorittivat toiminnon sekä päivämäärä ja kellonaika, jolloin toiminto tapahtui.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Selaa oikeassa paneelissa alaspäin historiapaneeliin.

Huomaa: tällä hetkellä HubSpotin omat tili-integraatiot, kuten Quickbooks Online ja Xero, eivät tue laskujen synkronointia HubSpotista. Voit kuitenkin viedä laskutietueesi ja ladata ne kirjanpitojärjestelmääsi. Voit tilata päivityksiä uusista laskuintegraatio-ominaisuuksista, kuten laskujen synkronoinnista, täyttämällä tämän lomakkeen.