Hallitse laskuja

Kun olet luonut laskuja, voit hallita, muokata ja seurata niitä laskujen indeksisivulta, kuten muitakin CRM-tietueita. Tässä artikkelissa opit, miten päivität maksutilanteita, lähetät, viet, mitätöit laskuja ja paljon muuta.

Laskujen hallinta

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Muokkaa laskun tietoja oikeassa paneelissa:
   • Määritä omistaja: Laajenna Tietoja tästä laskusta -osio napsauttamalla sitä. Napsauta kohdassa Omistaja pudotusvalikkoa ja valitse omistaja.
   • Näytä laskun ominaisuudet: Laajenna Tietoja tästä laskusta -osio napsauttamalla sitä nähdäksesi laskun ominaisuudet.
   • Näytä laskun historia: Laajenna Historia-osio napsauttamalla sitä nähdäksesi laskun historian aikajanan.
   • Tarkastele suoritettuja maksuja: Laajenna Maksut-osio napsauttamalla sitä, jotta voit tarkastella laskun maksuja.
   • Näytä assosiaatioita: napsauta laajentaaksesi [objekti]-osiota nähdäksesi assosioituneen objektin tiedot. Lisätietoja assosiaatioiden lisäämisestä ja poistamisesta.

Laadittujen laskujen hallinta

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse vaihtoehto:
   
   • Muokkaa: jatka laskun määrittämistä.
   • Näytä omaisuushistoria externalLink: tarkista laskun aiemmat omaisuusarvot.
   • Kloonaa: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.
   • Poista: poista laskuluonnos.

Valmiiden laskujen hallinta

Kun olet määrittänyt ja viimeistellyt laskut, voit hallita niitä laskujen hakemistosivulta:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse vaihtoehto:
   
   • Muokkaa: Joslaskujen muokkaamista koskeva -asetus on otettu käyttöön, voit muokata viimeisteltyjä laskuja laskujen hakemistosivulta. Kun muutokset on tallennettu, on suositeltavaa lähettää asiakkaalle viesti, jossa ilmoitetaan, että lasku on muuttunut, ja jossa ilmoitetaan muutosten yksityiskohdat.

• • Maksun kirjaaminen: Merkitse lasku manuaalisesti maksetuksi luomalla uusi maksutietue tai soveltamalla olemassa olevaa. Kun olet valinnut tämän vaihtoehdon:
    • Luo uusi maksutietue, lisää oikeassa paneelissa maksun yksityiskohtia koskevat kentät ja valitse sitten Tallenna maksu. Maksu näkyy Maksut-kortissa, kun tarkastelet laskun tietoja.
    • Jos haluat soveltaa olemassa olevaa maksua laskuun, valitse oikeassa paneelissa Käytä olemassa olevaa -välilehti. Etsi maksutietue maksun määrän, tunnuksen tai maksuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen perusteella. Valitse maksu ja napsauta sitten Käytä maksua. Maksu näkyy Maksut-kortissa, kun tarkastelet laskun tietoja.

• • • Voit poistaa maksun liittämisen laskuun poistamalla kirjatun maksun:

• • • • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
      • Napsauta laskun nimeä.
      • Selaa oikeassa paneelissa Maksut-korttiin.
      • Napsauta Näytä liitetty maksu.
      • Napsauta indeksisivulla maksun määrää.
      • Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Poista.
      • Vahvista valinta valitsemalla Poista tietue.

• • Näytä lasku externalLink: avaa lasku erillisessä selaimen välilehdessä.
  • Näytä omaisuushistoria externalLink: Näytä laskun aiemmat omaisuusarvot.
  • Kopioi linkki: kopioi laskun URL-osoite lähetettäväksi ostajalle.
  • Lähetä sähköpostitse: lähetä lasku sähköpostitse. Lisätietoja laskun lähettämisestä sähköpostitse.
  • Lataa: lataa laskun PDF-tiedosto.
  • Muokkaa muistutuksia: poista tuleva laskumuistutus.

• • Veloita maksutapa: veloita lasku ostajan tallennetulta maksutavalta. Sekä sinä että ostaja saavat kuitin sähköpostitse.
  • Kloonaa: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.

• • Poista: poista lasku. Jos et voi poistaa, varmista, että -asetus laskujen poistamiseksi on otettu käyttöön. Laskun poistaminen on pysyvä eikä sitä voi perua.

Huomaa: laskujen numerot kasvavat edelleen juoksevasti viimeksi luodusta laskusta (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu). Siksi laskujen poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon laskujen numerointiin. Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettuja laskuja ei voi poistaa). Sinun on neuvoteltava kirjanpitoryhmäsi kanssa varmistaaksesi, että se on yhteensopiva nykyisten järjestelmiesi kanssa.

• • Mitätön: Merkitse lasku mitätöidyksi. Kun olet merkinnyt laskun mitätöidyksi, et voi enää periä laskusta maksua tai mitätöidä sitä. Tätä toimenpidettä ei voi peruuttaa.
    • Jos laskua vastaan on suoritettu verkkomaksu, laskua ei voi mitätöidä, vaikka hyvitys olisi annettu.
    • Jos laskua vastaan on kirjattu manuaalinen maksu, maksu on poistettava, ennen kuin voit mitätöidä laskun.

Laskujen suodattaminen ja vienti

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta taulukon yläreunassa olevaa advancedFilters Advanced filters (Laajennetut suodattimet ) -painiketta.
   
   
3. Etsi ja valitse oikeassa paneelissa ominaisuus, jonka mukaan haluat suodattaa, ja aseta suodatusperusteet.
4. Voit valita toisen ominaisuuden lisättäväksi suodattimeen valitsemalla + Lisää suodatin.
5. Jos haluat suodattaa valitsemasi ominaisuuden tai jonkin muun suodattimen perusteella, napsauta kohdassa TAI + Lisää suodatinryhmä.
6. Napsauta paneelin oikeassa yläkulmassa olevaa X: ää, kun olet määrittänyt suodattimet. Lisätietoja suodattimien määrittämisestä ja näkymien tallentamisesta.
7. Jos haluat muokata taulukossa näkyviä sarakkeita, napsauta Taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Muokkaa sarakkeita -painiketta.
8. Voit viedä laskuistasi CSV-, XLS- tai XLSX-tiedoston:
   
   • Napsauta taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Vie. Avaa valintaikkuna:
     • Kirjoita viennin nimi-kenttään viennin nimi.
     • Napsauta Tiedostomuoto-pudotusvalikkoa ja valitse muoto.
     • Napsauta Sarakeotsikoiden kieli -pudotusvalikkoa ja valitse kieli.
     • Voit muokata vientiä edelleen napsauttamalla Mukauta-kohdan laajentamista:
       • Valitse kohdassa Viennissä mukana olevat ominaisuudet (Properties included in export ), mitkä ominaisuudet otetaan mukaan vientiin.
       • Valitse viennissä mukana olevat yhdistelmät-kohdassa Sisällytä liittyvän tietueen nimi -valintaruutu, jos haluat sisällyttää siihen liittyvien tietueiden nimet (esim. laskun nimi).
       • Valitse kohdassa Vientiin sisältyvät assosioinnit, haluatko sisällyttää enintään 1 000 assosioitua tietuetta vai kaikki assosioituneet tietueet.
     • Valitse Vie. Lisätietoja tietueiden viennistä.

Luodun laskun lähettäminen

Kun olet luonut laskun, voit jakaa sen sähköpostitse, käyttämällä suoraa linkkiä, lataamalla PDF-tiedoston tai lisäämällä laskut, kun laadit viestejä CRM-tietueissa ja keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Lue lisää laskujen automatisoinnista.

Lähetä lasku sähköpostitse

Voit lähettää laskun sähköpostitse:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Valitse oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Lähetä sähköpostitse.
4. Määritä sähköpostiosoite Lähetä lasku sähköpostitse -välilehdellä:
   • To-kenttään lisätään automaattisesti laskuun liitetyn yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Jos haluat muuttaa tätä sähköpostiosoitetta, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse yhteyshenkilö. Voit myös syöttää uuden sähköpostiosoitteen, jolloin HubSpot luo automaattisesti yhteystietueen lähettämisen jälkeen.
   • Voit lisätä sähköpostiosoitteenCc-kenttään valitsemalla Lisää Cc-vastaanottajia. Napsauta pudotusvalikkoa ja valitse yhteystiedot tai syötä mukautettuja sähköpostiosoitteita. Voit lisätä CC-kenttään enintään yhdeksän sähköpostiosoitetta .
   • Jos laskun asetuksissa on määritetty oletussähköpostiosoite, Lähettäjä-kenttään lisätään automaattisesti oletussähköpostiosoite. Muussa tapauksessa se täytetään henkilökohtaisella sähköpostiosoitteellasi. Jos oletussähköpostiosoite on määritetty, mutta asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat lähettää laskuja henkilökohtaisesta sähköpostistaan tai muista tiimin sähköposteista, on otettu käyttöön, voit valita toisen sähköpostiosoitteen.
   • Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, valitsemastasi sähköpostiosoitteesta tulee oletusosoite tulevia laskujen lähetyksiä varten, mutta sitä voi muuttaa ennen jokaista lähetystä.
   • Vastaukset tähän sähköpostiin ohjataan lähettäjän osoitteeseen. Jos valitset sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhdistettyyn postilaatikkoon, mukaan lukien jaetut tiimien sähköpostilaatikot, voit hallita seurantaa HubSpotin keskustelujen postilaatikossa.
   • Muokkaa otsikkoa.
   • Lisää sähköpostiviestin runko.
5. Kun päivität kenttiä, kenttien oikealla puolella näkyy live-esikatselu. Lähetäsähköpostiviesti:
   • Lähetä sähköpostiviesti näytetyllä tavalla napsauttamalla Lähetä laskusähköposti. Ostaja saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, joka sisältää laskun tiedot ja linkin, jonka avulla hän voi tarkastella laskua selaimessaan, sekä PDF-version laskusta liitetiedostona.
   • Jos haluat sen sijaan laatia manuaalisesti henkilökohtaisen sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun, napsauta Luo mukautettu sähköpostiviesti CRM:ssä.

Lähetä lasku linkin tai PDF-tiedoston kautta

Voit lähettää laskun linkin kautta tai ladata laskun PDF-tiedoston:

Huomaa: jos lähetät laskun manuaalisesti kirjoitetussa sähköpostissa tai lisäämällä linkin, Viimeisin lähetyspäivä -ominaisuutta ei päivitetä. Lisätietoja laskun ominaisuuksista.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Valitse oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten vaihtoehto:
   • Kopioi linkki: kopioi laskun linkki.
   • Lataa: lataa laskun PDF-versio.

Lisää lasku henkilökohtaiseen sähköpostiviestiin tai viestiin keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Voit lisätä laskun kahdenkeskiseen sähköpostiviestiin tai viestiin keskustelujen saapuneet-kansiossa:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
2. Napsauta alhaalla vasemmalla olevasta alareunasta Lähetä.
3. Napsauta viestin kokoajassa Lisää ja valitse sitten Laskut.
4. Valitse lasku tai siirry laskujen hakemistosivulle valitsemalla Hallitse.

Kun olet valinnut laskun, viestiin lisätään hyperlinkki laskuun.

Tarkastele muokkaushistoriaa

Voit tarkastella laskun muokkaushistoriaa, mukaan lukien kaikki tilamuutokset, milloin laskun sähköpostiviestit lähetettiin, ketkä käyttäjät suorittivat toiminnon sekä päivämäärä ja kellonaika, jolloin toiminto tapahtui.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Siirry Historia-korttiin.
4. Käytä hakupalkkia toimintojen etsimiseen.

Seuraavat vaiheet

• Käytä laskuja HubSpotin luomien kirjanpito-integraatioiden, kuten QuickBooksin ja Xeron, kanssa.
• Hallitse maksuja.
• Luo ja lähetä tarjouksia.
• Luo tilauksia.